禮品辦公用品管理辦法?一、總則（一）目的為了加強公司禮品和辦公用品的管理，規(guī)范采購、使用、保管等流程，合理控制費用，提高資源利用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機構(gòu)禮品和辦公用品的管理。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：禮品和辦公用品由公司指定部門統(tǒng)一采購、調(diào)配和管理。2.按需領(lǐng)用原則：各部門根據(jù)實際工作需要領(lǐng)用禮品和辦公用品，避免浪費。3.成本控制原則：在保證工作正常開展的前提下，合理控制采購成本和使用成本。4.規(guī)范操作原則：嚴格按照規(guī)定的流程進行采購、驗收、入庫、領(lǐng)用、盤點等操作。二、職責(zé)分工（一）行政部門1.負責(zé)禮品和辦公用品管理制度的制定、修訂和完善。2.匯總各部門禮品和辦公用品需求計劃，編制年度采購預(yù)算。3.統(tǒng)一組織禮品和辦公用品的采購工作，選擇合格供應(yīng)商，簽訂采購合同。4.負責(zé)禮品和辦公用品的驗收、入庫、保管和發(fā)放工作。5.定期對禮品和辦公用品進行盤點，確保賬實相符。6.對各部門禮品和辦公用品的使用情況進行監(jiān)督和檢查。（二）財務(wù)部門1.負責(zé)審核禮品和辦公用品采購預(yù)算，安排采購資金。2.對禮品和辦公用品采購、使用等費用進行核算和監(jiān)督。3.參與禮品和辦公用品的盤點工作。（三）各部門1.負責(zé)本部門禮品和辦公用品需求計劃的編制和報送。2.根據(jù)工作需要領(lǐng)用禮品和辦公用品，并合理使用。3.配合行政部門做好禮品和辦公用品的盤點工作。三、禮品管理（一）禮品分類1.商務(wù)禮品：用于商務(wù)往來、公關(guān)活動等，如贈送客戶、合作伙伴的禮品。2.員工福利禮品：公司為員工發(fā)放的節(jié)日禮品、生日禮品等。3.會議禮品：在會議、培訓(xùn)等活動中發(fā)放的禮品。（二）禮品采購1.采購計劃行政部門每年年底根據(jù)公司業(yè)務(wù)情況和以往禮品使用數(shù)據(jù)，制定下一年度禮品采購預(yù)算草案，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。各部門根據(jù)業(yè)務(wù)活動安排，提前向行政部門提交禮品需求計劃，包括禮品類型、數(shù)量、預(yù)計發(fā)放時間等。2.供應(yīng)商選擇行政部門通過多種渠道收集禮品供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商名錄。對供應(yīng)商進行評估，包括產(chǎn)品質(zhì)量、價格、信譽、售后服務(wù)等方面，選擇合格供應(yīng)商。與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確采購產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、付款方式等條款。3.采購實施行政部門根據(jù)審批后的采購預(yù)算和各部門需求計劃，向供應(yīng)商下達采購訂單。跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，確保按時、按質(zhì)、按量到貨。（三）禮品驗收與入庫1.禮品到貨后，行政部門會同相關(guān)人員按照采購合同要求進行驗收。2.驗收內(nèi)容包括禮品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等，如發(fā)現(xiàn)問題及時與供應(yīng)商溝通解決。3.驗收合格的禮品辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫日期等信息。（四）禮品發(fā)放1.商務(wù)禮品根據(jù)業(yè)務(wù)需要，由相關(guān)部門提出申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，行政部門按照規(guī)定發(fā)放。發(fā)放時做好登記工作，記錄禮品發(fā)放對象、時間、禮品名稱、數(shù)量等信息。2.員工福利禮品按照公司既定的福利政策，在規(guī)定時間發(fā)放員工福利禮品。以部門為單位領(lǐng)取，由部門負責(zé)人簽字確認。3.會議禮品在會議、培訓(xùn)等活動前，行政部門根據(jù)活動安排準備好會議禮品。活動現(xiàn)場按照規(guī)定發(fā)放給參會人員或培訓(xùn)學(xué)員。（五）禮品使用記錄與反饋1.各部門在使用禮品后，應(yīng)及時將禮品使用情況反饋給行政部門，包括禮品發(fā)放效果、客戶或員工反饋等。2.行政部門對禮品使用記錄進行整理和分析，為后續(xù)禮品采購提供參考依據(jù)。四、辦公用品管理（一）辦公用品分類1.辦公設(shè)備：如電腦、打印機、復(fù)印機、傳真機等。2.辦公文具：如筆、紙、文件夾、筆記本等。3.辦公耗材：如墨盒、硒鼓、打印紙、復(fù)印紙等。4.辦公家具：如辦公桌、辦公椅、文件柜等。（二）辦公用品采購1.采購計劃行政部門每月末根據(jù)各部門辦公用品庫存情況和預(yù)計使用量，編制下月度辦公用品采購計劃。采購計劃應(yīng)包括辦公用品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額等內(nèi)容，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.采購方式對于常用辦公用品，行政部門根據(jù)采購計劃與選定的供應(yīng)商簽訂框架協(xié)議，采用定期批量采購的方式。對于臨時性、緊急性辦公用品需求，可通過零星采購的方式滿足，但需辦理相關(guān)審批手續(xù)。3.采購實施行政部門按照審批后的采購計劃向供應(yīng)商下達采購訂單，確保辦公用品按時到貨。采購過程中應(yīng)嚴格控制采購成本，選擇性價比高的產(chǎn)品。（三）辦公用品驗收與入庫1.辦公用品到貨后，行政部門組織相關(guān)人員進行驗收。2.驗收內(nèi)容包括辦公用品的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等，核對無誤后辦理入庫手續(xù)。3.對于驗收不合格的辦公用品，及時與供應(yīng)商聯(lián)系退換貨。（四）辦公用品領(lǐng)用1.各部門根據(jù)實際工作需要填寫辦公用品領(lǐng)用申請表，注明領(lǐng)用辦公用品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。2.部門負責(zé)人審核簽字后，到行政部門辦公用品倉庫領(lǐng)取。3.行政部門按照"先進先出"原則發(fā)放辦公用品，并做好領(lǐng)用登記工作。（五）辦公用品庫存管理1.行政部門定期對辦公用品庫存進行盤點，確保賬實相符。2.建立辦公用品庫存預(yù)警機制，當(dāng)庫存低于設(shè)定的最低庫存量時，及時提出采購申請。3.對于長期閑置或損壞無法使用的辦公用品，及時進行清理和報廢處理。五、費用管理（一）預(yù)算管理1.行政部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和實際需求，編制禮品和辦公用品年度采購預(yù)算，報財務(wù)部門審核。2.財務(wù)部門對采購預(yù)算進行綜合平衡后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購預(yù)算一經(jīng)批準，應(yīng)嚴格執(zhí)行，確需調(diào)整的，按規(guī)定程序辦理審批手續(xù)。（二）費用報銷1.禮品和辦公用品采購費用由行政部門統(tǒng)一辦理報銷手續(xù)。2.報銷時應(yīng)提供合法有效的發(fā)票、采購合同、驗收單、入庫單、領(lǐng)用申請表等相關(guān)憑證。3.財務(wù)部門按照公司財務(wù)制度對報銷憑證進行審核，審核通過后予以報銷。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門定期對禮品和辦公用品管理情況進行審計，檢查采購流程是否合規(guī)、庫存管理是否規(guī)范、費用使用是否合理等