1、大地震檔案管理與平安管理 摘要:基于玉樹地震時檔案損失，闡述檔案管理的重要性及其平安管理，只有加強管理設施建立、進步人員綜合素質，才能防患于未然。關鍵詞:玉樹7.1級地震;檔案管理;檔案平安0前言2022年4月14日7時49分是一個撼動人們心靈深處的恐懼、悲哀的時刻，7.1級的強烈地震似乎要吞噬青海省玉樹藏族自治州的一切。據青海省玉樹藏族自治州檔案館的數據統計，災區的檔案共計13萬卷，在地震過程中，有9家檔案室傾覆，將近萬卷的檔案掩埋在廢墟之中，剩余的12萬卷檔案在地震完畢之后均處在危房中1，對災后檔案重建工作造成不可估計的困難。而追溯到2022年的汶川8.0級大地震，我們會發現除了重大的人員

2、傷亡和財產損失之外，重災區的檔案受到了嚴重的損毀，造成不可估量的消滅性影響。地震帶給我們的傷痛是沉重而長久的。因此，在災難發生之前，我們需要做好各方面的預防性工作，防患于未然，最大限度地降低損失與傷害，同時，這也是全世界檔案管理部門共同面臨的重大難題。如何在災難發生前充分意識檔案管理的重要性，做好檔案的高效管理工作，防患于未然，減少檔案的損毀，保證檔案的平安，才能有效躲避災難的重演。本文闡述了檔案管理的重要性及其平安管理，期望可以為當今檔案管理工作提供一定的參考與指導。1檔案管理的重要性1.1彌補我國檔案管理的硬件建立缺口，提升檔案管理標準的需要由2022年4月14日7時49分的青海省玉樹藏族

3、自治州7.1級的強烈地震引發的檔案損毀，可以看出我國檔案管理的硬件建立的缺口比擬大，表現為檔案館等建筑的抗震性能比擬差，消防等級偏低，而且大局部檔案室的安防、供電、給排水、采暖等根底設施普遍存在老化現象，檔案室內濕度較大。據相關數據統計，其濕度一般在70%左右，就已經超過國家標準60%的上限，不利于檔案的長久保存。除此之外，檔案的包裝盒也不合格。這些問題，均會造成檔案的難以搶救與修復。因此，強化檔案硬件建立，查漏補缺，為檔案管理提供更加牢靠的根底保障2。同時輔助標準化的檔案管理形式，即利用信息技術，實現檔案信息管理的標準化、標準化，詳細做法是將檔案信息的搜集、整理、著錄、鑒定以及保管的任何一個

4、環節都嚴格按照統一的計算機程序進展科學的管理。要注意以下幾點:對檔案信息進展普查篩檢、剔重。傳統老套的檔案管理形式往往沒有做全面的清查，而且檔案劃分保管的期限都存在一定的偏向，許多檔案存在失去參考價值或者多份現象。利用信息技術，對檔案進展重新組合分類，使其標準化。將傳統老套的管理方法中過于厚重、內容混雜的案卷，根據實際需要重新整理成冊，案卷要盡最大可能的將本來就存在一定聯絡的文件有機地組合在一起。檔案要設置統一的分類號，保證案卷可以被成功檢索。利用信息技術對檔案進展檢索的優勢在于滿足群眾對檔案信息檢索的需求。另外，為了確保檢索的完好性，要因事制宜的設定一些明細規那么，約束其標準性操作。檔案提名

5、要標準，保證檢出的準確性。1.2保障檔案管理平安性的需要強化工作人員的平安意識，完善管理體系目前，我國檔案管理工作人員的平安意識較為薄弱，其管理體系也非常落后，不能保障檔案平安，雖然局部地方按照國家檔案局的相關規定，建立了檔案平安制度(符合當地實際開展程度)，但往往流于形式。在詳細的執行過程中，由于相關工作人員的平安意識薄弱，且業務綜合素質不高，工作效率低等問題，檔案管理的平安性常常不能落到實處。除此之外，大局部的檔案管理部門缺乏標準、科學的管理體系，往往表如今過于外表化，也就是俗話說的走過場，沒有標準性的獎懲制度，即使犯了小錯誤，往往也能躲避，助長了工作人員的惰性，不利于平安意識的提升。長此

6、以往，便會造成嚴重的檔案損失，而且一旦發生災難性事件，便會造成不可估量的檔案損毀，甚至無法修復，對人們的切身利益造成嚴重的損害。因此，對檔案管理工作人員進展專業業務培訓，進步他們的專業性是必要的。通過多種方式培育工作人員的平安意識，在管理制度上，要實行平安管理，主要表現為檔案的統計管理，要按輕重緩急進展有序操作。在推進檔案的利用程度、價值大小以及利用率等方面，需要做到公正公開，對所有的檔案進展輕重緩急的排序，增加檔案管理循序漸進的可操作性。首先，對于那些緊急需求的檔案，要進展先行處理，為需求者提供用檔保證，從而進步檔案的管理效率，同時擴大檔案的備份，做到平安性管理，防止發生災難時數據的喪失。其

7、次，利用信息技術可以將檔案的著錄工作開展的更加順利，在節省時間的同時，降低相關工作人員的工作強度和工作難度。在著錄的過程中，將檔案的內容按照事實的單一、復雜程度等，進展重新錄入。假設一些檔案的內容存在重復或者類似的情況，要對其進展合并整理，形成系統性、科學性的新的著錄案卷，節省內容所占的空間，進步管理效率。第三，對于那些重要文件或者內容所反映的事件比擬重大的檔案，要做特殊的標識，然后，利用信息技術，給出相應的分類號。這樣，既可以使原有的零散、老套的檔案更加標準化，又可以全面提升檔案的管理程度，多方面的協調管理，可以增強檔案的平安性，也方便災后檔案數據的找回。2檔案的平安性管理做好檔案的平安性管

8、理，首先要標準專業性操作，詳細做法為:檔案的有效裝訂。工作人員可以參考?文件歸檔整理標準?中的裝訂形式，且要根據實際情況進展裝訂變通，但要切記文字材料必須裝訂，不可過失漏掉。另外，對于必須參考的圖片，一定是記錄明晰正確、耐久性強的圖片。裝訂檔案要采用左側裝訂法，結實、整齊、簡潔的保管和整理好信息資料。檔案在裝訂過程中，要注意上孔要和檔案館號;齊平;中孔取上下兩孔的中心，程度方向上要與左邊緣在平行線上;下孔要與保管期限;持平，這樣整理好的檔案，不僅可以便于資料的保管，更加美化了檔案的視覺效果。檔案的秩序排列要以時間及重要程度為中心，不要人為破壞資料文件自身的有機構造，保證資料的完好性，方便資料的

9、快速查找以及資料的有效利用。檔案管理工作人員要根據實際情況，將各種文件資料進展機構、保管期限、時間整理，這樣才能使檔案資料的編排合理，進步利用效率。做好檔案管理的根本工作，進步專業素養，實現檔案管理質的跨越。其次，檔案的平安性管理需要相關法律法規的約束，需要做好以下幾個方面的工作:相關政府部門及相關單位要加強對檔案管理的法律法規宣傳力度，并建立相應的獎罰機制，約束執行過程中的行為，使其標準化、制度化。相關規章制度的建立和完善，可以促使相關工作人員全面學習法律法規知識，進步檔案正確的平安管理意識，增強責任意識，確保檔案各項數據、資料的完好性和真實性。重大建立工程檔案管理，如根底建立類，施工單位在

10、施工的各個階段的招投標文件、設計方案、實際操作情況及相應的圖紙、資料、文件、監理的真實記錄等要進展及時的搜集整理，并且由專業管理人員統一標準歸檔，保證建立檔案的真實性、完好性、連續性和平安性3。檔案庫房是檔案館建筑中最重要、最特殊的一局部，是為保護檔案提供根本物資條件的重要場所。檔案庫房設計、建筑的合理性和設備的經濟實用性，直接關系到檔案的平安。還要裝備一定的配套設施，最根本的設備主要包括空氣調節裝置、檔案裝具、檔案保護技術設備、專用信息化設備、檔案利用設備、檔案維護監控設備、檔案搶救與恢復設備等。第三，嚴格標準每一細節，在強烈的社會責任感的鞭策下，不斷地改良檔案管理形式，保證其質量，并且加強

11、根底建立，全面改善檔案管理現狀，預防災害造成嚴重的檔案損毀，汲取在玉樹地震中檔案損毀的經歷教訓。3結語環境的惡化，氣候的更迭，致使自然災害的發生率頻增，在災害中，大量的檔案損毀，造成不可估量的社會效益損失，尤其是4bull;14;玉樹7.1級強烈地震引發的檔案損毀更是讓人扼腕，為防患于未然，不僅要加固檔案根底建立、優化管理形式，不斷加強工作人員的專業素質，還要不斷強化相關法律法規的約束。在此根底上，形成良好的、標準的、科學的檔案管理體系，利用當代先進的信息、管理技術，建立異地備份制度，利用強大的數據功能，即使自然災害對紙質檔案造成了嚴重的損毀，電子版的檔案也能發揮其重要作用，不至于造成消滅性的災害。因此，檔案管理重要性及其平安管