軟件服務(wù)采購管理制度?目的為規(guī)范公司軟件服務(wù)采購行為，確保采購活動的公平、公正、公開，提高采購效率，保證軟件服務(wù)質(zhì)量，滿足公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門軟件服務(wù)采購活動，包括但不限于軟件系統(tǒng)開發(fā)、軟件維護、軟件測試、軟件技術(shù)支持等服務(wù)的采購。基本原則1.合法性原則：軟件服務(wù)采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.效益原則：在滿足公司業(yè)務(wù)需求的前提下，力求降低采購成本，提高采購效益。3.公平競爭原則：營造公平、公正的市場競爭環(huán)境，鼓勵符合條件的供應(yīng)商參與競爭。4.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇提供高質(zhì)量軟件服務(wù)的供應(yīng)商，確保采購的軟件服務(wù)能夠滿足公司業(yè)務(wù)要求。5.誠實守信原則：采購活動各方應(yīng)誠實守信，嚴格履行合同約定。職責分工采購部門1.負責軟件服務(wù)采購項目的整體規(guī)劃與組織實施。2.制定采購計劃，明確采購需求、采購方式、采購預算等。3.組織開展供應(yīng)商篩選、招標、談判等采購活動。4.簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。5.協(xié)調(diào)解決采購過程中的相關(guān)問題。使用部門1.提出軟件服務(wù)采購需求，詳細描述業(yè)務(wù)功能、性能要求、技術(shù)指標等。2.參與采購需求的評審，提供專業(yè)意見和建議。3.協(xié)助采購部門進行供應(yīng)商考察、評估等工作。4.負責驗收采購的軟件服務(wù)，確保符合業(yè)務(wù)需求。財務(wù)部門1.參與采購預算的編制與審核。2.負責采購資金的支付與核算。3.對采購成本進行分析與控制。技術(shù)部門1.對采購的軟件服務(wù)進行技術(shù)評估，提供技術(shù)方面的專業(yè)支持。2.協(xié)助使用部門制定技術(shù)要求和驗收標準。3.參與軟件服務(wù)采購項目的驗收工作。采購流程需求提出1.使用部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，填寫《軟件服務(wù)采購需求申請表》，詳細說明采購軟件服務(wù)的名稱、功能描述、技術(shù)要求、服務(wù)期限、預算金額等內(nèi)容，并提交部門負責人審核。2.部門負責人對需求的合理性、必要性進行審核，簽署意見后提交采購部門。需求評審1.采購部門收到《軟件服務(wù)采購需求申請表》后，組織使用部門、技術(shù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員進行需求評審。2.評審人員從業(yè)務(wù)需求、技術(shù)可行性、預算合理性等方面進行評估，提出修改意見和建議。3.使用部門根據(jù)評審意見對需求進行修改完善，再次提交采購部門。采購計劃制定1.采購部門根據(jù)評審通過的需求，結(jié)合公司實際情況和采購政策，制定軟件服務(wù)采購計劃。2.采購計劃應(yīng)明確采購項目名稱、采購內(nèi)容、采購方式、采購預算、時間進度安排等內(nèi)容。3.采購計劃經(jīng)采購部門負責人審核后，報公司領(lǐng)導審批。供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選采購部門通過多種渠道收集軟件服務(wù)供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商庫。根據(jù)采購需求，從供應(yīng)商庫中篩選出符合條件的供應(yīng)商，并向其發(fā)出詢價邀請。2.供應(yīng)商評估采購部門組織相關(guān)人員對供應(yīng)商進行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽、技術(shù)能力、服務(wù)水平、價格優(yōu)勢等。可以通過實地考察、查閱資料、參考過往業(yè)績等方式進行評估。3.供應(yīng)商確定根據(jù)評估結(jié)果，采購部門確定入圍供應(yīng)商名單，并與其進行商務(wù)談判。談判內(nèi)容包括軟件服務(wù)價格、服務(wù)條款、交付時間、售后服務(wù)等。談判達成一致后，確定最終供應(yīng)商。采購實施1.采購方式選擇根據(jù)采購項目的特點和金額大小，選擇合適的采購方式，如公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購等。公開招標適用于采購金額較大、技術(shù)復雜、潛在供應(yīng)商較多的項目；邀請招標適用于具有特定資格要求或受項目條件限制的項目；競爭性談判適用于技術(shù)復雜或性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或具體要求的項目；單一來源采購適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的項目。2.招標/談判文件編制采購部門根據(jù)采購需求和采購方式，編制招標/談判文件。招標/談判文件應(yīng)明確采購項目的技術(shù)要求、商務(wù)條款、評標/談判標準等內(nèi)容。3.發(fā)布招標/談判公告對于公開招標項目，采購部門在指定媒體上發(fā)布招標公告；對于邀請招標、競爭性談判等項目，向入圍供應(yīng)商發(fā)出招標/談判邀請。4.開標/談判按照規(guī)定的時間和地點進行開標/談判活動。開標時，供應(yīng)商應(yīng)提交投標文件，采購部門對投標文件進行評審；談判時，采購部門與供應(yīng)商就采購事項進行協(xié)商談判。5.中標/成交供應(yīng)商確定根據(jù)評標/談判結(jié)果，確定中標/成交供應(yīng)商，并向其發(fā)出中標/成交通知書。合同簽訂1.采購部門與中標/成交供應(yīng)商簽訂軟件服務(wù)采購合同。2.合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、軟件服務(wù)內(nèi)容、價格、交付時間、驗收標準、售后服務(wù)等條款。3.合同簽訂前，應(yīng)提交法律部門進行審核，確保合同合法合規(guī)。合同執(zhí)行與驗收1.合同執(zhí)行供應(yīng)商按照合同約定提供軟件服務(wù)，采購部門負責跟蹤合同執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。使用部門應(yīng)積極配合供應(yīng)商，提供必要的支持和協(xié)助。2.驗收軟件服務(wù)完成后，使用部門組織技術(shù)部門、采購部門等相關(guān)人員進行驗收。驗收人員按照合同約定和驗收標準對軟件服務(wù)進行檢查，包括功能測試、性能測試、安全測試等。驗收合格后，填寫《軟件服務(wù)驗收報告》；驗收不合格的，應(yīng)要求供應(yīng)商限期整改，直至驗收合格。付款1.財務(wù)部門根據(jù)合同約定和驗收情況，辦理軟件服務(wù)采購款項的支付手續(xù)。2.付款前，采購部門應(yīng)提供相關(guān)的發(fā)票、驗收報告等資料，經(jīng)財務(wù)部門審核無誤后付款。采購預算管理預算編制1.使用部門根據(jù)軟件服務(wù)采購需求，結(jié)合市場價格情況，編制采購預算草案。2.采購預算草案應(yīng)包括采購項目名稱、采購內(nèi)容、預算金額、資金來源等內(nèi)容。3.采購部門對預算草案進行匯總審核，結(jié)合公司財務(wù)狀況和采購政策，編制采購預算方案。預算審批1.采購預算方案經(jīng)采購部門負責人審核后，報公司領(lǐng)導審批。2.公司領(lǐng)導根據(jù)公司戰(zhàn)略規(guī)劃、業(yè)務(wù)需求和資金狀況，對采購預算進行審批。預算執(zhí)行與控制1.采購部門嚴格按照批準的采購預算執(zhí)行采購活動，不得擅自突破預算。2.在采購過程中，如因特殊原因需要調(diào)整預算，應(yīng)按照預算審批程序重新辦理審批手續(xù)。3.財務(wù)部門對采購預算執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。采購風險管理風險識別1.采購部門會同相關(guān)部門對軟件服務(wù)采購過程中可能存在的風險進行識別，包括但不限于供應(yīng)商違約風險、質(zhì)量風險、價格風險、技術(shù)風險、法律風險等。2.對識別出的風險進行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。風險應(yīng)對措施1.供應(yīng)商違約風險在合同中明確供應(yīng)商的違約責任和賠償條款。加強對供應(yīng)商的監(jiān)督和管理，定期評估供應(yīng)商的履約情況。建立供應(yīng)商違約預警機制，及時發(fā)現(xiàn)并解決潛在問題。2.質(zhì)量風險明確軟件服務(wù)的質(zhì)量標準和驗收要求。在采購合同中約定質(zhì)量保證條款和質(zhì)量保證金。加強驗收環(huán)節(jié)的管理，確保軟件服務(wù)質(zhì)量符合要求。3.價格風險開展市場調(diào)研，了解軟件服務(wù)價格動態(tài)。采用多種采購方式，引入競爭機制，降低采購價格。在合同中約定價格調(diào)整條款，應(yīng)對價格波動風險。4.技術(shù)風險要求供應(yīng)商提供詳細的技術(shù)方案和技術(shù)支持承諾。組織技術(shù)專家對技術(shù)方案進行評審，確保技術(shù)可行性。在項目實施過程中，加強技術(shù)溝通與協(xié)調(diào)，及時解決技術(shù)問題。5.法律風險合同簽訂前，提交法律部門進行審核，確保合同合法合規(guī)。加強對法律法規(guī)的學習和研究，提高法律意識。在采購過程中，咨詢專業(yè)法律意見，防范法律風險。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對軟件服務(wù)采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購資金的使用情況等。2.對審計中發(fā)現(xiàn)的問題，提出整改意見和建議，督促相關(guān)部門進行整改。采購部門自查1.采購部門定期對本部門的采購活動進行自查，總結(jié)經(jīng)驗教訓，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.自查內(nèi)容包括采購流程執(zhí)行情況、供應(yīng)商管理情況、采購合同管理情況等。投訴處理1.任何部門或個人對軟件服務(wù)采購活動中的違規(guī)行為有權(quán)進行投訴。2.公司設(shè)立投訴受理渠道，明確投訴處理流程和責任部門。3.投訴處理部門對投訴事項進行調(diào)查核實，根據(jù)