部門文件存儲管理制度?總則目的為加強本部門文件存儲管理，確保文件的完整性、安全性和可追溯性，提高工作效率，特制定本制度。適用范圍本制度適用于本部門所有文件的存儲管理，包括但不限于紙質文件、電子文件、圖片、視頻等各類資料。職責分工1.文件管理專員負責文件的收集、整理、分類、編號、存儲和保管。建立文件存儲目錄和索引，確保文件查找方便快捷。定期對文件進行備份，防止文件丟失或損壞。對過期或無用文件進行清理和銷毀。2.各崗位員工負責及時將工作中產生的文件提交給文件管理專員。按照文件管理要求正確使用和保管文件，不得擅自修改、刪除或丟失文件。文件的分類與編號文件分類1.行政文件：包括公司規章制度、會議紀要、工作計劃、工作總結等。2.業務文件：與本部門業務相關的文件，如項目方案、合同協議、業務報告等。3.財務文件：財務報表、預算報告、費用報銷憑證等。4.人事文件：員工檔案、招聘資料、培訓記錄、績效考核文件等。5.其他文件：不屬于以上分類的其他文件，如宣傳資料、客戶資料等。文件編號1.編號規則文件編號采用[年份][部門代碼][流水號]的形式。年份為文件形成年份的后兩位數字。部門代碼由兩位字母組成，代表本部門名稱的縮寫。流水號為四位數字，按照文件產生的先后順序依次編號。2.示例：23MD0001，表示2023年本部門產生的第一份文件。文件的收集與整理文件收集1.各崗位員工應在文件形成后及時將文件提交給文件管理專員，確保文件的及時性和完整性。2.文件管理專員應定期對各崗位員工提交的文件進行檢查，如有遺漏或不符合要求的情況，及時通知相關員工補充或修改。文件整理1.文件管理專員收到文件后，應按照文件分類標準對文件進行分類。2.對每份文件進行編號，并在文件首頁右上角加蓋編號章。3.按照文件編號順序將文件排列整齊，放入相應的文件夾或存儲設備中。4.對于電子文件，應按照文件分類建立文件夾結構，并按照編號命名文件，確保文件名與文件編號一致。文件的存儲存儲方式1.紙質文件設立專門的文件柜，按照文件分類存放紙質文件。文件柜應貼上標簽，注明文件類別和編號范圍，便于查找。定期對文件柜進行清理和整理，保持文件存放整齊有序。2.電子文件使用服務器或專用存儲設備存儲電子文件，建立文件存儲目錄結構。按照文件分類和編號建立文件夾，將電子文件存儲在相應的文件夾中。對重要電子文件進行備份，備份存儲在不同的存儲介質上，并分別存儲在不同的地點。存儲環境1.紙質文件存儲環境文件柜應放置在干燥、通風、防火、防盜的房間內。保持文件柜清潔，防止文件受潮、發霉或被蟲蛀。2.電子文件存儲環境服務器和存儲設備應放置在專門的機房內，配備穩定的電源和空調設備。定期對服務器和存儲設備進行維護和檢查，確保設備正常運行。采取安全防護措施，防止電子文件被病毒感染、黑客攻擊或數據泄露。文件的借閱與使用文件借閱1.因工作需要借閱文件的員工，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱原因和歸還日期。2.《文件借閱申請表》經部門負責人審批后，交文件管理專員辦理借閱手續。3.文件管理專員按照申請表的要求提供文件，并在文件借閱登記本上記錄借閱人姓名、部門、文件名稱、編號、借閱日期和歸還日期。4.借閱人應妥善保管借閱的文件，不得轉借他人或擅自復印、修改、刪除文件內容。5.借閱人應在規定的歸還日期前歸還文件，如需延期歸還，應提前辦理續借手續。文件使用1.使用文件時，應在文件管理專員的監督下進行，不得擅自將文件帶出指定場所。2.使用完畢后，應及時將文件歸還文件管理專員，并確保文件完好無損。3.如需對文件進行復印、掃描或打印，應經文件管理專員同意，并在其監督下進行操作。文件的保密管理保密范圍1.涉及公司商業秘密、技術秘密、財務秘密、人事秘密等重要信息的文件。2.公司規定需要保密的其他文件。保密措施1.對保密文件進行標識，注明"保密"字樣，并采取相應的保密措施。2.限制保密文件的知悉范圍，只有經過授權的人員才能接觸和使用保密文件。3.對保密文件的存儲和傳輸進行加密處理，防止文件泄露。4.與接觸保密文件的人員簽訂保密協議，明確其保密義務和責任。5.定期對保密文件進行清查和盤點，確保保密文件的安全。文件的銷毀銷毀范圍1.過期、無用、重復的文件。2.已完成項目或業務不再需要的文件。3.因保密期限已過或其他原因需要銷毀的保密文件。銷毀程序1.文件管理專員定期對需要銷毀的文件進行清理和整理，填寫《文件銷毀申請表》，注明文件名稱、編號、數量、銷毀原因等信息。2.《文件銷毀申請表》經部門負責人審批后，交公司指定的銷毀機構進行銷毀。3.銷毀機構在銷毀文件時，應確保文件被徹底銷毀，無法恢復，并提供銷毀證明。4.文件管理專員將銷毀證明存檔，作為文件銷毀的記錄。文件的備份與恢復文件備份1.定期對重要文件進行備份，備份周期根據文件的重要程度和更新頻率確定，一般為每周或每月備份一次。2.備份存儲在不同的存儲介質上，如磁帶、光盤、移動硬盤等，并分別存儲在不同的地點。3.對備份文件進行編號和標識，注明備份日期、文件名稱、編號等信息，以便于查找和恢復。文件恢復1.當文件出現丟失、損壞或其他問題需要恢復時，由文件管理專員負責進行恢復操作。2.文件管理專員根據備份記錄，選擇合適的備份介質進行文件恢復，并確保恢復后的文件與原文件一致。3.在文件恢復過程中，如發現備份文件也存在問題，應及時查找原因并采取相應的解決措施，如重新備份或從其他渠道獲取文件。監督與檢查定期檢查1.文件管理專員每月對文件存儲情況進行一次自查，檢查文件的分類、編號、存儲、借閱等情況是否符合規定。2.部門負責人每季度對文件管理工作進行一次檢查，發現問題及時督促文件管理專員進行整改。不定期抽查1.公司行政部門不定期對本部門文件管理工作進行抽查，檢查文件管理制度的執行情況和文件的完整性、安全性。2.對于抽查中發現的問題，應及時下達整改通知，要求本部門限期整改，并將整改情況上報公司行政部門。附則解釋權本制度由本部門負責解釋。修訂與廢止