行政設備設施管理制度?一、總則（一）目的為加強公司行政設備設施的管理，確保設備設施的正常運行，提高使用效率，保障公司各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有行政設備設施，包括但不限于辦公家具、辦公設備、通訊設備、運輸車輛、消防設備、安防設備等。（三）管理原則1.統一管理原則：公司行政設備設施由行政部門統一規劃、采購、調配、維護和管理。2.合理配置原則：根據公司業務需求和實際情況，合理配置設備設施，提高資源利用效率。3.規范使用原則：全體員工應按照規定的操作流程和方法使用設備設施，確保安全、正常運行。4.定期維護原則：建立健全設備設施維護保養制度，定期對設備設施進行檢查、維護和保養，及時排除故障，延長使用壽命。5.責任追究原則：對因使用不當、保管不善等原因造成設備設施損壞、丟失的，追究相關人員的責任。二、設備設施采購管理（一）采購需求申請1.各部門根據工作需要，填寫《行政設備設施采購申請表》，詳細說明采購設備設施的名稱、規格、型號、數量、用途等信息，并提交至行政部門。2.行政部門對各部門提交的采購申請進行匯總、審核，結合公司實際情況和預算安排，提出采購建議，報公司領導審批。（二）采購流程1.經公司領導審批同意后，行政部門負責組織采購工作。采購方式包括招標采購、詢價采購、競爭性談判采購等，具體采購方式根據采購金額和性質確定。2.行政部門根據采購方式，制定采購方案，發布采購信息，組織供應商報名、投標或報價。3.行政部門對供應商的資質、信譽、產品質量、價格等進行綜合評估，選擇合適的供應商簽訂采購合同。4.采購合同簽訂后，行政部門負責跟蹤采購進度，確保設備設施按時、按質、按量到貨。5.設備設施到貨后，行政部門組織相關人員進行驗收。驗收內容包括設備設施的規格、型號、數量、質量、外觀等，驗收合格后方可辦理入庫手續。（三）采購預算管理1.行政部門根據公司年度工作計劃和預算安排，編制行政設備設施采購預算，報公司領導審批。2.采購預算一經批準，必須嚴格執行。如因特殊情況需要調整采購預算，應按照規定的程序報公司領導審批。3.行政部門應加強對采購預算執行情況的監督和檢查，確保采購費用控制在預算范圍內。三、設備設施資產管理（一）資產登記1.行政部門對采購入庫的設備設施進行詳細登記，建立《行政設備設施資產臺賬》，記錄設備設施的名稱、規格、型號、數量、購置日期、使用部門、存放地點等信息。2.對每臺設備設施賦予唯一的資產編號，并在設備設施上粘貼資產標識牌，以便于識別和管理。（二）資產調配1.根據工作需要，行政部門可以對公司內的設備設施進行調配。各部門之間如需調配設備設施，應填寫《行政設備設施調配申請表》，經行政部門審核、公司領導審批后，辦理調配手續。2.設備設施調配后，行政部門應及時更新《行政設備設施資產臺賬》，確保資產信息的準確性。（三）資產清查1.行政部門定期對公司行政設備設施進行清查盤點，每年至少進行一次全面清查。清查內容包括設備設施的數量、質量、使用狀況、存放地點等。2.在清查過程中，如發現設備設施存在損壞、丟失、閑置等情況，應及時查明原因，采取相應的措施進行處理。3.清查結束后，行政部門應編制《行政設備設施清查報告》，上報公司領導，并對清查中發現的問題提出整改建議。（四）資產報廢1.對于已無法正常使用或已達到報廢年限的設備設施，使用部門應填寫《行政設備設施報廢申請表》，詳細說明報廢原因和設備設施的基本情況，并提交至行政部門。2.行政部門組織相關人員對申請報廢的設備設施進行技術鑒定，確認符合報廢條件后，報公司領導審批。3.經公司領導審批同意后，行政部門負責辦理設備設施的報廢手續，并在《行政設備設施資產臺賬》中予以核銷。4.報廢設備設施的殘值收入應及時上繳公司財務部門，統一核算管理。四、設備設施使用管理（一）使用培訓1.新購置的設備設施到貨后，行政部門應組織相關人員進行使用培訓，使使用人員熟悉設備設施的性能、操作方法、維護保養要求等。2.使用人員應認真參加培訓，掌握設備設施的正確使用方法，未經培訓不得擅自操作設備設施。（二）使用規范1.全體員工應按照規定的操作流程和方法使用設備設施，嚴禁違規操作。2.使用設備設施時，應注意保持設備設施的清潔衛生，定期進行擦拭和保養。3.設備設施使用完畢后，應及時關閉電源、水源等，妥善保管好設備設施。4.嚴禁在設備設施上亂涂亂畫、張貼標識等，不得擅自拆卸、改裝設備設施。（三）使用記錄1.使用部門應建立設備設施使用記錄臺賬，詳細記錄設備設施的使用時間、使用人員、使用情況等信息。2.使用記錄應真實、準確、完整，定期進行整理和歸檔，以備查閱。五、設備設施維護管理（一）維護計劃1.行政部門根據設備設施的使用情況和維護保養要求，制定年度設備設施維護計劃，明確維護內容、維護時間、維護責任人等。2.維護計劃應報公司領導審批后實施，并根據實際情況進行調整和完善。（二）日常維護1.使用人員負責設備設施的日常維護，包括清潔、潤滑、緊固、檢查等工作，發現問題及時報告行政部門。2.行政部門定期對設備設施進行巡檢，及時發現和解決設備設施存在的問題，確保設備設施正常運行。（三）定期維護1.行政部門按照維護計劃，組織專業維修人員對設備設施進行定期維護，包括設備設施的全面檢查、調試、保養、維修等工作。2.定期維護后，應填寫《行政設備設施維護記錄》，記錄維護情況和更換的零部件等信息。（四）故障維修1.設備設施發生故障時，使用人員應及時報告行政部門，行政部門組織專業維修人員進行維修。2.維修人員應在接到維修通知后及時到達現場，查明故障原因，制定維修方案，盡快排除故障。3.對于重大故障或維修難度較大的問題，行政部門應及時組織相關人員進行會診，采取有效的解決措施。4.維修完成后，維修人員應填寫《行政設備設施維修記錄》，詳細記錄故障原因、維修過程、更換的零部件等信息，并由使用人員簽字確認。六、設備設施安全管理（一）安全制度1.建立健全設備設施安全管理制度，明確安全責任，確保設備設施的安全運行。2.安全制度應包括設備設施操作規程、安全檢查制度、事故應急預案等內容。（二）安全培訓1.行政部門定期組織設備設施安全培訓，提高全體員工的安全意識和操作技能。2.安全培訓內容應包括設備設施的安全操作規程、安全注意事項、事故案例分析等。（三）安全檢查1.行政部門定期對設備設施進行安全檢查，及時發現和消除安全隱患。2.安全檢查內容包括設備設施的運行狀況、安全防護裝置、電氣系統、消防設施等。3.對檢查中發現的安全隱患，應立即下達整改通知書，責令相關部門和人員限期整改。（四）事故應急處理1.制定設備設施事故應急預案，明確事故應急處理流程和責任分工。2.發生設備設施事故時，應立即啟動應急預案，迅速采取措施進行救援和處理，最大限度地減少事故損失。3.事故處理結束后，應及時對事故原因進行調查分析，總結經驗教訓，提出改進措施，防止類似事故再次發生。七、設備設施檔案管理（一）檔案內容1.行政設備設施檔案應包括設備設施的采購合同、發票、驗收報告、資產臺賬、維護記錄、維修記錄、報廢申請及審批文件等相關資料。2.檔案資料應真實、完整、準確，能夠反映設備設施的整個生命周期。（二）檔案整理1.行政部門指定專人負責設備設施檔案的整理和歸檔工作，按照檔案管理的要求，對檔案資料進行分類、編號、裝訂。2.檔案整理應做到規范、整齊、有序，便于查閱和管理。（三）檔案保管1.設備設施檔案應妥善保管，存放于專門的檔案柜中，確保檔案資料的安全和完整。2.檔案保管期限應按照國家有關規定執行，對于重要的檔案資料應長期保存。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱設備設施檔案的，應填寫《行政設備設施檔案查閱申請表》，經行政部門負責人審批后，方可查閱。2.查閱檔案時，應在檔案管