企業技術檔案管理、發放制度?一、總則1.目的為加強企業技術檔案的科學管理，確保技術檔案的完整、準確、系統和安全，充分發揮技術檔案在企業生產、經營、科研、管理等各項活動中的作用，特制定本制度。同時，規范技術檔案的發放流程，保證技術檔案能夠及時、準確地提供給需要的部門和人員，特制定本發放制度。2.適用范圍本制度適用于企業內所有與技術檔案管理和發放相關的部門、崗位及人員，包括但不限于研發部門、生產部門、質量控制部門、銷售部門、售后服務部門等。本制度所指技術檔案涵蓋企業在產品研發、生產工藝、設備技術、質量標準、技術合同等方面形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數據等。3.職責分工檔案管理部門負責制定和完善技術檔案管理、發放制度，并監督執行。集中統一管理企業技術檔案，負責技術檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、存儲、保管等工作。建立技術檔案檢索系統，方便查詢和利用技術檔案。按照規定的發放流程，負責技術檔案的發放工作，并做好發放記錄。定期對技術檔案進行清查、核對，確保技術檔案的完整性和準確性。各部門負責本部門產生的技術文件、資料的收集、整理，并及時移交檔案管理部門。按照工作需要，向檔案管理部門提出技術檔案查閱、借閱、復制申請，并負責使用期間技術檔案的保管和歸還。配合檔案管理部門做好技術檔案的管理工作，如提供檔案信息、協助檔案清查等。二、技術檔案管理（一）檔案收集1.各部門應指定專人負責本部門技術文件、資料的收集工作，確保文件資料的齊全、完整。收集范圍包括但不限于以下內容：產品研發過程中形成的項目立項報告、可行性研究報告、設計圖紙、技術方案、實驗記錄、測試報告、總結報告等。生產工藝文件，如工藝流程卡、操作規程、作業指導書、工藝變更記錄等。設備技術資料，包括設備說明書、安裝調試記錄、維護保養手冊、操作規程、設備檔案卡片等。質量標準文件，如產品標準、檢驗規范、質量體系文件等。技術合同，包括與供應商簽訂的技術采購合同、與客戶簽訂的技術服務合同、技術合作協議等。其他與技術相關的文件、資料，如技術交流材料、技術培訓教材、技術革新成果等。2.各部門收集的技術文件、資料應定期移交檔案管理部門，移交時需填寫《技術檔案移交清單》，詳細注明文件資料的名稱、數量、形成時間、移交部門等信息，并由雙方簽字確認。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到各部門移交的技術檔案后，應按照檔案整理的基本原則和方法進行分類、編號、裝訂等整理工作。2.分類原則按照技術檔案的形成領域、內容性質、時間順序等進行分類，確保分類科學合理，便于管理和查找。可分為產品研發檔案、生產工藝檔案、設備技術檔案、質量標準檔案、技術合同檔案等一級類目，在一級類目下再根據具體內容設置二級類目、三級類目等。3.編號方法采用統一的編號規則，為每份技術檔案賦予唯一的編號。編號應具有系統性和邏輯性，便于識別和管理。編號可由檔案類別代碼、年份代碼、順序號等部分組成。例如："CYD2023001"，其中"CYD"表示產品研發檔案類別代碼，"2023"表示年份，"001"表示該類別下的順序號。4.裝訂要求對紙張規格不一致、破損或散裝的文件資料進行整理、修復和裱糊，使其整齊、牢固。采用線裝或膠裝等方式進行裝訂，確保裝訂牢固、整齊美觀，便于查閱和保管。（三）檔案存儲1.檔案管理部門應配備專門的檔案庫房，確保庫房環境符合檔案保管要求。庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等設施。2.根據技術檔案的類別、保管期限等進行分區存放，不同類別的檔案應分開存放，并設置明顯的標識牌。3.采用合適的存儲設備，如檔案柜、檔案架、光盤存儲庫等，對技術檔案進行存放。存儲設備應排列整齊，便于查找和取用。4.建立電子檔案存儲系統，將重要的技術檔案進行數字化存儲。電子檔案應進行備份，并定期進行數據維護，確保數據的安全性和完整性。（四）檔案保管期限1.技術檔案的保管期限根據其重要程度、利用價值等因素確定，分為永久、長期和短期三種。永久保管：凡是反映企業主要職能活動和基本歷史面貌的，對本企業和國家具有長遠利用價值的技術檔案，應永久保管。如企業的重大技術創新成果、核心技術資料、長期有效的技術標準等。長期保管：對企業在一定時期內具有重要查考利用價值的技術檔案，保管期限為15年至50年。如一般的產品研發檔案、重要的生產工藝文件、主要設備的技術檔案等。短期保管：對企業在較短時間內具有查考利用價值的技術檔案，保管期限為5年至15年。如一般性的技術文件、臨時的技術方案等。2.檔案管理部門應定期對技術檔案的保管期限進行審查，根據實際情況及時調整保管期限。對于已到保管期限且無繼續保存價值的技術檔案，應按照規定的程序進行鑒定和銷毀。（五）檔案清查1.檔案管理部門應定期對技術檔案進行清查，確保檔案的數量、質量和存儲狀況符合要求。清查工作每年至少進行一次。2.清查內容包括檔案的數量核對、完整性檢查、存儲環境檢查、編號準確性檢查等。對于清查中發現的問題，應及時采取措施進行處理，如補充缺失的檔案、修復損壞的檔案、調整編號等。3.清查結束后，應編寫《技術檔案清查報告》，詳細記錄清查情況、發現的問題及處理結果，并上報企業主管領導。（六）檔案鑒定與銷毀1.對于已到保管期限或不再具有保存價值的技術檔案，由檔案管理部門組織相關部門和人員進行鑒定。鑒定工作應遵循全面審查、審慎判定的原則，確保鑒定結果準確可靠。2.鑒定小組應由檔案管理部門、業務部門、技術專家等人員組成，對擬銷毀的技術檔案進行逐一審查，提出鑒定意見。對于涉及企業核心技術、商業秘密等重要信息的檔案，應進行特殊處理，確保信息安全。3.經鑒定確需銷毀的技術檔案，應填寫《技術檔案銷毀清單》，詳細注明檔案的名稱、編號、數量、銷毀原因等信息，并經企業主管領導批準。4.檔案銷毀應采用安全、可靠的方式進行，如粉碎、焚燒等。銷毀過程應進行現場監督，并由監銷人員在《技術檔案銷毀清單》上簽字確認。銷毀清單應永久保存。三、技術檔案發放（一）發放范圍1.企業內部各部門因工作需要，可申請查閱、借閱、復制技術檔案。查閱、借閱、復制的范圍應嚴格按照工作需求進行限定，確保技術檔案的安全和合理使用。2.外部單位因合作項目、技術交流、產品認證等原因，需查閱、借閱、復制企業技術檔案的，應按照企業相關規定辦理審批手續。（二）發放流程1.查閱申請各部門如需查閱技術檔案，應填寫《技術檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的、查閱時間等信息，并由部門負責人簽字審批。將申請表提交至檔案管理部門，檔案管理部門根據申請內容進行審核，審核通過后安排查閱。2.借閱申請如需借閱技術檔案，借閱人應填寫《技術檔案借閱申請表》，詳細說明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等，并經部門負責人和檔案管理部門負責人簽字審批。對于涉及企業核心技術、商業秘密等重要檔案的借閱，還需經企業主管領導批準。檔案管理部門審核通過后，向借閱人發放《技術檔案借閱證》，借閱人憑借閱證到檔案庫房辦理借閱手續。3.復制申請因工作需要復制技術檔案的，申請人應填寫《技術檔案復制申請表》，注明復制檔案的名稱、編號、復制內容、復制用途等信息，并經部門負責人簽字審批。對于涉及企業核心技術、商業秘密等重要檔案的復制，需經企業主管領導批準。檔案管理部門審核通過后，按照申請人的要求進行復制，并在復制件上加蓋"復制件"印章，注明復制日期、份數等信息。4.發放登記檔案管理部門在進行技術檔案查閱、借閱、復制發放時，應做好詳細的發放記錄。記錄內容包括發放日期、檔案名稱、編號、發放對象、發放方式（查閱、借閱、復制）、歸還日期等信息。發放記錄應及時更新，并妥善保存，以便查詢和追溯。（三）借閱歸還1.借閱人應按照《技術檔案借閱申請表》中批準的借閱期限及時歸還技術檔案。如需延期歸還，應提前向檔案管理部門提出申請，經批準后方可延期。2.借閱人歸還技術檔案時，檔案管理部門應進行認真核對，檢查檔案是否完好無損，有無缺頁、涂改等情況。如發現問題，應及時與借閱人溝通，并做好記錄。3.借閱人歸還檔案后，檔案管理部門應在《技術檔案借閱證》上注明歸還日期，并注銷借閱證。（四）使用管理1.查閱、借閱、復制的技術檔案僅供申請部門或個人在規定的范圍內使用，不得擅自轉借、轉讓、泄露給其他單位或個人。2.使用過程中應妥善保管技術檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、折疊等。如需摘錄、引用檔案內容，應經檔案管理部門同意，并注明出處。3.對于涉及企業核心技術、商業秘密等重要的技術檔案，使用人員應嚴格遵守企業的保密規定，采取必要的保密措施，防止信息泄露。四、監督與考核1.企業應建立技術檔案管理、發放工作的監督檢查機制，定期對檔案管理部門和各部門的技術檔案管理、發放工作進行檢查，確保制度的有效執行。2.對于在技術檔案管理、發放工作中表現突出的部