1、物業采購管理程序 城市花園物業管理公司質量體系 -選購管理程序 1.目的 掌握選購過程,保證所選購物資和服務符合質量要求. 2.范圍 適用于公司內各類物資和服務的選購管理. 3.職責 3.1 總經理辦公室后勤主管負責物資選購的實施,行政副主任負責物資選購的管理掌握. 3.2 品質管理部負責組織對分供方進行評定和掌握. 3.3 各部門質檢員或專業技術人員負責選購物資和服務的驗收. 4.程序 4.1 依據選購物資對服務質量的影響程序,將選購物資分為三類： A類：對服務質量有重大影響的物資.如：土建材料、木材、機電設備等. B類：對服務質量有直接影響的物資.如：消遣設施、花草樹木、清潔物品用于客戶水

2、電設施修理使用物資等. C類：對服務質量無明顯影響的物資.如：辦公文具等 4.2 選購資料 4.2.1 物資使用部門負責供應選購資料,包括：規格、名稱、價格、技術要求、相關國家、專業標準等. 4.2.2 總經理辦公室后勤人員準時收集選購資料,不斷按分供方評估管理程序調整合格分供方名單,并保存選購資料. 4.3 選購方案審批 4.3.1 各物資使用部門每月于25日前依據工作方案,填寫物資申請單由部門經理簽字后交總經理辦公室后勤主管匯總后報總經理審批. 4.3.2 物資申請單包括：物資名稱、規格、型號、等級、數量、價格、交貨期、技術要求、檢驗方法等內容,必要時注明分供方名稱. 4.3.3 方案審批

3、后后勤主管支配倉管員依據庫存狀況制作全公司選購方案填寫物資申請單. 4.3.4 后勤主管審核公司物資申請單,并將各部門物資申請單于26日前同時報總經理或其授權人審批. 4.3.5 審批工作在每月28日前完成. 4.3.6 選購員依據審批后的支配物資申請單及合格分供方名單實施選購.大批量集中選購于月底前完成. 4.3.7 后勤主管準時將各部門物資申請單中未列入全公司選購方案項目反饋到各部門. 4.3.8 應急物資的選購由部門經理、總經理助理審核后報總經理批準. 4.3.9 固定資產和高額物資選購需加專項報告. 4.3.10 各級管理選購物資審批權,按財務規定執行. 4.3.11 需要選購服務的部

4、門提出服務選購申請,經部門經理、總經理助理審核后報總經理審批. 4.3.12 按分供方評估管理程序或設備(服務)合格分供方名單選擇合格分供方. 4.3.13 按合同審批程序實施簽訂合約,合約必需明確我方要求,及雙方擔當的責任. 4.3.14 嚴格履約. 4.4 選購物資的驗證 4.4.1 物資購進后,選購員應準時通知質檢員辦理入庫報檢手續;庫管員依據物資申請單項目進行檢驗及入庫登記,填寫入庫單,做好臺帳記錄. 4.4.2 質檢員對物資進行驗收時,若發覺物資有標識破損、遺失、模糊、物品受潮、水跡、油跡、裂開等異樣,必需打開包裝進行檢驗或向經理報告,填寫物資驗收單. 4.4.3 假如選購物資需在分

5、供方供貨處進行檢驗時,由后勤主管負責組織相關部門質檢員與分供方聯系,實施現場驗證,仔細填寫物資驗收單. 4.4.4 假如客戶提出對我公司分供方驗證時,由后勤組負責雙方聯系,公司可以參考其看法,但客戶的驗證結果不能代替公司對選購物資的檢驗. 4.4.5 機電設備等技術性較強的物資驗收由物資申請部門組織或指定專人驗收其技術性能等. 4.4.6 使用部門(人)在使用物資前應進行驗收,以確保其質量符合要求. 4.4.7 服務質量驗收由服務申請部門負責. 4.4.8 當消失不合格物資時,由質檢員填寫不合格物資處理單,并呈請部門經理審批,由選購員按審批看法處理執行. 4.4.9 對小批量選購的A、B類物及首次承接的分供方可實行全部檢驗的方法. 4.4.10 選購完成后選購的有關文件由使用部門及后勤各自保存備份以備查閱. 4.4.11 對選購服務不合格項由服務選購部門負責人依據合同等,要求分供方賠償或返工. 4.5 物資的保管按倉庫管理程序執行. 5.監督執行 由總經理辦公室監督執行. 6.支持性和相關性文件 *S4. 6-01-01 A、B、C類物資合格供應商名單 *S4.15-01 倉庫管理程序 *S4.6-01-02 設備(服務)合格分供方名單 7.質量記錄及表格 *