1、茂名石化公司電子文件歸檔與管理暫行規(guī)定 MPCC.27.021-2009附件4： 茂名石化工程項(xiàng)目竣工電子檔案歸檔的一般要求1 目的為了適應(yīng)公司數(shù)字檔案館系統(tǒng)快速采集數(shù)據(jù)的需要,規(guī)范工程項(xiàng)目歸檔光盤的存儲(chǔ),特制定本規(guī)定。2 適用范圍本規(guī)定適用公司所有工程項(xiàng)目電子檔案的歸檔。3 載體規(guī)范及電子文件存儲(chǔ)格式要求。3.1 存儲(chǔ)載體要求：使用不可擦除型光盤即只讀型光盤CD-ROM或者只讀光盤DVD-ROM ，統(tǒng)一使用12厘米直徑單面碟片。3.2 電子文件存儲(chǔ)格式要求：3.2.1 掃描圖像。采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF(G4)格式存儲(chǔ)。采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用JPE

2、G格式存儲(chǔ)。3.2.2 由 CAD 系統(tǒng)生成的二維、三維圖形文件，封裝成PDF格式存儲(chǔ)。3.2.3 音頻電子文件以WAV、MP3為存儲(chǔ)格式。3.2.4 視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為存儲(chǔ)格式。3.2.5 文字型電子文件以XML、RTF、TXT、DOC、XLS為存儲(chǔ)格式。3.2.6 專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件后歸檔，確實(shí)無(wú)法轉(zhuǎn)換的，則連同專用軟件一并歸檔，并附上使用說(shuō)明文件。4 數(shù)字化技術(shù)要求。 采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，執(zhí)行國(guó)家檔案局發(fā)布的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)“紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范（DA/T 312005）”要求，主要指標(biāo)規(guī)定如下：4.1

3、頁(yè)面為黑白兩色、字跡清晰、不帶插圖的圖紙和文件材料，采用黑白二值模式進(jìn)行掃描；頁(yè)面為黑白兩色、字跡清晰度差或帶有插圖的圖紙和文字材料，采用灰度模式掃描；頁(yè)面中有紅頭、印章或黑白照片、彩色照片、彩色插圖的圖紙和文字材料，采用彩色模式進(jìn)行掃描。4.2 掃描分辨率采用200dpi進(jìn)行掃描，個(gè)別文字偏小、密集、清晰度較差的可適當(dāng)提高分辨率，但一般不宜超過(guò)300dpi。4.3 掃描后的圖像要清晰、完整、沒(méi)有斑點(diǎn)，在100%的視覺(jué)比例下，線條保持連續(xù)，沒(méi)有斷點(diǎn)。5 電子文件內(nèi)容與順序要求電子版最終版竣工圖在排列順序和內(nèi)容上必須和紙質(zhì)最終版竣工圖完全對(duì)應(yīng)相符。6 光盤內(nèi)電子文件存儲(chǔ)要求6.1 同一張光盤只存

4、儲(chǔ)同一項(xiàng)目的電子文件和目錄。6.2 光盤目錄樹(shù):采用四級(jí)目錄樹(shù)結(jié)構(gòu)（見(jiàn)附圖1、2、3、4）。第一級(jí)，光盤根目錄：包括“歸檔光盤登記表.doc”(見(jiàn)附表1)和“XX項(xiàng)目”文件夾；第二級(jí)，交工技術(shù)文件四大卷及監(jiān)理文件文件夾，放在“XX項(xiàng)目”文件夾中，包括：綜合卷、工程施工卷、質(zhì)量證明卷、竣工圖卷和監(jiān)理五個(gè)文件夾,在制作光盤時(shí),只保留有內(nèi)容的文件夾；第三級(jí)，“案卷目錄.xls”和案卷文件夾，案卷與紙質(zhì)載體相對(duì)應(yīng)，一個(gè)實(shí)體案卷制作一個(gè)文件夾，案卷文件夾命名由“第”+案卷目錄中的序號(hào)+“卷”組成，即：第1卷，第2卷;案卷序號(hào)使用連續(xù)的1，2，3阿拉伯?dāng)?shù)字，中間不能斷號(hào)；第四級(jí)，“卷內(nèi)目錄.xls”和電子

5、文件，放在所屬的案卷文件夾中。6.3 機(jī)讀目錄：機(jī)讀目錄包括案卷目錄（見(jiàn)附表2）和卷內(nèi)目錄（見(jiàn)附表3），統(tǒng)一使用EXCEL表文件格式存儲(chǔ)。案卷目錄存儲(chǔ)在四大卷文件夾下，與案卷文件夾并列；卷內(nèi)目錄存儲(chǔ)在每一個(gè)案卷文件夾下，與電子文件并列。案卷目錄和卷內(nèi)目錄中各單元格內(nèi)容超長(zhǎng)不能顯示時(shí)，使用execl表自動(dòng)換行功能，不允許使用“ALT鍵+ENTER鍵”手動(dòng)分行。一個(gè)案卷只能包含一個(gè)卷內(nèi)目錄，不管卷內(nèi)目錄多少頁(yè)，卷內(nèi)目錄內(nèi)容都存放在同一張execl表上。6.4 電子文件命名：電子文件名由“卷內(nèi)序號(hào)”+“-”+“文件頁(yè)次”組成，如1-2，1表示卷內(nèi)序號(hào)為1，2表示卷內(nèi)序號(hào)1文件中的第二頁(yè)。7 電子文件

6、移交7.1 歸檔電子文件的鑒定與檢查（見(jiàn)附表4），移交、接收單位根據(jù)附表4的內(nèi)容對(duì)移交光盤和電子文件進(jìn)行檢查，把檢查內(nèi)容和結(jié)果填入表中。7.2 光盤盒的要求：光盤盒使用142×126×10mm白色、透明、方形的硬塑料外包裝單片CD盒。以盒為單位每盒附一張光盤標(biāo)簽（見(jiàn)附表5）7.3 歸檔套數(shù)：2套（A、B套）。7.4 移交手續(xù)：移交單位要認(rèn)真填寫“附表1”、“附表2”、“附表3”、“附表4”、“附表5” 、“附表6”，“附表1”、“附表2”、“附表4” 、“附表6”打印紙質(zhì)一式二份，做為移交和接收憑證；其中：“表1”、“表2”、“表3”制作成電子表格按要求與電子文件一同刻入光

7、盤。8 監(jiān)督與檢查8.1 本規(guī)定是工程項(xiàng)目歸檔電子光盤是否合規(guī)的主要檢查依據(jù)，工程項(xiàng)目電子檔案必須符合本規(guī)定所有要求才能辦理歸檔手續(xù)。8.2 本規(guī)定作為工程竣工電子檔案驗(yàn)收的主要依據(jù)。9 附 則9.1 本規(guī)定由中石化股分茂名分公司信息中心負(fù)責(zé)解釋。9.2 本規(guī)定內(nèi)容與上級(jí)機(jī)關(guān)規(guī)定有沖突時(shí)，以上級(jí)機(jī)關(guān)規(guī)定為準(zhǔn)。9.3 本規(guī)定自公布之日起執(zhí)行。10 支持性文件10.1 國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記辦法（1997年8月19日發(fā)布施行）10.2 中華人民共和國(guó)石油化工行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)SH/T 3503-2007石油化工建設(shè)工程項(xiàng)目技術(shù)文件規(guī)定10.3 中國(guó)石化股份公司建設(shè)工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收工作管理規(guī)定(石化股份

8、建2008357號(hào)文)10.4 中國(guó)石油化工集團(tuán)公司建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法(中國(guó)石化廳200654號(hào))10.5 國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GBT17678.11999CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求10.6 國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GBT188942002電子文件歸檔與管理規(guī)范10.7 國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T 31-2005紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范11 相關(guān)記錄11.1 附圖1、附圖2、附圖3、附圖411.2 歸檔光盤登記表11.3 案卷目錄11.4 卷內(nèi)目錄11.5 歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表11.6 光盤盒標(biāo)簽附加說(shuō)明:本制度由中國(guó)石化股份有限公司茂名分公司信息中心提出并歸口。本制度起草部門：中國(guó)石化股份有限公司

9、茂名分公司信息中心。本制度解釋權(quán)歸中國(guó)石化股份有限公司茂名分公司信息中心。本制度起草人: 凌貴峰。本制度自下文之日起執(zhí)行。 附圖2：附圖1：電子文件名：由“卷內(nèi)目錄中的序號(hào)”+“-”+“所在文件的頁(yè)次”組成。如7-5，7表示卷內(nèi)目錄中序號(hào)為7，5表示卷內(nèi)目錄序號(hào)為7的文件中的第5頁(yè)。四級(jí)目錄樹(shù)三級(jí)目錄樹(shù)一級(jí)目錄樹(shù)二級(jí)目錄樹(shù)案卷文件夾命名：“第”+案卷目錄中的序號(hào)+“卷”。序號(hào)要求是阿拉拍數(shù)字附圖4：附圖3：附表1:歸檔光盤登記表檔 號(hào)： 文件特征形成部門光盤題名載體類型光盤編號(hào)A： B： （ ）張?zhí)纵d體內(nèi)文件數(shù)完成日期設(shè)備環(huán)境特征硬件環(huán)境（主機(jī)類型、網(wǎng)絡(luò)情況等）軟件環(huán)境（類型、版本）操作系統(tǒng)數(shù)

10、據(jù)庫(kù)系統(tǒng)應(yīng)用軟件處理平臺(tái)（文字圖形處理工具、瀏覽器、壓縮或解密軟件等）文件紀(jì)錄特征記錄格式(文字、圖像、多媒體等)文字格式圖像格式音頻格式視頻格式其 它文件送交送交部門 （公章）刻錄人送交人審核人送交日期注：此表打印出紙質(zhì)表格一式二份作為移交憑證，同時(shí)制作成電子表格同電子文件一同刻入光盤.-11-附表2: 機(jī)讀目錄一案 卷 目 錄序號(hào)編制單位編制日期案卷題名總頁(yè)數(shù)文字圖紙電子文件頁(yè)數(shù)備注注：此表打印出紙質(zhì)表格一式二份作為移交憑證，同時(shí)制作成電子表格同電子文件一同刻入光盤.附表3: 機(jī)讀目錄二卷 內(nèi) 目 錄光盤編號(hào): 001卷號(hào): 序號(hào)文件編號(hào)責(zé)任者名 稱頁(yè)數(shù)日期備注注：此表制作成電子表格同電子

11、文件一同刻入光盤.附表4:歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表檢驗(yàn)項(xiàng)目移交單位檢查結(jié)果接收單位檢查結(jié)果載體外觀檢驗(yàn)病毒檢驗(yàn)真實(shí)性檢驗(yàn)完整性檢驗(yàn)有效性檢驗(yàn)技術(shù)方法與相關(guān)軟件說(shuō)明登記表、軟件、說(shuō)明資料檢驗(yàn)檢查人簽名： 年    月     日簽名： 年     月     日審核人簽名： 年     月     日簽名： 年     月     日移交、接收單位（印章）年     月     日(印章)年    月    日注：此表打印出紙質(zhì)表格一式二份，作為移交憑證。附表5: 光盤盒標(biāo)簽檔 號(hào)光盤編號(hào)密級(jí)工程項(xiàng)目名稱光盤內(nèi)容說(shuō)明電子文檔數(shù)量個(gè)電子文件類別代碼套別軟、硬件平臺(tái)移交單位保