ASSET郵件管理規定?一、總則1.目的為規范ASSET公司內部郵件的使用與管理，確保信息傳遞的及時、準確、高效與安全，特制定本規定。2.適用范圍本規定適用于ASSET公司全體員工在工作中使用的郵件系統，包括但不限于公司內部網絡郵件系統以及對外的商務郵件往來。3.基本原則合法性原則：郵件內容必須符合國家法律法規及公司相關政策規定，不得包含違法、違規、有害或侵權信息。真實性原則：發送郵件應確保信息真實可靠，不得故意隱瞞或歪曲事實。準確性原則：郵件主題應準確概括郵件主要內容，正文表達應清晰、準確、有條理，避免產生歧義。時效性原則：及時處理郵件，對重要郵件應在規定時間內予以回復，避免因延誤造成工作損失。保密性原則：涉及公司機密信息、商業秘密、客戶隱私等內容的郵件，應嚴格按照公司保密制度進行處理，確保信息不泄露。二、郵件系統使用規范1.郵箱申請與使用員工入職后，由公司人力資源部門統一為其申請公司內部郵箱賬號，賬號格式為：員工姓名全拼首字母+員工工號（例如：liusan_123456）。員工應妥善保管個人郵箱賬號及密碼，不得隨意告知他人。如發現賬號異常或密碼可能泄露，應及時通知公司IT部門進行處理。離職員工：離職手續辦理完畢后，其郵箱賬號將由公司IT部門在[具體時間]內予以注銷。員工離職前應確保已完成所有與工作相關郵件的妥善處理，并將重要資料備份或交接給相關人員。2.郵件發送規范主題：主題應簡潔明了，準確概括郵件核心內容，避免使用無意義或模糊的主題詞。對于重要郵件，建議在主題前添加特定標識，如"[重要]""[緊急]"等，以便收件人能快速識別郵件的重要性程度。正文：開頭應明確稱呼收件人，語言表達要禮貌、規范、正式。正文內容應條理清晰，分段闡述主要觀點或事項。如有多個問題或事項，應逐一列出，避免混淆。郵件內容應完整，包含必要的背景信息、問題描述、解決方案或建議等。若有附件，應在正文中明確說明附件內容及用途。避免使用過于隨意、口語化或不規范的語言，嚴禁在郵件中使用侮辱性、歧視性或攻擊性語言。附件：確保附件內容與郵件主題相關，且附件格式清晰、可正常打開閱讀。對于較大文件，應盡量進行壓縮處理后再發送，以減少郵件傳輸時間和占用的空間。在正文中詳細說明附件的名稱、內容及大小，以便收件人在查看郵件時能快速了解附件情況。如附件較多，可使用列表形式逐一列出。對附件進行合理命名，命名規則應簡潔明了，能準確反映附件內容，便于收件人查找和識別。例如："項目X進度報告_20230801"。抄送與密送：抄送（CC）：當郵件內容需要告知其他相關人員，但不需要其直接參與處理或回復時，可使用抄送功能。抄送人員應與郵件主題或正文所涉及的事項有一定關聯，避免隨意抄送無關人員，以免造成信息干擾。密送（BCC）：原則上應盡量避免使用密送功能。若因特殊原因需要使用密送，必須確保有充分合理的理由，如涉及隱私信息、商業機密等，且需提前向收件人說明密送情況及目的。同時，密送人員應嚴格控制在必要范圍內，不得隨意擴大密送范圍。3.郵件接收與處理及時查收郵件：員工應定期登錄郵箱查收郵件，建議每天至少查收[X]次，確保不遺漏重要郵件。對于工作時間內收到的郵件，原則上應在[具體時長]內進行查看和處理。認真閱讀郵件內容：仔細閱讀郵件主題、正文及附件，理解郵件意圖，確保對郵件所傳達的信息準確把握。如有疑問，應及時與發件人溝通確認。分類處理郵件：根據郵件的重要性、緊急程度及自身工作安排，對郵件進行分類。可分為立即處理、稍后處理、參考留存等類別，并分別采取相應的處理措施。及時回復郵件：對于需要回復的郵件，應在規定時間內給予答復。若因特殊情況無法及時回復，應向發件人說明原因及預計回復時間，并盡量在承諾的時間內完成回復。回復郵件時，應針對原郵件內容進行回應，確保郵件往來的連貫性和針對性。對于一般性詢問郵件，應在[X]個工作日內回復；對于重要事項或緊急郵件，應在[X]小時內（或根據具體緊急程度要求）給予初步回復，并在[具體時長]內完成詳細回復。三、重要郵件管理1.重要郵件的定義涉及公司重大決策、戰略規劃、重要業務合作、關鍵項目進展等對公司發展具有重大影響的郵件。包含公司機密信息、商業秘密、客戶隱私等敏感內容的郵件。來自公司高層領導、重要客戶、政府部門等重要人員的郵件。2.重要郵件的標識與分類標識：對識別出的重要郵件，發件人應在郵件主題前明確標注"[重要]"字樣，并根據郵件性質在郵件正文中簡要說明重要性原因。分類：重要郵件可進一步細分為以下幾類：戰略決策類：涉及公司戰略方向、重大投資、業務轉型等決策性文件。業務合作類：關于重要業務合作項目的洽談、協議簽訂、合作進展等郵件。項目管理類：關鍵項目的立項、計劃、進度匯報、問題解決等相關郵件。機密信息類：包含公司技術秘密、財務數據、市場策略等機密內容的郵件。客戶關系類：與重要客戶溝通合作需求、反饋問題、維護客戶關系等重要郵件。3.重要郵件的處理流程接收：收件人收到重要郵件后，應立即進行閱讀，并確認郵件的重要性及緊急程度。記錄：對于重要郵件，收件人應做好詳細記錄，包括郵件主題、發件人、收件時間、主要內容摘要等信息，以便后續查閱和跟蹤。可使用專門的重要郵件登記表進行記錄，登記表應包括序號、郵件日期、主題、發件人、收件人、內容摘要、處理情況等字段。處理：根據郵件內容和要求，收件人應迅速采取相應的處理措施。對于需要回復的重要郵件，應組織相關人員進行討論研究，確保回復內容準確、全面、恰當，并經過必要的審批流程。跟蹤與反饋：對于涉及重要事項的郵件，應建立跟蹤機制，及時了解事項進展情況，并向相關人員反饋處理結果。如郵件涉及多個環節或需要與多個部門協作，應明確各環節的責任人及時間節點，確保工作有序推進。存檔：重要郵件處理完畢后，應按照公司檔案管理規定進行存檔。存檔期限根據郵件性質和公司要求確定，一般重要郵件應至少保存[X]年。存檔方式可采用電子存檔和紙質存檔相結合的方式，確保郵件資料的完整性和可查閱性。四、郵件安全管理1.信息安全意識教育定期開展郵件安全培訓：公司人力資源部門和IT部門應定期組織員工進行郵件安全意識培訓，培訓內容包括郵件安全法律法規、公司郵件安全政策、常見郵件安全風險及防范措施等。培訓頻率為每[具體時長]至少一次，新員工入職后應及時進行郵件安全基礎知識培訓。加強宣傳教育：通過內部宣傳欄、公司內部通訊軟件、郵件等多種渠道，宣傳郵件安全知識，提高員工對郵件安全的重視程度，增強員工的安全防范意識。2.郵件安全風險防范防范網絡釣魚郵件：員工應警惕來歷不明的郵件，尤其是包含鏈接、附件或要求輸入敏感信息（如賬號密碼、銀行卡號等）的郵件。對于可疑郵件，不要輕易點擊鏈接或下載附件，應及時向公司IT部門報告。防止病毒感染：不隨意打開來源不明的附件，如需打開附件，應先進行病毒掃描。定期更新電腦殺毒軟件及操作系統補丁，確保電腦系統安全。保護公司機密信息：涉及公司機密信息的郵件，應嚴格按照公司保密制度進行加密處理或通過公司指定的安全渠道發送。嚴禁在郵件中透露公司機密信息給無關人員。防范郵件詐騙：了解常見的郵件詐騙手段，如冒充公司領導要求轉賬、中獎詐騙郵件等。遇到此類可疑郵件，應保持警惕，核實發件人身份及郵件真實性，避免上當受騙。3.郵件系統安全維護定期備份郵件數據：公司IT部門應定期對郵件系統數據進行備份，備份頻率為每周至少一次，備份數據應存儲在安全的位置，如外部存儲設備或云端存儲。備份數據應定期進行檢查和恢復測試，確保數據的完整性和可恢復性。監控郵件系統運行狀態：IT部門應建立郵件系統監控機制，實時監控郵件系統的運行情況，包括郵件收發情況、服務器性能、網絡連接等。及時發現并處理系統故障或異常情況，確保郵件系統的穩定運行。設置安全訪問權限：根據員工工作職責和崗位需求，合理設置郵件系統的訪問權限。嚴格限制對郵件系統的訪問范圍，只有經過授權的人員才能訪問相關郵件信息。對涉及公司機密信息的郵件文件夾，應設置更高的訪問權限，確保信息安全。五、違規處理1.違規行為界定違反郵件發送規范：如郵件主題不明確、正文內容混亂、附件命名不規范、隨意抄送或密送無關人員等。違反重要郵件管理規定：未按要求標識、處理、跟蹤重要郵件，或泄露重要郵件內容等。違反郵件安全管理規定：因疏忽導致公司機密信息通過郵件泄露，或因點擊可疑鏈接、下載不明附件等行為給公司造成安全風險或損失。利用郵件進行不當行為：如發送惡意郵件、騷擾郵件、傳播虛假信息等影響公司正常工作秩序的行為。2.違規處理措施警告：對于初次違規且情節較輕的員工，給予口頭或書面警告，提醒其遵守郵件管理規定。績效扣分：根據違規行為的嚴重程度，對員工進行績效扣分處理。績效扣分將影響員工的績效評估結果及相應的績效獎金。培訓再教育：要求違規員工參加郵件安全及管理相關的培訓課程，重新學習郵件管理規定，加深對郵件使用規范和安全要求的理解。紀律處分：對于多次違規或違規行為情節嚴重的員工，給予相應的紀律處分，如通報批評、降職、辭退等，具體處分措施根據公司員工獎懲制度執行。法律責任追究：如因員工違規行為給公司造成重大損失或法律風險的，公司將依法追究其法律責任。六、附則1.本規定由公司行政部門負責解釋和修訂。隨著公司業務發展和郵件管理需求的