?財務檔案臺賬管理制度總則目的為了加強公司財務檔案臺賬管理，確保財務檔案的完整性、準確性和安全性，便于財務檔案的查閱、使用和保管，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬子公司、分公司的財務檔案臺賬管理工作。基本原則1.真實性原則：財務檔案應如實反映公司的財務活動和經濟業務。2.完整性原則：涵蓋公司財務工作各個環節產生的各類檔案資料，不得遺漏。3.規范性原則：檔案的整理、歸檔、保管等工作應符合國家法律法規及公司相關規定的要求，做到規范有序。4.保密性原則：嚴格保護財務檔案的機密信息，防止信息泄露。財務檔案的分類與內容會計憑證類1.原始憑證：包括發票、收據、報銷單、借款單、銀行回單、出入庫單等各類證明經濟業務發生的原始單據。2.記賬憑證：根據審核無誤的原始憑證編制的，記錄經濟業務的會計分錄憑證。會計賬簿類1.總賬：按照會計科目分類登記全部經濟業務的賬簿。2.明細賬：對總賬科目作進一步分類，詳細記錄某一類經濟業務的賬簿，如應收賬款明細賬、應付賬款明細賬等。3.日記賬：按照經濟業務發生的時間順序逐日逐筆登記的賬簿，如現金日記賬、銀行存款日記賬。4.固定資產卡片：記錄公司固定資產詳細信息的卡片，包括資產名稱、型號、購置日期、原值、折舊等。財務報告類1.月度財務報表：包括資產負債表、利潤表、現金流量表等，反映公司月度財務狀況和經營成果。2.季度財務報表：在月度報表基礎上，更全面地展示公司季度財務情況的報表。3.年度財務報表：經審計的年度資產負債表、利潤表、現金流量表以及所有者權益變動表等，是公司年度財務狀況的綜合反映。4.財務分析報告：對公司財務數據進行分析，為管理層決策提供依據的報告，包括財務指標分析、財務趨勢分析、財務風險分析等內容。稅務資料類1.納稅申報表：公司每月、每季度、每年向稅務機關申報繳納稅款的報表，如增值稅納稅申報表、企業所得稅納稅申報表等。2.稅務審計報告：由稅務師事務所出具的，對公司稅務情況進行審計的報告。3.稅務發票領購、使用、繳銷記錄：記錄公司稅務發票的領購數量、開具情況、繳銷情況等。合同協議類1.借款合同：公司與金融機構或其他單位、個人簽訂的借款協議。2.投資合同：涉及公司對外投資事項的合同，如股權投資合同、債權投資合同等。3.采購合同：公司與供應商簽訂的購買商品或服務的合同。4.銷售合同：公司與客戶簽訂的銷售商品或提供服務的合同。5.租賃合同：公司租賃房屋、設備等資產的合同。其他財務資料類1.財務預算資料：包括年度財務預算、季度財務預算調整等相關資料。2.財務決算資料：年度終了后，對公司全年財務收支、經營成果等進行全面清理、核對和編制的資料。3.審計報告：由會計師事務所出具的年度審計報告、專項審計報告等。4.資產評估報告：對公司資產進行評估后出具的報告。5.財務制度文件：公司制定的各項財務管理制度、辦法、流程等文件。財務檔案臺賬的建立與登記臺賬建立1.財務部門應指定專人負責財務檔案臺賬的建立工作。2.根據財務檔案的分類，設立相應的臺賬目錄，包括檔案類別、檔案名稱、檔案編號、形成日期、保管期限、存放地點等欄目。檔案編號1.為便于財務檔案的管理和查找，應對每一份財務檔案進行編號。編號應具有唯一性和系統性。2.編號規則可根據公司實際情況制定，例如：采用年份+檔案類別代碼+順序號的方式。如2023KZ001，表示2023年會計憑證類第1號檔案。登記要求1.財務檔案形成后，檔案管理人員應及時將檔案的相關信息準確登記到臺賬中。登記內容應與檔案實際內容一致。2.登記過程中應認真核對檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息，確保臺賬記錄的準確性。3.對于電子檔案，還應登記電子檔案的存儲路徑、文件名等信息。財務檔案的整理與歸檔整理原則1.按照財務檔案的類別和形成時間順序進行整理，保持檔案的系統性和連貫性。2.對同一類檔案中的不同資料，應按照重要性和相關性進行排序。憑證整理1.原始憑證應按照經濟業務發生的時間順序，粘貼在記賬憑證后面，并在記賬憑證上注明所附原始憑證的張數。2.對于數量較多的同類原始憑證，可單獨裝訂成冊，并在記賬憑證上注明"附件另訂"及該附件的名稱和編號。3.記賬憑證應按照編號順序整理，檢查憑證的編號是否連續、附件是否齊全、會計分錄是否正確等。賬簿整理1.總賬、明細賬、日記賬等賬簿應在年度終了后，按照賬頁順序進行整理，去除空白頁和賬頁中的夾頁。2.在賬簿封面注明賬簿名稱、年度、賬簿編號等信息，并加蓋單位公章。3.對于活頁式賬簿，應將賬頁裝訂成冊，并按規定格式填寫賬簿啟用表和經管人員一覽表。財務報告整理1.月度、季度、年度財務報表應按照時間順序整理，檢查報表數據是否準確、簽章是否齊全。2.將財務分析報告與相應期間的財務報表一并整理歸檔。3.對于經審計的財務報告，應將審計報告及相關審計資料與財務報表一同歸檔。稅務資料整理1.納稅申報表應按照申報時間順序整理，裝訂成冊，并在封面上注明所屬期間、稅種等信息。2.稅務發票領購、使用、繳銷記錄應分類整理，形成完整的記錄冊。3.將稅務審計報告等相關稅務資料與納稅申報表等一并歸檔。合同協議整理1.各類合同協議應按照簽訂時間順序整理，檢查合同條款是否完整、雙方簽章是否齊全。2.將合同協議的正本和副本分別整理，對于重要合同可單獨編號并建立索引。3.涉及多頁的合同協議應加蓋騎縫章，并在首頁注明合同編號、簽訂日期、雙方當事人等信息。其他資料整理1.財務預算、決算資料應按照年度整理，檢查資料的完整性和準確性。2.審計報告、資產評估報告等應按照出具時間順序整理，與相關財務資料一并歸檔。3.財務制度文件應按照文件類別和發布時間順序整理，裝訂成冊并進行編號。歸檔要求1.整理好的財務檔案應及時歸檔，歸檔時應填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、數量、移交日期等信息，由移交人和接收人簽字確認。2.檔案應存放在專門的檔案柜或檔案庫房中，按照檔案類別和保管期限進行分類存放，便于查找和管理。3.對于電子檔案，應定期進行備份，并存儲在不同的介質上，如光盤、硬盤等，以防止數據丟失。同時，應建立電子檔案的索引目錄，便于快速查找和調用。財務檔案的保管保管期限1.財務檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。2.具體保管期限按照國家財政部、國家檔案局發布的《會計檔案管理辦法》執行。例如，會計憑證保管期限為30年，月度、季度財務報表保管期限為10年，年度財務報表（包括審計報告）保管期限為永久。保管環境1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應控制在適宜的范圍內，以防止檔案受潮、發霉、蟲蛀等。2.檔案庫房應配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設施，確保檔案的安全。3.檔案柜應擺放整齊，便于檔案的存放和查找。檔案柜應定期進行檢查和維護，確保其完好無損。保管人員職責1.檔案保管人員應負責財務檔案的日常保管工作，定期對檔案進行檢查、核對，確保檔案的安全和完整。2.嚴格遵守檔案保管制度，不得擅自將檔案帶出檔案庫房，不得擅自銷毀、涂改檔案。3.對于檔案的借閱、歸還等情況，應進行詳細登記，并及時跟蹤檔案的去向。4.發現檔案有損壞、丟失等情況時，應及時報告上級領導，并采取相應的措施進行處理。財務檔案的查閱與借閱查閱規定1.公司內部人員因工作需要查閱財務檔案時，應填寫《財務檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，經所在部門負責人簽字同意后，報財務部門負責人審批。2.財務部門應指定專人負責接待查閱人員，并提供必要的查閱條件。查閱人員應在指定地點查閱檔案，不得在檔案上涂改、標記、抽換等。3.查閱涉及機密的財務檔案時，查閱人員應嚴格遵守保密規定，不得泄露檔案內容。借閱規定1.公司內部人員因特殊原因需要借閱財務檔案時，應填寫《財務檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等信息，經所在部門負責人、財務部門負責人簽字同意后，報公司分管領導審批。2.借閱期限一般不得超過[x]個工作日，如需延長借閱期限，應重新辦理審批手續。3.借閱人員應妥善保管所借閱的檔案，不得轉借他人，不得在借閱檔案上進行任何形式的記錄或標記。4.借閱人員歸還檔案時，檔案保管人員應認真檢查檔案的完整性和準確性，如發現檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并要求借閱人員承擔相應的責任。查閱與借閱記錄1.財務部門應建立財務檔案查閱與借閱登記簿，對每一次查閱和借閱情況進行詳細記錄，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）內容、審批人等信息。2.查閱與借閱登記簿應妥善保管，以便日后查詢和核對。財務檔案的銷毀銷毀條件1.財務檔案保管期滿，且已無保存價值的，可以按照規定程序進行銷毀。2.對于涉及未了事項的原始憑證，如未結清的債權債務原始憑證等，應單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。銷毀程序1.由財務部門提出財務檔案銷毀申請，填寫《財務檔案銷毀申請表》，詳細列出擬銷毀檔案的名稱、數量、保管期限等信息，并說明銷毀理由。2.經財務部門負責人審核、公司分管領導審批后，成立由財務人員、審計人員等組成的檔案銷毀小組。3.檔案銷毀小組應對擬銷毀的檔案進行逐一核對，確保銷毀檔案的準確性和完整性。核對無誤后，在指定地點進行銷毀。4.銷毀過程中，應安排專人負責監銷，監銷人員應在銷毀清單上簽字確認。銷毀清單應包括檔案名稱、數量、銷毀日期等信息。5.銷毀完畢后，檔案銷毀小組應將銷毀情況報告公司領導，并將銷毀清單、審批文件等相關資料歸檔保存。監督與檢查監督部門公司內部審計部門負責對財務檔案臺賬管理工作進行定期監督檢查。檢查內容1.財務檔案的分類、整理、歸檔是否符合本制度的要求。2.財務檔案臺賬的建立與登記是否準確、及時。3.財務檔案的保管是否安全、完整，保管環境是否符合要求。4.財務檔案的查閱與借閱手續是否齊全，記錄是否完整。5.財務檔案的銷毀程序是否合規，銷毀記錄是否