資料交接流轉管理制度?一、總則（一）目的為了規范公司資料交接流轉流程，確保公司各類資料在傳遞過程中的準確性、完整性和及時性，避免資料丟失、延誤或泄露，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門、各崗位之間以及與外部合作伙伴之間涉及的各類資料交接流轉工作。（三）定義1.資料：指公司在運營過程中產生的各類文件、報告、數據、圖表、合同、協議、檔案等信息載體。2.交接：指資料從原持有人向接收人轉移的過程，包括當面交接、郵寄交接、電子傳輸等方式。3.流轉：指資料在公司內部各部門、各崗位之間按照規定流程進行傳遞和處理的過程。二、資料分類及管理職責（一）資料分類1.行政類資料：包括公司規章制度、會議紀要、通知公告、行政文件、印章管理記錄等。2.財務類資料：包括財務報表、會計憑證、審計報告、稅務資料、預算文件等。3.業務類資料：根據公司業務范疇進一步細分，如銷售合同、采購訂單、項目文檔、客戶資料、市場調研報告等。4.人力資源類資料：包括員工檔案、考勤記錄、培訓資料、績效考核文件、薪酬福利報表等。5.技術類資料：如研發文檔、技術圖紙、工藝文件、技術標準、軟件代碼等。（二）管理職責1.資料產生部門負責本部門各類資料的及時整理、分類和歸檔，確保資料的準確性和完整性。在資料產生后，按照規定的格式和要求進行標注，明確資料的密級、有效期、流轉范圍等關鍵信息。根據資料的流轉需求，發起資料交接流轉流程，填寫詳細的交接清單，并向接收部門提供必要的資料說明和解釋。2.資料接收部門指定專人負責資料的接收工作，確保接收資料的真實性和完整性。在接收資料后，對資料進行核對和確認，如發現問題及時與交接部門溝通解決。按照規定對接收的資料進行妥善保管和處理，根據工作需要進行進一步的流轉或歸檔。3.綜合管理部門（如行政部）負責制定和完善公司資料交接流轉管理制度，并監督制度的執行情況。定期對公司各類資料的交接流轉情況進行檢查和統計分析，發現問題及時提出改進措施。負責公司重要資料的備份和存儲管理，確保資料的安全性和可追溯性。協調各部門之間的資料交接流轉工作，解決跨部門資料交接過程中出現的爭議和問題。4.保密管理部門（如法務部或專門的保密管理機構）負責審查資料交接流轉過程中的保密措施是否到位，確保涉及公司機密的資料得到妥善保護。對資料的密級進行審核和確定，監督各部門按照規定的密級進行管理和流轉。對違反保密規定的資料交接流轉行為進行調查和處理，追究相關責任人的責任。三、資料交接流程（一）交接準備1.資料整理：資料產生部門在進行交接前，應對資料進行全面整理。按照資料分類標準，將相關資料進行分類、編號，并編制詳細的目錄清單。確保資料內容完整、清晰，無缺頁、破損或模糊不清的情況。2.交接清單填寫：交接雙方應共同填寫《資料交接清單》，清單內容應包括資料名稱、編號、數量、密級、有效期、交接時間、交接雙方簽字等信息。交接清單應一式兩份，雙方各執一份，作為資料交接的憑證。3.溝通協調：交接雙方應提前溝通交接的時間、地點和方式等細節。接收部門如有特殊要求或疑問，應及時與交接部門協商解決。對于重要資料或涉及多個部門的資料交接，交接雙方可組織相關人員召開交接協調會，明確各方職責和交接流程。（二）當面交接1.交接過程：交接雙方應在約定的時間和地點進行當面交接。交接時，交接人員應向接收人員逐一介紹資料的內容、用途和注意事項，并對接收人員提出的問題進行解答。接收人員應對資料進行認真核對，確保資料的數量、內容與交接清單一致。2.簽字確認：當面交接完成后，交接雙方應在《資料交接清單》上簽字確認。如接收人員發現資料存在問題，應在清單上注明詳細情況，并要求交接人員進行補充或更正。交接人員應按照要求及時處理，處理完畢后重新進行交接和簽字確認。（三）郵寄交接1.郵寄準備：如需通過郵寄方式進行資料交接，交接部門應選擇具有良好信譽的快遞公司，并妥善包裝資料，確保資料在運輸過程中不受損壞。同時，應在資料外包裝上注明"重要資料，請勿擠壓"等字樣，并填寫清楚收件人和寄件人的詳細信息。2.快遞單號記錄：交接部門應記錄快遞單號，并及時將快遞單號告知接收部門。接收部門可通過快遞公司官網或客服電話查詢快遞物流信息，跟蹤資料的運輸情況。3.簽收確認：資料送達后，接收人員應在快遞簽收單上簽字確認。如發現資料有損壞或丟失情況，接收人員應及時與交接部門和快遞公司聯系，并保留相關證據，以便進行調查和處理。交接部門應根據快遞反饋情況，及時采取措施，如補發資料等。（四）電子傳輸交接1.傳輸方式選擇：根據資料的性質和安全要求，選擇合適的電子傳輸方式，如公司內部網絡共享平臺、電子郵件、加密文件傳輸工具等。對于涉及公司機密的資料，應采用加密傳輸方式，并確保傳輸過程的安全性。2.文件命名與標注：在進行電子資料傳輸前，應對文件進行規范命名和標注。文件名應包含資料名稱、日期、版本號等關鍵信息，便于接收人員識別和管理。同時，應在文件中注明資料的密級、有效期、流轉范圍等信息。3.接收確認：接收人員收到電子資料后，應及時進行確認。可通過回復電子郵件、在共享平臺上進行確認操作等方式，告知交接人員資料已成功接收。接收人員應對電子資料進行完整性和準確性檢查，如發現問題應及時與交接人員溝通解決。四、資料流轉流程（一）內部流轉1.流轉發起：資料產生部門根據工作需要，確定資料的流轉范圍和接收部門，并發起資料內部流轉流程。可通過公司內部辦公系統提交流轉申請，填寫流轉原因、資料名稱、編號、數量、流轉路徑等信息。2.審批流程：流轉申請提交后，按照公司規定的審批流程進行審批。審批人應認真審核流轉申請的必要性、資料的準確性和完整性等，如發現問題應及時退回并要求補充或更正。對于涉及重要資料或跨部門的流轉申請，可能需要經過多級審批。3.流轉執行：審批通過后，資料按照設定的流轉路徑進行流轉。流轉過程中，各部門應按照規定的時間節點進行處理，確保資料不延誤。接收部門收到資料后，應及時進行確認和反饋，如發現資料不符合要求或無法滿足工作需要，應及時與流轉發起部門溝通協調。4.流轉記錄：公司內部辦公系統應對資料的流轉過程進行詳細記錄，包括流轉時間、流轉環節、審批意見、處理結果等信息。流轉記錄應可追溯，便于查詢和統計分析，以監控資料流轉的效率和準確性。（二）與外部合作伙伴流轉1.合作協議約定：在與外部合作伙伴開展業務合作前，應簽訂合作協議，明確雙方在資料交接流轉方面的權利和義務。協議中應規定資料的提供方式、交接時間、保密責任、違約責任等內容，確保資料交接流轉工作有章可循。2.交接流程：與外部合作伙伴進行資料交接時，參照公司內部資料交接流程執行。對于涉及公司機密的資料，應要求合作伙伴簽署保密協議，并采取加密傳輸、專人送達等安全措施進行交接。交接過程中，應注意對資料的備份和留存，以備后續查詢和核對。3.跟蹤與反饋：建立與外部合作伙伴的溝通機制，定期跟蹤資料的使用和處理情況。對于合作伙伴提出的資料需求或問題，應及時給予回應和解決。如發現合作伙伴存在違反資料交接流轉規定的行為，應及時采取措施，如暫停合作、追究責任等。五、資料保管與存儲（一）保管責任1.部門保管：各部門負責本部門接收資料的保管工作，應指定專人負責資料的存儲和管理，確保資料存放有序、易于查找。2.分類保管：按照資料分類標準，對保管的資料進行分類存放。不同類別的資料應分開存放，并建立相應的索引和標識，便于快速檢索和使用。3.安全保管：采取必要的安全措施，保護資料的安全。如設置資料保管場所的門禁系統、安裝防盜報警裝置、配備防火防潮設備等。對于重要資料和機密資料，應采取加密存儲、限制訪問權限等措施，防止資料泄露。（二）存儲方式1.紙質資料存儲：對于紙質資料，應存放在專門的文件柜或檔案架中，并按照檔案管理要求進行裝訂、編號和歸檔。建立紙質資料目錄清單，便于查詢和盤點。2.電子資料存儲：電子資料應存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，并進行定期備份。對于重要電子資料，應采用異地備份或云存儲等方式，確保數據的安全性和可靠性。同時，對電子資料進行分類命名和文件夾管理，建立清晰的存儲結構，方便查找和使用。3.存儲期限：根據資料的性質和公司規定，確定資料的存儲期限。一般情況下，行政類、財務類資料的存儲期限較長，業務類資料根據項目周期或業務需求確定存儲期限。超過存儲期限的資料，應按照公司檔案銷毀規定進行處理。六、資料查閱與借閱（一）查閱權限1.內部查閱：公司內部員工因工作需要查閱資料時，應按照規定的權限進行申請。一般情況下，員工可查閱與其工作相關的資料。如需查閱其他部門或涉及公司機密的資料，應經過相關部門負責人或保密管理部門的審批。2.外部查閱：外部單位或個人因合作、審計、調研等原因需要查閱公司資料時，必須經過公司高層領導審批，并簽訂保密協議。查閱過程中，應安排專人陪同，嚴格限制查閱范圍，確保資料安全。（二）查閱流程1.申請：查閱人應填寫《資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、編號、查閱原因、查閱時間等信息，并提交給所在部門負責人或相關審批人。2.審批：審批人根據查閱人的權限和查閱資料的性質進行審批。對于涉及公司機密的資料，審批應更加嚴格。審批通過后，申請表應流轉至資料保管部門。3.查閱：資料保管部門根據審批通過的申請表，為查閱人提供相應的資料，并安排專人協助查閱。查閱人應在規定的時間和地點進行查閱，不得擅自將資料帶出指定場所。查閱過程中，應遵守資料保管部門的相關規定，不得對資料進行涂改、損壞或泄露。4.歸還：查閱完畢后，查閱人應及時將資料歸還給資料保管部門，并在《資料查閱登記表》上簽字確認。資料保管部門應對歸還的資料進行檢查，確保資料完整無損。（三）借閱管理1.借閱申請：因工作需要長期使用資料的，可辦理借閱手續。借閱人應填寫《資料借閱申請表》，詳細說明借閱資料的名稱、編號、借閱期限、用途等信息，并提交給所在部門負責人或相關審批人。2.審批流程：審批人按照借閱審批權限進行審批，對于重要資料或涉及公司機密的資料，審批應更加謹慎。審批通過后，申請表流轉至資料保管部門。3.借閱登記：資料保管部門根據審批通過的申請表，對借閱資料進行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱資料名稱、編號、借閱時間、歸還時間等信息。同時，向借閱人發放借閱資料，并要求借閱人簽字確認。4.借閱期限：根據資料的性質和工作需要，合理確定借閱期限。一般情況下，借閱期限不得超過[x]個工作日。如需延長借閱期限，借閱人應提前辦理續借手續。5.歸還提醒：在借閱期限屆滿前[x]個工作日，資料保管部門應向借閱人發出歸還提醒通知。借閱人應按時歸還資料，如有特殊情況需要延期歸還，應提前向資料保管部門說明原因，并辦理延期手續。6.歸還檢查：借閱人歸還資料時，資料保管部門應對資料進行仔細檢查，確保資料完整無損、無遺失或損壞情況。如發現問題，應及時與借閱人溝通解決，并按照公司規定追究相關責任。七、資料保密管理（一）保密責任1.全員保密義務：公司全體員工都有保守公司資料秘密的義務，應嚴格遵守公司保密制度，不得泄露公司資料的內容和信息。2.部門保密職責：各部門負責人是本部門資料保密工作的第一責任人，應加強對本部門員工的保密教育和培訓，確保員工了解保密規定和要求，并監督員工履行保密義務。3.保密管理部門職責：保密管理部門負責制定和完善公司保密制度，組織開展保密宣傳教育和培訓活動，定期對公司保密工作進行檢查和評估，及時發現和處理保密隱患和違規行為。（二）保密措施1.人員管理：對涉及公司機密資料的人員進行嚴格的背景審查和權限管理。與相關人員簽訂保密協議，明確保密責任和違約責任。對離職人員，應及時收回其掌握的公司機密資料，并進行離職審計和保密提醒。2.物理隔離：對于存放機密資料的場所，采取物理隔離措施，如設置專門的保密室、安裝門禁系統、配備監控設備等，防止無關人員進入。3.技術防護：采用先進的信息技術手段，對公司機密資料進行加密存儲和傳輸。設置不同級別的訪問權限，對資料的訪問進行嚴格控制。定期更新系統密碼和安全防護軟件，防止信息泄露。4.標識與警示：對涉及公司機密的資料，應明確標注密級和保密標識，提醒員工注意保密。在資料保管場所和辦公區域張貼保密警示標語，營造保密氛圍。（三）保密監督與檢查1.定期檢查：保密管理部門定期對公司各部門的資料保密工作進行檢查，檢查內容包括保密制度執行情況、資料存儲與保管情況、人員保密意識等。對發現的問題及時下達整改通知，要求相關部門限期整改。2.不定期抽查：保密管理部門不定期對公司重點部門、重點崗位的資料保密工作進行抽查，加強對關鍵環節和重要資料的保密監督。對抽查中發現的違規行為，及時進行調查和處理。3.舉報機制：建立公司保密舉報機制，鼓勵員工對發現的保密違規行為進行舉報。對舉報屬實的員工給予獎勵，對被舉報的違規行為進行嚴肅查處。八、資料銷毀（一）銷毀范圍1.過期資料：對于已超過存儲期限且無繼續保存價值的資料，應進行銷毀處理。2.廢止資料：因公司業務調整、政策變更等原因導致不再使用或已廢止的資料，應及時銷毀。3.涉密載體：對涉及公司機密但已不再需要的紙質文件、電子存儲介質等涉密載體，應按照保密規定進行銷毀。（二）銷毀流程1.申請審批：資料保管部門或使用部門提出資料銷毀申請，填寫《資料銷毀申請