行政管理制度收發(fā)管理?總則目的本制度旨在規(guī)范公司各類文件、信函、包裹等收發(fā)工作流程，確保公司信息傳遞的及時(shí)、準(zhǔn)確、安全，提高工作效率，保障公司正常運(yùn)營(yíng)秩序。適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的文件、信函、包裹等收發(fā)管理工作。職責(zé)分工1.行政部門負(fù)責(zé)制定和完善公司收發(fā)管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。設(shè)立專門的收發(fā)崗位，配備收發(fā)人員，負(fù)責(zé)公司各類郵件、快件的收發(fā)、登記、分發(fā)、保管等工作。定期對(duì)收發(fā)工作進(jìn)行檢查和總結(jié)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出改進(jìn)措施。2.各部門各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門文件、信函的接收和發(fā)送工作，并確保及時(shí)將相關(guān)文件傳遞給行政部門進(jìn)行統(tǒng)一管理。負(fù)責(zé)對(duì)本部門收到的文件進(jìn)行初步審核，按照規(guī)定的流程進(jìn)行處理，并及時(shí)反饋處理結(jié)果。收文管理郵件、快件接收1.收發(fā)人員應(yīng)每日定時(shí)到公司指定地點(diǎn)接收郵件、快件，確保及時(shí)收取，避免遺漏和延誤。2.接收郵件、快件時(shí)，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)郵件、快件的數(shù)量、名稱、寄件人等信息，檢查郵件、快件是否有破損、變形等情況。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與寄件人或快遞公司聯(lián)系，并做好記錄。3.對(duì)于機(jī)要文件、重要信函等，收發(fā)人員應(yīng)優(yōu)先處理，并及時(shí)通知相關(guān)部門或人員前來(lái)領(lǐng)取。文件登記1.所有收到的文件、信函、包裹等均需進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括文件編號(hào)、收文日期、來(lái)文單位、文件標(biāo)題、文號(hào)、密級(jí)、份數(shù)、附件、分發(fā)部門、簽收人等信息。2.登記應(yīng)使用統(tǒng)一的收文登記簿，確保登記信息準(zhǔn)確、完整、清晰。收文登記簿應(yīng)妥善保管，以備查閱。文件分發(fā)1.收發(fā)人員根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容和分發(fā)范圍，及時(shí)將文件分發(fā)給相關(guān)部門或人員。分發(fā)時(shí)應(yīng)填寫文件分發(fā)清單，注明文件名稱、份數(shù)、分發(fā)部門、簽收人等信息，并要求簽收人簽字確認(rèn)。2.對(duì)于重要文件、緊急文件，收發(fā)人員應(yīng)優(yōu)先送達(dá)，并及時(shí)通知收件人查收。3.如遇文件分發(fā)錯(cuò)誤或收件人不在等情況，收發(fā)人員應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門或人員溝通協(xié)調(diào)，確保文件能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地送達(dá)。文件傳閱1.需要傳閱的文件，由行政部門按照規(guī)定的傳閱范圍進(jìn)行傳閱。傳閱時(shí)應(yīng)填寫文件傳閱單，注明文件名稱、傳閱部門、傳閱人、傳閱時(shí)間等信息。2.傳閱人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將文件閱畢，并簽字確認(rèn)。如遇需要批示或處理的文件，傳閱人應(yīng)及時(shí)提出意見(jiàn)或建議，并交回行政部門。3.行政部門應(yīng)定期對(duì)傳閱文件進(jìn)行跟蹤催辦，確保文件傳閱及時(shí)、高效，避免文件積壓。文件保管1.行政部門應(yīng)設(shè)立專門的文件檔案室，對(duì)公司各類文件進(jìn)行分類、整理、歸檔保管。2.文件歸檔應(yīng)按照文件的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等進(jìn)行分類，確保文件存放有序，便于查閱。3.對(duì)于重要文件、機(jī)密文件等，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，確保文件安全。發(fā)文管理文件起草1.各部門根據(jù)工作需要起草文件，文件內(nèi)容應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，表述準(zhǔn)確、清晰、簡(jiǎn)潔。2.文件起草完成后，起草部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核，確保文件質(zhì)量。審核內(nèi)容包括文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性、邏輯性，語(yǔ)言表達(dá)的規(guī)范性，格式的一致性等。文件審批1.審核后的文件應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。審批流程一般包括部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批、總經(jīng)理審批等環(huán)節(jié)。2.審批人應(yīng)認(rèn)真審查文件內(nèi)容，提出審批意見(jiàn)，并簽字確認(rèn)。如遇文件內(nèi)容不符合要求或需要修改的情況，審批人應(yīng)及時(shí)提出修改意見(jiàn)，退回起草部門進(jìn)行修改。文件編號(hào)1.經(jīng)審批通過(guò)的文件，由行政部門統(tǒng)一進(jìn)行編號(hào)。文件編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、規(guī)范性的原則，確保文件編號(hào)便于識(shí)別和管理。2.文件編號(hào)一般由年份、部門代碼、文件類別代碼、順序號(hào)等組成。例如：2023HR001，表示2023年人力資源部的第1號(hào)文件。文件排版與印制1.行政部門根據(jù)文件審批意見(jiàn)，對(duì)文件進(jìn)行排版和印制。排版應(yīng)符合公司規(guī)定的格式要求，確保文件頁(yè)面整潔、美觀、規(guī)范。2.文件印制應(yīng)使用質(zhì)量可靠的紙張和印刷設(shè)備，保證印刷質(zhì)量。印制完成后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真校對(duì)，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。文件蓋章1.需要蓋章的文件，由行政部門按照公司規(guī)定的蓋章流程進(jìn)行蓋章。蓋章前應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件內(nèi)容和審批意見(jiàn)，確保文件符合蓋章要求。2.蓋章應(yīng)使用公司統(tǒng)一的印章，并在規(guī)定的位置蓋章，確保印章清晰、端正。蓋章后應(yīng)做好蓋章記錄，注明文件名稱、蓋章日期、蓋章人等信息。文件發(fā)放1.文件印制完成并蓋章后，行政部門應(yīng)及時(shí)將文件發(fā)放給相關(guān)部門或人員。發(fā)放時(shí)應(yīng)填寫文件發(fā)放清單，注明文件名稱、份數(shù)、發(fā)放部門、簽收人等信息，并要求簽收人簽字確認(rèn)。2.對(duì)于重要文件、緊急文件，行政部門應(yīng)優(yōu)先送達(dá)，并及時(shí)通知收件人查收。3.如遇文件發(fā)放錯(cuò)誤或收件人不在等情況，行政部門應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門或人員溝通協(xié)調(diào)，確保文件能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地送達(dá)。電子文件管理電子文件的接收1.對(duì)于通過(guò)電子郵件、電子公文系統(tǒng)等方式接收的電子文件，收發(fā)人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行下載和保存，并按照收文管理的要求進(jìn)行登記和處理。2.下載的電子文件應(yīng)進(jìn)行病毒查殺，確保文件安全。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)和內(nèi)容，將其分類存儲(chǔ)在公司指定的電子文件夾中。電子文件的起草與審批1.電子文件的起草、審核、審批等流程與紙質(zhì)文件相同，但應(yīng)使用公司指定的電子辦公軟件進(jìn)行操作，確保文件格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確。2.電子文件審批通過(guò)后，應(yīng)按照公司規(guī)定的編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，并進(jìn)行電子簽名或電子蓋章。電子文件的存儲(chǔ)與備份1.電子文件應(yīng)按照公司規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存儲(chǔ)，確保文件存放有序，便于查找和使用。2.行政部門應(yīng)定期對(duì)電子文件進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失。備份頻率可根據(jù)文件的重要性和變動(dòng)情況確定，一般每月或每季度進(jìn)行一次全量備份，每周進(jìn)行一次增量備份。電子文件的查閱與使用1.公司員工因工作需要查閱電子文件的，應(yīng)按照公司規(guī)定的權(quán)限和流程進(jìn)行申請(qǐng)。申請(qǐng)時(shí)應(yīng)注明查閱文件的名稱、文號(hào)、查閱目的等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.行政部門根據(jù)審批意見(jiàn)，為申請(qǐng)人提供電子文件的查閱權(quán)限。申請(qǐng)人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和范圍內(nèi)查閱文件，并嚴(yán)格遵守公司的保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露文件內(nèi)容。3.對(duì)于涉及公司機(jī)密的電子文件，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制等措施，確保文件安全。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自查閱、修改或刪除機(jī)密文件。保密管理保密原則1.公司收發(fā)管理工作中涉及的各類文件、信息等均屬于公司機(jī)密，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，確保信息安全。2.收發(fā)人員應(yīng)具備高度的保密意識(shí)，嚴(yán)格保守公司機(jī)密，不得泄露給任何無(wú)關(guān)人員。保密措施1.對(duì)于機(jī)要文件、重要信函等，收發(fā)人員應(yīng)在專門的保密場(chǎng)所進(jìn)行處理，防止文件丟失或泄露。2.在文件傳遞過(guò)程中，應(yīng)采取加密傳輸、專人護(hù)送等措施，確保文件安全。3.對(duì)于廢棄的文件、信函等，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行銷毀處理，防止信息泄露。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，注明銷毀文件的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等信息。保密責(zé)任1.公司員工在收發(fā)管理工作中應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，如因違反保密規(guī)定導(dǎo)致公司信息泄露的，將依法追究其責(zé)任。2.行政部門應(yīng)定期對(duì)收發(fā)人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.行政部門應(yīng)定期對(duì)公司收發(fā)管理工作進(jìn)行內(nèi)部檢查，檢查內(nèi)容包括文件收發(fā)登記的準(zhǔn)確性、文件分發(fā)的及時(shí)性、文件保管的安全性等。2.檢查結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給相關(guān)部門或人員，并要求其限期整改。對(duì)于違反收發(fā)管理制度的行為，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行處理。外部審計(jì)1.公司財(cái)務(wù)審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)公司收發(fā)管理工作進(jìn)行審計(jì)，檢查收發(fā)管理制度的執(zhí)行情況、文件處理流程