項目合同備案管理制度?一、總則（一）目的為加強公司項目合同管理，規范合同備案流程，維護公司合法權益，提高合同管理水平，保障項目順利實施，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有項目合同的備案管理，包括但不限于工程建設合同、采購合同、服務合同、技術合同等各類以公司名義簽訂的項目合同。（三）基本原則1.依法合規原則：合同簽訂及備案應嚴格遵守國家法律法規和公司相關規定。2.全面管理原則：涵蓋合同從起草、審批、簽訂到履行、變更、終止等全過程的備案管理。3.及時準確原則：確保合同備案信息的及時錄入和準確無誤，以便查詢和統計分析。4.保密原則：對合同涉及的商業秘密、技術秘密等予以嚴格保密。二、職責分工（一）合同承辦部門1.負責項目合同的起草、談判、評審等前期工作。2.確保合同內容符合公司利益和業務要求，并對合同條款的合法性、完整性、準確性負責。3.在合同簽訂后[X]個工作日內，將合同原件及相關資料提交至合同管理部門進行備案。（二）合同管理部門1.制定和完善合同備案管理制度，并組織實施。2.負責合同備案的審核、登記、歸檔等工作。3.對合同履行情況進行跟蹤和監督，定期向相關部門反饋合同執行情況。4.建立合同管理臺賬，及時更新合同信息，為公司決策提供數據支持。（三）法務部門1.對合同的合法性進行審查，提供法律意見和建議。2.協助處理合同糾紛，維護公司合法權益。（四）財務部門1.根據合同約定，負責審核合同款項的支付條款，確保支付安全和合規。2.參與合同執行過程中的財務監督，對合同款項的收付情況進行記錄和核算。三、合同備案流程（一）合同起草1.合同承辦部門應根據項目需求和業務實際情況，起草合同文本。合同文本應明確雙方的權利義務、項目內容、價格條款、交付時間、質量標準、驗收方式、違約責任等主要條款。2.對于格式合同，應使用公司統一制定的合同模板，并結合項目實際情況進行必要的修改和補充。如無合適的模板，可參考同類合同或行業慣例進行起草。（二）合同評審1.合同承辦部門完成合同初稿后，應組織相關部門進行評審。評審內容包括合同的合法性、合規性、可行性、風險評估等方面。2.參與評審的部門應根據各自職責對合同條款提出意見和建議，合同承辦部門負責匯總整理，并對評審意見進行分析和回應。3.合同承辦部門根據評審意見對合同進行修改完善，形成最終合同文本。（三）合同審批1.最終合同文本經合同承辦部門負責人審核簽字后，提交至法務部門進行合法性審查。法務部門應在[X]個工作日內出具審查意見。2.根據法務部門的審查意見，合同承辦部門對合同進行進一步修改或確認后，提交至公司領導審批。審批流程按照公司內部審批權限執行。3.經公司領導審批通過的合同，方可正式簽訂。（四）合同簽訂1.合同簽訂應使用公司統一的合同專用章，并嚴格按照公司印章管理制度進行蓋章操作。2.合同簽訂過程中，雙方應仔細核對合同條款，確保合同內容與審批通過的文本一致。如有變更，應重新履行審批手續。3.合同簽訂后，合同承辦部門應及時將合同原件及相關資料（如合同附件、補充協議、授權委托書等）整理齊全。（五）合同備案1.合同承辦部門應在合同簽訂后[X]個工作日內，將合同原件及相關資料提交至合同管理部門進行備案。備案資料應包括合同文本一式[X]份、合同審批表、法務審查意見、授權委托書等。2.合同管理部門收到備案資料后，應進行認真審核。審核內容包括合同資料是否齊全、合同條款是否與審批通過的文本一致、印章使用是否合規等。3.經審核無誤的合同，合同管理部門應在合同原件上加蓋"合同已備案"印章，并進行編號登記。同時，將合同電子文檔錄入合同管理系統，建立合同管理臺賬。4.對于不符合備案要求的合同，合同管理部門應及時通知合同承辦部門補充或修改相關資料，直至符合備案條件。四、合同履行與變更管理（一）合同履行1.合同承辦部門負責合同的具體履行工作，應按照合同約定的時間、質量、數量等要求全面履行合同義務。2.在合同履行過程中，如發現問題或出現爭議，合同承辦部門應及時與對方溝通協商，并采取有效措施解決問題，避免損失擴大。3.合同管理部門應定期對合同履行情況進行跟蹤和監督，及時掌握合同執行進度，發現異常情況應及時向相關部門反饋，并協助解決問題。（二）合同變更1.合同履行過程中，如因客觀情況發生變化需要變更合同條款的，合同承辦部門應及時提出變更申請，并填寫《合同變更申請表》。2.合同變更申請應詳細說明變更的原因、內容、對合同履行的影響等，并附相關證明材料。3.合同變更申請經合同承辦部門負責人審核簽字后，提交至法務部門進行合法性審查。法務部門應在[X]個工作日內出具審查意見。4.根據法務部門的審查意見，合同承辦部門對合同變更申請進行進一步修改或確認后，提交至公司領導審批。審批流程按照公司內部審批權限執行。5.經公司領導審批通過的合同變更申請，合同承辦部門應及時與對方協商簽訂補充協議，并按照合同備案流程進行備案。五、合同終止與解除管理（一）合同終止1.合同履行完畢或出現法定終止情形時，合同自然終止。合同承辦部門應及時通知相關部門，并辦理終止手續。2.合同終止后，合同承辦部門應將合同執行情況進行總結，形成書面報告提交至合同管理部門。報告內容應包括合同履行情況、驗收結果、款項收付情況等。3.合同管理部門應對合同終止情況進行登記，并將相關資料整理歸檔。（二）合同解除1.合同履行過程中，如符合法定解除條件或經雙方協商一致同意解除合同的，合同承辦部門應及時提出解除申請，并填寫《合同解除申請表》。2.合同解除申請應詳細說明解除的原因、依據、對合同履行的影響等，并附相關證明材料。3.合同解除申請經合同承辦部門負責人審核簽字后，提交至法務部門進行合法性審查。法務部門應在[X]個工作日內出具審查意見。4.根據法務部門的審查意見，合同承辦部門對合同解除申請進行進一步修改或確認后，提交至公司領導審批。審批流程按照公司內部審批權限執行。5.經公司領導審批通過的合同解除申請，合同承辦部門應及時與對方協商簽訂解除協議，并按照合同備案流程進行備案。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同管理部門負責合同檔案的收集工作，應及時收集合同從起草到履行完畢或終止過程中形成的各類文件資料，包括合同文本、合同審批表、法務審查意見、授權委托書、補充協議、變更協議、解除協議、往來函件、驗收報告、款項收付憑證等。2.合同承辦部門應積極配合合同管理部門做好檔案收集工作，確保檔案資料的完整性和準確性。（二）檔案整理1.合同管理部門應對收集到的合同檔案資料進行整理，按照合同類別、時間順序等進行分類編號，建立清晰的檔案目錄。2.對于每份合同檔案，應將相關資料裝訂成冊，并在封面注明合同名稱、編號、簽訂時間、雙方當事人等基本信息。（三）檔案保管1.合同檔案應妥善保管，存放于專門的檔案柜或檔案室，確保檔案的安全和完整。2.檔案管理人員應定期對合同檔案進行檢查和維護，防止檔案損壞、丟失或泄密。3.對于電子合同檔案，應進行備份存儲，并采取必要的安全防護措施，防止數據丟失或被篡改。（四）檔案查閱1.公司內部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內容等，并經所在部門負責人簽字同意后，提交至合同管理部門。2.合同管理部門對查閱申請進行審核，審核通過后，安排專人負責提供查閱服務，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱內容等。3.查閱人員應在指定地點查閱合同檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復印或摘錄檔案內容，應經合同管理部門負責人批準，并按照規定辦理相關手續。4.涉及公司商業秘密、技術秘密等重要信息的合同檔案，查閱人員應嚴格遵守保密規定，不得泄露相關信息。（五）檔案銷毀1.對于已超過保管期限或已無保存價值的合同檔案，合同管理部門應定期進行清理，并提出銷毀申請。2.銷毀申請應詳細說明銷毀合同檔案的名稱、數量、保管期限等信息，并附相關證明材料。3.銷毀申請經合同管理部門負責人審核簽字后，提交至公司領導審批。審批通過后，由合同管理部門會同相關部門按照公司規定的程序進行銷毀。4.銷毀合同檔案時，應安排專人負責監銷，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應包括銷毀時間、地點、合同檔案名稱、數量、銷毀方式等信息。七、監督與考核（一）監督檢查1.公司定期對項目合同備案管理情況進行監督檢查，檢查內容包括合同備案流程的執行情況、合同檔案管理情況、合同履行情況等。2.監督檢查可采取自查、抽查、專項檢查等方式進行。對于檢查中發現的問題，應及時下達整改通知，要求相關部門限期整改。（二）考核評價1.建立合同備案管理考核評價機制，對合同承辦部門和合同管理部門的工作進行考核評價。考核評價指標包括合同備案的及時性、準確性、完整性，合同履行情況，合同糾紛處理情況等。2.考核評價結