監(jiān)理文件檔案范本整編管理細(xì)則?一、總則1.1目的為加強(qiáng)監(jiān)理文件檔案的規(guī)范化管理，確保監(jiān)理文件檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，提高監(jiān)理工作效率和質(zhì)量，特制定本管理細(xì)則。1.2適用范圍本細(xì)則適用于本監(jiān)理單位承擔(dān)的各類建設(shè)工程項(xiàng)目文件檔案的整編與管理。1.3編制依據(jù)1.《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》（GB/T50319）2.《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28）3.相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)二、文件檔案管理職責(zé)2.1監(jiān)理單位管理層職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善監(jiān)理文件檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.監(jiān)督、檢查文件檔案管理工作的執(zhí)行情況。3.協(xié)調(diào)解決文件檔案管理工作中的重大問題。2.2總監(jiān)理工程師職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)監(jiān)理項(xiàng)目文件檔案的管理工作。2.審核重要文件檔案，確保文件內(nèi)容符合要求。3.組織對(duì)監(jiān)理文件檔案的整理、歸檔和移交工作。2.3專業(yè)監(jiān)理工程師職責(zé)1.負(fù)責(zé)本專業(yè)監(jiān)理文件資料的收集、整理和審核。2.按照規(guī)定及時(shí)向總監(jiān)理工程師提交本專業(yè)的文件資料。3.協(xié)助做好監(jiān)理文件檔案的歸檔工作。2.4文件檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)監(jiān)理文件檔案的日常收集、分類、整理、保管和查閱等工作。2.按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行文件檔案的整編。3.定期對(duì)文件檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保文件檔案的安全與完整。三、文件檔案分類與編號(hào)3.1文件檔案分類1.監(jiān)理規(guī)劃：包括監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則等。2.監(jiān)理月報(bào)：每月定期編制的監(jiān)理工作情況報(bào)告。3.監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要：監(jiān)理例會(huì)、專題會(huì)議等會(huì)議形成的紀(jì)要。4.工程開工/復(fù)工報(bào)審表：用于工程開工、復(fù)工申請(qǐng)的文件。5.工程暫停令：因各種原因下達(dá)的工程暫停指令。6.工程復(fù)工令：工程暫停后批準(zhǔn)復(fù)工的指令。7.工程變更文件：包括工程變更申請(qǐng)、審批文件等。8.工程計(jì)量與支付文件：如工程款支付證書、工程計(jì)量單等。9.監(jiān)理通知單：對(duì)施工單位提出問題、要求整改的通知。10.監(jiān)理工作聯(lián)系單：與建設(shè)單位、施工單位等各方溝通協(xié)調(diào)的文件。11.旁站監(jiān)理記錄：對(duì)關(guān)鍵部位、關(guān)鍵工序旁站監(jiān)理的記錄。12.見證取樣和平行檢驗(yàn)資料：包括見證取樣記錄、平行檢驗(yàn)報(bào)告等。13.施工組織設(shè)計(jì)/（專項(xiàng)）施工方案報(bào)審表：施工單位提交的施工組織設(shè)計(jì)和專項(xiàng)施工方案的審批文件。14.工程質(zhì)量驗(yàn)收文件：分部、分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。15.工程質(zhì)量問題處理文件：對(duì)工程質(zhì)量問題的調(diào)查、處理記錄。16.安全生產(chǎn)管理文件：如安全檢查記錄、安全事故報(bào)告等。17.工程進(jìn)度控制文件：包括工程進(jìn)度計(jì)劃、進(jìn)度報(bào)告等。18.工程竣工預(yù)驗(yàn)收文件：工程竣工預(yù)驗(yàn)收相關(guān)資料。19.工程竣工驗(yàn)收文件：工程竣工驗(yàn)收備案所需資料。20.其他文件：不屬于上述分類的其他監(jiān)理文件。3.2文件編號(hào)文件編號(hào)采用統(tǒng)一格式，由年份、項(xiàng)目編號(hào)、文件類別代碼和順序號(hào)組成。例如：2023JL00101，其中"2023"為年份，"JL"為監(jiān)理單位代碼，"001"為項(xiàng)目編號(hào)，"01"為該類別文件的順序號(hào)。四、文件檔案編制要求4.1內(nèi)容要求1.文件應(yīng)內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，表述清晰，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)。2.數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，簽字蓋章齊全。3.涉及的圖紙、圖表應(yīng)清晰、規(guī)范，與文字內(nèi)容相符。4.2格式要求1.紙張規(guī)格統(tǒng)一采用A4紙。2.文字排版應(yīng)整齊、規(guī)范，字體、字號(hào)符合要求。3.文件標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，居中排列，字號(hào)適當(dāng)加大。4.正文內(nèi)容應(yīng)分段表述，層次分明。4.3簽字蓋章要求1.監(jiān)理文件應(yīng)由總監(jiān)理工程師或相關(guān)專業(yè)監(jiān)理工程師簽字，并加蓋監(jiān)理單位公章。2.涉及建設(shè)單位、施工單位等相關(guān)方的文件，應(yīng)經(jīng)各方簽字蓋章確認(rèn)。五、文件檔案收集與整理5.1收集1.文件檔案管理人員應(yīng)及時(shí)收集各類監(jiān)理文件資料，確保文件的及時(shí)性和完整性。2.專業(yè)監(jiān)理工程師應(yīng)在工作完成后及時(shí)將本專業(yè)的文件資料提交給文件檔案管理人員。3.對(duì)于建設(shè)單位、施工單位等外部單位發(fā)送的文件，應(yīng)在收到后立即進(jìn)行登記，并交文件檔案管理人員處理。5.2整理1.文件檔案管理人員應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)收集到的文件進(jìn)行分類整理。2.對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)，并填寫文件目錄清單。3.檢查文件的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)不符合要求的文件及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充或修正。4.將整理好的文件資料按照順序裝訂成冊(cè)，對(duì)于圖紙等較大幅面的文件應(yīng)折疊成A4紙大小后裝訂。六、文件檔案歸檔與保管6.1歸檔1.監(jiān)理文件檔案應(yīng)定期進(jìn)行歸檔，一般每月歸檔一次。2.歸檔時(shí)應(yīng)編制歸檔清單，注明文件名稱、編號(hào)、日期、歸檔人等信息。3.歸檔文件應(yīng)一式兩份，一份由監(jiān)理單位保管，一份移交建設(shè)單位存檔。6.2保管1.監(jiān)理單位應(yīng)設(shè)立專門的文件檔案保管室，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲等設(shè)施。2.文件檔案應(yīng)分類存放，便于查找和管理。3.定期對(duì)文件檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.對(duì)電子文件應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全的介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。七、文件檔案查閱與借閱7.1查閱1.本監(jiān)理單位內(nèi)部人員查閱文件檔案，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)總監(jiān)理工程師批準(zhǔn)后，到文件檔案管理人員處查閱。2.查閱時(shí)應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將文件帶出保管室。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)文件檔案，不得在文件上涂改、標(biāo)記或損壞。7.2借閱1.外單位人員因工作需要借閱監(jiān)理文件檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)建設(shè)單位和監(jiān)理單位同意后，填寫借閱申請(qǐng)表，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的文件檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制或傳播。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還文件檔案，文件檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的文件進(jìn)行檢查，如有損壞或丟失，應(yīng)追究借閱人員的責(zé)任。八、文件檔案銷毀8.1銷毀條件1.已過保管期限且無保存價(jià)值的文件檔案。2.因機(jī)構(gòu)撤銷、項(xiàng)目結(jié)束等原因不再需要的文件檔案。8.2銷毀程序1.由文件檔案管理人員提出銷毀申請(qǐng)，填寫銷毀清單，注明文件名稱、編號(hào)、數(shù)量等信息。2.經(jīng)總監(jiān)理工程師審核批準(zhǔn)后，組織專人進(jìn)行銷毀。3.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，參與銷毀的人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.對(duì)于電子文件的銷毀，應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。九、監(jiān)督與考核9.1監(jiān)督檢查1.監(jiān)理單位管理層應(yīng)定期對(duì)文件檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.總監(jiān)理工程師應(yīng)不定期對(duì)文件檔案的整理、歸檔等情況進(jìn)行檢查，確保文件檔案管理工作符合要求。9.2考核1.建立文件檔案管理工作考核制度，對(duì)文件檔案管理人員和相關(guān)