?講師培訓(xùn)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司講師培訓(xùn)檔案的管理，規(guī)范講師培訓(xùn)檔案的建立、保存、使用和銷毀等工作流程，確保講師培訓(xùn)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，為公司講師隊(duì)伍建設(shè)、培訓(xùn)管理及發(fā)展提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有參與培訓(xùn)授課的講師培訓(xùn)檔案的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、客觀地反映講師的培訓(xùn)經(jīng)歷、授課表現(xiàn)、能力水平等實(shí)際情況。2.完整性原則：涵蓋講師從入職到離職或不再擔(dān)任講師期間與培訓(xùn)相關(guān)的各類資料，確保檔案資料全面無遺漏。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)講師培訓(xùn)檔案中的個(gè)人隱私和公司機(jī)密信息，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)講師的培訓(xùn)發(fā)展情況，及時(shí)更新和完善檔案內(nèi)容，保持檔案的時(shí)效性和有效性。二、講師培訓(xùn)檔案的內(nèi)容構(gòu)成（一）個(gè)人基本信息1.個(gè)人資料姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況等。聯(lián)系方式，包括手機(jī)號(hào)碼、電子郵箱等。2.教育背景最高學(xué)歷、畢業(yè)院校、所學(xué)專業(yè)、入學(xué)時(shí)間、畢業(yè)時(shí)間。學(xué)歷層次從高中（中專）起依次列出各階段教育經(jīng)歷，包括學(xué)習(xí)起止時(shí)間、學(xué)校名稱、專業(yè)及獲得的學(xué)位。3.入職信息入職公司時(shí)間、所在部門、崗位名稱。員工工號(hào)、勞動(dòng)合同期限。（二）培訓(xùn)經(jīng)歷1.內(nèi)部培訓(xùn)經(jīng)歷參與公司組織的各類培訓(xùn)課程名稱、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)地點(diǎn)、培訓(xùn)講師及培訓(xùn)收獲與成果。記錄在公司內(nèi)部培訓(xùn)中擔(dān)任助教或分享經(jīng)驗(yàn)等相關(guān)經(jīng)歷。2.外部培訓(xùn)經(jīng)歷參加外部機(jī)構(gòu)舉辦的與培訓(xùn)授課相關(guān)的培訓(xùn)課程，包括課程主題、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)名稱、培訓(xùn)費(fèi)用等詳細(xì)信息。提供外部培訓(xùn)獲得的證書、結(jié)業(yè)證明等相關(guān)材料復(fù)印件。（三）授課記錄1.課程信息所授課程名稱、課程編號(hào)、課程類型（如新員工培訓(xùn)、崗位技能培訓(xùn)、管理培訓(xùn)等）、課程時(shí)長(zhǎng)、授課對(duì)象范圍。課程目標(biāo)、課程大綱及簡(jiǎn)要內(nèi)容介紹。2.授課安排每次授課的具體時(shí)間、地點(diǎn)、授課班級(jí)或?qū)W員群體。授課計(jì)劃，包括各章節(jié)授課內(nèi)容、重點(diǎn)難點(diǎn)講解安排、互動(dòng)環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)等。3.授課評(píng)估每次授課結(jié)束后，學(xué)員對(duì)講師授課的評(píng)價(jià)結(jié)果，如教學(xué)方法、專業(yè)知識(shí)講解、溝通能力、課堂氛圍營(yíng)造等方面的評(píng)分及學(xué)員反饋意見。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或培訓(xùn)管理部門對(duì)授課效果的評(píng)估意見，包括整體評(píng)價(jià)、優(yōu)點(diǎn)與不足、改進(jìn)建議等。（四）教學(xué)成果1.培訓(xùn)教材開發(fā)參與編寫或獨(dú)立開發(fā)的培訓(xùn)教材名稱、適用課程、完成時(shí)間、教材簡(jiǎn)介及所獲評(píng)價(jià)。提供教材樣本或相關(guān)電子文檔。2.教學(xué)方法創(chuàng)新創(chuàng)新的教學(xué)方法、手段或工具及其應(yīng)用效果，如案例教學(xué)法、情景模擬法、在線學(xué)習(xí)平臺(tái)應(yīng)用等。相關(guān)教學(xué)方法創(chuàng)新獲得的獎(jiǎng)勵(lì)或認(rèn)可情況。3.學(xué)員培養(yǎng)成果通過所授課程培養(yǎng)出的優(yōu)秀學(xué)員案例，包括學(xué)員姓名、所在部門、崗位提升情況及對(duì)公司的貢獻(xiàn)等。學(xué)員在相關(guān)競(jìng)賽、項(xiàng)目中取得的優(yōu)異成績(jī)與講師教學(xué)的關(guān)聯(lián)情況說明。（五）專業(yè)資質(zhì)與榮譽(yù)1.專業(yè)資質(zhì)證書與培訓(xùn)授課相關(guān)的專業(yè)資格證書，如企業(yè)培訓(xùn)師證書、人力資源管理師證書、行業(yè)專家認(rèn)證等，注明證書名稱、頒發(fā)機(jī)構(gòu)、頒發(fā)時(shí)間及有效期。提供證書原件掃描件或復(fù)印件。2.榮譽(yù)獎(jiǎng)項(xiàng)在公司內(nèi)部或外部獲得的與培訓(xùn)授課相關(guān)的榮譽(yù)稱號(hào)、獎(jiǎng)項(xiàng)，如優(yōu)秀講師獎(jiǎng)、最佳教學(xué)貢獻(xiàn)獎(jiǎng)等。詳細(xì)記錄獲獎(jiǎng)時(shí)間、頒獎(jiǎng)機(jī)構(gòu)及獎(jiǎng)項(xiàng)說明。（六）職業(yè)發(fā)展規(guī)劃1.個(gè)人培訓(xùn)發(fā)展目標(biāo)講師個(gè)人制定的短期（12年）、中期（35年）和長(zhǎng)期（5年以上）培訓(xùn)發(fā)展目標(biāo)，包括提升專業(yè)知識(shí)、教學(xué)技能、拓展授課領(lǐng)域等方面的計(jì)劃。2.培訓(xùn)發(fā)展計(jì)劃實(shí)施情況記錄講師為實(shí)現(xiàn)培訓(xùn)發(fā)展目標(biāo)所采取的具體行動(dòng)，如參加培訓(xùn)課程、閱讀專業(yè)書籍、參與教學(xué)研討活動(dòng)等。定期對(duì)培訓(xùn)發(fā)展計(jì)劃實(shí)施效果進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，調(diào)整和完善后續(xù)計(jì)劃。（七）其他相關(guān)材料1.個(gè)人述職報(bào)告講師定期撰寫的個(gè)人述職報(bào)告，內(nèi)容包括在一定時(shí)期內(nèi)的授課工作情況總結(jié)、教學(xué)成果匯報(bào)、個(gè)人能力提升情況及對(duì)未來工作的展望等。2.教學(xué)研究論文或成果在專業(yè)期刊、行業(yè)會(huì)議上發(fā)表的與培訓(xùn)教學(xué)相關(guān)的論文，或參與的教學(xué)研究項(xiàng)目成果報(bào)告。注明論文題目、發(fā)表期刊名稱及時(shí)間、會(huì)議名稱及級(jí)別等信息。3.特殊事件記錄記錄講師在培訓(xùn)授課過程中發(fā)生的特殊事件，如處理學(xué)員突發(fā)問題的過程及結(jié)果、參與公司重大培訓(xùn)項(xiàng)目的特殊貢獻(xiàn)等。三、講師培訓(xùn)檔案的建立與收集（一）建立流程1.新講師入職新講師入職時(shí)，人力資源部門負(fù)責(zé)收集其個(gè)人基本信息、教育背景、入職信息等資料，并建立講師培訓(xùn)檔案的基本框架。將收集到的資料進(jìn)行整理、審核，確保信息準(zhǔn)確無誤后錄入公司檔案管理系統(tǒng)。2.培訓(xùn)經(jīng)歷與授課記錄收集講師應(yīng)在每次參加內(nèi)部或外部培訓(xùn)后，及時(shí)向培訓(xùn)管理部門提交培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告，包括培訓(xùn)收獲、對(duì)教學(xué)工作的啟發(fā)等內(nèi)容。授課結(jié)束后，授課講師需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將學(xué)員評(píng)價(jià)表、授課總結(jié)、教學(xué)成果等相關(guān)資料提交給培訓(xùn)管理部門。培訓(xùn)管理部門負(fù)責(zé)對(duì)這些資料進(jìn)行整理、分類，補(bǔ)充到講師培訓(xùn)檔案中。（二）收集要求1.資料來源講師本人提供的個(gè)人基本信息、培訓(xùn)經(jīng)歷、授課記錄、教學(xué)成果、專業(yè)資質(zhì)與榮譽(yù)等資料原件或復(fù)印件。人力資源部門、培訓(xùn)管理部門、其他相關(guān)部門在工作過程中產(chǎn)生的與講師培訓(xùn)相關(guān)的文件、記錄、評(píng)估報(bào)告等。2.資料格式提供的資料應(yīng)格式規(guī)范、內(nèi)容清晰，復(fù)印件需清晰可辨，電子文檔應(yīng)統(tǒng)一格式（如PDF、Word等）。對(duì)于手寫資料，應(yīng)字跡工整、內(nèi)容完整，必要時(shí)可進(jìn)行電子掃描留存。3.收集時(shí)間新入職講師應(yīng)在入職后一周內(nèi)提交完整的個(gè)人基本信息資料。培訓(xùn)經(jīng)歷、授課記錄等資料應(yīng)在培訓(xùn)結(jié)束或授課完成后的兩周內(nèi)提交。教學(xué)成果、專業(yè)資質(zhì)與榮譽(yù)等資料如有更新，應(yīng)及時(shí)提交。四、講師培訓(xùn)檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.分類清晰原則：按照檔案內(nèi)容構(gòu)成的不同類別進(jìn)行分類整理，確保同一類別的資料集中存放。2.順序規(guī)范原則：每個(gè)類別下的資料按照時(shí)間順序、重要程度等合理排序，便于查找和使用。3.編號(hào)統(tǒng)一原則：為每份檔案資料賦予唯一的編號(hào)，建立編號(hào)與資料內(nèi)容的對(duì)應(yīng)關(guān)系，方便管理和查詢。（二）整理方法1.紙質(zhì)檔案整理對(duì)收集到的紙質(zhì)資料進(jìn)行分類，去除重復(fù)、無效的資料。按照類別依次排列資料，對(duì)于同一事件的多份資料，按照時(shí)間先后順序排列，并進(jìn)行編號(hào)標(biāo)注。將整理好的資料裝入檔案盒，在檔案盒封面和脊背上標(biāo)注檔案類別、講師姓名、檔案起止時(shí)間等信息。2.電子檔案整理在公司檔案管理系統(tǒng)中為每位講師創(chuàng)建獨(dú)立的電子檔案文件夾，按照檔案內(nèi)容構(gòu)成的類別分別建立子文件夾。將電子資料按照紙質(zhì)檔案的分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致、編號(hào)對(duì)應(yīng)。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）歸檔流程1.初步審核：培訓(xùn)管理部門對(duì)整理好的講師培訓(xùn)檔案資料進(jìn)行初步審核，檢查資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，確保符合歸檔要求。2.移交歸檔：經(jīng)初步審核無誤后，培訓(xùn)管理部門將紙質(zhì)檔案和電子檔案一并移交至公司檔案管理部門進(jìn)行歸檔保存。3.歸檔登記：檔案管理部門對(duì)接收的講師培訓(xùn)檔案進(jìn)行登記，記錄檔案的名稱、類別、數(shù)量、移交時(shí)間等信息，建立檔案管理臺(tái)賬。五、講師培訓(xùn)檔案的保管與存儲(chǔ)（一）保管要求1.安全保管：檔案管理部門應(yīng)確保講師培訓(xùn)檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。2.環(huán)境適宜：檔案存放環(huán)境應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，溫度和濕度適宜，避免檔案因環(huán)境因素受損。3.專人負(fù)責(zé)：指定專人負(fù)責(zé)講師培訓(xùn)檔案的保管工作，明確保管人員的職責(zé)和權(quán)限，確保檔案管理工作的專業(yè)性和規(guī)范性。（二）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照檔案類別和講師姓名順序排列，便于查找和取用。檔案柜應(yīng)配備鎖具，確保檔案的安全存放。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)檔案柜進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止檔案柜損壞影響檔案保存。2.電子檔案存儲(chǔ)電子檔案存儲(chǔ)在公司的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，采用冗余存儲(chǔ)和備份策略，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。建立電子檔案索引目錄，方便快速檢索和查詢電子檔案內(nèi)容。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行清理和維護(hù)，刪除過期或無用的文件，確保電子檔案存儲(chǔ)空間的合理利用。（三）保管期限1.短期保管：與當(dāng)年度培訓(xùn)授課直接相關(guān)的資料，如當(dāng)年度的授課記錄、學(xué)員評(píng)價(jià)等，保管期限為3年。2.中期保管：培訓(xùn)經(jīng)歷、教學(xué)成果、專業(yè)資質(zhì)與榮譽(yù)等資料，保管期限為5年。3.長(zhǎng)期保管：個(gè)人基本信息、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃等相對(duì)穩(wěn)定的資料，保管期限為10年及以上，直至講師離職后按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行處理。六、講師培訓(xùn)檔案的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱人力資源部門、培訓(xùn)管理部門、講師所在部門負(fù)責(zé)人及講師本人因工作需要，可查閱講師培訓(xùn)檔案。查閱時(shí)應(yīng)填寫《講師培訓(xùn)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門進(jìn)行查閱。2.外部查閱因特殊情況（如合作辦學(xué)、資質(zhì)審核等）需要向外部機(jī)構(gòu)提供講師培訓(xùn)檔案相關(guān)資料時(shí)，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意，并簽訂保密協(xié)議后，方可提供有限度的查閱。（二）使用規(guī)定1.僅限工作用途：查閱和使用講師培訓(xùn)檔案應(yīng)嚴(yán)格限于與工作相關(guān)的目的，不得用于個(gè)人私利或其他非工作目的。2.不得擅自復(fù)制：未經(jīng)檔案管理部門同意，查閱人員不得擅自復(fù)制講師培訓(xùn)檔案中的資料。如因工作需要確需復(fù)制部分資料，應(yīng)按照公司文件復(fù)制管理規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.保護(hù)隱私與機(jī)密：查閱人員在查閱過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案中的個(gè)人隱私信息和公司機(jī)密信息。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門。（三）查閱記錄1.查閱登記：檔案管理部門應(yīng)對(duì)每次查閱講師培訓(xùn)檔案的情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄查閱時(shí)間、查閱人員姓名、所在部門、查閱內(nèi)容、審批情況等信息。2.記錄保存：查閱登記記錄應(yīng)妥善保存，保存期限與講師培訓(xùn)檔案的保管期限一致，以備后續(xù)查詢和審計(jì)。七、講師培訓(xùn)檔案的更新與維護(hù)（一）定期更新1.每年更新：講師應(yīng)每年對(duì)個(gè)人培訓(xùn)檔案進(jìn)行一次全面梳理和更新，確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。2.動(dòng)態(tài)更新：在日常工作中，如發(fā)生培訓(xùn)經(jīng)歷變更、授課安排調(diào)整、教學(xué)成果新增等情況，講師應(yīng)及時(shí)將相關(guān)信息提交給培訓(xùn)管理部門，由培訓(xùn)管理部門負(fù)責(zé)更新講師培訓(xùn)檔案。（二）維護(hù)措施1.資料審核：培訓(xùn)管理部門在更新講師培訓(xùn)檔案時(shí)，應(yīng)對(duì)提交的資料進(jìn)行審核，確保資料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.數(shù)據(jù)備份：對(duì)更新后的電子檔案進(jìn)行及時(shí)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行相應(yīng)的整理和補(bǔ)充，確保檔案的連貫性和完整性。3.檔案清理：定期對(duì)講師培訓(xùn)檔案進(jìn)行清理，刪除過期或無用的資料，保持檔案的簡(jiǎn)潔性和有效性。八、講師培訓(xùn)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿：對(duì)于保管期限已滿且無需繼續(xù)保存的講師培訓(xùn)檔案，按照公司檔案銷毀規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.無保存價(jià)值：對(duì)于因特殊原因提前確定無保存價(jià)值的檔案資料，經(jīng)公司檔案管理部門審核和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程1.提出申請(qǐng)：檔案管理部門根據(jù)檔案保管期限和實(shí)際情況，定期對(duì)講師培訓(xùn)檔案進(jìn)行清查，提出銷毀申請(qǐng)，填寫《講師培訓(xùn)檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明擬銷毀檔案的名稱、類別、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.審核批準(zhǔn)：《講師培訓(xùn)檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司主管領(lǐng)導(dǎo)逐級(jí)審批同意后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀實(shí)施：檔案管理