1、辦公用品采購及管理辦法第一章 總則第一條 為了加強對行政行政采購活動的管理和監督，合理申購與領用，節約辦公費用, 特制定本管理辦法。第二條 本管理辦法適用于公司各部門。第二章 管理細則第三條 歸口管理部門：采購由公司行政人事部按審批權限實行按需采購制度，公司行政 人事部負責公司管理各部門的采購，財務資產部分別進行核算與實施監督。第四條請購程序：（一）日常辦公用品請購：由行政部在每月初根據各部門庫存狀況分別編制“請 購單”，直接財務資產部審核批準后實施采購。（二）特殊辦公用品請購：如需對日常辦公用品目錄之外的辦公用品進行采購，由使用部門在每月初報送“請購單”（突發請購可特殊處理，但需提前 3天

2、申請，給予一定的采購時間）。（三）如因開展單個項目，如：招標會議、大型活動、人力資源培訓等，請購數 量較大時，除在單項預算中對辦公用品預算作出單獨說明外，在請購或領用時 須單獨填制請購單或辦理領用手續。（四）除日常辦公用品外的其它請購單的報送流程：各子公司報送流程：公司各部門第一負責人公司行政部公司財務部公司常務副總經理返行政部;（五）請購單的報送時間：各部門每月第一個工作日報送到行政部， 行政部匯總 后報送財務部，財務部審核后于當天報送常務副總經理，返集團行政部（遇節 假日順延），經集團行政部負責人復核確認后于三個工作日采購至V位。（六）所有請購單需注明“品名、單價、數量、金額”等內容，不得

3、隨意涂改。 第五條內部管理：（一）辦公用品領用時間為全天。各部門、公司員工根據每月申請及實際工作需 要至行政部領用辦公用品。（二）所有員工對辦公用品必須愛護，厲行節約，杜絕浪費，禁止貪污，降低消 耗費用。辦公室用品只能用于辦公，不得移作他用或私用。（三）行政部負責辦公用品管理；做到辦公用品齊全、量足質優、庫存合理、開 支適當、用品保管規范。（四）辦公室用品管理一定要做到干凈、清潔、注意安全、防火、防盜、嚴格按 照規章制度辦事。第六條收發管理：（一）驗收：米購人員按請購單的要求進行米購后， 應將米購物品、米購有關發票及有效 票據協同請購單交予辦公用品管理人員進行核對，并辦理入庫手續，辦公用品管理

4、人員應核對采購物品數量、質量（是否符合請購要求），填寫入庫單（入庫單 采取訂本式、一式三聯、且連續編號），入庫單應詳細填寫品名、單價、數量、 金額。三聯單一聯存根聯、一聯采購員、一聯記賬聯）。所有入庫單均應有驗收人、采購員兩人簽字。辦理入庫后除存根聯外其他二 聯均交予采購員作為費用報銷原始憑證附件。所有辦公用品采購均需辦理入庫手續。（二）領用：所有辦公用品領用均須辦理領用手續；領用時均需在行政的領用登記本上簽。行政領用登記本需有“領用日期、品名、單位、數量、單價、金額、部門負責 人簽字領用人簽字”等內容。領用人領用日常辦公用品，按附件 2 “辦公用品領用規定”辦理；特殊辦公用 品的領用遵循“誰

5、請購、誰領用”的原則。文印室公用耗材領用由文員辦理領用手續，由行政部門負責人簽核。部門負責人對領用真實性、合理性負責，行政文員對領用真實性、合規性（是 否超出領用標準）實施監督，對存在質疑之領用可以拒絕并向上級領導報告。各部門辦公用品領用的費用統計以領用登記本的內容為依據。（三）采購借支與報銷：采購員借支實行備用金制，采購回后及時辦理入庫并到財務報銷，特殊情況可 酌情另行借支。在辦理入庫手續后，采購員應將采購發票及其他有效票據連同入庫單（記賬 聯）、請購單交予財務費用會計審核。針對采購未完之請購單，費用會計審核時可 根據入庫單情況在請購單上作已報銷標志，并將請購單退回采購員。財務核算與監督：費

6、用會計在審核采購報銷憑證時，在編制記賬憑證時，應將 入庫單抽出單獨留存，所有已入庫采購物品均先計入“材料物資”科目，當月材料 物資增加額應等于當月入庫單金額合計。費用會計根據文員報送的“辦公用品領用 匯總表”，對當月入庫、領用進行核對，必要時可對期末庫存進行監盤，核對無誤 后，費用會計根據部門費用統計表填制當月部門辦公用品領用分攤憑證，如借：營 業費用一辦公費用-營銷中心，貸：材料物資。由于各部門費用統計是根據各部門 各品種領用數量*計劃價格（固定）進行核算，而財務材料物資是以實際成本入賬， 所以應定期（季度）按期末庫存*計劃價格計算結果與材料物資余額比較，將價差 視同消耗轉為費用。第七條行政

7、臺賬管理：（一）建立各子公司庫存明細表；（二）入庫分開，入庫單以各子公司區別，各子公司有各自一本入庫單；（三）報銷分開，除公用文印資料無法分開外。（四）針對員工領用，如對非消耗品，可重復使用物品應建立個人臺賬，員工離職時 應辦理退還手續（作負數領用單），如同品種部門再領回可不重計部門費用，如該 部門內部已調劑使用，部門負責人應確認已收回。（五） 辦公用品管理文員應在月終作統計核算（核算期間為當月1日-31日），于次月2日前公司完成“辦公用品領用匯總表”和“辦公用品庫存明細表”，“辦公用品領用匯總表”交公司行政部送所屬各部門負責人對相關費用簽收確認后，將簽收后的匯總表于4日前交公司財務部和公司總經理一份備檔，“辦公用品庫存明細表”直 接交公司財務部；