公司部門辦公設施維護及檢查制度?一、總則1.目的為確保公司各部門辦公設施的正常運行，提高辦公效率，保障員工的工作環境舒適、安全，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內所有部門的辦公設施，包括但不限于辦公桌椅、電腦、打印機、復印機、傳真機、空調、照明設備、網絡設備等。3.職責分工行政部門負責制定辦公設施維護及檢查的總體計劃和標準。統籌協調各部門辦公設施的維修、保養工作。定期對辦公設施進行巡檢，及時發現并解決問題。負責辦公設施維修、保養費用的預算編制和控制。各部門負責本部門辦公設施的日常使用和保管。發現辦公設施出現故障或損壞時，及時向行政部門報修。協助行政部門進行辦公設施的維修、保養工作。二、辦公設施的申購與配置1.申購流程各部門根據工作需要，填寫《辦公設施申購申請表》，詳細說明申購設施的名稱、規格、數量、用途等。申請表經部門負責人簽字后，提交至行政部門。行政部門對申購申請進行審核，審核內容包括是否符合工作需要、是否有可替代設施等。審核通過后，行政部門將申購申請提交至公司領導審批。審批通過后，行政部門負責辦理辦公設施的采購手續。2.配置標準辦公桌椅的配置應根據員工的工作崗位和職責進行合理安排，確保員工能夠舒適、高效地工作。電腦、打印機、復印機等辦公設備的配置應根據工作需要和業務量進行合理配置，避免資源浪費。網絡設備的配置應滿足公司網絡應用的需求，確保網絡暢通。照明設備、空調等設施的配置應根據辦公區域的面積和功能進行合理配置，提供舒適的辦公環境。三、辦公設施的日常維護1.使用培訓新購辦公設施到貨后，行政部門應及時組織相關人員進行使用培訓，確保員工能夠正確使用和操作設施。使用培訓內容包括設施的基本原理、操作方法、注意事項等。各部門應安排專人負責本部門辦公設施的使用培訓，確保每位員工都能熟練掌握設施的使用方法。2.日常保養員工應養成良好的辦公設施使用習慣，保持設施的清潔和衛生。定期對辦公桌椅進行擦拭、清潔，檢查桌椅的連接部件是否松動，如有問題及時報修。電腦、打印機等辦公設備應定期進行清潔，包括主機、顯示器、鍵盤、鼠標等，避免灰塵積累影響設備性能。網絡設備應定期進行檢查，確保網絡連接正常，設備運行穩定。照明設備、空調等設施應定期進行清潔和維護，檢查燈泡、濾網等部件是否正常，如有問題及時更換。3.故障報修員工發現辦公設施出現故障或損壞時，應及時向行政部門報修。報修時應詳細說明故障情況，包括故障發生的時間、地點、現象等。行政部門接到報修后，應及時記錄故障信息，并安排維修人員進行維修。維修人員在接到維修任務后，應及時與報修人員聯系，確定維修時間，并在規定時間內到達維修現場。維修人員在維修過程中應認真檢查故障原因，采取有效的維修措施，確保設施能夠正常運行。維修完成后，維修人員應向報修人員反饋維修情況，并請報修人員在《辦公設施維修記錄單》上簽字確認。四、辦公設施的定期檢查1.檢查計劃行政部門應制定辦公設施定期檢查計劃，明確檢查的時間、內容、人員等。定期檢查分為月度檢查、季度檢查和年度檢查，檢查內容包括設施的運行狀況、外觀狀況、安全性能等。2.月度檢查每月末，行政部門組織各部門對本部門的辦公設施進行自查，填寫《辦公設施月度檢查表》。自查內容包括設施的使用情況、清潔情況、故障情況等。各部門自查結束后，將檢查表提交至行政部門。行政部門對各部門提交的檢查表進行匯總分析，對發現的問題及時安排維修或整改。3.季度檢查每季度末，行政部門組織專業人員對公司辦公設施進行全面檢查。檢查內容包括設施的運行狀況、性能指標、安全隱患等。檢查人員應填寫《辦公設施季度檢查表》，詳細記錄檢查情況。對檢查中發現的問題，行政部門應及時下達整改通知，要求相關部門限期整改。整改完成后，行政部門對整改情況進行復查，確保問題得到徹底解決。4.年度檢查每年末，行政部門組織對公司辦公設施進行年度全面檢查。年度檢查內容包括設施的運行狀況、性能指標、安全隱患等，同時對設施的使用壽命進行評估。檢查人員應填寫《辦公設施年度檢查表》，詳細記錄檢查情況。根據年度檢查結果，行政部門制定下一年度辦公設施的維護、更新計劃。五、辦公設施的維修與更換1.維修原則辦公設施維修應遵循"及時、高效、經濟"的原則，確保設施能夠盡快恢復正常運行。對于一般性故障，維修人員應在接到報修后[X]小時內到達維修現場進行維修。對于較為復雜的故障，維修人員應在[X]個工作日內完成維修任務。2.維修流程報修人員填寫《辦公設施維修申請表》，詳細說明故障情況。部門負責人對報修申請進行審核，簽字確認后提交至行政部門。行政部門對報修申請進行登記，并安排維修人員進行維修。維修人員維修完成后，填寫《辦公設施維修記錄單》，詳細記錄維修情況。報修人員對維修結果進行驗收，驗收合格后在《辦公設施維修記錄單》上簽字確認。3.更換標準辦公設施出現以下情況之一時，應進行更換：設施損壞嚴重，無法修復或維修成本過高。設施使用壽命到期，性能明顯下降，影響正常工作。因業務發展需要，現有設施無法滿足工作要求。辦公設施更換應按照公司的采購流程進行，由行政部門負責辦理相關手續。4.廢舊設施處理對于廢舊辦公設施，行政部門應統一進行回收處理。回收處理前，行政部門應進行資產盤點，核實廢舊設施的數量、型號等信息。廢舊設施的回收處理應遵循環保、安全的原則，選擇合法合規的回收渠道進行處理。行政部門應建立廢舊設施處理臺賬，記錄廢舊設施的回收處理情況。六、辦公設施的安全管理1.安全培訓行政部門應定期組織辦公設施安全培訓，提高員工的安全意識和操作技能。安全培訓內容包括設施的安全操作規程、安全注意事項、應急處理方法等。各部門應安排專人負責本部門辦公設施的安全培訓，確保每位員工都能掌握安全知識和技能。2.安全檢查行政部門應定期對辦公設施進行安全檢查，及時發現并消除安全隱患。安全檢查內容包括設施的電氣安全、消防安全、機械安全等。檢查人員應填寫《辦公設施安全檢查表》，詳細記錄檢查情況。對檢查中發現的安全隱患，行政部門應及時下達整改通知，要求相關部門限期整改。整改完成后，行政部門對整改情況進行復查，確保安全隱患得到徹底消除。3.應急管理行政部門應制定辦公設施應急預案，明確應急處理流程和責任分工。應急預案應包括設施突發故障、火災、漏電等情況的應急處理措施。各部門應定期組織員工進行應急演練，提高員工的應急處理能力。發生辦公設施安全事故時，相關部門應立即啟動應急預案，采取有效的應急措施，確保人員生命安全和財產損失最小化。七、辦公設施的檔案管理1.檔案建立行政部門應建立辦公設施檔案，記錄辦公設施的申購、配置、維護、維修、更換等情況。辦公設施檔案應包括設施的名稱、規格、型號、購置時間、使用部門、維護記錄、維修記錄、更換記錄等信息。辦公設施檔案應采用紙質檔案和電子檔案相結合的方式進行管理，確保檔案的完整性和可查閱性。2.檔案更新行政部門應及時更新辦公設施檔案，確保檔案信息的準確性和及時性。當辦公設施發生申購、配置、維護、維修、更換等情況時，行政部門應在檔案中及時記錄相關信息。3.檔案查閱公司內部人員因工作需要查閱辦公設施檔案時，應填寫《辦公設施檔案查閱申請表》，經部門負責人簽字后，提交至行政部門。行政部門對查閱申請進行審核，審核通過后提供檔案查閱服務。查閱人員應在指定地點查閱檔案，不得擅自復印、拍照或帶出檔案。八、考核與獎懲1.考核內容行政部門對各部門辦公設施的維護、管理情況進行考核，考核內容包括設施的使用情況、清潔情況、故障報修情況、定期檢查情況等。各部門對本部門員工辦公設施的使用和保管情況進行考核，考核內容包括設施的日常保養情況、安全使用情況等。2.考核方式行政部門采取定期檢查和不定期抽查相結合的方式對各部門辦公設施的維護、管理情況進行考核。各部門采取日常檢查和定期考核相結合的方式對本部門員工辦公設施的使用和保管情況進行考核。3.獎懲措施