項目檔案編制與管理辦法?一、總則1.目的為加強公司項目檔案管理，確保項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，為公司項目建設(shè)、運營、管理及決策提供可靠依據(jù)，特制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于公司所有項目（包括新建、改建、擴建、技術(shù)改造、科研開發(fā)等各類項目）從項目策劃、立項、實施到竣工驗收全過程中形成的各類文件材料的編制與管理。3.基本原則項目檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、同步收集整理、確保質(zhì)量、有效利用的原則。項目檔案應(yīng)與項目建設(shè)進程同步，做到文件材料收集齊全、整理規(guī)范、歸檔及時。二、項目檔案管理職責(zé)1.公司檔案管理部門職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司相關(guān)制度，制定和完善項目檔案管理細則。負責(zé)對項目檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)和檢查考核。參與項目前期文件材料的審查，指導(dǎo)項目文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作。負責(zé)接收、保管和提供利用公司各項目的檔案，定期對項目檔案進行整理、鑒定、統(tǒng)計和銷毀。組織開展項目檔案管理培訓(xùn)和業(yè)務(wù)交流活動，提高項目檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。2.項目建設(shè)單位職責(zé)負責(zé)本項目檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，明確項目檔案管理負責(zé)人和檔案管理人員，落實檔案管理工作所需的人員、設(shè)備和經(jīng)費。建立健全項目檔案管理制度，將項目檔案管理工作納入項目建設(shè)管理程序，與項目建設(shè)同步部署、同步實施、同步檢查。組織、指導(dǎo)、監(jiān)督項目各部門和參建單位做好項目文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作，確保項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)。對項目檔案進行自檢自查，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題，在項目竣工驗收前完成檔案預(yù)驗收工作，并向公司檔案管理部門提交檔案驗收申請。3.項目各部門和參建單位職責(zé)負責(zé)本部門（單位）項目文件材料的收集、整理、歸檔工作，確保文件材料的真實、完整、準確，并按照項目檔案管理要求及時移交項目建設(shè)單位。明確專人負責(zé)項目檔案工作，接受項目建設(shè)單位和公司檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。配合項目建設(shè)單位做好項目檔案的預(yù)驗收和竣工驗收工作，提供相關(guān)文件材料和說明。三、項目文件材料的形成與積累1.文件材料形成要求項目文件材料應(yīng)來源于項目建設(shè)全過程，包括項目前期文件、項目實施過程中形成的各類文件以及項目竣工驗收文件等。文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備，紙質(zhì)文件應(yīng)采用耐久性強的書寫材料，電子文件應(yīng)采用通用格式，并確保其真實性、完整性和可讀性。項目文件材料應(yīng)使用規(guī)范的文件格式和編號，按照文件的形成規(guī)律和有機聯(lián)系進行分類整理。2.文件材料積累范圍項目前期文件：項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目立項批復(fù)、初步設(shè)計文件、施工圖設(shè)計文件、技術(shù)方案論證報告等。項目實施過程文件：施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底、工程變更通知、施工日志、工程質(zhì)量檢驗記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、隱蔽工程驗收記錄、工程進度報表、安全檢查記錄、會議紀要、來往信函等。項目竣工驗收文件：竣工驗收申請報告、竣工驗收報告、工程質(zhì)量評估報告、竣工圖、設(shè)備試運行報告、工程決算報告、項目總結(jié)等。3.文件材料積累職責(zé)分工項目建設(shè)單位：負責(zé)收集、整理項目前期文件以及項目建設(shè)過程中與項目管理相關(guān)的文件材料。設(shè)計單位：負責(zé)提供項目設(shè)計過程中形成的各類設(shè)計文件、圖紙會審記錄、設(shè)計變更通知等。施工單位：負責(zé)收集、整理施工過程中形成的施工文件、質(zhì)量驗收文件、安全管理文件等。監(jiān)理單位：負責(zé)收集、整理監(jiān)理過程中形成的監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等。設(shè)備供應(yīng)單位：負責(zé)提供設(shè)備采購合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備質(zhì)量證明文件等。四、項目檔案的整理1.整理原則項目檔案應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和有機聯(lián)系，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用。整理工作應(yīng)在項目文件材料收集齊全的基礎(chǔ)上，按照分類標準進行分類、組卷、編目等工作。2.分類方法項目檔案一般按照項目前期文件、項目管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、設(shè)備文件、竣工圖等類別進行分類。項目前期文件：按照文件的性質(zhì)和內(nèi)容進行分類，如項目建議書、可行性研究報告等。項目管理文件：按照項目管理的職能和階段進行分類，如項目計劃、項目進度管理、質(zhì)量管理、安全管理等文件。施工文件：按照施工過程的不同階段和專業(yè)進行分類，如基礎(chǔ)工程、主體工程、裝飾裝修工程等文件。監(jiān)理文件：按照監(jiān)理工作的流程和內(nèi)容進行分類，如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理月報等文件。設(shè)備文件：按照設(shè)備的類別和型號進行分類，如機械設(shè)備、電氣設(shè)備、儀表設(shè)備等文件?？⒐D：按照專業(yè)和圖號進行分類，如建筑竣工圖、結(jié)構(gòu)竣工圖、電氣竣工圖等。3.組卷要求項目文件材料應(yīng)按照分類方案進行組卷，卷內(nèi)文件應(yīng)排列有序，同一事項的文件應(yīng)集中組卷。卷內(nèi)文件應(yīng)按照文件的形成時間順序排列，批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印本在前，定稿在后。卷內(nèi)文件應(yīng)采用統(tǒng)一的紙張規(guī)格，幅面尺寸一般為A4（297mm×210mm）。小于A4的文件應(yīng)粘貼在A4紙上，大于A4的文件應(yīng)折疊成A4規(guī)格。卷內(nèi)文件應(yīng)編制頁號，頁號編寫位置應(yīng)符合規(guī)范要求。4.編目要求項目檔案應(yīng)編制卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表和案卷封面。卷內(nèi)目錄：應(yīng)包括序號、文件編號、責(zé)任者、文件題名、日期、頁號、備注等項目，序號應(yīng)從1開始，逐份標注卷內(nèi)文件。卷內(nèi)備考表：應(yīng)包括本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間等項目，本卷情況說明應(yīng)填寫卷內(nèi)文件的缺損、修改、補充等情況。案卷封面：應(yīng)包括檔號、案卷題名、編制單位、起止日期、保管期限、密級等項目，檔號應(yīng)按照公司檔案編號規(guī)則編制，案卷題名應(yīng)簡明扼要地概括卷內(nèi)文件的主要內(nèi)容。五、項目檔案的歸檔1.歸檔時間項目文件材料應(yīng)在項目建設(shè)過程中及時歸檔，項目建設(shè)單位應(yīng)在項目各單項工程竣工后3個月內(nèi)完成該單項工程檔案的歸檔工作。項目竣工驗收后，項目建設(shè)單位應(yīng)在6個月內(nèi)完成整個項目檔案的歸檔工作，并向公司檔案管理部門移交。2.歸檔份數(shù)項目檔案一般歸檔一份原件，重要文件可根據(jù)需要增加歸檔份數(shù)。電子文件應(yīng)同時歸檔紙質(zhì)文件，并確保兩者內(nèi)容一致。3.歸檔手續(xù)項目建設(shè)單位向公司檔案管理部門歸檔時，應(yīng)填寫檔案移交清單，清單應(yīng)包括案卷題名、檔號、編制單位、起止日期、保管期限、密級、移交日期、移交人、接收人等項目，并由雙方簽字確認。檔案移交清單一式兩份，雙方各執(zhí)一份，作為檔案交接的憑證。六、項目檔案的保管1.保管期限項目檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的項目檔案，應(yīng)列為永久保管。長期保管：凡是反映公司一般職能活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的項目檔案，應(yīng)列為長期保管，保管期限一般為16年至50年。短期保管：凡是反映公司局部職能活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的項目檔案，應(yīng)列為短期保管，保管期限一般為5年以下。2.保管場所公司檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的項目檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。3.保管要求項目檔案應(yīng)按照保管期限和類別進行分類存放，排列有序，便于查找。對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，并定期進行數(shù)據(jù)維護和檢查，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。檔案管理人員應(yīng)定期對項目檔案進行清點、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。七、項目檔案的利用1.利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要可查閱、借閱項目檔案，查閱、借閱檔案應(yīng)填寫檔案利用申請表，經(jīng)部門負責(zé)人批準后，到公司檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.利用方式查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請表提供的檔案信息，為查閱人員提供檔案原件或復(fù)印件，并在查閱現(xiàn)場監(jiān)督查閱，確保檔案的安全。借閱：借閱期限一般不超過15天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案，如有違反，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.利用登記檔案管理人員應(yīng)對項目檔案的利用情況進行詳細登記，登記內(nèi)容包括利用日期、利用部門、利用人員、查閱或借閱檔案名稱、檔號、查閱或借閱期限、歸還日期等，以便對檔案利用情況進行統(tǒng)計和分析。八、項目檔案的鑒定與銷毀1.鑒定工作公司檔案管理部門應(yīng)定期對項目檔案進行鑒定，鑒定工作應(yīng)在公司分管領(lǐng)導(dǎo)的主持下，由檔案管理人員、項目建設(shè)單位有關(guān)人員及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成鑒定小組進行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)項目檔案的保管期限和實際利用價值，對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。2.銷毀程序?qū)κケ４鎯r值的項目檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理人員會同有關(guān)部門進行銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底，并在銷毀清冊上簽字確認。銷毀清冊應(yīng)永久保存，作為檔案鑒定銷毀工作的記錄。九、項目檔案管理的監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督檢查內(nèi)容項目檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括文件材料的形成、積累、整理、歸檔等環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。項目檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性，檔案整理是否符合規(guī)范要求，編目是否準確清晰。項目檔案的保管條件，檔案庫房設(shè)施設(shè)備是否完好，檔案存放是否安全有序。項目檔案的利用情況，檔案利用登記是否齊全，利用手續(xù)是否完備。2.監(jiān)督檢查方式公司檔案管理部門定期對項目檔案進行檢查，檢查可采取自查、互查、抽查等方式進行。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求項目建設(shè)單位限期整改，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。3.考核與獎懲公司將項目檔案管理工作納入對項目建設(shè)單位和相關(guān)