部門集中采購管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司部門集中采購行為，加強(qiáng)采購管理，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門使用自有資金或公司統(tǒng)一安排資金進(jìn)行的集中采購活動。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購成本的最小化，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益最大化。3.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)透明，所有參與采購的供應(yīng)商機(jī)會均等，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作。4.誠實(shí)守信原則：采購各方應(yīng)誠實(shí)守信，履行各自的義務(wù)，確保采購活動順利進(jìn)行。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)公司成立采購決策委員會，負(fù)責(zé)對重大采購項(xiàng)目進(jìn)行決策。采購決策委員會由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。其職責(zé)包括：1.審議采購戰(zhàn)略和政策。2.審批年度采購計(jì)劃和預(yù)算。3.決策重大采購項(xiàng)目的采購方式、供應(yīng)商選擇等事項(xiàng)。（二）采購執(zhí)行部門公司設(shè)立專門的采購部門，負(fù)責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的實(shí)施。采購部門的職責(zé)如下：1.貫徹執(zhí)行采購決策機(jī)構(gòu)的決議。2.制定采購計(jì)劃和采購方案。3.組織采購活動，包括供應(yīng)商選擇、采購談判、合同簽訂等。4.協(xié)調(diào)采購過程中的各項(xiàng)事宜，確保采購任務(wù)按時完成。5.建立和維護(hù)供應(yīng)商管理檔案。6.對采購過程和采購結(jié)果進(jìn)行記錄和歸檔。（三）需求部門各需求部門負(fù)責(zé)提出采購需求，提供詳細(xì)的采購要求和技術(shù)規(guī)格，配合采購部門進(jìn)行采購活動，并對采購產(chǎn)品的質(zhì)量和使用效果進(jìn)行驗(yàn)收。其職責(zé)包括：1.根據(jù)業(yè)務(wù)需要，準(zhǔn)確編制采購申請。2.參與采購項(xiàng)目的技術(shù)談判和評標(biāo)工作。3.負(fù)責(zé)采購產(chǎn)品的驗(yàn)收工作，并及時反饋驗(yàn)收結(jié)果。4.對采購產(chǎn)品的使用情況進(jìn)行跟蹤和評價(jià)。（四）監(jiān)督部門公司內(nèi)部審計(jì)、紀(jì)檢等部門負(fù)責(zé)對采購活動進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保采購活動合規(guī)、公正、透明。其職責(zé)包括：1.制定采購監(jiān)督檢查計(jì)劃。2.對采購過程進(jìn)行全程監(jiān)督，檢查采購程序的執(zhí)行情況。3.受理采購活動中的投訴和舉報(bào)，進(jìn)行調(diào)查處理。4.對違規(guī)采購行為提出整改意見和處理建議。三、采購計(jì)劃與預(yù)算管理（一）采購計(jì)劃編制1.各需求部門應(yīng)于每年[具體時間]前，根據(jù)本部門下一年度的業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃和工作任務(wù)，編制本部門的采購需求計(jì)劃，提交至采購部門。2.采購需求計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)要求、預(yù)計(jì)采購時間等內(nèi)容。3.采購部門對各需求部門提交的采購需求計(jì)劃進(jìn)行匯總、整理和分析，結(jié)合公司實(shí)際情況，編制年度部門集中采購計(jì)劃，報(bào)采購決策委員會審批。（二）采購預(yù)算編制1.采購部門根據(jù)年度部門集中采購計(jì)劃，編制采購預(yù)算草案，明確各項(xiàng)采購項(xiàng)目的預(yù)算金額。2.采購預(yù)算草案應(yīng)包括采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、資金來源等內(nèi)容。3.采購預(yù)算草案經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核后，報(bào)采購決策委員會審批。經(jīng)審批后的采購預(yù)算作為采購活動的資金控制依據(jù)。（三）采購計(jì)劃與預(yù)算調(diào)整1.在采購計(jì)劃執(zhí)行過程中，如因業(yè)務(wù)發(fā)展需要或其他原因，確需調(diào)整采購計(jì)劃和預(yù)算的，需求部門應(yīng)提出書面申請，詳細(xì)說明調(diào)整的原因、內(nèi)容和金額。2.采購部門對需求部門提出的調(diào)整申請進(jìn)行審核，并會同財(cái)務(wù)部門提出調(diào)整建議，報(bào)采購決策委員會審批。3.未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自調(diào)整采購計(jì)劃和預(yù)算。四、采購方式與程序（一）采購方式1.公開招標(biāo)：適用于采購金額較大、技術(shù)規(guī)格復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的采購項(xiàng)目。通過公開招標(biāo)，能夠吸引眾多供應(yīng)商參與競爭，確保采購到性價(jià)比高的產(chǎn)品和服務(wù)。2.邀請招標(biāo)：對于具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的項(xiàng)目，或者采用公開招標(biāo)方式的費(fèi)用占采購項(xiàng)目總價(jià)值的比例過大的項(xiàng)目，可以采用邀請招標(biāo)方式。3.競爭性談判：當(dāng)出現(xiàn)招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的情況，或者技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的項(xiàng)目，或者采用招標(biāo)所需時間不能滿足用戶緊急需要的項(xiàng)目，或者不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的項(xiàng)目，可以采用競爭性談判方式。4.單一來源采購：符合下列情形之一的，可以采用單一來源方式采購：只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。5.詢價(jià)：采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購項(xiàng)目，可以采用詢價(jià)方式采購。（二）采購程序1.采購申請：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫采購申請表，詳細(xì)說明采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)要求、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)采購時間等內(nèi)容，并提交至采購部門。2.采購審批：采購部門對采購申請表進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，采購部門方可開展采購活動。3.采購準(zhǔn)備：采購部門根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)和要求，制定采購方案，明確采購方式、采購流程、時間安排等內(nèi)容。同時，采購部門應(yīng)開展市場調(diào)研，收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商庫。4.供應(yīng)商選擇：采購部門根據(jù)采購方案，從供應(yīng)商庫中選擇合適的供應(yīng)商，并向其發(fā)出采購邀請。供應(yīng)商應(yīng)按照采購邀請的要求，提供相關(guān)資料和報(bào)價(jià)。采購部門對供應(yīng)商的報(bào)價(jià)和資料進(jìn)行評審，選擇報(bào)價(jià)合理、信譽(yù)良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠的供應(yīng)商作為中標(biāo)候選人。5.采購談判：對于需要進(jìn)行采購談判的項(xiàng)目，采購部門應(yīng)組織需求部門、技術(shù)部門等相關(guān)人員與中標(biāo)候選人進(jìn)行談判。談判內(nèi)容包括價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面。通過談判，達(dá)成雙方都能接受的采購合同條款。6.合同簽訂：采購部門根據(jù)談判結(jié)果，起草采購合同，經(jīng)法務(wù)部門審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購產(chǎn)品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容。7.采購執(zhí)行：采購部門按照采購合同的要求，跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和交貨情況，確保采購產(chǎn)品按時、按質(zhì)、按量交付。需求部門應(yīng)配合采購部門做好采購產(chǎn)品的驗(yàn)收工作。8.驗(yàn)收付款：需求部門負(fù)責(zé)對采購產(chǎn)品進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后填寫驗(yàn)收報(bào)告。采購部門根據(jù)驗(yàn)收報(bào)告和采購合同，辦理付款手續(xù)。財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定，對采購款項(xiàng)進(jìn)行審核和支付。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，明確供應(yīng)商的資質(zhì)要求、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等方面的條件。2.供應(yīng)商申請準(zhǔn)入時，應(yīng)向采購部門提交營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書、生產(chǎn)許可證等相關(guān)資料。3.采購部門對供應(yīng)商提交的資料進(jìn)行審核，并實(shí)地考察供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況。經(jīng)審核和考察合格的供應(yīng)商，納入公司供應(yīng)商庫。（二）供應(yīng)商評價(jià)與考核1.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評價(jià)和考核。評價(jià)和考核結(jié)果作為供應(yīng)商后續(xù)合作的重要依據(jù)。2.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商評價(jià)檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評價(jià)和考核結(jié)果等內(nèi)容。3.對于評價(jià)和考核結(jié)果較差的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時與其溝通，要求其限期整改。如供應(yīng)商整改后仍不符合要求，采購部門應(yīng)暫停與其合作，并從供應(yīng)商庫中刪除。（三）供應(yīng)商激勵與淘汰1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商激勵機(jī)制，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予表彰和獎勵，如優(yōu)先合作、增加采購份額等。2.對于連續(xù)兩次評價(jià)和考核結(jié)果不合格的供應(yīng)商，或者出現(xiàn)嚴(yán)重違規(guī)行為的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)將其淘汰出公司供應(yīng)商庫，并禁止其再次參與公司采購活動。六、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同內(nèi)容應(yīng)包括采購產(chǎn)品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。2.采購合同簽訂前，采購部門應(yīng)將合同草案提交至法務(wù)部門審核，確保合同條款合法合規(guī)。3.采購合同經(jīng)法務(wù)部門審核通過后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同。（二）合同執(zhí)行1.采購部門應(yīng)按照采購合同的要求，跟蹤供應(yīng)商的合同執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交付采購產(chǎn)品。2.需求部門應(yīng)配合采購部門做好采購合同的執(zhí)行工作，及時提供相關(guān)信息和協(xié)助。3.如在合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，尋求解決方案。如協(xié)商不成，可按照合同約定的爭議解決方式進(jìn)行處理。（三）合同變更與解除1.在采購合同履行過程中，如因不可抗力或其他原因需要變更合同條款的，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)作為原采購合同的補(bǔ)充文件，具有同等法律效力。2.如因一方違約或其他原因需要解除采購合同的，采購部門應(yīng)按照合同約定的解除條件和程序辦理。解除合同后，雙方應(yīng)按照合同約定承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（四）合同歸檔采購部門應(yīng)將采購合同及相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，妥善保管。合同檔案應(yīng)包括合同文本、合同變更協(xié)議、驗(yàn)收報(bào)告、付款憑證等內(nèi)容。合同檔案的保管期限應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。七、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識別與評估1.采購部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識別和評估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如供應(yīng)商違約、采購價(jià)格波動、質(zhì)量問題、交貨延遲等。2.采購部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識別和評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施1.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)管理：加強(qiáng)供應(yīng)商管理，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力雄厚的供應(yīng)商，并與其簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。同時，建立供應(yīng)商評價(jià)和考核機(jī)制，及時發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商存在的問題。2.價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)管理：關(guān)注市場價(jià)格動態(tài)，定期進(jìn)行市場調(diào)研，合理確定采購價(jià)格。同時，與供應(yīng)商簽訂價(jià)格調(diào)整協(xié)議，約定價(jià)格調(diào)整的條件和方式，降低價(jià)格波動對采購成本的影響。3.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)管理：加強(qiáng)采購產(chǎn)品的質(zhì)量控制，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量合格證明文件，并在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方法。同時，在采購過程中增加檢驗(yàn)環(huán)節(jié)，確保采購產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。4.交貨期風(fēng)險(xiǎn)管理：與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的交貨期條款，明確交貨時間和違約責(zé)任。同時，加強(qiáng)對供應(yīng)商的跟蹤和監(jiān)督，及時掌握其生產(chǎn)進(jìn)度和交貨情況，確保采購產(chǎn)品按時交付。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警1.采購部門應(yīng)建立風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控和評估，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況。2.采購部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控結(jié)果，發(fā)布風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警信息，提醒相關(guān)部門采取相應(yīng)的應(yīng)對措施。如風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警信息發(fā)布后，相關(guān)部門未及時采取應(yīng)對措施，導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的，應(yīng)追究相關(guān)部門和人員的責(zé)任。八、采購信息化管理（一）采購信息系統(tǒng)建設(shè)公司應(yīng)建立采購信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)采購業(yè)務(wù)的信息化管理。采購信息系統(tǒng)應(yīng)包括采購申請、采購審批、采購計(jì)劃、供應(yīng)商管理、采購合同管理、采購執(zhí)行、驗(yàn)收付款等功能模塊。（二）信息錄入與維護(hù)采購部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)采購信息系統(tǒng)的信息錄入和維護(hù)工作，確保信息的及時、準(zhǔn)確、完整。采購信息系統(tǒng)中的信息應(yīng)與實(shí)際采購業(yè)務(wù)一致，不得隨意修改和刪除。（三）信息共享與利用采購信息系統(tǒng)應(yīng)實(shí)現(xiàn)與公司其他部門信息系統(tǒng)的互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)信息共享。各部門應(yīng)充分利用采購信息系統(tǒng)中的信息，為公司的決策提供支持。同時，采購信息系統(tǒng)應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，確保數(shù)據(jù)安全。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)、紀(jì)檢等部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括采購程序的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂和履行情