代理商管理系統 管理流程 市場營銷部 二五年三月二十四日 2 前言 建設和使用代理商管理系統的根本目的是實現對營銷渠道的規范化和精細化管理。 明確管理職責、劃清工作界面、理順業務流程是推行代理商管理系統使用、實現系統功能的重要保證。 3 目錄 一、系統涉及的結構層次與角色權限 二、使用系統的部門職責與角色分配 三、系統功能實現的業務流程 4 一、系統涉及的結構層次與角色權限 (一 )結構層次： 一般代理商管理涉及省分公司、地市分公司、區縣分公司、營業部、代理商五級層次。 下行是政策傳達、業務執行、結算數據下發、考核管理的過程；上行是數據匯集、業務申請、政策報批、信息反饋的過程。 分公司因組織結構和實際業務開展情況不同，在系統層次設計上有所區別。 5 市分區縣分公司營業部/營銷中心代理商省分上 級 意 見 等 下 發省 分地 市 分 公 司各 項 統 計 數 據 等 上 報傭 金 規 則 意 見 等 上 報傭 金 規 則 等 上 報區 縣 分 公 司傭 金 結 算 數 據 等 上 報地 市 分 公 司營 業 部 / 營 銷 中 心代 理 商 管 理 政 策 下 發區 縣 分 公 司代 理 商 管 理 政 策 等 傳 達區 縣 分 公 司代 理 商傭 金 金 額 、 結 算 項 目 等 下 發營 業 部 / 營 銷 中 心總 部 代 理 商 代 理 商代 理 商 管 理 政 策 等 下 發申 請 、 意 見 等 上 報營 業 部 / 營 銷 中 心6 一、系統涉及的結構層次與角色權限 (二 )角色權限： 一般系統涉及系統管理員、渠道管理人員、業務操作人員、結算管理人員四種角色。 系統管理員 負責系統的建設、維護、數據運算、權限設置、規則設定等，保證系統安全、準確、穩定的運行。 渠道管理人員 負責監督審核系統運行情況，通過系統實現渠道管理。例如，代理商資料的查詢、傭金規則的審核、傭金支付的確認、評估考核結果的確認、各類數據和分析內容的查詢等。 業務操作人員 負責代理商資料的錄入、資源分配、合同信息錄入、權限范圍內的數據查詢、預警信息的查詢等。 結算管理人員 負責傭金結算數據的匯總、審核、支付等。 各類人員必須責任明確、權限清楚，同時配備有 A-B角色，保證系統的有效運行。 7 一、系統涉及的結構層次與角色權限 系統的角色權限根據不同管理層次、不同職能部門、不同角色和不同功能要求來設置。系統通過判別不同的登錄身份，開放不同的操作權限。 系統定義的權限主要有兩種：菜單權限和地域權限。 菜單權限是對使用者進入功能菜單的操作限制。例如，可以設定業務管理人員可以進入所有功能菜單，而某業務操作人員不能進入傭金管理功能的菜單。財務部門的結算管理人員不能進入傭金管理功能以外的其它菜單。 地域權限是對使用者訪問數據資料的操作限制。例如，省分公司可以查詢所有地市分公司的數據資料，而地市分公司不可以查詢其它地市公司的數據資料。 8 二、使用系統的部門職責與角色分配 (一 )省級分公司 -市場營銷部門 主要職責： 1. 代理商資格管理： 制定代理商準入規定，對代理商的營業網點、從業經驗、人員素質等基本條 件提出要求，監督管理代理商資格，在系統中對代理商資料的基本信息提出 統一要求。 2傭金管理 根據公司發展目標和渠道策略，結合本公司年度經營目標和傭金預算，確定 各項業務傭金項目框架、原則及標準范圍。 整理、 審核各市分公司渠道傭金規則。 審核傭金結算數據。 定期監督檢查市分公司傭金支付情況。 3資源管理：合理規劃資源，有效調配資源，監督和檢查資源流轉及利用率情況。 4評估考核： 制定評估考核模型，確定激勵扶持政策和淘汰機制，提升渠道整體發展能力。 5分析預警： 分析渠道發展規模和能力狀況，制定渠道發展策略。確定預警模型。 角色分配：渠道管理人員、業務操作人員、結算管理人員 9 二、使用系統的部門職責與角色分配 (一 )省級分公司 -信息系統部門 主要職責： 1. 系統建設維護：負責代理商系統建設、運行維護、升級管理、權限管理，以及根據業務部門提出的需求，調整渠道管理系統功能及權限管理功能。 2. 審核調整傭金結算規則，提供系統傭金結算基本數據等。 角色分配：系統管理員、結算管理人員 (一 )省級分公司 -計劃財務部門 主要職責： 1. 制定公司傭金年度預算。 2. 審核傭金結算規則。 3. 審核傭金結算數據，監督檢查市分公司傭金支付情況。 角色分配：結算管理人員 10 二、使用系統的部門職責與角色分配 (二 )地市分公司 -市場營銷部 主要職責： 1. 代理商資格管理：根據代理商準入規定，審核代理商的營業網點、從業經驗、人員素質等基本條件，具備代理資格的洽談合作協議。 2. 代理商資料管理：代理商基本信息、合同信息錄入、變更、撤消。 3. 傭金管理 1)根據省分公司制定的傭金項目和標準范圍，結合本地市場經營任務，確定當地傭金標準。 2)根據代理商資格和業務發展目標，確定代理商傭金結算規則。 3)核對傭金結算數據，監督傭金支付。 4)對代理商提供結算咨詢。 4資源管理：資源調配、監督和檢查資源的流轉信息。 5評估考核：根據系統模型，考核評估代理商業績，采取激勵扶持措施或淘汰措施，提升渠道整體發展能力。 6分析預警：分析渠道規模和發展能力。根據預警模型，動態了解代理商業務發展情況，對預警信息及時處理。 角色分配：渠道管理人員、業務操作人員、結算管理人員 11 二、使用系統的部門職責與角色分配 (二 )地市分公司 信息系統部門 主要職責： 1. 系統維護：負責代理商系統運行維護、升級管理、權限管理，以及根據業務部門提出的需求，調整渠道管理系統功能及權限管理功能。 2. 配置傭金結算規則，提供系統傭金結算數據等。 角色分配：系統管理員、結算管理人員 (二 )地市分公司 -計劃財務部門 主要職責： 1. 制定傭金年度預算。 2. 審核傭金結算規則。 3. 確認傭金結算數據，按時支付傭金。 角色分配：結算管理人員 12 二、使用系統的部門職責與角色分配 (三 )區縣分公司、營業部 主要職責： 1. 代理商資格管理：根據渠道發展規劃，采取市場調研、渠道推薦、上門拜訪等方式，了解有意向的現有電信業務渠道或其他行業渠道的基本信息，篩選后進行接洽，初步確定符合條件的代理商。配合市分公司代理商資格審核。 2. 合同管理：簽定代理商合同，明確代理商業務發展任務。 3. 資源管理：資源領取、分配、收回、退還。 4. 評估考核：根據評估考核結果，采取激勵扶持措施，淘汰不合格的代理商。 5. 分析預警：根據分析結果，制定渠道發展措施。處理預警結果。 6. 傭金管理：為代理商提供結算支付查詢及其它咨詢服務。 角色分配：業務操作人員 13 二、使用系統的部門職責與角色分配 (四 ) 代理商 1. 配合營業渠道管理人員進行代理商資料的基本維護。 2. 每月接到傭金結算通知后登陸系統予以確認。 3. 查詢業務發展有關情況。 角色分配：業務操作人員 14 代理商區縣營業部市級用戶省級用戶系統傭 金 規 則 的 初 本 確 認 ， 代理 商 資 料 及 合 同 資 料 維 護系 統 功 能 和 權 限 功 能 的 調整 ， 提 供 傭 金 結 算 數 據 等市 場 營 銷 部代 理 商傭 金 規 范 和 標 準 范 圍 管理 ， 整 理 地 市 結 算 規 則 ，定 期 抽 查 地 市 傭 金 規 則信 息 系 統 部渠 道 管 理 人 員市 場 營 銷 部當 地 結 算 規 則 管 理 ， 整 理結 算 規 則 ， 負 責 調 整 跟 結算 相 關 的 規 則計 費 財 務 部傭 金 結 算 的 查 詢 、 確 認計 費 中 心代 理 商 資 質 審 查 ， 代 理 商資 料 初 次 錄 入 ， 配 置 傭 金規 則 等傭 金 結 算 系 統 管 理 ， 代 理商 分 析 評 估 數 據 的 提 取配 合 市 分 及 下 屬 營 業 部 的管 理財 務 稽 核 管 理 人 員區 縣 分 公 司渠 道 管 理 人 員計 財 部 （ 稽 核 中 心 ）審 核 傭 金 規 則 ， 審 核 個 性化 傭 金 政 策 ， 對 結 算 傭 金進 行 審 核 等 。調 研 、 監 督 、 檢 查 傭 金 結算 管 理 ， 傭 金 規 則 審 核 ，對 結 算 傭 金 進 行 審 核市 分 系 統 管 理 員調 研 、 監 督 、 檢 查 地 市 傭金 結 算 ， 監 督 地 市 分 公 司財 務 管 理 等 等 。整 理 市 分 各 部 門 對 系 統 的 調整 意 見 并 上 報 省 分 管 理 員省 分 系 統 管 理 員15 三、系統功能實現的業務流程 (一 ) 代理商準入、退出流程 (二 ) 代理商合同管理流程 (三 ) 代理商傭金結算流程 (四 ) 代理商資源管理流程 (五 ) 代理商評估管理流程 (六 ) 代理商風險管理流程 16 三、系統功能實現的業務流程 (一 )代理商準入、退出流程 準入流程說明： 1、根據公司渠道建設發展策略，確定渠道發展規劃，規定代理商準入資格，如網點情況、資源投入、從業經驗、人員素質等。 2、區縣分公司或營業部渠道管理人員根據渠道發展規劃，采取市場調研、渠道推薦、上門拜訪等方式，了解有意向的現有電信業務渠道或其他行業渠道的基本信息，篩選后進行接洽，初步確定合作意向。 3、市分渠道管理人員根據營業部渠道管理人員推薦資料，偕同市分業務人員、網絡維護人員、渠道管理人員等對擬合作方的資質進行審核，如工商稅務執照、房屋合同、營業條件、銷售能力等。 4、根據合作方資質審核報告，雙方洽談代理合作協議，確定代理業務范圍和經營目標，在省分傭金框架內確定傭金標準。擬定合作協議，包括資源投入、權利義務關系、傭金政策、支付方式等各項條款。 退出流程說明： 1、代理商主動要求退出，經評估考核代理商業務發展未達到要求，或有其它違反合同規定的，可以與代理商解除合同。 2、經妥善處理傭金、押金、保證金、資源后解除合同，撤消代理資格，系統刪除有關資料。 17 中心經理客戶經理區域業務代表營業部/市分管理員渠道客戶經理合 作 準 入開 始收 集 代 理 店信 息代 理 店 信 息分 析推 薦 代 理 店代 理 資 格審 核審 核 通 過代 理 資 格審 批代 理 業 務 培訓合 同 、 代 理商 信 息 輸 入結 算 信 息管 理評 估 管 理終 止 合 作開 始申 請 終 止合 作停 止 合 作注 銷 合 同停 止 結 算否是結 束18 三、系統功能實現的業務流程 (二 )代理商合同管理流程 流程說明： 1、代理商合作協議簽定后，市分信息系統部系統管理人員在系統為該代理商建資源庫，市分信息系統部傭金結算人員配置傭金規則。市分市場營銷部渠道管理人員，在營業部業務操作人員和代理商的配合下，錄入代理商基本信息及合同信息。財務部結算管理人員了解帳戶信息，收取保證金押金。 2、市分渠道管理人員負責組織對代理商的培訓工作，配置業務資源，指導開展業務。 3、代理商開始發展業務，符合傭金結算條件的開始結算傭金。 4、市分渠道管理人員根據渠道分析評估要求，定期對代理商考核評估。對業務表現突出的代理商采取激勵和扶持措施。 5、市分渠道管理人員根據分析評估結果或業務預警提示，對不符合合作要求的代理商采取措施（扣罰保證金押金、注銷合同、解除結算關系、清空資源信息基本資料信息等）。 19 市場部/集團客戶部信息系統部財務部代 理 商 資 質考 察資 質 審 核 報 告審 核 通 過擬 定 或 者 變 更合 作 協 議是終 止否合 同 審 核代 理 商 資 質 審 核傭 金 規 則 規 格 審 核代 理 商 傭 金 標 準 、帳 務 審 核審 核 通 過否簽 訂 合 同是合 同 文 本錄 入 代 理 商 及合 同 資 料代 理 商 有效 性 審 核保 證 金 、 押 金收 取審 核 通 過傭 金 規 則配 置是資 源 管 理資 料 管 理評 估 管 理風 險 管 理統 計 分 析否傭 金 結 算合 同 管 理傭 金 稽 核資 料 審 核稽 核 通 過否傭 金 審 核審 核 通 過否傭 金 支 付是是資 源 清 理資 料 注 銷保 證 金 、 押 金清 退合 同 中 止審 核審 核 通 過終 止20 三、系統功能實現的業務流程 (三 )代理商傭金結算流程 -結算 流程說明： 傭金結算規則的配置 (5個工作 日 ) 1、市分市場部根據省分傭金原則和標準范圍、業務通知、合同約定等，確定代理商的傭金標準。 2、市分財務部審核后，市分信息系統部系統管理員制定結算規則。 3、省分市場部、信息系統部整理、審核結算規則，核對基礎數據，系統關閉市分結算規則配置功能。 傭金結算的處理 (10個工作日 ) 1、省分信息系統部完成月度出帳工作，更新經營分析數據。省分市場部審核，省分財務部復核。 2、省分將系統運算數據下發市分計費中心，提供系統計算傭金項目和數據（包括固定傭金、話費分成、代收費手續費、手機補貼和部分獎懲內容）。 3、市分市場部在得到市分計費中心確認所提供的結算數據后，正式通知各營業部進行數據校驗。 21 市分財務部稽核中心市分計費中心省分市場部信息系統部計費中心市分市場部帳務中心整 理 結 算 規 則審 核 結 算 規 則結 算 規 則通 過 審 核否結 算 規 則 調 整是調 整 后 結 算 規 則整 理 結 算 規 則審 核 結 算 規 則結 算 規 則通 過 審 核是否帳 務 數 據 結 算 預 檢傭 金 結 算明 細 數 據結 束基 礎 數 據準 備稽 核 通 過結 算 規 則 調 整傭 金 結 算否傭 金 審 核稽 核 通 過傭 金 支 付 開 始解 決 問 題是否否是22 三、系統功能實現的業務流程 (三 )代理商傭金結算流程 -支付 傭金結算匯總、支付 (5個工作 日 ) 1、根據營業部確認審核結果，市分公司帳務人員完成審核、制表工作。 2、市分公司稽核人員完成審核、報批工作。 3、市分公司財務人員完成支付工作。由各營業部完成傭金支付的，書面通知營業部按時完成傭金支付。 傭金結算數據的統計查詢 1、營業部、市分、省分渠道管理人員可分類查詢傭金結算明細數據。 2、營業部、市分、省分渠道管理人員可分類查詢匯總數據。如渠道屬性、傭金類型等。 3、提供匯總及分類數據打印、存檔。 傭金結算的咨詢 1、市分、營業部渠道管理人員負責傭金結算進度的通報。 2、受理代理商對傭金結算的咨詢投訴。 3、答復傭金結算咨詢處理結果。 23 市場部/集團客戶部財務部信息系統部計 算 傭 金應 付 傭 金對 應 付 傭 金 做 稽 核應 付 傭 金 / 市場 部 稽 核 后傭 金打 印 應 付 傭 金 / 市場 部 稽 核 后 傭 金 單據錄 入 實 付 金 額 打 印 請 款 單否請 款 單是應 付 傭 金 / 市 場 部稽 核 后 傭 金 的 單 據審 核 通 過結 束是對 該 單 據 信 息 做 審核否支 付確 認 可 支 付最 終 審 核 通過 的 應 付 傭金24 三、系統功能實現的業務流程 (四 )代理商資源管理流程 流程說明： 1、省分進行卡號資源規劃，號段分配，提出資源利用率要求，監督檢查資源管理過程。 2、各市分一級庫卡號資源配置、激活，按需發放給二級庫。 3、二級庫接收分配的資源，根據需求發放給三級庫，并將剩余資源退還一級庫。 4、三級庫調查代理商需求，向二級庫申請并發放，將剩余資源退還一級庫。 5、代理商向三級庫申請資源，銷售，將剩余資源退還三級庫。 25 一級庫三級庫代理商二級庫卡 、 號 資 源配 號 并 且 激 活接 收 卡 、 號 資 源 分 析 三 級 庫 需 求提 交 資 源 需 求 接 收 卡 、 號 資 源領 取 卡 、 號 資 源剩 余 卡 、 號 資 源 退還 處 理資 源 發 放資 源 發 放資 源 發 放卡 、 號 資 源 銷 售剩 余 卡 、 號 資