線上會議管理制度范文第一章總則

為確保線上會議的高效、有序進行，提高會議質量，明確會議各方職責，制定本線上會議管理制度。本制度適用于公司所有線上會議的組織、召開及管理。

一、目的

1.規范線上會議的組織和召開流程，提高會議效率。

2.明確會議參與者的職責與權利，確保會議的權威性和嚴肅性。

3.加強會議紀要的跟蹤落實，確保會議決策的執行。

二、適用范圍

1.本制度適用于公司各級單位、部門及項目組召開的線上會議。

2.本制度所稱線上會議，包括但不限于視頻會議、電話會議、網絡會議等形式。

三、會議類型

1.定期會議：按照公司規定的時間、周期召開的會議，如周例會、月度例會等。

2.臨時會議：根據工作需要，臨時組織的會議。

四、會議組織者

1.定期會議的組織者為公司各級單位、部門及項目組負責人。

2.臨時會議的組織者可根據實際情況指定。

五、會議參與者

1.會議參與者包括主持人、發言人和其他參會人員。

2.主持人負責主持會議，確保會議的順利進行。

3.發言人負責匯報工作、發表意見或建議。

4.其他參會人員應積極參與會議討論，并提出建設性意見。

六、會議紀律

1.會議參與者應按時參加，不得遲到、早退。

2.會議期間，參會人員應保持會場安靜，關閉手機或調至靜音狀態。

3.會議內容涉及商業秘密的，參會人員應嚴格遵守保密規定，不得泄露。

七、本制度的解釋權歸公司董事會所有，自發布之日起施行。如有未盡事宜，可根據實際情況予以補充。如有違反本制度規定，將按照公司相關規定進行處理。

第二章會議流程

為確保線上會議的順利進行，提高會議效率，明確會議各環節的職責和要求，制定以下會議流程：

一、會議籌備

1.確定會議主題：會議組織者應根據工作需要，明確會議主題，并在會議通知中注明。

2.制定會議議程：會議組織者應提前制定會議議程，包括會議議題、預計時長、發言順序等。

3.發送會議通知：會議組織者應在會議召開前至少1個工作日，向參會人員發送會議通知，內容包括會議主題、時間、議程、參會人員等。

4.準備會議材料：會議組織者應提前準備好會議相關材料，并在會議召開前至少1個工作日發送給參會人員。

5.技術測試：會議組織者應提前進行線上會議系統的技術測試，確保會議當天設備正常、網絡暢通。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，會議組織者應進行參會人員簽到，確保參會人員按時參加。

2.會議主持人開場：會議主持人簡要介紹會議主題、議程和參會人員，并對會議紀律提出要求。

3.會議議程執行：按照會議議程，依次進行議題討論。

4.發言人發言：發言人針對議題進行匯報、發表意見或建議。

5.會議討論：參會人員圍繞議題展開討論，提出建議和意見。

6.會議決策：根據討論結果，會議主持人或指定人員對議題進行決策。

三、會議結束

1.會議總結：會議主持人對本次會議的討論成果、決策等進行總結。

2.會議紀要：會議組織者指定專人負責記錄會議紀要，并在會議結束后1個工作日內完成初稿。

3.會議紀要確認：會議紀要初稿完成后，應征求參會人員的意見，確保紀要內容準確無誤。

4.發布會議紀要：會議紀要確認無誤后，會議組織者應及時發布給參會人員。

四、會議延期或取消

1.如因特殊情況需延期或取消會議，會議組織者應提前通知參會人員。

2.會議延期或取消的通知應包括原因、延期后的時間或取消后的后續安排。

3.會議組織者應根據實際情況，重新安排會議議程和通知參會人員。

第三章會議紀要的跟蹤落實

為確保會議決策的有效執行，加強對會議紀要的跟蹤落實，提高工作效率，制定以下會議紀要跟蹤落實措施：

一、會議紀要的制定與發布

1.會議紀要應詳細記錄會議主題、議程、參會人員、討論內容、決策結果等信息。

2.會議紀要制定人應在會議結束后1個工作日內完成初稿，并提交給會議組織者審核。

3.會議組織者應在收到會議紀要初稿后1個工作日內完成審核，并提出修改意見。

4.會議紀要經確認無誤后，由會議組織者發布給參會人員。

二、會議紀要的執行與跟蹤

1.會議紀要中明確的任務和決策，應明確責任人和完成時限。

2.責任人應按照會議紀要的要求，制定具體實施方案，并按時完成。

3.會議組織者應定期對會議紀要的執行情況進行跟蹤，了解進展情況，協調解決問題。

4.如會議紀要執行過程中出現重大問題，應及時向會議組織者匯報，并尋求解決方案。

三、會議紀要的反饋與評估

1.責任人在完成任務后，應將執行情況反饋給會議組織者。

2.會議組織者應對會議紀要的執行效果進行評估，總結經驗教訓，為今后類似會議提供借鑒。

3.對于未按期完成的任務，會議組織者應分析原因，督促責任人盡快完成，并視情況調整工作計劃。

四、會議紀要的歸檔與管理

1.會議紀要應按照公司檔案管理規定進行歸檔，以備查閱。

2.會議紀要的歸檔應確保信息安全，防止泄露公司內部信息。

3.會議組織者應定期對會議紀要歸檔情況進行檢查，確保歸檔完整、準確。

第四章會議室管理規定

為確保會議室資源的高效利用，維護良好的會議環境，制定以下會議室管理規定：

一、會議室預訂

1.會議室預訂采用預約制度，需提前向行政部門或指定人員提交會議室申請。

2.申請內容包括會議主題、時間、參會人數、所需設備等。

3.行政部門或指定人員根據申請內容，合理安排會議室，并在會議前做好準備工作。

4.如遇會議室沖突，按照申請提交的先后順序進行協調。

二、會議室使用

1.會議室內應保持整潔，不得隨意擺放私人物品。

2.會議期間，參會人員應遵守會議室管理規定，保持安靜，不得吸煙、亂扔垃圾。

3.會議室內設備使用完畢后，應關閉電源，確保設備處于安全狀態。

4.如需在會議室內就餐，應提前向行政部門申請，并在餐后清理現場。

三、會議室設備管理

1.會議室內的設備應定期進行維護保養，確保設備正常運行。

2.使用會議室設備時，應遵循設備操作規程，不得擅自拆卸、更改設置。

3.如發現設備故障，應及時報告行政部門或指定人員，以便及時維修。

4.會議室內設備的使用，應由指定人員進行操作，非專業人員不得隨意操作。

四、會議室安全與保密

1.會議室應定期進行安全檢查，確保消防設施、電源線路等安全無隱患。

2.會議室內應加強保密意識，會議內容涉及商業秘密的，參會人員應嚴格遵守保密規定。

3.會議結束后，應確保攜帶個人物品離開，不得遺留含有敏感信息的文件或資料。

五、會議室開放時間

1.會議室的開放時間應根據公司實際情況制定，并在公司內部進行公示。

2.特殊情況下，行政部門可根據需要調整會議室開放時間，并提前通知相關人員。

遵循以上管理規定，共同維護良好的會議室環境，提高會議效率。如有違反規定的行為，將按照公司相關規定進行處理。

第五章附則

為確保本線上會議管理制度的有效實施，特制定以下附則：

一、本制度的解釋