鋼錠出口訂單管理制度?總則目的為規范公司鋼錠出口訂單的管理流程，提高訂單執行效率，確保訂單按時、按質、按量完成，保障公司利益，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司所有鋼錠出口訂單的管理，包括訂單的接收、評審、下達、執行、跟蹤、交付及售后服務等全過程。基本原則1.合規性原則：嚴格遵守國家法律法規、國際貿易規則以及相關行業標準，確保訂單操作合法合規。2.客戶導向原則：以客戶需求為出發點，提供優質的產品和服務，滿足客戶期望，提高客戶滿意度。3.流程規范原則：明確各環節的操作流程和職責分工，確保訂單管理工作有序進行。4.風險防控原則：對訂單執行過程中的各類風險進行識別、評估和控制，降低公司經營風險。訂單接收與評審訂單接收1.客戶咨詢：市場部門負責接收客戶關于鋼錠出口的咨詢信息，包括產品規格、數量、價格、交貨期等要求，并及時記錄在客戶咨詢登記表中。2.意向訂單：對于有合作意向的客戶，市場部門應與客戶進一步溝通，獲取詳細的訂單需求信息，形成意向訂單。意向訂單應包括但不限于客戶名稱、產品規格、數量、價格、交貨期、包裝要求、運輸方式等內容。3.正式訂單：客戶確認意向訂單后，市場部門應及時將其轉化為正式訂單。正式訂單應加蓋客戶公章或合同專用章，并以書面、電子郵件等形式發送至公司相關部門。訂單評審1.評審組織：由市場部門牽頭，組織銷售、技術、生產、質量、物流等相關部門對訂單進行評審。2.評審內容技術要求評審：技術部門負責對訂單中的產品規格、質量標準、技術要求等進行評審，確保公司具備生產能力和技術條件。生產能力評審：生產部門根據訂單數量、交貨期等要求，評估公司的生產能力和設備狀況，判斷是否能夠按時完成訂單生產任務。質量要求評審：質量部門依據訂單質量標準，制定相應的質量控制計劃，確保產品質量符合客戶要求。成本效益評審：財務部門對訂單的成本進行核算，評估訂單的經濟效益，確保訂單具有合理的利潤空間。交貨期評審：物流部門根據訂單交貨期要求，結合公司生產計劃和運輸安排，評估是否能夠按時交貨。3.評審結果處理可行訂單：經過評審，若訂單各項要求均能滿足，評審小組應出具訂單評審報告，明確訂單可行，并將訂單下達至相關部門執行。整改訂單：對于部分要求需要整改的訂單，評審小組應提出整改意見，由市場部門與客戶溝通協商，達成一致后，重新進行評審。不可行訂單：若訂單存在重大問題無法滿足客戶要求，評審小組應出具不可行訂單報告，說明原因，并由市場部門及時與客戶溝通，協商解決方案或終止合作。訂單下達訂單分配1.訂單評審通過后，市場部門應根據訂單產品規格、數量、交貨期等信息，將訂單分配至生產部門。生產部門應根據訂單要求，合理安排生產計劃，明確各生產環節的時間節點和責任人。2.對于涉及多品種、小批量的訂單，生產部門可根據實際情況進行合并生產，但應確保每個訂單的產品質量和交貨期不受影響。任務下達1.生產部門接到訂單后，應將生產任務分解為具體的工序任務，下達至各生產車間或班組。同時，應明確各工序的質量標準、生產數量、完成時間等要求。2.生產車間或班組接到生產任務后，應組織員工進行生產前的準備工作，包括設備調試、原材料檢驗、人員培訓等，確保生產任務能夠順利進行。訂單執行生產計劃執行1.生產部門應按照下達的生產計劃組織生產，嚴格控制生產進度，確保訂單按時完成。生產過程中，應加強現場管理，及時解決生產中出現的問題，保證生產秩序正常。2.各生產車間或班組應每日匯報生產進度，生產部門應定期召開生產調度會議，協調解決生產過程中的困難和問題，確保生產計劃的順利執行。質量控制1.質量部門應按照訂單質量標準和公司質量管理體系要求，對生產過程進行全程質量監控。制定質量檢驗計劃，明確檢驗項目、檢驗方法、檢驗頻次等內容，并嚴格按照計劃進行檢驗。2.生產車間或班組應加強自檢和互檢工作，確保產品質量符合要求。對于檢驗不合格的產品，應及時進行返工或報廢處理，嚴禁不合格產品流入下一道工序或交付客戶。成本控制1.財務部門應加強訂單成本核算和控制，對生產過程中的各項費用進行監控和分析，確保訂單成本在預算范圍內。2.生產部門應優化生產流程，提高生產效率，降低生產成本。合理控制原材料消耗，加強設備維護保養，降低設備故障率，減少維修費用。訂單跟蹤內部跟蹤1.市場部門負責定期跟蹤訂單執行情況，及時了解生產進度、質量狀況、交貨期等信息，并向客戶反饋。對于客戶提出的問題和要求，應及時協調相關部門解決，并將處理結果及時告知客戶。2.生產部門應建立訂單跟蹤臺賬，詳細記錄訂單生產進度、質量檢驗情況、設備運行狀況等信息。每日更新臺賬內容，并向市場部門報送訂單執行日報。3.質量部門應定期向市場部門提供訂單產品質量檢驗報告，及時反饋質量問題及處理情況。外部跟蹤1.市場部門應與客戶保持密切溝通，及時了解客戶需求變化和對訂單執行情況的意見。對于客戶提出的變更要求，應按照訂單變更管理流程進行處理。2.物流部門應及時跟蹤訂單貨物的運輸情況，確保貨物按時、安全送達客戶指定地點。如遇運輸延誤等問題，應及時與客戶溝通，并采取相應的解決措施。訂單交付交付準備1.生產部門在訂單產品生產完成并檢驗合格后，應及時通知物流部門安排發貨。物流部門應根據訂單要求，做好貨物包裝、標識、運輸安排等發貨準備工作。2.發貨前，物流部門應對貨物進行全面檢查，確保貨物數量、規格、質量等與訂單要求一致。同時，應辦理好相關的發貨手續，如報關、報檢等。交付實施1.物流部門應按照客戶要求的運輸方式和交貨期，及時將貨物發運至客戶指定地點。在運輸過程中，應采取必要的防護措施，確保貨物安全無損。2.貨物交付后，物流部門應及時將發貨信息反饋給市場部門和客戶，并取得客戶的簽收憑證。簽收憑證應妥善保存，作為訂單交付的證明文件。售后服務客戶反饋處理1.市場部門負責收集客戶對產品的反饋意見，包括質量問題、使用問題、售后服務需求等。對于客戶反饋的問題，應及時進行記錄，并分類整理后轉交給相關部門處理。2.相關部門接到客戶反饋問題后，應在規定時間內進行調查核實，并提出解決方案。對于質量問題，應按照質量事故處理流程進行處理；對于使用問題，應及時為客戶提供技術支持和解決方案。質量問題處理1.若客戶反饋產品存在質量問題，質量部門應立即組織相關人員進行調查分析，確定問題原因和責任歸屬。2.根據質量問題的嚴重程度，制定相應的處理措施，如換貨、補貨、維修、退款等。處理措施應及時告知客戶，并確保客戶滿意。3.對于因質量問題給客戶造成的損失，公司應按照相關規定進行賠償。同時，應組織相關部門對質量問題進行整改，防止類似問題再次發生。客戶滿意度調查1.市場部門應定期開展客戶滿意度調查，了解客戶對公司產品和服務的滿意度情況。調查方式可采用問卷調查、電話訪談、現場走訪等形式。2.對客戶滿意度調查結果進行分析總結，找出存在的問題和不足之處，并制定相應的改進措施。將改進措施落實到具體部門和責任人，跟蹤改進效果，不斷提高客戶滿意度。訂單變更管理變更申請1.客戶提出訂單變更要求時，市場部門應及時與客戶溝通，了解變更原因和具體內容，并填寫訂單變更申請表。訂單變更申請表應包括訂單編號、變更內容、變更原因、預計影響等信息。2.市場部門將訂單變更申請表提交給相關部門進行評審，評審流程與訂單評審流程相同。變更審批1.相關部門對訂單變更申請進行評審后，根據評審結果出具訂單變更評審報告。若變更申請可行，應明確變更后的訂單要求和執行時間，并報公司領導審批。2.公司領導審批通過后，市場部門應及時將變更信息通知客戶，并與客戶簽訂變更協議。變更協議應明確變更后的訂單內容、價格、交貨期等條款。變更執行1.各相關部門根據變更后的訂單要求，調整生產計劃、質量控制計劃、成本預算等，并組織實施變更后的訂單生產任務。2.生產部門應及時將訂單變更信息傳達給各生產車間或班組，確保員工了解變更內容，調整生產操作。訂單風險管理風險識別1.市場部門、生產部門、質量部門、物流部門等相關人員應定期對訂單執行過程中的風險進行識別，包括市場風險、生產風險、質量風險、物流風險、法律風險等。2.采用風險矩陣、頭腦風暴等方法，對識別出的風險進行評估，確定風險發生的可能性和影響程度。風險應對1.根據風險評估結果，制定相應的風險應對措施。對于高風險事件，應制定專項應對方案，明確責任人和應對時間節點。2.定期對風險應對措施的執行情況進行檢查和評估，及時調整應對策略，確保風險得到有效控制。文檔管理訂單文檔分類1.訂單文檔主要包括訂單合同、訂單評審報告、生產計劃、質量檢驗報告、發貨憑證、客戶反饋記錄、訂單變更記錄等。2.按照文檔類型和時間順序對訂單文檔進行分類歸檔，建立電子和紙質檔案，便于查詢和管理。文檔保存期限1.訂單合同等重要文檔應長期保存，以備查閱和審計。2.其他訂單文檔的保存期限應根據相關法律法規和公司規定執行，一般不少于[X]年。文檔查閱與借閱1.公司內部人員因工作需要查閱