物資采購管理制度?一、總則1.目的為規范公司物資（設備）采購管理工作，確保采購活動合法、合規、高效，滿足公司生產經營需求，降低采購成本，提高資金使用效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內所有物資（設備）的采購活動，包括原材料、零部件、辦公用品、固定資產等各類物資及設備的采購。3.基本原則按需采購原則：根據公司生產經營計劃和實際需求，合理安排采購，避免盲目采購和積壓浪費。質量優先原則：確保所采購物資（設備）的質量符合相關標準和公司要求，滿足生產經營需要。公平公正原則：在采購過程中，遵循公平、公正、公開的原則，維護公司利益，保障供應商合法權益。成本控制原則：通過合理的采購策略和管理方法，降低采購成本，提高采購效益。廉潔自律原則：采購人員應嚴格遵守廉潔自律規定，杜絕違規違紀行為。二、采購管理職責1.采購部門職責負責制定采購計劃，根據公司需求和庫存情況，合理安排采購任務。尋找、篩選、評估供應商，建立供應商檔案，維護良好的合作關系。組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益。跟蹤采購訂單執行情況，協調解決采購過程中的問題。負責采購物資（設備）的驗收、入庫、付款等相關工作。定期對采購工作進行總結和分析，提出改進措施和建議。2.需求部門職責準確提供物資（設備）的需求信息，包括規格、型號、數量、質量要求等。參與采購過程中的技術交流、評標等工作，提供專業意見。負責采購物資（設備）的試用、驗收工作，及時反饋使用情況。根據實際需求變化，及時調整采購計劃。3.財務部門職責審核采購預算，確保采購資金合理安排。參與采購合同審核，監督采購資金支付。負責采購成本核算和財務分析，提供相關數據支持。4.質量部門職責制定物資（設備）質量檢驗標準和驗收規范。參與采購物資（設備）的檢驗和驗收工作，確保質量符合要求。對采購物資（設備）的質量問題進行調查和處理。三、采購計劃管理1.年度采購計劃每年末，各需求部門應根據公司下一年度生產經營計劃和預算，編制本部門的年度物資（設備）需求計劃，并提交給采購部門。采購部門匯總各需求部門的計劃后，結合公司庫存情況和市場供應狀況，編制公司年度采購計劃，報公司領導審批。年度采購計劃應明確采購物資（設備）的名稱、規格、型號、數量、預計采購時間等內容。2.月度采購計劃每月末，各需求部門根據當月生產經營實際情況，對年度采購計劃進行調整和細化，編制月度物資（設備）需求計劃，并提交給采購部門。采購部門根據月度需求計劃和庫存情況，編制月度采購計劃，明確采購物資（設備）的具體清單、采購時間、采購數量等，并組織實施采購。3.臨時采購計劃因生產經營突發情況或其他特殊原因，需要臨時采購物資（設備）的，需求部門應填寫臨時采購申請表，說明采購原因、物資（設備）名稱、規格、型號、數量等信息，經部門負責人審核后提交給采購部門。采購部門對臨時采購申請表進行審核，符合采購條件的，及時安排采購，并報公司領導備案。四、供應商管理1.供應商開發采購部門應通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等，建立供應商信息庫。對潛在供應商進行初步篩選，評估其生產能力、質量控制水平、價格水平、售后服務等方面的情況，確定符合要求的供應商名單。采購部門組織相關人員對初步篩選合格的供應商進行實地考察，了解其生產經營狀況、管理水平、信譽等情況，形成考察報告。根據考察報告和公司采購需求，選擇合適的供應商進行合作，并簽訂合作協議。2.供應商評估采購部門定期對供應商進行評估，評估內容包括產品質量、交貨期、價格、售后服務等方面。采用定性與定量相結合的方法，對供應商進行評分，根據評分結果將供應商分為優秀、良好、合格、不合格四個等級。對于評為優秀等級的供應商，給予適當的獎勵和優先合作機會；對于評為不合格等級的供應商，及時進行整改或終止合作。3.供應商檔案管理采購部門為每個供應商建立檔案，檔案內容包括供應商基本信息、營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、生產許可證、產品質量認證文件、業績情況、評估記錄等。及時更新供應商檔案信息，確保檔案內容的準確性和完整性。供應商檔案作為公司選擇供應商、進行采購決策和管理供應商的重要依據。五、采購流程1.采購申請需求部門根據生產經營需要，填寫采購申請表，詳細說明采購物資（設備）的名稱、規格、型號、數量、質量要求、用途、預計到貨時間等信息。采購申請表經部門負責人審核簽字后，提交給采購部門。2.采購審批采購部門收到采購申請表后，對采購申請的必要性、合理性、合規性進行審核。對于金額較大、涉及重要物資（設備）的采購申請，采購部門應組織相關部門進行會審，提出會審意見。采購申請經采購部門負責人審核簽字后，報公司領導審批。公司領導根據審批權限進行審批，審批通過后交采購部門組織實施采購。3.采購實施采購部門根據審批通過的采購申請，選擇合適的采購方式進行采購。采購方式包括招標采購、詢價采購、競爭性談判采購、單一來源采購等。對于招標采購，采購部門應按照相關法律法規和公司規定，編制招標文件，發布招標公告，組織開標、評標、定標等工作。對于詢價采購，采購部門向多家供應商發出詢價單，要求供應商在規定時間內報價，然后根據報價情況選擇合適的供應商簽訂采購合同。對于競爭性談判采購，采購部門與不少于三家供應商進行談判，根據談判結果確定成交供應商，并簽訂采購合同。對于單一來源采購，采購部門應提供充分的理由和相關證明材料，經公司領導批準后，與唯一供應商簽訂采購合同。采購部門與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括物資（設備）名稱、規格、型號、數量、價格、交貨期、質量標準、驗收方式、付款方式等條款。采購部門跟蹤采購合同執行情況，及時與供應商溝通協調，確保物資（設備）按時、按質、按量供應。4.驗收采購物資（設備）到貨前，采購部門應通知質量部門、需求部門等相關人員做好驗收準備工作。物資（設備）到貨后，質量部門按照質量檢驗標準和驗收規范進行檢驗，需求部門進行試用和驗收。驗收合格的物資（設備）辦理入庫手續，驗收不合格的物資（設備），采購部門應及時與供應商溝通協商，要求供應商采取換貨、補貨、退貨等措施。5.付款采購物資（設備）驗收合格且發票等相關單據齊全后，采購部門填寫付款申請單，附上采購合同、驗收報告、發票等相關憑證，提交給財務部門審核。財務部門對付款申請進行審核，審核無誤后報公司領導審批。公司領導審批通過后，財務部門按照采購合同約定的付款方式和時間進行付款。六、采購風險管理1.風險識別采購部門應定期對采購過程中可能存在的風險進行識別，包括市場風險、質量風險、供應商風險、合同風險、付款風險等。分析各種風險產生的原因和可能帶來的影響。2.風險評估采用定性與定量相結合的方法，對識別出的風險進行評估，確定風險的等級和程度。根據風險評估結果，制定相應的風險應對策略。3.風險應對市場風險應對：關注市場動態，加強市場調研和分析，合理選擇采購時機，與供應商簽訂價格調整條款等。質量風險應對：嚴格質量檢驗標準和驗收規范，加強對供應商的質量管控，要求供應商提供質量保證承諾等。供應商風險應對：建立供應商評估和淘汰機制，加強與供應商的溝通和合作，降低供應商違約風險。合同風險應對：加強合同管理，嚴格審核合同條款，確保合同合法合規，明確雙方權利義務，及時跟蹤合同執行情況。付款風險應對：規范付款流程，加強財務審核，防范資金風險，定期對供應商進行信用評估，合理安排付款時間。七、監督與考核1.內部監督公司內部審計部門定期對采購活動進行審計監督，檢查采購流程的執行情況、采購合同的簽訂和履行情況、采購資金的使用情況等。對審計中發現的問題，及時提出整改意見，督促相關部門進行整改。2.考核機制建立采購工作考核機制，對采購部門及采購人員的工作進行考核評價。考核指標包括采購任務完成情況、采購質量、采購成本控制、供應商管理、合同執行情況等。根據考