行政單位文件管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)行政單位文件管理，確保文件的規(guī)范起草、準(zhǔn)確傳遞、妥善保管和有效利用，提高行政效率，推進(jìn)依法行政，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于行政單位內(nèi)部各類文件的管理，包括但不限于公文、報(bào)告、通知、函件、會(huì)議紀(jì)要等。（三）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)原則。單位主要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文件管理工作全面負(fù)責(zé)，各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門文件的管理，并指定專人具體承辦。2.準(zhǔn)確及時(shí)原則。文件的起草、審核、簽發(fā)、傳遞、歸檔等環(huán)節(jié)要做到準(zhǔn)確無(wú)誤，確保文件能夠及時(shí)傳達(dá)和執(zhí)行。3.安全保密原則。嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保文件信息的安全，防止文件泄露、丟失和損壞。4.便于查閱和利用原則。文件的分類、編號(hào)、存儲(chǔ)等要科學(xué)合理，便于查找和使用，提高文件的利用效率。二、文件的起草與審核（一）起草1.文件起草應(yīng)根據(jù)工作需要，明確發(fā)文目的、主題和內(nèi)容要求。起草人應(yīng)深入調(diào)查研究，廣泛收集資料，確保文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.文件起草應(yīng)使用規(guī)范的文字和格式，語(yǔ)言表達(dá)要簡(jiǎn)潔明了、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)。涉及專業(yè)內(nèi)容的文件，應(yīng)征求相關(guān)專業(yè)人員的意見。3.以單位名義制發(fā)的文件，一般應(yīng)由承辦部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；重要文件應(yīng)由主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。聯(lián)合發(fā)文的，由各方負(fù)責(zé)人會(huì)簽。（二）審核1.審核內(nèi)容包括文件的合法性、規(guī)范性、準(zhǔn)確性、完整性和可行性等。審核人應(yīng)認(rèn)真審查文件內(nèi)容，提出修改意見，并對(duì)審核結(jié)果負(fù)責(zé)。2.審核人應(yīng)重點(diǎn)審核文件是否符合國(guó)家法律法規(guī)和政策要求，是否與上級(jí)文件精神一致，是否與本單位其他文件相銜接，文件的格式、文種、文號(hào)等是否規(guī)范。3.審核人應(yīng)及時(shí)與起草人溝通，對(duì)文件進(jìn)行修改完善。審核通過(guò)的文件，審核人應(yīng)簽署意見并注明審核日期。三、文件的編號(hào)與格式（一）編號(hào)1.行政單位文件實(shí)行統(tǒng)一編號(hào)管理。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和規(guī)范性原則，便于文件的識(shí)別和查找。2.文件編號(hào)由發(fā)文年份、單位代字、順序號(hào)組成。例如：[單位代字][年份]第[順序號(hào)]號(hào)。3.編號(hào)應(yīng)連續(xù)編排，不得跳號(hào)、重號(hào)。同一文件的不同稿本使用相同的編號(hào)。（二）格式1.文件格式應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)公文格式標(biāo)準(zhǔn)的要求。一般包括版頭、主體、版記三部分。2.版頭應(yīng)包括單位名稱、文件編號(hào)、密級(jí)、緊急程度、發(fā)文日期等要素。主體應(yīng)包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章等要素。版記應(yīng)包括抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等要素。3.文件排版應(yīng)規(guī)范整齊，字體、字號(hào)、行距等應(yīng)符合要求。頁(yè)面設(shè)置應(yīng)合理，一般采用A4紙，上下邊距2.54厘米，左右邊距3.17厘米。四、文件的印發(fā)與傳遞（一）印發(fā)1.文件起草和審核完成后，由辦公室按照規(guī)定的格式和排版要求進(jìn)行印制。印制前應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件內(nèi)容，確保無(wú)誤。2.文件印制應(yīng)使用質(zhì)量較好的紙張和油墨，保證文件的清晰可讀。印制數(shù)量應(yīng)根據(jù)文件的發(fā)放范圍和實(shí)際需要確定，避免浪費(fèi)。3.文件印制完成后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真校對(duì)和檢查，確保文件質(zhì)量。校對(duì)無(wú)誤后，加蓋單位印章，并按照規(guī)定的份數(shù)進(jìn)行裝訂。（二）傳遞1.文件傳遞應(yīng)遵循及時(shí)、準(zhǔn)確、安全的原則。一般通過(guò)機(jī)要通信、專人送達(dá)、電子郵件等方式進(jìn)行傳遞。2.涉及國(guó)家秘密的文件，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行傳遞，確保文件安全。3.文件傳遞過(guò)程中，應(yīng)做好登記和簽收工作。收件人應(yīng)及時(shí)簽收文件，并對(duì)文件的完整性和保密性負(fù)責(zé)。五、文件的簽收與登記（一）簽收1.文件送達(dá)后，收件人應(yīng)及時(shí)進(jìn)行簽收。簽收時(shí)應(yīng)核對(duì)文件的數(shù)量、編號(hào)、內(nèi)容等是否與送文清單一致，并在送文清單上簽字確認(rèn)。2.對(duì)重要文件和緊急文件，收件人應(yīng)優(yōu)先處理，并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（二）登記1.辦公室應(yīng)建立文件登記制度，對(duì)收到的文件進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括文件編號(hào)、文件名稱、發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文日期、密級(jí)、緊急程度、份數(shù)、簽收日期、簽收人等。2.文件登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，確保文件信息的可追溯性。登記后應(yīng)將文件分類存放，便于查找和使用。六、文件的傳閱與辦理（一）傳閱1.需要傳閱的文件，辦公室應(yīng)按照領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要確定傳閱范圍和順序。傳閱文件應(yīng)使用專用的傳閱夾，確保文件的安全和及時(shí)傳遞。2.傳閱人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)閱讀文件，并在傳閱單上簽字注明閱讀日期。對(duì)文件內(nèi)容有意見或建議的，應(yīng)及時(shí)反饋給辦公室。3.辦公室應(yīng)及時(shí)催辦傳閱文件，確保文件傳閱不延誤。對(duì)重要文件和緊急文件，應(yīng)跟蹤催辦，確保文件得到及時(shí)處理。（二）辦理1.文件承辦部門和承辦人應(yīng)按照文件要求及時(shí)辦理相關(guān)事項(xiàng)，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)反饋辦理結(jié)果。辦理結(jié)果應(yīng)書面報(bào)告分管領(lǐng)導(dǎo)，并抄送辦公室。2.對(duì)需要多個(gè)部門協(xié)同辦理的文件，牽頭部門應(yīng)負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)，各協(xié)辦部門應(yīng)積極配合，共同完成文件辦理工作。3.文件辦理過(guò)程中，如遇問(wèn)題或困難，承辦部門應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，必要時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示匯報(bào)。七、文件的歸檔與保管（一）歸檔1.文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)及時(shí)將文件整理歸檔。歸檔文件應(yīng)齊全完整、分類準(zhǔn)確、排列有序，并編制歸檔文件目錄。2.歸檔文件應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理和裝訂，確保文件的質(zhì)量。歸檔文件應(yīng)一式兩份，一份移交檔案部門保管，一份由承辦部門留存?zhèn)洳椤?.辦公室應(yīng)定期對(duì)歸檔文件進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保歸檔文件的準(zhǔn)確性和完整性。對(duì)不符合歸檔要求的文件，應(yīng)及時(shí)通知承辦部門進(jìn)行整改。（二）保管1.檔案部門應(yīng)建立健全檔案管理制度，對(duì)歸檔文件進(jìn)行妥善保管。檔案保管應(yīng)做到安全可靠、防潮防蟲、防火防盜，確保檔案信息的安全。2.檔案部門應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，并建立檔案檢索系統(tǒng)，便于檔案的查找和利用。3.檔案保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和文件的重要程度確定。一般分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。對(duì)保管期滿的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。八、文件的查閱與借閱（一）查閱1.單位內(nèi)部人員因工作需要查閱文件的，應(yīng)填寫《文件查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案部門查閱。2.查閱文件時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人不得擅自涂改、抽取、復(fù)制文件。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還文件，并在《文件查閱登記表》上簽字確認(rèn)。3.涉及國(guó)家秘密和重要商業(yè)秘密的文件，查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露文件內(nèi)容。（二）借閱1.外單位人員因工作需要借閱文件的，應(yīng)填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱文件時(shí)，檔案管理人員應(yīng)與借閱人簽訂《文件借閱協(xié)議》，明確借閱期限、借閱范圍、保密責(zé)任等事項(xiàng)。借閱期限一般不得超過(guò)[具體期限]天。3.借閱人應(yīng)按時(shí)歸還文件，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，檔案部門應(yīng)及時(shí)催還。對(duì)丟失或損壞的文件，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。九、文件的保密與銷毀（一）保密1.行政單位應(yīng)加強(qiáng)文件保密管理，嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保文件信息的安全。2.對(duì)涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的文件，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行標(biāo)識(shí)、保管和傳遞，防止文件泄露。3.文件管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自將文件帶出辦公場(chǎng)所，不得在非保密場(chǎng)所談?wù)撐募?nèi)容。對(duì)因工作需要接觸文件的人員，應(yīng)進(jìn)行保密教育，明確保密責(zé)任。（二）銷毀1.對(duì)保管期滿或已失去保存價(jià)值的文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。銷毀文件應(yīng)填寫《文件銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案部門組織實(shí)施。2.文件銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保文件