行政臺賬票據(jù)管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政臺賬票據(jù)管理，規(guī)范臺賬記錄和票據(jù)使用流程，確保行政工作的準(zhǔn)確性、完整性和合規(guī)性，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門涉及行政臺賬記錄和票據(jù)管理的相關(guān)工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：臺賬記錄和票據(jù)信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司行政業(yè)務(wù)活動。2.完整性原則：涵蓋行政工作的各個環(huán)節(jié)，確保臺賬和票據(jù)資料無遺漏。3.及時性原則：及時記錄和處理行政事務(wù)，保證臺賬更新和票據(jù)流轉(zhuǎn)的時效性。4.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行臺賬記錄與票據(jù)管理。二、行政臺賬管理（一）臺賬種類及內(nèi)容1.辦公用品臺賬記錄辦公用品的采購、入庫、領(lǐng)用、庫存等情況。包括辦公用品名稱、規(guī)格型號、采購日期、供應(yīng)商、采購數(shù)量、入庫數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、領(lǐng)用數(shù)量、庫存數(shù)量等信息。定期盤點(diǎn)辦公用品庫存，確保賬實(shí)相符，并根據(jù)庫存情況及時提出采購申請。2.固定資產(chǎn)臺賬詳細(xì)登記公司固定資產(chǎn)的購入、折舊、轉(zhuǎn)移、報廢等情況。內(nèi)容包括固定資產(chǎn)編號、名稱、型號、購置日期、購置價格、使用部門、折舊方法、折舊年限、凈值、轉(zhuǎn)移記錄、報廢原因及處理情況等。每年至少進(jìn)行一次固定資產(chǎn)全面清查，核對臺賬與實(shí)物是否一致，對盤盈、盤虧的固定資產(chǎn)及時查明原因并進(jìn)行相應(yīng)處理。3.車輛臺賬記錄公司車輛的基本信息、使用情況、維修保養(yǎng)等內(nèi)容。具體有車輛型號、車牌號、購置日期、購置價格、使用部門、駕駛員、行駛里程、維修日期、維修項目、維修費(fèi)用、保養(yǎng)周期及費(fèi)用等。定期檢查車輛狀況，安排車輛的維修保養(yǎng)計劃，并在臺賬中做好記錄，確保車輛安全運(yùn)行。4.會議臺賬對公司各類會議進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括會議名稱、會議日期、會議地點(diǎn)、參會人員、會議議題、會議內(nèi)容紀(jì)要、決議事項及落實(shí)情況等。會后及時整理會議紀(jì)要，跟蹤決議事項的執(zhí)行進(jìn)度，更新會議臺賬。5.檔案臺賬登記公司各類檔案的歸檔、借閱、歸還等情況。檔案信息包括檔案類別、檔案名稱、歸檔日期、保管期限、借閱部門、借閱人、借閱日期、歸還日期等。嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行檔案的整理、分類和存儲，確保檔案的安全與完整，方便查詢和使用。（二）臺賬記錄要求1.記錄人員：各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門相關(guān)行政臺賬的記錄工作，確保記錄的準(zhǔn)確性和連續(xù)性。2.記錄時間：行政事務(wù)發(fā)生后應(yīng)及時進(jìn)行臺賬記錄，不得拖延。如遇特殊情況未能及時記錄，應(yīng)在事后第一個工作日內(nèi)完成補(bǔ)記，并注明原因。3.記錄內(nèi)容：臺賬記錄應(yīng)清晰、完整、準(zhǔn)確，各項信息應(yīng)與實(shí)際情況相符。記錄過程中不得隨意涂改，如確需修改，應(yīng)在錯誤記錄上劃紅線注銷，并在其上方填寫正確內(nèi)容，同時由修改人簽字確認(rèn)。4.電子臺賬管理：對于采用電子表格形式記錄的臺賬，應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，設(shè)置必要的權(quán)限管理，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和修改電子臺賬數(shù)據(jù)。（三）臺賬查閱與使用1.內(nèi)部查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱行政臺賬時，需填寫《行政臺賬查閱申請表》，注明查閱內(nèi)容、查閱目的、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可到行政部門進(jìn)行查閱。2.外部查閱：如有外部單位需要查閱公司行政臺賬，必須經(jīng)過公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意，并由行政部門指定專人陪同查閱，查閱過程中不得擅自摘抄、復(fù)印或帶走臺賬資料。3.臺賬使用限制：行政臺賬僅供公司內(nèi)部行政工作參考和決策使用，未經(jīng)公司書面同意，任何人不得將臺賬信息泄露給第三方。三、行政票據(jù)管理（一）票據(jù)種類1.發(fā)票：包括增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票、機(jī)動車銷售統(tǒng)一發(fā)票等，用于公司購買貨物、接受服務(wù)等業(yè)務(wù)的付款憑證。2.收據(jù)：分為內(nèi)部收據(jù)和外部收據(jù)。內(nèi)部收據(jù)用于公司內(nèi)部往來款項的收付；外部收據(jù)用于收取不屬于應(yīng)稅范圍的款項，如押金、違約金等。3.財政票據(jù)：如非稅收入一般繳款書等，用于公司繳納非稅收入款項。（二）票據(jù)的購買與保管1.購買公司指定專人負(fù)責(zé)行政票據(jù)的購買工作。購買票據(jù)時，應(yīng)根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求，填寫《行政票據(jù)購買申請表》，經(jīng)財務(wù)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人前往稅務(wù)機(jī)關(guān)或財政部門辦理購買手續(xù)。購買票據(jù)時，應(yīng)仔細(xì)核對票據(jù)的種類、號碼、數(shù)量等信息，確保票據(jù)的真實(shí)性和完整性。2.保管設(shè)立專門的票據(jù)保管場所，配備保險柜等安全設(shè)施，確保票據(jù)存放安全。票據(jù)保管人員應(yīng)建立票據(jù)保管臺賬，詳細(xì)記錄票據(jù)的購入、發(fā)出、結(jié)存情況，包括票據(jù)種類、號碼、數(shù)量、購入日期、發(fā)出日期、領(lǐng)取人等信息。對空白票據(jù)和已開具未核銷的票據(jù)應(yīng)分開存放，妥善保管，防止丟失、被盜或損壞。定期對票據(jù)保管情況進(jìn)行自查，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)票據(jù)丟失或損壞，應(yīng)立即向公司領(lǐng)導(dǎo)報告，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（三）票據(jù)的開具與使用1.開具要求票據(jù)開具人員應(yīng)嚴(yán)格按照國家稅收法規(guī)和財務(wù)制度的規(guī)定開具票據(jù)。開具發(fā)票時，應(yīng)確保發(fā)票內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，包括客戶名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額等信息。開具票據(jù)應(yīng)使用中文，民族自治地方可以同時使用當(dāng)?shù)赝ㄓ玫囊环N民族文字。外商投資企業(yè)和外國企業(yè)可以同時使用一種外國文字。開具票據(jù)應(yīng)按照規(guī)定的時限、順序、欄目，全部聯(lián)次一次性如實(shí)開具，并加蓋發(fā)票專用章或財務(wù)專用章。對于作廢的票據(jù)，應(yīng)加蓋"作廢"戳記，全聯(lián)次留存，并在票據(jù)保管臺賬中注明作廢原因及日期。2.使用流程公司業(yè)務(wù)部門在發(fā)生相關(guān)業(yè)務(wù)需要開具票據(jù)時，應(yīng)填寫《行政票據(jù)開具申請表》，注明開票日期、客戶名稱、業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交給財務(wù)部門審核。財務(wù)部門審核通過后，由票據(jù)開具人員按照申請表內(nèi)容開具票據(jù)，并在票據(jù)存根聯(lián)上注明對應(yīng)的業(yè)務(wù)單號。開具后的票據(jù)應(yīng)及時交付給客戶，并要求客戶在票據(jù)簽收單上簽字確認(rèn)。對于增值稅專用發(fā)票，應(yīng)按照增值稅發(fā)票管理規(guī)定進(jìn)行認(rèn)證、抵扣等操作，并在規(guī)定時間內(nèi)完成抄報稅工作。（四）票據(jù)的核銷與歸檔1.核銷票據(jù)使用部門應(yīng)定期將已開具的票據(jù)存根聯(lián)及相關(guān)附件整理后交回財務(wù)部門進(jìn)行核銷。財務(wù)部門核對票據(jù)存根聯(lián)與記賬聯(lián)、發(fā)票清單等信息是否一致，確認(rèn)無誤后進(jìn)行核銷處理。對于已作廢的票據(jù)，應(yīng)與存根聯(lián)一同交回財務(wù)部門，并在核銷時注明作廢情況。如發(fā)現(xiàn)票據(jù)存根聯(lián)與記賬聯(lián)等信息不一致或存在其他問題，應(yīng)及時查明原因并進(jìn)行處理。2.歸檔財務(wù)部門將已核銷的票據(jù)按照會計檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理、裝訂和歸檔。歸檔的票據(jù)應(yīng)包括票據(jù)存根聯(lián)、記賬聯(lián)、發(fā)票清單、開具申請表、簽收單等相關(guān)資料。票據(jù)檔案應(yīng)妥善保管，保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。期滿后，如需銷毀，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批和銷毀處理。四、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對行政臺賬票據(jù)管理情況進(jìn)行審計檢查，檢查內(nèi)容包括臺賬記錄的準(zhǔn)確性、完整性，票據(jù)的購買、保管、開具、使用、核銷等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.行政部門定期對各部門行政臺賬記錄情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）外部監(jiān)督1.積極配合稅務(wù)機(jī)關(guān)、財政部門等相關(guān)外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)的檢查工作，如實(shí)提供行政臺賬票據(jù)資料。2.對于外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)提出的問題和整改要求，應(yīng)及時進(jìn)行整改，并將整改情況報告公司領(lǐng)導(dǎo)。五、違規(guī)處理（一）對違反行政臺賬記錄規(guī)定的處理1.對于未及時、準(zhǔn)確記錄行政臺賬的人員，給予批評教育，并責(zé)令其限期改正。2.如因臺賬記錄錯誤導(dǎo)致公司遭受損失的，視情節(jié)輕重，對相關(guān)責(zé)任人給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰。3.對于故意篡改、偽造行政臺賬記錄的人員，給予嚴(yán)肅批評，并處以一定金額的罰款；情節(jié)嚴(yán)重的，予以辭退，并依法追究其法律責(zé)任。（二）對違反行政票據(jù)管理規(guī)定的處理1.對于未按照規(guī)定購買、保管、開具、使用、核銷行政票據(jù)的人員，給予批評教育，責(zé)令其立即改正。2.如因票據(jù)管理不善導(dǎo)致公司遭受損失或受到稅務(wù)機(jī)關(guān)、財政部門處罰的，視情節(jié)輕重，對相關(guān)責(zé)任人給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰，并要