餐飲貨物訂貨管理制度?總則1.目的為了規范餐飲貨物訂貨流程，確保訂貨的準確性、及時性和合理性，保障餐飲業務的正常運營，降低成本，提高經濟效益，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司旗下所有餐飲門店的貨物訂貨管理。3.基本原則按需訂貨原則：根據餐飲門店的實際經營情況、庫存狀況以及預估的銷售需求，合理確定訂貨數量，避免盲目訂貨和庫存積壓。質量優先原則：所訂貨物必須符合國家相關質量標準和餐飲行業要求，優先選擇優質供應商，確保食品安全和菜品質量。成本控制原則：在保證貨物質量的前提下，通過優化訂貨流程、比較供應商價格、批量采購等方式，降低采購成本，提高資金使用效率。信息準確原則：訂貨過程中涉及的各類信息，如貨物名稱、規格、數量、價格、交貨時間等必須準確無誤，確保訂單的順利執行和后續的庫存管理、成本核算等工作的準確性。訂貨流程1.需求預測銷售數據分析：各餐飲門店每日營業結束后，由收銀員或相關統計人員對當日的菜品銷售數據進行統計分析，包括菜品名稱、銷售數量、銷售額等信息。同時，結合過去一周、一個月、一個季度等不同時間段的銷售數據，分析菜品的銷售趨勢，如哪些菜品銷量呈上升趨勢，哪些菜品銷量逐漸下降等。庫存盤點：倉庫管理人員定期（每周或每兩周）對店內的貨物庫存進行盤點，記錄各類貨物的現有庫存數量、保質期等信息。盤點過程中要確保賬實相符，對于盤盈、盤虧的情況要及時查明原因并進行處理。預估銷售需求：根據銷售數據分析和庫存盤點結果，結合季節變化、節假日、特殊活動等因素，由門店店長或廚師長組織相關人員對未來一段時間內（一般為一周或兩周）各類貨物的銷售需求進行預估。預估時要充分考慮到不同菜品的受歡迎程度、預計客流量、食材的季節性供應等因素，力求準確合理。2.訂單生成填寫訂貨單：根據需求預測結果，由門店指定的訂貨人員填寫訂貨單。訂貨單應詳細列出所需貨物的名稱、規格、數量、單價、總價等信息，確保字跡清晰、內容準確。對于有特殊要求的貨物，如特定品牌、質量等級等，要在訂貨單上明確注明。審核訂貨單：訂貨單填寫完成后，先由門店店長或廚師長進行初步審核。審核內容包括訂貨數量是否合理、貨物規格是否符合要求、單價是否與市場價格相符等。審核通過后，將訂貨單提交給公司采購部門。3.采購審批采購部門初審：公司采購部門收到門店提交的訂貨單后，首先對訂貨單的格式、內容完整性等進行審核。然后，根據公司的采購政策和庫存狀況，對訂貨的必要性、合理性進行初步評估。對于一些常規貨物，采購部門可以根據歷史采購數據和庫存水平直接進行審批；對于金額較大或特殊的訂貨需求，采購部門需要進一步核實相關信息，并與門店溝通確認。財務部門審核：財務部門對訂貨單的金額進行審核，確保訂貨資金在預算范圍內。同時，審核訂貨的付款方式、付款期限等是否符合公司財務規定。如果訂貨金額超出預算或付款條件存在問題，財務部門應及時與采購部門和門店溝通協調，提出修改意見。管理層審批：經過采購部門初審和財務部門審核后的訂貨單，提交給公司管理層進行最終審批。管理層根據公司的整體經營策略、資金狀況、市場情況等因素，對訂貨單進行全面評估和決策。對于重大的訂貨決策，管理層可能需要召開專門會議進行討論和研究。4.供應商選擇與采購供應商篩選：采購部門根據公司的供應商管理體系，從合格供應商名單中選擇合適的供應商進行采購。在選擇供應商時，要綜合考慮供應商的信譽、產品質量、價格水平、交貨期、售后服務等因素。對于新的采購項目或有特殊要求的貨物，采購部門可以通過市場調研、同行推薦、網絡搜索等方式，尋找潛在的供應商，并進行資質審核和實地考察。詢價與報價：采購人員向選定的供應商發送詢價函，明確告知所需貨物的名稱、規格、數量、質量要求、交貨時間等信息，要求供應商在規定時間內給出報價。供應商報價后，采購人員要對不同供應商的報價進行比較分析，評估其價格合理性。同時，要考慮到供應商的綜合實力和信譽，不能僅僅以價格作為唯一的選擇標準。簽訂采購合同：在確定供應商和采購價格后，采購部門與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括貨物的名稱、規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、付款方式、售后服務等條款。合同簽訂前，要確保合同條款符合公司的利益和法律法規要求，避免出現合同糾紛。訂單下達與跟蹤：采購合同簽訂后，采購人員及時將訂單下達給供應商，并要求供應商確認訂單接收情況。在訂單執行過程中，采購人員要定期與供應商溝通，跟蹤貨物的生產進度、運輸情況等，確保供應商能夠按時、按質、按量交貨。如發現供應商存在交貨延遲、貨物質量問題等情況，采購人員要及時與供應商協商解決，并采取相應的措施，如催促交貨、要求換貨、扣除違約金等，以保障公司的利益。5.到貨驗收驗收準備：在貨物預計到貨前，倉庫管理人員要做好驗收準備工作，包括清理驗收場地、準備驗收工具（如磅秤、卡尺、檢驗報告等）、安排驗收人員等。同時，要根據采購合同和訂貨單的要求，明確貨物的驗收標準和方法。數量驗收：貨物到貨后，驗收人員首先對貨物的數量進行核對。按照送貨單或發票上的數量，逐一清點貨物的實際數量，確保數量準確無誤。如發現數量短缺或溢余，要及時與供應商溝通，并做好記錄。質量驗收：根據采購合同中約定的質量標準，對貨物的質量進行檢驗。驗收人員可以通過查看貨物的外觀、包裝、標識、規格等，檢查貨物是否符合質量要求。對于一些需要進行理化檢驗或感官檢驗的貨物，如食品原材料、酒水飲料等，要按照相關標準和方法進行檢驗。如發現貨物質量不合格，要及時與供應商協商退貨、換貨等事宜，并做好質量記錄。驗收報告：驗收完成后，驗收人員填寫驗收報告，詳細記錄貨物的驗收情況，包括貨物名稱、規格、數量、質量狀況、驗收結果等信息。驗收報告經驗收人員簽字確認后，一份留存倉庫作為庫存管理的依據，一份交采購部門作為付款結算的憑證，一份反饋給門店告知訂貨執行情況。庫存管理1.庫存分類原材料庫存：包括各類食品原材料、調料、干貨等，是餐飲生產的基礎物資。原材料庫存管理要重點關注庫存數量、保質期、質量狀況等，確保原材料的新鮮度和可用性。酒水飲料庫存：涵蓋各種酒類、飲料等商品，庫存管理要根據銷售情況和季節特點，合理控制庫存水平，避免積壓或缺貨。低值易耗品庫存：如餐具、廚具、清潔用品等，這些物品雖然價值相對較低，但也是餐飲經營中不可或缺的。低值易耗品庫存管理要注重庫存的合理性和周轉率，及時補充消耗品，避免浪費。2.庫存盤點定期盤點：倉庫管理人員按照規定的時間間隔（每周或每兩周）對庫存進行全面盤點。盤點過程中要認真核對貨物的實際數量與庫存賬目是否一致，對于盤盈、盤虧的貨物要查明原因，并及時調整庫存賬目。不定期盤點：除定期盤點外，公司還會根據實際情況進行不定期盤點，如在財務審計、倉庫管理檢查、庫存異常波動等情況下。不定期盤點可以及時發現庫存管理中存在的問題，加強對庫存的監控和管理。盤點報告：每次盤點結束后，倉庫管理人員要編寫盤點報告，詳細說明盤點的時間、范圍、結果、差異原因及處理建議等。盤點報告經審核簽字后，上報給公司管理層和相關部門，作為庫存管理決策的依據。3.庫存預警設定預警指標：根據各類貨物的歷史銷售數據、采購周期、安全庫存等因素，為每種貨物設定庫存預警指標，包括最低庫存數量和最高庫存數量。當庫存數量低于最低庫存預警值時，系統自動發出補貨提醒；當庫存數量高于最高庫存預警值時，提醒相關人員控制進貨量，避免庫存積壓。預警處理：庫存預警信息發出后，倉庫管理人員要及時查看庫存情況，并根據實際需求進行處理。對于需要補貨的貨物，要按照訂貨流程及時提交訂貨申請；對于庫存積壓的貨物，要分析原因，采取促銷、退貨、調整采購計劃等措施，降低庫存水平。供應商管理1.供應商選擇供應商篩選標準：制定嚴格的供應商篩選標準，包括供應商的資質證書、生產能力、質量控制體系、信譽口碑、價格水平、交貨期等方面。只有符合篩選標準的供應商才有資格進入公司的合格供應商名單。供應商評估與審核：定期對供應商進行評估和審核，評估內容包括供應商的產品質量、交貨及時性、售后服務、合作配合度等方面。通過實地考察、數據分析、客戶反饋等方式，全面了解供應商的實際情況。對于評估不合格的供應商，要及時采取措施，如暫停合作、要求整改、取消合格供應商資格等。新供應商開發：隨著餐飲業務的發展和市場需求的變化，需要不斷開發新的供應商。新供應商開發要按照規定的流程進行，包括市場調研、供應商推薦、資質審核、實地考察、樣品測試、合作洽談等環節。只有經過嚴格篩選和評估的新供應商，才能與公司建立合作關系。2.供應商合作與溝通簽訂合作協議：與選定的供應商簽訂詳細的合作協議，明確雙方的權利和義務，包括貨物供應的規格、數量、價格、交貨時間、質量標準、付款方式、售后服務等條款。合作協議是雙方合作的基礎和依據，要確保協議條款清晰、明確、合法，避免出現糾紛。定期溝通會議：定期組織與供應商的溝通會議，一般每月或每季度召開一次。會議內容包括總結過去一段時間的合作情況，討論存在的問題及解決方案，協商下階段的合作計劃和目標等。通過溝通會議，加強雙方的了解和信任，促進合作的順利進行。日常溝通協調：在日常工作中，采購人員要與供應商保持密切的溝通協調，及時解決合作過程中出現的問題。如貨物質量問題、交貨延遲問題、價格調整問題等，采購人員要第一時間與供應商聯系，要求其采取措施解決，并跟蹤處理結果。同時，要及時向公司內部相關部門反饋溝通協調情況，確保信息的及時傳遞和共享。3.供應商評價與激勵供應商評價：建立供應商評價體系，定期對供應商的表現進行評價。評價指標包括產品質量、交貨及時性、售后服務、價格水平、合作配合度等方面。評價結果分為優秀、良好、合格、不合格四個等級，根據評價結果對供應商進行相應的獎懲措施。激勵措施：對于表現優秀的供應商，公司給予一定的激勵措施，如增加采購訂單量、給予價格優惠、頒發榮譽證書等。通過激勵措施，鼓勵供應商不斷提高產品質量和服務水平，與公司建立長期穩定的合作關系。懲罰措施：對于表現不合格的供應商，公司采取相應的懲罰措施，如減少采購訂單量、要求整改、扣除貨款、暫停合作直至取消合格供應商資格等。通過懲罰措施，促使供應商改進不足之處，提高自身的競爭力。訂貨相關人員職責1.門店店長/廚師長職責組織需求預測：負責組織門店相關人員進行銷售數據分析和庫存盤點，結合季節、節假日、活動等因素，預估未來一段時間內的貨物銷售需求。審核訂貨單：對門店訂貨人員填寫的訂貨單進行初步審核，確保訂貨數量合理、貨物規格符合要求、單價與市場價格相符等。審核通過后，提交給公司采購部門。協調采購與庫存管理：與采購部門保持密切溝通，協調解決訂貨過程中出現的問題。同時，關注庫存管理情況，根據實際銷售情況及時調整訂貨計劃，避免庫存積壓或缺貨。2.訂貨人員職責準確填寫訂貨單：根據需求預測結果，認真填寫訂貨單，確保訂貨單上的貨物名稱、規格、數量、單價、總價等信息準確無誤。對于有特殊要求的貨物，要在訂貨單上明確注明。提交訂貨單：訂貨單填寫完成后，及時提交給門店店長/廚師長進行審核。審核通過后，將訂貨單提交給公司采購部門，并跟蹤訂貨單的審批和執行情況。協助到貨驗收：在貨物到貨時，協助倉庫管理人員進行到貨驗收工作，核對貨物的數量和質量，確保驗收工作順利進行。3.采購人員職責供應商選擇與管理：根據公司的供應商管理體系，選擇合適的供應商進行采購。與供應商保持密切溝通，管理供應商關系，確保供應商按時、按質、按量交貨。采購操作：向供應商發送詢價函，比較分析供應商報價，選擇最優供應商并簽訂采購合同。及時下達采購訂單，跟蹤訂單執行情況，協調解決采購過程中出現的問題。采購審批與結算：按照公司的采購審批流程，提交訂貨單進行審批。在貨物驗收合格后，辦理付款結算手續，確保采購資金的合理使用和支付安全。4.倉庫管理人員職責庫存管理：負責倉庫貨物的日常管理，包括貨物的出入庫登記、庫存盤點、庫存預警等工作。確保庫存賬目清晰，賬實相符，庫存貨物的質量完好、數量準確。到貨驗收：在貨物到貨時，組織相關人員進行到貨驗收工作，按照驗收標準對貨物的數量、質量進行檢驗。驗收合格后，辦理入庫手續；驗收不合格的貨物，及時與供應商協商處理。庫存信息反饋：定期向門店和采購部門反饋庫存信息，為訂貨決策提供依據。根據庫存情況，提出合理的庫存管理建議，優化庫存結構，降低庫存成本。監督與考核1.監督機制內部審計監督：公司內部審計部門定期對餐飲貨物訂貨管理情況進行審計，檢查訂貨流程是否規范、采購合同是否合規、庫存管理是否有效、供應商管理是否到位等方面。對于審計中發現的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。日常監督檢查：采購部門、倉庫管理部門等相關職能部門要加強對訂貨管理工作的日常監督檢查，及時發現和糾正工作中存在的問題。如檢查訂貨單的填寫是否規范、采購訂單的執行情況是否正常、庫存盤點是否準確等。員工監督舉報：鼓勵公司員工對訂貨管理過程中的違規行為進行監督舉報。對于舉報屬實的員工，給予一定的獎勵；對于打擊報復舉報人的行為，公司將嚴肅處理。2.考核指標訂貨準確率：考核訂貨數量與實際需求的符合程度，計算公式為：訂貨準確率=（準確訂貨數量÷總訂貨數量）×100%。訂貨準確率越高，說明訂貨工作越準確合理。庫存周轉率：反映庫存貨物的周轉速度，計算公式為：庫存周轉率=銷售成本÷平均庫存余額。庫存周轉率越高，說明庫存管理效率越高，庫存積壓風險越低。采購成本控制率：考核采購成本的控制情況，計算公式為：采購成本控制率=（預算采購成本實際采購成本）÷預算采購成本×100%。采購成本控制率越低，說明采購成本控制效果越好。供應商交貨及時率：評估供應商的交貨及時性，計算公式為：供應商交貨及時率=（按時交貨次數÷總交貨次數）×100%。供應商交貨及時率越高，說明供應商的合作配合