1、PAGE 34/34三亞學(xué)院畢業(yè)論文（設(shè)計）論文（設(shè)計）題目： 論秘書協(xié)調(diào)能力提高的途徑 學(xué) 院： 人文與傳播學(xué)院 專 業(yè)（方 向）： 漢語言文學(xué)（公關(guān)與文秘） 年 級、班 級： 1201 班 學(xué) 生 學(xué) 號： 1210412021 學(xué) 生 姓 名： 崔 忠 權(quán) 指 導(dǎo) 老 師： 彭 景 蓮 2016年 月 日論文獨創(chuàng)性聲明本人所呈交的畢業(yè)論文（設(shè)計）是我個人在指導(dǎo)教師指導(dǎo)下進行的研究工作及取得的成果。除特別加以標(biāo)注的地方外，論文中不包含其他人的研究成果。本論文如有剽竊他人研究成果及相關(guān)資料若有不實之處，由本人承擔(dān)一切相關(guān)責(zé)任。本人的畢業(yè)論文（設(shè)計）中所有研究成果的知識產(chǎn)權(quán)屬三亞學(xué)院所有。本人

2、保證：發(fā)表或使用與本論文相關(guān)的成果時署名單位仍然為三亞學(xué)院，無論何時何地，未經(jīng)學(xué)院許可，決不轉(zhuǎn)移或擴散與之相關(guān)的任何技術(shù)或成果。學(xué)院有權(quán)保留本人所提交論文的原件或復(fù)印件，允許論文被查閱或借閱；學(xué)院可以公布本論文的全部或部分內(nèi)容，可以采用影印、縮印或其他手段復(fù)制保存本論文。加密學(xué)位論文解密之前后，以上聲明同樣適用。論文作者簽名： 年 月 日目 錄TOC o 1-2 h u HYPERLINK l _Toc16187 目 錄 PAGEREF _Toc16187 I HYPERLINK l _Toc20254 摘 要 PAGEREF _Toc20254 2 HYPERLINK l _Toc28525

3、 緒論 PAGEREF _Toc28525 4 HYPERLINK l _Toc14346 一、秘書協(xié)調(diào)能力的概述 PAGEREF _Toc14346 5 HYPERLINK l _Toc21831 （一）秘書協(xié)調(diào)能力的概念 PAGEREF _Toc21831 5（二）秘書協(xié)調(diào)的范圍 HYPERLINK l _Toc32068 PAGEREF _Toc32068 5 HYPERLINK l _Toc32068 （三）秘書協(xié)調(diào)的內(nèi)容 PAGEREF _Toc32068 5 HYPERLINK l _Toc32068 （四）秘書協(xié)調(diào)的程序6 HYPERLINK l _Toc32068 （五）秘書協(xié)

4、調(diào)能力的作用7 HYPERLINK l _Toc5988 （六）秘書提高管理能力的意義 PAGEREF _Toc5988 8 HYPERLINK l _Toc7980 二、秘書協(xié)調(diào)能力的特點和遵循的原則 PAGEREF _Toc7980 9 HYPERLINK l _Toc8207 （一）領(lǐng)導(dǎo)與員工之間的溝通功能 PAGEREF _Toc8207 9 HYPERLINK l _Toc17572 （二）各職能部門之間協(xié)調(diào)配合功能 PAGEREF _Toc17572 9 HYPERLINK l _Toc20827 （三）為公司對外開放協(xié)調(diào)功能 PAGEREF _Toc20827 10 HYPERL

5、INK l _Toc11077 （四）秘書協(xié)調(diào)工作遵循的原則 PAGEREF _Toc11077 10 HYPERLINK l _Toc3845 三、影響秘書協(xié)調(diào)的障礙因素 PAGEREF _Toc3845 12 HYPERLINK l _Toc31291 （一）信息接受方面 PAGEREF _Toc31291 12 HYPERLINK l _Toc29800 （二）信息發(fā)送方面 PAGEREF _Toc29800 12 HYPERLINK l _Toc5350 （三）信息傳遞渠道方面 PAGEREF _Toc5350 12 HYPERLINK l _Toc32520 四、優(yōu)秀的協(xié)調(diào)能力對秘書

6、的要求 PAGEREF _Toc32520 14 HYPERLINK l _Toc13245 （一）分清溝通方式，善于利用適當(dāng)?shù)臏贤ǚ绞?PAGEREF _Toc13245 14 HYPERLINK l _Toc31360 （二）掌握溝通的原則 PAGEREF _Toc31360 14 HYPERLINK l _Toc32000 （三）提高自身的理論知識水平 PAGEREF _Toc32000 16 HYPERLINK l _Toc8408 （四）掌握協(xié)調(diào)技巧 PAGEREF _Toc8408 16 HYPERLINK l _Toc25656 （五）加強觀察和分析的能力 PAGEREF _To

7、c25656 19 HYPERLINK l _Toc14989 （六）講究靈活多變 PAGEREF _Toc14989 20結(jié)論21 HYPERLINK l _Toc3748 參考文獻 PAGEREF _Toc3748 22 HYPERLINK l _Toc9166 致謝 PAGEREF _Toc9166 23論秘書協(xié)調(diào)能力提高的途徑摘 要 秘書部門是企業(yè)的樞紐，秘書是現(xiàn)代企業(yè)最常見也是必不可少的職位之一，具有基礎(chǔ)性和服務(wù)性的作用，對于企業(yè)的有效運轉(zhuǎn)起到了十分重要的作用。 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%

8、81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 在很多人的眼里，秘書的工作可能只是一系列普通常見的工作集合，要求的也只是基本的文字編輯能力和電腦的掌握程度。然而事實相反，秘書作為專業(yè)性和綜合性兼有的職業(yè)，工作事務(wù)繁重，需要精神高度集中，所以這要求秘書要有良好的素養(yǎng)和協(xié)調(diào)能力。 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%

9、E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 秘書若是有可以很好的協(xié)調(diào)各方矛盾，面對人群交往時就能夠如虎添翼，可以創(chuàng)造更有效的工作環(huán)境，工作質(zhì)量也自然得到了提高。秘書機巧的使各方工作在共同配合天衣無縫的完成，給領(lǐng)導(dǎo)充當(dāng)最好的助手。本文著重探討提高秘書協(xié)調(diào)能力的途徑。關(guān)鍵詞 秘書；協(xié)調(diào)能力；提高；管理；溝通On ways to improve the coordination ability of secretary Abstract Secretary of the department is the hub of an e

10、nterprise, the secretary is one of the most common is also indispensable position of modern enterprise, which has the function of the basic and service and has played a important role for the effective operation of the enterprise. From the point of view of most of us, secretarys job merely contains

11、some simple routine work, they are even only required to master basic word processing skills and computer knowledge. Secretary, however, as a professional and comprehensive job, often requires hard-working and highly spirit concentrating, so it requires the secretary to have good quality and coordin

12、ation. Secretaries with nice coordination ability can be like a duck to water when they handle interpersonal relationships, which entails them to work more efficient, and ensures the quality of work. encourages stuff to cooperate well and assist leader to finish the work. This paper explores the way

13、s of improve the secretary coordination.Key Words Secretary;Coordination;Improvement;Management;Communication;緒論 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 秘書這項職業(yè)的出現(xiàn)是由于領(lǐng)導(dǎo)活動的要求和制定的目標(biāo)漸漸發(fā)展而來的以幫助

14、領(lǐng)導(dǎo)完成瑣事的工作。時代的變更，我國秘書工作的發(fā)展前景以黨 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 的基本路線為基本，搞好“三個服務(wù)”之后，就其工作方式上發(fā)生了“四個轉(zhuǎn)變”：即從以文事為主要處理要求轉(zhuǎn)變?yōu)槲淖诸愄幚磙k事 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%

15、80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; ，又需要有自己的思想并提出意見；從將信息告知領(lǐng)導(dǎo)的人轉(zhuǎn)變?yōu)橄葘⑿畔⒕C合處理最后告知的人；從一開始的只需要依靠長期的定勢思維來辦事轉(zhuǎn)變?yōu)橐杂心康牡墓芾韥硖岣咝实墓ぷ魉季S；從以前的聽話辦事式服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橐苑?wù)的主動為榮。 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%

16、94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 協(xié)調(diào)關(guān)系不可或缺的是秘書能力的體現(xiàn)之一。尤其是在這個不斷發(fā)展的歷史時期，當(dāng)社會主義市場經(jīng)濟蓬勃發(fā)展的同時，就注定了秘書工作的內(nèi)涵和外延必將不斷得到提高和發(fā)展，并且深刻的決定了機關(guān)工作的實效和能力。秘書就在調(diào)節(jié)他人關(guān)系的能力的提升，不知不覺已經(jīng)是秘書工作的一項主要事情。 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%

17、94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 現(xiàn)如今的所有管理類的事宜，特別是如今的管理工作，都要求協(xié)調(diào)的到位。協(xié)調(diào)的定義是在職責(zé)的事情內(nèi)，或在領(lǐng)導(dǎo)要求的作為下，調(diào) HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 整和改善各種關(guān)系，大到組織之間，小到工作之間和人際關(guān)系之間的關(guān)系，從而促進各項活動最終以成功

18、的美好結(jié)局結(jié)束，這樣循序漸進中達到完美和諧的局面。 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 協(xié)調(diào)活動是一種復(fù)雜的管理過程，它由諸多相互聯(lián)系，相互作用的要素構(gòu)成，包括協(xié)調(diào)者、協(xié)調(diào)對象、協(xié)調(diào)意圖、協(xié)調(diào)目標(biāo)和協(xié)調(diào)環(huán)境。 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%

19、81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 協(xié)調(diào)工作是一個內(nèi)涵很寬泛的概念。因為秘書所涉及的主、客體實質(zhì)上都是一些涉及公共關(guān)系的事宜，所以它自然而然的可以簡單的解決和調(diào)解公共關(guān)系之間的矛盾。 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/h

20、tml/javascript:; 從協(xié)調(diào)的主要因素來看，協(xié)調(diào)工作可以這樣涵括為三層意思： HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 1想要協(xié)調(diào)單方面是不行的，一方的話協(xié)調(diào)也就談不上。當(dāng)一個人在事情發(fā)展的過程中擁有了兩種不同的甚至是完全不同的看法，這不過是人類正常大腦的所為，并沒有什么驚奇的。 HYPERLINK C:/Users/Xia

21、oLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 2協(xié)調(diào)的話主客體之間得有一定內(nèi)在的關(guān)聯(lián)。還必須是雙方或多方發(fā)生關(guān)聯(lián)，其缺一不可。3協(xié)調(diào)的目的是使雙方或多方意見盡量達成統(tǒng)一。 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%

22、E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 改革開放以來，我國的大型國有企業(yè)已經(jīng)成為經(jīng)濟發(fā)展中的一股最重要的基石，為大勢所趨，對于秘書的工作者們而言被賦予了更高要求，尤其是在對他們在協(xié)調(diào)方面的重視上。在調(diào)研中我們發(fā)現(xiàn)部分秘書的協(xié)調(diào)能力不足之處，還有待提高，于是通過對秘書存在的不足之處的研究，通過對秘書的協(xié)調(diào)對象的研究，對秘書在協(xié)調(diào)工作中所起的作用的研究，總結(jié)影響秘書協(xié)調(diào)能力的障礙因素，得出了提高秘書協(xié)調(diào)能力的途徑和方法。一、秘書協(xié)調(diào)能力的概述（一）秘書協(xié)調(diào)能力的概念 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%9

23、8%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 放眼管理學(xué)所涉及的道理而言，協(xié)調(diào)的定義是指管理者從系統(tǒng)大局考慮，想盡一切方法，正確妥善的處理系統(tǒng)之間、人們之間的各種復(fù)雜聯(lián)系，為實現(xiàn)系統(tǒng)目標(biāo)而共同努力的一種管理機制。秘書的協(xié)調(diào)能力就是指處理工作中產(chǎn)生分歧和矛盾，統(tǒng)一認識和協(xié)調(diào)行動的能力。是秘書在職責(zé)范圍內(nèi)，根據(jù) HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3

24、%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 領(lǐng)導(dǎo)的指示和命令，調(diào)整和改善部門之間，同事之間，人際之間的復(fù)雜聯(lián)系，最后觀點相同，一起完成大家的目標(biāo),這是秘書工作所必備的技能 范長平.淺談現(xiàn)代秘書應(yīng)該具備的條件J，行政論壇，1997年第4期。（二）秘書協(xié)調(diào)的范圍 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%

25、94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 寬泛的談及，有三個類別概括了秘書協(xié)調(diào)的范圍： HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 1內(nèi)向協(xié)調(diào)，也可以說是內(nèi)部協(xié)調(diào)。它是指同一組織機構(gòu)中大大小小的部門之間復(fù)雜關(guān)系的協(xié)調(diào)，如協(xié)調(diào)同一政府內(nèi)各部門之間的各種關(guān)系。內(nèi)向協(xié)調(diào)作為最基

26、本的協(xié)調(diào)方式，也是秘書協(xié)調(diào)的中心。這類協(xié)調(diào)本質(zhì)上就是平行協(xié)調(diào)，秘書人員需要提前心靈溝通，雙贏的情況下，以協(xié)商來化解問題。 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 2縱向協(xié)調(diào)。大家都叫其上下級協(xié)調(diào)，同一組織系統(tǒng)在層次不同的境地下各種關(guān)系的協(xié)調(diào)。以下行協(xié)調(diào)典例較多，并且實現(xiàn)的幾率較小。縱向協(xié)調(diào)因為是級別關(guān)系不一樣的關(guān)系協(xié)調(diào)，秘書人員需要比

27、較組織之間的隸屬情況，妥善處理上下級，對于不同的矛盾。可以通過協(xié)調(diào)下級的方法簡介的掌握上級決策，和下級部門的處理方式上以求協(xié)商。先要修改報告、請示，最后再次上報上級機關(guān)等。 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 3橫向協(xié)調(diào)，還有一個名稱為外部協(xié)調(diào)。不同或不相干的組織之間關(guān)系的協(xié)調(diào)。這種協(xié)調(diào)工作大體上可以分為二類，有秘書部門本機關(guān)內(nèi)部

28、進行協(xié)調(diào)這類情況，比如說聯(lián)合機關(guān)的上行文及其下行文。還有一種是同級機關(guān)為達到目的事先秘書部門先協(xié)商、后制定方案，比如說同級機關(guān)聯(lián)合召開會議會有之。（三）秘書協(xié)調(diào)的內(nèi)容 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 秘書協(xié)調(diào)范圍涉及寬度決定了秘書協(xié)調(diào)的東西五花八門。所有秘書部門經(jīng)手的事宜，包括以下： HYPERLINK C:/Users/Xi

29、aoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 1決策協(xié)調(diào)。宏觀決策不可避免的關(guān)聯(lián)到不同的機構(gòu)人員，作為一項系統(tǒng)化的項目，它需要各機關(guān)之間的共同努力；在實現(xiàn)管理的過程上，不能缺少各組織的團結(jié)；在管理本身來看，拖過沒有員工們的合作則不可。事實說明了，秘書部門在決策上的判斷而言，將所以一切可用因素集合到一起，效益就可以大大提高。 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/D

30、esktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 2政策協(xié)調(diào)。每當(dāng)一項政策頒發(fā)后，隨著它的形成、生效和終止這一系列的復(fù)雜過程，或多或少的影響到許多組織、集團，同時個人利益自然會有關(guān)聯(lián)，所以一旦政策制定和執(zhí) HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94

31、%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 行之后，常常會產(chǎn)生各種矛盾乃至沖突，這就需要秘書人員做好政策要素和政策環(huán)境的協(xié)調(diào)活動，才能保證政策的權(quán)威性和實效性的實施效率。 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 3計劃協(xié)調(diào)，普遍說是協(xié)調(diào)工作計劃過程中的所以問題，比如中心工作

32、藍圖和決策實施目標(biāo)的協(xié)調(diào)。 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 4事務(wù)協(xié)調(diào)。就是協(xié)調(diào)計劃中的和正在做的各種聯(lián)系，即是(1)文字方面的協(xié)調(diào)，如聯(lián)合行文和聯(lián)合催辦的協(xié)調(diào)；(2)會議相關(guān)的處理方面，如會議議題和文件的協(xié)調(diào)；(3)處理公共事宜方面的協(xié)調(diào)，如大型調(diào)查的協(xié)調(diào)，規(guī)模督查的協(xié)調(diào)等等，特別還有一些想不到的事項的協(xié)調(diào)。 5人際協(xié)調(diào)。即

33、協(xié)調(diào)公務(wù)活動中人與人交往所涉及的關(guān)系。有秘書與公務(wù)人員或其他不同階級的人群之間的關(guān)聯(lián)；改善同事矛盾；協(xié)調(diào)一切涉及人際關(guān)聯(lián)的事宜，可以建立好的交往氛圍，能夠抹掉人們內(nèi)心的陰影，改善人與人的關(guān)系，最重要的是會在領(lǐng)導(dǎo)工作和秘書工作之余擁有一份好的交往空間。人際關(guān)系一旦得以協(xié)調(diào)，可以在領(lǐng)導(dǎo)與下級之間消除裂縫，部門成員意見的不同，激發(fā)人員的創(chuàng)造力，是機關(guān)發(fā)揮機關(guān)應(yīng)有的能力，人們關(guān)心更加密切，團結(jié)向上，潛能最大化提升 趙振龍.管理秘書實務(wù)M.北京：中國人民大學(xué)出版社，2004。（四）協(xié)調(diào)工作的程序 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91

34、%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 協(xié)調(diào)工作按照一個嚴(yán)格的規(guī)格進行的，以下內(nèi)容足以證明： HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 1受托。簡而言之就是秘書部門先收到他人委托然后

35、合理的協(xié)調(diào)任務(wù)。受托的內(nèi)容有受托者、受托日期、受托內(nèi)容、受托要求、受托處理，有時候會更多。它是協(xié)調(diào)工作的起點，也是秘書協(xié)調(diào)的依據(jù)。 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 2審理。就是對受托項目進行審議，以決定是否受理和如何受理。審理是協(xié)調(diào)工作的大門，其在于限制協(xié)調(diào)的度，保持協(xié)調(diào)數(shù)量，所以，秘書部門應(yīng)制定協(xié)調(diào)的職責(zé)和受理的準(zhǔn)則，明文規(guī)

36、定秘書協(xié)調(diào)的主要問題。 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 3核查。以對待處理協(xié)調(diào)事項的調(diào)查、核實和研究為準(zhǔn)，這樣認識會方便行動也快捷。該階段需要做到掌握協(xié)調(diào)對象的背景，有關(guān)政策規(guī)定的事先理解，實地調(diào)查也應(yīng)該進行，主管部門的看法十分重要。核查是協(xié)調(diào)必不可少的。 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop

37、/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 4協(xié)商。將受理問題列個藍圖同協(xié)調(diào)的事宜反映，一起商討以求觀點和諧。協(xié)商是協(xié)調(diào)的關(guān)鍵，因為書秘書的處世方法。 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%8

38、7%8D/html/javascript:; 對于一個優(yōu)秀的秘書而言，無時無刻都要以一視同仁的態(tài)度，還需要知道如何同協(xié)調(diào)各方討論問題，最后達到共同的提案，這樣問題便迎刃而解了。 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 5受理。即為最后處理商討的最后關(guān)頭，對所有問題和提案的最終確立的一個過程。受理是秘書處理問題的最后一個環(huán)節(jié)，環(huán)節(jié)一步步

39、的走下來，協(xié)調(diào)的工作也就差不多結(jié)束了 方國雄，方曉蓉.秘書學(xué)M.北京：高等教育出版社，2003。（五）秘書協(xié)調(diào)能力的作用協(xié)調(diào)能力是秘書需要具備的基礎(chǔ)能力，協(xié)調(diào)是秘書的重要工作，也是秘書人員的基本素質(zhì)和能力，是推動秘書工作向深度和廣度發(fā)展的重要保障。 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 秘書部門因為其工作的性質(zhì)，不得不處在各種利害矛

40、盾和政策矛盾關(guān)系的漩渦處，無論是一個地區(qū)或是單位內(nèi)外的問題，一旦到了需要協(xié)調(diào)的問題，一般都要找這些地區(qū)或者單位的領(lǐng)導(dǎo)出面解決，并首先需要將有關(guān)問題的信息，包括問題產(chǎn)生的原因、背景、解決問題的方針、進行協(xié)調(diào)的方法等，收集起來，綜合研究，放映給領(lǐng)導(dǎo)參考采納，這些工作都是秘書部門的任務(wù)，必須經(jīng)過秘書部門去完成。協(xié)調(diào)工作做得如何直接關(guān)系到上級工作的成效，影響到企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)，協(xié)調(diào)得不好會讓上一級的工作陷入一種被動狀態(tài)，會對上級之間，部門之間的默契產(chǎn)生影響。 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%

41、E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 加強秘書的協(xié)調(diào)能力，可以提高工作效率，為領(lǐng)導(dǎo)分擔(dān)一些工作，化解各類錯綜復(fù)雜的矛盾，確保任務(wù)順利完成。 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 秘書部門其實沒有那么萬能，除了本身所

42、需要處理的各項工作，也會遇到處理不了的需要協(xié)調(diào)之后才能解決的矛盾，就比如辦事，辦文等，都可能遇到各部門認識與步調(diào)的不統(tǒng)一，利害與矛盾的相互干擾等，特別是在改革的這些關(guān)卡，想要擴大開放的程度和加速經(jīng)濟發(fā)展速率的過程中，不僅需要一個安定團結(jié)的社會環(huán)境，需要通過大量的協(xié)調(diào)工作去正確處理人民內(nèi)部矛盾，有需要認真聽取和采納下級 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/j

43、avascript:; 與老百姓的想法和心思，才可以做出最佳的決策，推進產(chǎn)業(yè)的有序進行，以領(lǐng)導(dǎo)的決策為中心，做好決策服務(wù)的秘書協(xié)調(diào)工作，并謹(jǐn)慎的處理干凈，不留錯誤。以求在綜合性協(xié)調(diào)大局時可以充分發(fā)揮出參謀助手的功能，這也是作為秘書最為重要的環(huán)節(jié)。（六）秘書提高管理能力的意義理論而言，秘書協(xié)調(diào)工作即為領(lǐng)導(dǎo)管理科學(xué)的項目，需要科學(xué)的思維和注重科學(xué)的藝術(shù)。這樣說也不無道理，協(xié)調(diào)是搭建公共和領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)之間的橋梁。秘書協(xié)調(diào)在所有的領(lǐng)導(dǎo)之間工作的知道上具有巨大的功能性和不可取代性。姑且，從領(lǐng)導(dǎo)的工作方式來看。領(lǐng)導(dǎo)親自協(xié)調(diào)自然權(quán)威高力度廣，但領(lǐng)導(dǎo)不可能考慮事情都十分全面，若是所有事情都一個人做的話，領(lǐng)導(dǎo)就沒有

44、那樣的精力。其中繁瑣的零碎工作不需要自己做的。這時秘書人員就可以參與討論做個助手。如此看來，秘書協(xié)調(diào)延伸了領(lǐng)導(dǎo)的時間，可以正常進行繁雜的工作。第二點，專業(yè)分工的需要決定了，組織機構(gòu)是經(jīng)由領(lǐng)導(dǎo)和機構(gòu)組織構(gòu)建的一個整體。但凡機關(guān)工作就不可避免的涉及到形形色色的部門人員，團結(jié)協(xié)作就必不可少。實際情況是因為目的的不同，見識和想法的差異，矛盾無法根除。秘書部門處在機關(guān)中心，承擔(dān)協(xié)調(diào)任務(wù)，解決領(lǐng)導(dǎo)的糾紛，機關(guān)工作質(zhì)量和效率也就高了 桑德拉黑貝爾斯.有效溝通M.華夏出版社，2003。第三，從秘書的本質(zhì)來看。社會的發(fā)展，秘書性能的變化，協(xié)調(diào)工作的作用凸顯，已成為秘書工作的代言詞。它既拓寬了秘書的工作范圍，秘書

45、工作的水平也自然而然的提升了一個層次。這樣的話，秘書部門的參謀助手作用就足以充分地體現(xiàn)出來，推進秘書工作向深度和廣度發(fā)展 李曉明，商務(wù)溝通與客戶服務(wù)M.北京：中國勞動社會保障出版社，2005。二、秘書協(xié)調(diào)能力的特點和遵循的原則（一）領(lǐng)導(dǎo)與員工之間的溝通功能 作為一個 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 秘書，盡管顯赫的地位不一定有

46、，收入也并沒有想象中的豐厚，但就單單因為秘書是伴隨在領(lǐng)導(dǎo)左右時間最多的人，上有協(xié)調(diào)，下有溝通左右的能力。秘書會時不時充當(dāng)上級的“口舌”。秘書是領(lǐng)導(dǎo)和員工之間溝通的橋梁。領(lǐng)導(dǎo)安排工作，需要秘書準(zhǔn)確傳達到員工那里，員工有疑惑或者建議也要通過秘書上傳到領(lǐng)導(dǎo)那兒。秘書在上級與員工之間處于重要的位置，一旦溝通出現(xiàn)不順暢的情況，會影響到領(lǐng)導(dǎo)和員工都無法正常高效地完成工作事務(wù)。秘書要在和領(lǐng)導(dǎo)的言談舉止中即時發(fā)現(xiàn)問題，報告問題，采取積極的應(yīng)對措施，在和員工交談的過程中要確保傳話是否到位，員工是否理解工作內(nèi)容，秘書要積極發(fā)現(xiàn)員工的問題，了解員工的難題，匯報給領(lǐng)導(dǎo)，協(xié)調(diào)上下關(guān)系。 HYPERLINK C:/Use

47、rs/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 秘書對于各方面信息的收集、整理和反饋上的強弱，會直接影響到獲取的信息的質(zhì)量高低，數(shù)量的多少以及收效的好壞等。秘書要充分掌握準(zhǔn)確的領(lǐng)導(dǎo)和員工之間的溝通信息，從各個渠道，各個方面去了解各種溝通信息，把領(lǐng)導(dǎo)所傳達的信息準(zhǔn)確無誤地傳遞給員工，并且把從員工那里得到的反饋信息匯報給領(lǐng)導(dǎo)。和員工之間的溝通渠道順暢，領(lǐng)導(dǎo)才能了解員工工作的真實

48、狀況，才能體察員工的需求和難題。雙方才能明確工作問題的癥結(jié)所在，思考出改善措施。（二）各職能部門之間協(xié)調(diào)配合功能各職能部門也是秘書的服務(wù)對象，秘書應(yīng)當(dāng)要清楚各部門的職責(zé)和事務(wù)，還要熟悉各部門的成員，以便配合協(xié)調(diào)工作順利完成。領(lǐng)導(dǎo)要辦某件事可能需要好幾個部門，部門之間要溝通和交流就要通過秘書來配合，做一個中間人，把各部門的信息凝聚到一起，或者把某個信息分散傳遞給各個部門，一個部門有難題，需要支援，秘書可以協(xié)助它尋求支援，部門之間若是有矛盾和分歧，秘書要在中間來幫助它們協(xié)商解決，部門之間信息若是不暢通，秘書也要在中間疏通，使部門之間的溝通更加順暢。秘書協(xié)調(diào)能力的好壞對于部門之間的合作有很大的影響。

49、秘書應(yīng)當(dāng)積極為部門之間，部門員工之間構(gòu)建一個信息共享，信息交流的平臺，加強部門之間的聯(lián)系，幫助他們減少摩擦和誤解，創(chuàng)造和諧，團結(jié)，友善，互助的氛圍。（三）為公司對外開放協(xié)調(diào)功能秘書在協(xié)調(diào)對外開放事務(wù)時需要靈活行事，在協(xié)調(diào)時要沉著冷靜，謙和有禮，耐心細致，把維護公司的形象和名譽放在協(xié)調(diào)工作的首位和原則。要有好態(tài)度，即使對方發(fā)脾氣，也要保持風(fēng)度。秘書作為公司對外開放重要一環(huán)，在管理對外事務(wù)中要有通覽全局的能力，有大局意識和中心意識，一言一行都為公司的對外形象服務(wù)。在對外形勢復(fù)雜的情況下，只有把握全局，才能做好對外協(xié)調(diào)工作。（四）秘書協(xié)調(diào)工作遵循的原則 HYPERLINK C:/Users/Xiao

50、Long/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 在機關(guān)事務(wù)工作中，任何事情都要遵循一定的原則，否則就干不好工作。行政機關(guān)特別是黨政機關(guān)的協(xié)調(diào)工作具有很強的政治性、政策性，協(xié)調(diào)人員要順利完成協(xié)調(diào)工作必須遵循下列原則： HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4

51、%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; (一)信息溝通原則。信息是協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)，協(xié)調(diào)的過程就是信息溝通的過程。秘書人員在協(xié)調(diào)中，一要收集與協(xié)調(diào)內(nèi)容有關(guān)的信息，熟悉協(xié)調(diào)對象的歷史與現(xiàn)狀，并及時向領(lǐng)導(dǎo)者報告有關(guān)情況；二是要收集協(xié)調(diào)對象的現(xiàn)實態(tài)度、情緒和要求，及時在被協(xié)調(diào)者之間傳遞；在結(jié)束階段，還要收集協(xié)調(diào)對象對受理決定的貫徹執(zhí)行情況，并向領(lǐng)導(dǎo)反饋。 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/

52、LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; (二)整體優(yōu)化原則。任何社會組織都是一個特定的系統(tǒng)，有它的整體性。秘書協(xié)調(diào)的根本目的，就是通過正確受理局部與全局的關(guān)系，充分發(fā)揮組織系統(tǒng)的整體功能，努力實現(xiàn)組織的總體目標(biāo)這就要求秘書人員在協(xié)調(diào)時，要以全局為重，引導(dǎo)協(xié)調(diào)各方自覺地服從全局利益 高海生，秘書基礎(chǔ)M.北京：高等教育出版社，2002。 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/

53、LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; (三)平等協(xié)商原則。秘書協(xié)調(diào)的性質(zhì)和特點要求秘書人員必須堅持平等協(xié)商的原則。即把自己與協(xié)調(diào)對象擺在平等的位置上，待人以誠，商量共事，公平合理地受理各種矛盾切不可擺出“二首長”架式，做強加于人的事情，同時也要防止協(xié)調(diào)中不講原則，避免“各打五十大板”的現(xiàn)象發(fā)生。 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%

54、B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; （四)利益均衡原則。我們生活的這個時代，尤其是改革開放之后的瞬息歲月里，我們社會的矛盾體現(xiàn)在國家、集體、個人三者利益之間的種種，經(jīng)濟利益作為主要問題又被排在了首位。 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 這就要求秘書人員在協(xié)商受理

55、問題時，既要說服協(xié)調(diào)各方顧全大局，并以局部利益服從全局利益，同時也要引導(dǎo)協(xié)調(diào)各方堅持合法利益，并以法維護和滿足他們的正當(dāng)要求。正確的結(jié)論應(yīng)該是：統(tǒng)籌兼顧，利益均衡。 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; (五)分級負責(zé)原則。要求秘書人員在協(xié)調(diào)中按照科學(xué)管理的等級原理，哪一級的協(xié)調(diào)，就由哪一級負責(zé)。 HYPERLINK C:/User

56、s/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 只要是部門之間可以內(nèi)部協(xié)商解決的矛盾，以及通過綜合職能部門的功能就可以協(xié)商解決的矛盾，就盡可能不要上推；但凡可以 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E

57、6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 協(xié)調(diào)而沒有協(xié)調(diào)的問題，或者是未能先行協(xié)調(diào)的問題，上級組織特別是秘書部門，也不應(yīng)予以受理，以防止推諉、扯皮等不良作風(fēng)發(fā)生，從而提高機關(guān)工作質(zhì)量和效率。三、影響秘書協(xié)調(diào)的障礙因素（一）信息接受方面信息接受是協(xié)調(diào)的第一環(huán)，這一環(huán)節(jié)如果出現(xiàn)錯誤或者紕漏，會直接影響到溝通效果和協(xié)調(diào)效果。溝通中的雙方都得領(lǐng)會對方的真實意圖，秘書領(lǐng)會能力差的話就不能接收到上級傳遞給自己的信息。比方說，有時領(lǐng)導(dǎo)只是讓某個部門去協(xié)助另一個部門，秘書聽到領(lǐng)導(dǎo)的話，錯以為是讓兩個部門合作完成某個事務(wù)，于是某部門的協(xié)助角色就變成了主要角色之一，會

58、讓部門間的合作產(chǎn)生矛盾與不解 呂世平，商務(wù)秘書理論與實務(wù)M.北京：中國水利水電出版社，2006。（二）信息發(fā)送方面 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9%E6%9F%A5%E9%87%8D/html/javascript:; 無論時代怎樣變化，秘書每天都無可避免面對的工作就屬表達了，這項工作也算是他們最日常的任務(wù)。表達能力就像是秘書不可缺少的能力。對于需要表達的問題，其中最重要的當(dāng)屬表達的目的所在，對于

59、自己想要傳遞的信息有充分地理解，以傳遞信息的對象，以及傳達這個信息是想要達到什么樣的結(jié)果。秘書的表達目的不確定，會讓信息內(nèi)容不明確。秘書每天要接受來自上級或者各部門的信息，如果對信息的重要性程度把握不準(zhǔn)，或者對時機把握不正確，缺乏一種審時度勢的能力，也會造成溝通效果大打折扣。秘書表達不清不楚，語無倫次，沒有邏輯，口齒不清或者用詞容易讓對方誤解，都會造成信息錯誤，不能把真實信息傳遞給對方。肢體語言也是溝通協(xié)調(diào)中很重要的信息載體，言行有誤，使用包括表情，體態(tài)在內(nèi)的肢體語言時會導(dǎo)致對方困惑。（三）信息傳遞渠道方面 秘書是領(lǐng)導(dǎo)和員工，部門與部門之間的樞紐，那么渠道就是秘書和溝通對象之間的樞紐。選擇不恰

60、當(dāng)?shù)臏贤ㄇ赖脑挘蜁?dǎo)致溝通效果不佳。比如有的很重要的信息如果選擇口頭表達，可能會讓接收者錯失某些重要的片段，也容易讓對方覺得這條信息不重要，不會以嚴(yán)肅的態(tài)度去對待這份信息。溝通渠道若是太長，信息會在中間環(huán)節(jié)產(chǎn)生變化，信息量也會損失。本來應(yīng)該通過交談，走訪聯(lián)系的方式卻采用文字為媒介的信件或者便條的方式，又或者，明明該用手勢，肢體動作等非語言符號來傳遞信息，卻采用了 HYPERLINK C:/Users/XiaoLong/Desktop/%E6%98%9F%E7%BD%91%E3%80%81%E6%9C%AF%E6%BA%90/LQ%E4%BF%AE%E6%94%B9/LQ-%E6%94%B9