某某學院檔案管理制度匯編?一、總則1.目的為加強某某學院檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，便于檔案的查閱和利用，為學院各項工作提供有力支持，特制定本檔案管理制度匯編。2.適用范圍本制度適用于某某學院各部門、各單位及全體教職工和學生形成的各類檔案。3.檔案定義本制度所稱檔案是指學院在教學、科研、管理、服務等活動中直接形成的，對學院和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理機構及職責1.檔案管理部門學院設立綜合檔案室，負責集中統一管理全院檔案。2.檔案管理部門職責貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，制定學院檔案管理規章制度，并組織實施。負責接收、整理、保管、統計學院各類檔案，維護檔案的完整與安全。開展檔案信息化建設，推進檔案管理現代化。積極提供檔案利用服務，為學院各項工作和社會利用提供便利。組織開展檔案業務培訓和學術研究活動，提高檔案管理人員素質和業務水平。3.各部門兼職檔案員職責負責本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的完整、準確、系統。按照檔案管理部門的要求，定期向綜合檔案室移交檔案。協助檔案管理部門開展檔案利用工作，提供相關檔案信息。參與檔案管理部門組織的檔案業務培訓和學習活動，不斷提高檔案管理能力。三、檔案的收集與整理1.收集范圍黨群工作類：包括學院黨委、工會、團委等組織形成的文件材料。行政管理類：學院行政部門形成的各類文件、會議記錄、工作計劃與總結等。教學管理類：教學計劃、課程安排、學生成績、教學改革等方面的文件材料。學生管理類：學生學籍、獎懲、就業等相關材料?？蒲泄芾眍悾嚎蒲许椖可陥蟆⒀芯砍晒W術交流等文件。財務管理類：財務預決算、會計憑證、報表等資料。資產管理類：固定資產登記、清查、處置等文件。后勤管理類：校園建設、物業管理、后勤保障等方面的材料。外事工作類：對外交流合作、出訪來訪等相關文件。2.收集要求各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案材料及時、完整收集。對形成的檔案材料，要按照規定的時間和要求進行整理，做到分類準確、編目規范。凡學院各部門與外單位聯合辦理的文件，主辦部門應將原件歸檔，協辦部門保存復印件，并注明原件出處。3.整理原則與方法遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系。區分不同價值，便于保管和利用。采用年度機構保管期限分類法，對檔案進行分類整理。四、檔案的歸檔與移交1.歸檔時間當年形成的檔案，一般應在次年上半年歸檔完畢?？缒甓鹊奈募牧?，在辦結后及時歸檔。2.歸檔要求歸檔的文件材料應齊全完整、真實準確、字跡清晰、簽署完備。歸檔文件應按照規定的格式和要求進行裝訂、編目、裝盒。3.移交手續各部門兼職檔案員整理好的檔案，應填寫檔案移交清單，一式兩份，經雙方簽字確認后，一份由移交部門留存，一份交綜合檔案室。綜合檔案室對接收的檔案進行核對、清點，對不符合要求的檔案，應退回原部門重新整理。五、檔案的保管1.保管條件綜合檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等適宜檔案保管的條件。配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、溫濕度計、滅火器等。2.檔案整理與上架按照檔案分類方案，對檔案進行科學排列，依次上架存放。建立檔案存放索引，便于查找和利用。3.檔案清點與檢查定期對檔案進行清點，核對檔案數量、完整性和保管狀況。每年對檔案保管情況進行全面檢查，發現問題及時處理，并做好記錄。4.檔案的鑒定與銷毀定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。對已超過保管期限且無保存價值的檔案，按照規定的程序進行銷毀。檔案銷毀應編制銷毀清冊，經學院領導批準后，由兩人以上監督銷毀，并在銷毀清冊上簽字。六、檔案的利用1.利用原則遵循保密、安全、高效的原則，在確保檔案安全和不泄露機密的前提下，積極為學院各項工作和社會利用提供服務。2.利用方式查閱檔案：利用者需填寫檔案查閱登記表，經檔案管理部門負責人批準后，在指定地點查閱。借閱檔案：因工作需要借閱檔案的，須填寫檔案借閱申請表，經相關部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，辦理借閱手續。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應辦理續借手續。復制檔案：根據利用者需求，可提供檔案復印件。復制檔案需經檔案管理部門負責人批準，并注明用途。3.利用限制涉及國家機密、商業秘密和個人隱私的檔案，嚴格按照保密規定進行管理，限制利用范圍。未經學院批準，檔案原件不得外借。利用檔案時，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換或擅自銷毀。七、檔案信息化建設1.建設目標逐步實現檔案管理的信息化、數字化，提高檔案管理效率和服務水平。2.檔案數字化對重要檔案進行數字化掃描，建立電子檔案數據庫。確保電子檔案與紙質檔案內容一致，且具有長期可讀性和可用性。3.信息化管理系統建立檔案信息化管理系統，實現檔案的在線收集、整理、編目、檢索、利用等功能。加強對檔案信息化管理系統的安全維護，防止數據丟失、泄露和損壞。八、獎勵與處罰1.獎勵對在檔案管理工作中表現突出，為檔案的收集、整理、保管、利用等做出顯著成績的部門和個人，給予表彰和獎勵。2.處罰對違反檔案管理制度，造成檔案丟失、損壞、泄密等事故的部門和個人，視情節輕重，給予批評教育、責令整改、行政處分等處罰，并追究相應責任。