1、積極推廣檔案影像管理系統 一、推廣檔案影像管理系統的必要性 在金融、工商稅務、保險等行業，每天會產生大量的業務票據和檔案資料，在日常的檔案管理工作中，原始的手工檔案管理存在一定弊端，如紙質檔案經過多次翻閱查詢，容易損壞；檔案的整理、編纂工作耗時費力造成檔案管理人員勞動強度大，檔案資料管理困難；查詢響應慢，無法實現多人共享，造成查詢效率低；無法與業務系統及辦公系統配合使用，信息流程斷檔等。 針對原始的手工檔案管理中存在的問題，目前不少機關企業采用了檔案影像化管理。即大量采用先進的計算機技術(圖像處理、模式識別技術、計算機網絡、數據庫、多媒體、存儲技術等)，實現各類票據、檔案存儲、管理和查詢的電子

2、化，提升票據的保存質量；規范檔案管理流程；減少業務資料處理過程的人工干預；確保數據處理過程及處理結果的完整性和可靠性，提高票據和檔案材料的檢索速度。通過對檔案的科學管理及高效利用，從而節省人力、物力和空間，節約成本、提高工作效率提高企業競爭能力和服務水平。而這一切的實現都離不開檔案影像系統的使用。銀行業的同仁認為影像系統最大的好處就是提高了檔案整理效率。稅務部門感覺有了檔案影像系統，查詢、提取納稅戶檔案又快又準確，讓他們從繁重的整理工作中解脫出來，有更多時間和精力投入稅源管理中。保險企業的同志曾說，我們人身保險檔案的特點是時間長，投保人與日俱增，導致庫存壓力越來越大。自有了檔案影像系統，紙質檔

3、案資料在完成掃描后，就被真空包裝封存，幾乎不再受溫濕度、灰塵等環境因素的影響，延長了檔案資料的壽命，同時打包封存的資料不用裝盒裝箱，所占空間不到原來的三分之一，解決了人身保險檔案存期長、庫存壓力大的問題。而政府機關的體驗是檔案影像系統的運行成功，是機關檔案由紙質歸檔向電子歸檔的一次跨越，也是檔案材料手工整理向電子方向過渡的有益嘗試。 二、檔案影像管理系統的構建 檔案影像化管理的實施離不開系統的構建，一般情況下，檔案影像管理系統邏輯架構可以分為三個層次，分別為應用表示層、業務邏輯層和數據存儲層。應用表示層為數據采集、數據展現與數據統計，主要完成與用戶的信息交互；業務邏輯層為業務邏輯實現部分，完成

4、對采集數據的后臺加工、分析、整理；數據存儲層實現對處理后數據的存儲、管理。 其業務流程包括： (一)影像采集(掃描子系統)：掃描子系統是整個系統的數據輸入前端，它將原始紙質傳票轉換為電子影像，將影像提交到存儲服務器上以便進行后續工作，掃描控制臺是整個系統中數據的源頭，是檔案電子化的第一步。掃描控制臺系統支持各類掃描儀進行票據檔案的掃描，實現影像采集。針對重掃、補掃等特殊批次進行相應的處理。 (二)影像質檢(質檢子系統)：質檢子系統按照一定策略對掃描后的影像進行抽檢，以保證憑證影像的質量，對于質檢過程發現的不合格的影像，下發影像差錯，要求掃描人員進行補掃或重掃。質檢子系統需同時提供影像修正、差錯

5、處理的功能。 (三)OCK識別服務：采用后臺服務的方式，對經掃描和質檢的票據影像，調用OCR識別接口，實現票據分類，采集票面要素，形成影像精確索引，為后續業務處理提供數據基礎。 (四)索引補建：對于OCP，識別有誤，或需要手工建立索引的檔案，提供索引補建的功能。通過瀏覽影像，人工識別票面要素，建立影像相關索引。 (五)數據及影像查詢：提供基于WEB的數據及影像的查詢功能。提供按批索引或精確索引的查詢，提供精確查詢、模糊查詢及組合查詢等多種查詢方式。 (六)系統管理：采用資源、用戶、組織機構、權限的多維組合，將系統的用戶和角色管理、資源管理、權限管理、日志管理完整的結合在一起，提供了完善的具有較

6、強適應性的通用系統管理平臺。提供統一的GUI(GraphicalUser Interface，即圖形用戶界面)程序，進行系統資源的管理，采用數據庫軟件包或存儲過程的方式為各子系統的開發者提供接口，主要是用戶驗證及權限驗證的功能。 (七)影像歸檔存儲：按照統一的索引定義和統一的歸檔邏輯，將影像進行批量歸檔存儲。對外提供接口，供其他接口進行影像調閱。 (八)光盤組織和刻錄子系統：將系統中的影像及相應的數據按一定的算法或規則，組織成相應規格的光盤數據，用戶可選擇單盤或光盤庫自動刻錄的方式將數據刻錄到光盤。光盤上內置影像查詢系統，可查詢光盤的影像。 三、檔案影像管理系統存在的問題 檔案影像管理系統完全

7、是依照先進的計算機技術、網絡技術和存儲技術，解決了原始的票據檔案管理中存在的諸多問題。操作起來十分便捷，工作人員只需按照提示點擊鼠標即可，目前該系統已在國內各大銀行、保險公司和政府機關檔案管理中心應用，并取得良好的經濟和社會效益。但是檔案影像管理系統也存在一定的問題，有待進一步的開發研究。 (一)經費問題。例如機關和企業若要實現檔案影像化管理，首先需要啟動近四十萬元資金購買和創建系統，如果想要將往年庫存檔案全部影像化存儲，必然會產生工作人員、辦公地點的增加，同樣是一筆不小的開支。 (二)安全問題。目前有不少企業的產品多屬于長期，例如保險業的定期人壽保險，均在10年、15年或20年以上，保戶在收藏這類保險商品的保單時，最在意的是契約完整性，而不是方便性。因此，如果以影像化存儲，雖然可以節省空間，但由于1臺計算機的壽命僅為3-5年，而網絡不確定風險多、變化大，不論保單是存放在計算機或網絡空間中都容易令保戶產生擔憂，所以，對于這種契約期間相當長的商品，保戶反而會