原始記錄管理制度?一、總則1.目的為了加強公司原始記錄的管理，確保原始記錄的真實性、完整性、準確性和及時性，為公司的生產(chǎn)經(jīng)營、質(zhì)量管理、成本核算、統(tǒng)計分析等提供可靠依據(jù)，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有部門及人員涉及的原始記錄的管理，包括但不限于生產(chǎn)、質(zhì)量、設(shè)備、采購、銷售、財務(wù)等方面產(chǎn)生的各類原始記錄。3.職責(zé)分工歸口管理部門質(zhì)量管理部門負責(zé)制定原始記錄的格式規(guī)范、填寫要求和審核標(biāo)準，并對原始記錄的填寫質(zhì)量進行監(jiān)督檢查。負責(zé)建立原始記錄臺賬，對原始記錄的歸檔、保管、借閱等進行統(tǒng)一管理。組織對原始記錄相關(guān)人員的培訓(xùn)，確保其熟悉原始記錄的管理要求和填寫規(guī)范。各部門職責(zé)各部門負責(zé)本部門原始記錄的設(shè)計、使用、收集、整理和初步審核，并指定專人負責(zé)原始記錄的日常管理工作。確保本部門原始記錄的及時、準確填寫，按照規(guī)定的流程和時間要求進行傳遞和歸檔。配合質(zhì)量管理部門對原始記錄進行定期檢查和不定期抽查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時整改。二、原始記錄的設(shè)計與規(guī)范1.設(shè)計原則原始記錄應(yīng)根據(jù)公司的生產(chǎn)經(jīng)營活動和管理需求進行設(shè)計，確保能夠準確反映業(yè)務(wù)過程和相關(guān)信息。設(shè)計應(yīng)遵循簡單明了、易于填寫和操作的原則，避免過于復(fù)雜的格式和內(nèi)容。考慮不同部門和崗位的使用需求，確保原始記錄的通用性和兼容性。2.格式規(guī)范原始記錄應(yīng)統(tǒng)一編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和查詢。記錄表格應(yīng)包括表頭、正文和簽字欄等部分。表頭應(yīng)注明記錄名稱、編號、日期、部門、人員等基本信息；正文應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)內(nèi)容設(shè)計相應(yīng)的欄目，確保能夠完整記錄相關(guān)數(shù)據(jù)和信息；簽字欄應(yīng)包括記錄人、審核人、批準人等簽字位置，以明確責(zé)任。對于需要記錄多個項目或數(shù)據(jù)的表格，應(yīng)合理劃分欄目，避免欄目過多或過少導(dǎo)致信息記錄不完整或混亂。原始記錄的格式應(yīng)保持相對穩(wěn)定，如需修改，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行審批，并及時通知相關(guān)使用人員。3.填寫要求原始記錄應(yīng)使用黑色或藍色中性筆填寫，不得使用鉛筆、圓珠筆或紅色筆填寫（特殊規(guī)定除外）。填寫內(nèi)容應(yīng)真實、準確、完整，不得隨意涂改、偽造或遺漏。如填寫錯誤，應(yīng)在錯誤處劃一條橫線，在其上方填寫正確內(nèi)容，并由記錄人簽字確認。數(shù)據(jù)填寫應(yīng)清晰、規(guī)范，數(shù)字和文字應(yīng)工整、易于辨認。對于數(shù)值型數(shù)據(jù)，應(yīng)按照規(guī)定的計量單位填寫，不得省略或縮寫。記錄中的簽名應(yīng)真實有效，不得代簽。簽字人應(yīng)確保對記錄內(nèi)容負責(zé)，審核人和批準人應(yīng)認真審核記錄內(nèi)容，簽署審核意見和批準意見。對于需要填寫時間的記錄，應(yīng)精確到年、月、日、時、分，確保時間的準確性。三、原始記錄的填寫與收集1.填寫流程業(yè)務(wù)發(fā)生時，相關(guān)人員應(yīng)及時按照原始記錄的格式規(guī)范和填寫要求進行記錄。記錄應(yīng)與業(yè)務(wù)操作同步進行，不得事后補記。記錄過程中，如發(fā)現(xiàn)疑問或不確定的信息，應(yīng)及時與相關(guān)人員溝通確認，確保記錄的準確性。填寫完成后，記錄人應(yīng)認真核對記錄內(nèi)容，確保無誤后簽字確認。2.收集要求各部門應(yīng)指定專人負責(zé)原始記錄的收集工作，確保原始記錄能夠及時、完整地收集到。收集人員應(yīng)按照規(guī)定的時間和范圍收集原始記錄，不得遺漏。對于跨部門的業(yè)務(wù)記錄，應(yīng)加強溝通協(xié)調(diào)，確保記錄的全面性。收集到的原始記錄應(yīng)保持整潔、完好，不得折疊、損壞或丟失。如發(fā)現(xiàn)原始記錄有破損或缺失，應(yīng)及時查明原因并采取相應(yīng)措施。3.傳遞與交接原始記錄收集后，應(yīng)按照規(guī)定的流程進行傳遞和交接。傳遞過程中應(yīng)確保記錄的安全、及時，避免延誤或丟失。涉及多個部門的原始記錄，應(yīng)明確傳遞順序和交接時間節(jié)點，各部門應(yīng)密切配合，確保記錄能夠順利流轉(zhuǎn)。交接原始記錄時，應(yīng)辦理交接手續(xù)，交接雙方應(yīng)簽字確認交接記錄的名稱、數(shù)量、完整性等信息，以明確責(zé)任。四、原始記錄的審核與批準1.審核職責(zé)原始記錄填寫完成后，應(yīng)由記錄人所在部門的審核人進行初步審核。審核人應(yīng)檢查記錄內(nèi)容是否完整、準確、清晰，填寫格式是否符合要求，簽字是否齊全等。質(zhì)量管理部門應(yīng)定期對原始記錄進行抽樣審核，審核內(nèi)容包括記錄的真實性、準確性、合規(guī)性等方面。對于重要業(yè)務(wù)或關(guān)鍵環(huán)節(jié)的原始記錄，應(yīng)進行重點審核。2.審核內(nèi)容完整性審核：檢查原始記錄是否包含了業(yè)務(wù)活動所需的全部信息，各項數(shù)據(jù)和內(nèi)容是否填寫齊全，有無遺漏。準確性審核：核對記錄中的數(shù)據(jù)是否真實、準確，計算是否正確，邏輯關(guān)系是否合理。與相關(guān)憑證、文件等進行比對，確保數(shù)據(jù)的一致性。規(guī)范性審核：審查原始記錄的填寫格式是否符合規(guī)定，文字表述是否規(guī)范，簽字蓋章是否齊全、有效。及時性審核：檢查原始記錄是否按照規(guī)定的時間要求填寫和提交，有無拖延現(xiàn)象。3.批準程序經(jīng)審核無誤的原始記錄，應(yīng)由部門負責(zé)人或授權(quán)人進行批準。批準人應(yīng)在審核意見的基礎(chǔ)上，對原始記錄的真實性、準確性和合規(guī)性進行最終確認，并簽署批準意見。對于涉及重大事項或金額較大的原始記錄，可能需要更高層級的領(lǐng)導(dǎo)進行批準，具體審批流程應(yīng)根據(jù)公司規(guī)定執(zhí)行。批準后的原始記錄應(yīng)加蓋批準章或簽字確認，以表明其經(jīng)過正式批準，具備法律效力。五、原始記錄的歸檔與保管1.歸檔要求原始記錄應(yīng)按照分類、編號順序進行歸檔，確保歸檔資料的系統(tǒng)性和完整性。歸檔的原始記錄應(yīng)包括記錄表格、相關(guān)憑證、附件等，應(yīng)確保資料的齊全配套，不得隨意抽取或丟失。對于電子形式的原始記錄，應(yīng)按照規(guī)定的存儲方式和命名規(guī)則進行保存，確保數(shù)據(jù)的安全性和可檢索性。同時，應(yīng)定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.保管期限原始記錄的保管期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)定以及公司實際情況確定。一般情況下，重要的原始記錄應(yīng)長期保存，如涉及產(chǎn)品質(zhì)量追溯、財務(wù)審計、法律糾紛等方面的記錄；一般性的原始記錄可根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和管理需要確定保管期限，通常為[X]年。保管期限屆滿后，如需銷毀原始記錄，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行審批，并填寫銷毀清單，確保銷毀過程的可追溯性。3.保管環(huán)境原始記錄應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)的場所，避免受潮、發(fā)霉、蟲蛀等情況的發(fā)生。對于紙質(zhì)原始記錄，應(yīng)存放在專門的檔案柜或文件夾中，并進行分類標(biāo)識，便于查找和管理。電子原始記錄應(yīng)存儲在穩(wěn)定可靠的存儲設(shè)備上，并采取必要的安全防護措施，如設(shè)置訪問權(quán)限、定期殺毒等，防止數(shù)據(jù)泄露或損壞。六、原始記錄的查閱與借閱1.查閱規(guī)定公司內(nèi)部人員因工作需要查閱原始記錄時，應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、記錄名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準后，到質(zhì)量管理部門指定地點查閱。查閱原始記錄時，應(yīng)在指定地點進行，不得擅自將原始記錄帶出查閱場所。查閱過程中應(yīng)愛護原始記錄，不得在記錄上涂改、標(biāo)記或損壞。查閱人員應(yīng)按照批準的查閱范圍和內(nèi)容進行查閱，不得超出范圍查閱無關(guān)記錄。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時將原始記錄歸還質(zhì)量管理部門，并辦理歸還手續(xù)。2.借閱規(guī)定因特殊原因需要借閱原始記錄的，應(yīng)填寫借閱申請表，詳細說明借閱原因、借閱期限、歸還時間等，經(jīng)所在部門負責(zé)人審核，質(zhì)量管理部門負責(zé)人批準后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)對借閱的原始記錄妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在原始記錄上進行任何形式的修改或復(fù)制。如因保管不善導(dǎo)致原始記錄損壞、丟失，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。借閱期滿后，借閱人應(yīng)及時歸還原始記錄。歸還時，質(zhì)量管理部門應(yīng)檢查原始記錄的完整性和完好性，如有問題應(yīng)及時與借閱人溝通解決。七、原始記錄的保密管理1.保密范圍原始記錄中涉及的公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息、財務(wù)數(shù)據(jù)等敏感信息均屬于保密范圍。包括但不限于產(chǎn)品配方、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量數(shù)據(jù)、銷售合同、客戶名單、財務(wù)報表等相關(guān)記錄內(nèi)容。2.保密措施所有接觸原始記錄的人員應(yīng)嚴格遵守公司的保密制度，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。對原始記錄的存儲和保管應(yīng)采取必要的保密措施，如設(shè)置專用的存儲設(shè)備、加密存儲數(shù)據(jù)、限制訪問權(quán)限等，防止信息泄露。在查閱、借閱原始記錄時，應(yīng)嚴格按照規(guī)定的程序進行操作，確保保密信息不被無關(guān)人員獲取。對于涉及保密內(nèi)容的原始記錄，應(yīng)在規(guī)定的保密場所進行查閱和使用。如發(fā)現(xiàn)原始記錄的保密信息有泄露跡象或可能被泄露的情況，應(yīng)立即采取措施進行處理，并及時報告公司相關(guān)部門。八、原始記錄的統(tǒng)計與分析1.統(tǒng)計要求質(zhì)量管理部門應(yīng)定期對原始記錄進行統(tǒng)計，統(tǒng)計內(nèi)容應(yīng)根據(jù)公司管理需求和業(yè)務(wù)特點確定，如產(chǎn)品產(chǎn)量、質(zhì)量指標(biāo)完成情況、設(shè)備運行參數(shù)等。統(tǒng)計過程中應(yīng)確保數(shù)據(jù)的準確性和及時性，采用科學(xué)合理的統(tǒng)計方法和工具，對原始記錄進行分類匯總和分析。統(tǒng)計結(jié)果應(yīng)形成統(tǒng)計報表或報告，報表和報告應(yīng)內(nèi)容清晰、數(shù)據(jù)準確，能夠直觀反映公司的生產(chǎn)經(jīng)營狀況和相關(guān)指標(biāo)完成情況。2.分析方法運用數(shù)據(jù)分析方法，如趨勢分析、對比分析、關(guān)聯(lián)分析等，對原始記錄中的數(shù)據(jù)進行深入挖掘，找出數(shù)據(jù)背后的規(guī)律和問題。通過分析原始記錄，評估公司業(yè)務(wù)活動的績效，發(fā)現(xiàn)潛在的風(fēng)險和機會，為公司的決策提供數(shù)據(jù)支持和參考依據(jù)。定期召開數(shù)據(jù)分析會議，組織相關(guān)部門和人員對統(tǒng)計分析結(jié)果進行討論和交流，共同探討問題解決方案和改進措施。3.結(jié)果應(yīng)用將原始記錄的統(tǒng)計分析結(jié)果應(yīng)用于公司的生產(chǎn)經(jīng)營管理決策中，如調(diào)整生產(chǎn)計劃、優(yōu)化質(zhì)量控制措施、改進設(shè)備運行管理等。根據(jù)統(tǒng)計分析結(jié)果，制定相應(yīng)的績效考核指標(biāo)和目標(biāo)，激勵員工提高工作績效，促進公司整體業(yè)績提升。對原始記錄統(tǒng)計分析中發(fā)現(xiàn)的問題和趨勢進行跟蹤和監(jiān)測，持續(xù)改進公司的管理流程和方法，確保公司的生產(chǎn)經(jīng)營活動持續(xù)健康發(fā)展。九、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查質(zhì)量管理部門應(yīng)定期對各部門原始記錄的管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括記錄的填寫質(zhì)量、審核批準情況、歸檔保管情況、查閱借閱情況等。采用定期檢查和不定期抽查相結(jié)合的方式，對原始記錄進行全面監(jiān)督。檢查過程中應(yīng)做好記錄，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。各部門應(yīng)積極配合質(zhì)量管理部門的監(jiān)督檢查工作，如實提供原始記錄及相關(guān)資料，不得拒絕或隱瞞。2.考核機制建立原始記錄管理考核機制，將原始記錄管理工作納入部門和個人的績效考核體系。考核指標(biāo)包括記錄的準確性、完整性、及時性、規(guī)范性等方面。根據(jù)監(jiān)督檢查結(jié)果，對原始記錄管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進行表彰和獎勵；對存在問題較多、整改不力的部門和個人進行批評教育，并根據(jù)情節(jié)輕