1、掌握時間管理有效工具世界上永遠無法挽回的三件事說出去的話流逝了的時間忽略掉的機遇朱自清：匆匆We all have the same time.時間面前人人平等1,440 minutes in a 24 hour day10,080 minutes in a 7 day week525,600 minutes in a year假設一個人壽命為72歲你 的 時 間 值 多 少 ？Four Generations of Time Management時間管理的發展1 Notes & Checklists 便條及核對單2. Calendars & Appointment books 日歷及記事本3

2、. Important & Urgent 重要及緊急的4. Manage ourselves 管理自己Notes & Checklists 便條及核對單備忘錄型順其自然，不追求什么時間做什么事隨身攜帶，隨身檢查未完成的任務順延 Calendars & Appointment books 日歷及記事本規劃與準備規定什么時間做什么事講究效率，責任 Important & Urgent 重要及緊急的以效率為中心制定短，中，長期目標，確立價值觀編制優先順序利用計劃，組織在最短的時間里做最多的事 Manage ourselves 管理自己最重要的事先做多方面平衡改變思想而非行為 Managing Tim

3、e管理時間 SELF ORGANISATION自我管理 PLANNING & PRIORITISING計劃及分清輕重緩急MANAGING COMMUNICATIONS溝通管理How to Balance怎樣平衡？ Different Requirements不同的要求TIME個 人 目 標 金 字 塔人生終極目標長期目標短期目標每日目標中期目標10年以上5至10年1至5年每天2至5個目標設立你的目標目標要符合自己的價值觀。了解你目前的狀況。設定具體的目標。Specific: 具 體 的Measurable: 可 檢 測 的Achievable: 可 達 到 的Realistic: 現 實 的T

4、ime-bound: 有 時 間 限 制 的你 追 求，你 有 所 得， 你 尋 找，你 會 發 現， 你 敲 門，門 為 你 開。 A task is一項任務是IMPORTANT if doing it has a high benefit and value for achieving the goals of your job. 重要-如果做它能為達到工作目標增加很大的好處及價值URGENT if failure to complete it now, or as soon as possible, will cancel or reduce the benefit of doing i

5、t at all. 緊急-如果現在完不成，或不能盡快完成，將完全抵消或減少做這件事的好處Ask yourself問你自己What are the most important things I must do today ?我今天必做的重要的事是什么？Which one matters most. right now ?哪件事現在最重要？緊 急不緊急重 要不重要重 要緊 急重 要不緊急不重要不緊急不重要緊 急 輕 重 緩 急 矩 陣IMPORTANCEURGENCYAB1B2C舉 例 說 明緊 急不緊急重 要不重要 干擾、電話 某些信件、報告 某些會議 迫在眉睫的事 符合別人期望的事 做計劃，

6、長遠規劃 人際關系的建立 準備工作 預防措施 提升自己的能力 抓住新機會 忙碌瑣碎的事 廣告函件，郵件 某些電話 閑聊天 緊急狀況 迫切的問題 限期完成的工作計劃好的會議每一個象限的結果？緊 急不緊急重 要不重要 短期行為重點 可能出現危機 看不到長遠目標 覺得是犧牲者，失控 人際關系淡漠或崩潰 遠景，長遠規劃 生活工作平衡 自律 控制性強 很少出現危機 完全無責任心 失去工作 事事依賴別人 事事需要指示 壓力 自我爆炸 危機 救火 Time Categories 時間分類Category A High importance/High urgency =給它許多時間立即就做！Category

7、B1 High urgency/Low importance = 現在就做 給少量的時間緊 急重 要 緊急狀況 迫切的問題 限期完成的工作 計劃好的會議緊 急不重要 干擾、電話 某些信件、報告 某些會議 迫在眉睫的事 符合別人期望的事 Time CategoriesCategory B2 High importance/Low urgency =給它很多時間計劃好你將何時做Category C Low importance/Low urgency = 控制花在這些任務上的時間 當所有重要且緊急的事做完后再做不重要 忙碌瑣碎的事 廣告函件 某些電話 閑聊天不緊急重要不緊急 做計劃，長遠規劃 人際

8、關系的建立 準備工作 預防措施 提升自己的能力 抓住新機會Plan Your Work, Work Your Plan計劃你的工作，工作你的計劃Without planningyou will never have time for anything!Time Planning System 時間計劃系統Plan to give large blocks of time to important tasks 給重要的工作留大塊兒的時間Deal with urgent tasks straight away 直截了當處理緊急事務Control the amount of time you spe

9、nd on unimportant tasks, even if they are urgent控制花在不重要的事務上的時間，即使它們很緊急80 / 20 原 則 80%的價值來自20%的因子;其余20%的價值來自80%的因子。 意大利經濟學家兼社會學家維弗列度.柏瑞圖 此原則決定事情的重要程度80/20 舉 例 說 明80%的結果來自投入的20%的時間80%的價值集中在20%的項目上80%的銷售額是源自20%的顧客80%的工作失誤來自20%的管理不當80%的看報時間都花在20%的版面80%的病假來自20%的員工如 何 處 理 高 價 值 活 動讓高價值活動充實每一天，剩余的時間再用于做瑣碎的

10、小事。堅持重點，排除外界干擾，頭腦中始終有最終的結果。設定最后期限，合理安排事情的進展。將大項目分解，逐步完成。高效運用自己的黃金時段獎勵自己，始終保持積極進取的態度。如 何 處 理 低 價 值 的 活 動授權或分派出這些活動，節約自己的時間。降低自己的標準，不要追求完美。學會放棄既沒有價值，又浪費時間的事。將它們匯總，集中時間處理。 做正確的事比正確的做事更重要! Plan 80% of your Time?80% -60% -20%20%你可以很輕松，如果-Setting priorities 設立輕重緩急Cutting unnecessary work削減不必要的工作Delegating

11、授權Tools to Manage Your Time管理時間的工具A Good Calendar一個好的日歷Master List主要核對單Daily Planning每天的計劃A Good Calendar:日歷What is a good calendar? 什么是“好的”日歷？What are the differences between paper calendar and computer one?“紙”日歷和“電腦”日歷的區別？Master List 主要核對單所有你要做的事情清單長期和短期都列出來勾畫出輕重緩急大任務列出分步或留出足夠空間You will not forget

12、!你將不會忘記！Daily Planning 每天的計劃At the end of each day 每天結束前做Select from your master list and combine your appointment 從你的主要核對單中選出mark the priority 標出輕重緩急Dont over schedule 不要超出計劃 Time Savers /Time Wasters節約時間/浪費時間節約時間Time Saver: Keep a tidy work area 保持桌面整潔Time Saver: Cluster like project 按項目分類Time Sav

13、er: Keep essentials at hand 把主要的任務放手邊Time Waster浪費時間 Time Savers/Time WastersTimewasters: Butterflying - too many tasks at the same time“蝴蝶”-同時處理很多事情Timesavers: Do ONE thing at a time, sure all the materials with you. 每次只做一件事，保證所有資料都在手邊 Time Savers/Time WastersTime Waster: Failure to Anticipate/Wait

14、ing until the last time沒預見到/一直等到最后一刻Time Saver: Establish a plan & Prioritize your work properly定好計劃并合理確定輕重緩急 Time Savers/Time WastersTime Waster: Over committing yourself - always saying yes 對別人承諾過多“YES”Time Saver: Learn to say “ No” or negotiate學著說“NO” 或討價還價 Time Savers/Time WastersTime Waster: Al

15、ways involving others in your problems & decisions 總是讓別人參與你的問題和決策Time Saver: Try to solve your own problems & work independently 試圖自己解決問題并獨立工作 Time Savers/Time wastersTime Waster: Frequently interrupting colleagues 經常干擾別人Time Saver: make an appointment 定好約會 Time Savers/Time Wasters Time Waster:Getti

16、ng sidetracked 偏離重點，轉移目標Time Saver:Stick with the job at hand. Or, note down what the next step of your project will be and just keep coming back to it. 只做手邊的工作，或記錄下你的下一步做什么，然后回頭再做Most hated interruptions最令人痛恨的干擾Procrastination 拖延Drop-in Visitors 不速之客Telephone 電話Procrastinate 拖延I am procrastinating我

17、習慣拖延 Why為什么？Poor work habits 不好的工作習慣Feel overwhelmed 覺得被工作制服Want to do it perfectly 追求盡善盡美Theyd rather be doing something else 他們情愿去做別的事Last- minute “High” 最后一分鐘才出活Drop - in Visitors 不速之客Book a meeting room訂一個會議室Use a “Do Not Disturb” sign when you really need to get something done.當你確實要做什么事時，使用“請勿打擾”的標牌Telephone 電話The organized Phone Call 有條理的電話Outgoing 打出的Incoming 接進的How to end a call 怎樣結束電話Message-taking 記錄信息Voice Mail 語音信箱Avoiding Telephone Tag 避免電話標簽如何取得效果任何技能只有不斷