竣工檔案收集及編制歸檔實施細則及編制要求?一、總則1.目的為了加強竣工檔案的管理，確保竣工檔案的完整、準確、系統和有效利用，真實反映工程建設全過程，依據國家有關檔案管理的法律法規及相關標準規范，結合本單位實際情況，制定本實施細則。2.適用范圍本細則適用于本單位所有新建、改建、擴建工程項目竣工檔案的收集、編制、歸檔及管理工作。3.基本原則竣工檔案管理應遵循集中統一管理、同步建設、真實完整、分類科學、便于查詢利用的原則。項目建設單位及各參建單位應明確各自職責，密切配合，確保竣工檔案工作順利進行。二、竣工檔案收集1.收集范圍竣工檔案應收集反映工程建設全過程的各類文件資料，包括項目前期文件、設計文件、施工文件、監理文件、竣工驗收文件等。具體如下：項目前期文件：項目立項批復、可行性研究報告、環境影響評價報告、建設用地規劃許可證、建設工程規劃許可證、施工許可證等。設計文件：初步設計、施工圖設計、設計變更通知、技術交底等。施工文件：施工組織設計、施工方案、施工技術交底、工程測量記錄、原材料及構配件質量證明文件、試驗檢測報告、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質量驗收記錄、工程質量事故處理記錄、施工日志等。監理文件：監理規劃、監理實施細則、監理月報、監理會議紀要、工程質量評估報告、監理工作總結等。竣工驗收文件：竣工驗收報告、竣工圖、工程質量保修書、工程決算審計報告等。2.收集要求及時收集：各參建單位應按照檔案管理要求，在工程建設過程中及時收集各自形成的文件資料，并在工程竣工后[X]個工作日內移交項目建設單位。真實完整：收集的文件資料應真實反映工程建設實際情況，內容完整，簽字蓋章手續齊全。不得偽造、篡改文件資料。分類清晰：各參建單位應按照竣工檔案分類標準對收集的文件資料進行分類整理，確保同一類文件資料集中存放，便于查找和管理。載體規范：文件資料的載體應符合耐久性要求，字跡應清晰、工整，簽字蓋章應使用不易褪色的墨水或印泥。電子文件應采用通用格式，并確保其真實性、完整性和可讀性。三、竣工檔案編制1.編制責任項目建設單位負責組織竣工檔案的編制工作，各參建單位應按照各自職責范圍，負責本單位形成文件資料的編制工作。檔案管理人員應協助項目建設單位對竣工檔案編制工作進行指導和審核。2.編制要求準確性：編制的竣工檔案應準確反映工程建設實際情況，數據準確無誤，用詞規范嚴謹。完整性：竣工檔案應涵蓋工程建設全過程的各類文件資料，不得遺漏重要信息。系統性：按照竣工檔案分類標準對文件資料進行系統整理，編排有序，層次分明，便于查閱。規范性：編制應符合國家及行業有關檔案管理的標準規范要求，如檔案著錄規則、格式排版要求等。3.竣工圖編制編制責任：竣工圖由施工單位負責編制，監理單位負責審核。項目建設單位對竣工圖的準確性、完整性負責。編制要求：竣工圖應根據工程實際完成情況進行繪制，做到圖物相符。對工程變更部分，應在原施工圖上進行修改，并注明變更依據和日期。竣工圖應采用統一的圖幅規格，圖面整潔，線條清晰，字跡工整，簽字蓋章齊全。竣工圖應加蓋竣工圖章，竣工圖章應使用不易褪色的紅色印泥，蓋在圖標欄上方空白處或其他規定位置。竣工圖章應包含施工單位名稱、編制人、審核人、技術負責人、編制日期等內容。電子竣工圖應與紙質竣工圖內容一致，并確保其格式正確、存儲完整、可讀性強。四、竣工檔案歸檔1.歸檔時間項目建設單位應在工程竣工驗收合格后[X]個月內完成竣工檔案的歸檔工作。2.歸檔流程整理組卷：項目建設單位檔案管理人員對各參建單位移交的文件資料進行集中整理，按照竣工檔案分類標準進行分類組卷。卷內文件應排列有序，編寫頁號，填寫卷內目錄和備考表。裝訂編目：對整理好的案卷進行裝訂，裝訂應牢固、整齊，不掉頁、不壓字。同時，按照檔案著錄規則對案卷進行編目，編制案卷目錄、全引目錄等檢索工具。審核驗收：竣工檔案整理完成后，由項目建設單位組織相關部門和人員進行審核驗收。審核驗收內容包括檔案的完整性、準確性、系統性、規范性等。對審核驗收中發現的問題，應及時整改，直至符合要求。移交歸檔：審核驗收合格的竣工檔案，由項目建設單位檔案管理人員移交至本單位檔案部門進行歸檔保存，并辦理移交手續。3.歸檔份數竣工檔案一般應歸檔一式[X]份，其中原件[X]份，復印件[X]份。特殊情況可根據實際需要適當增加歸檔份數。五、竣工檔案管理1.檔案保管本單位檔案部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案密集架、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保竣工檔案的安全保管。檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度、濕度應符合國家規定標準。2.檔案利用建立健全檔案利用制度，明確檔案利用流程。本單位內部人員因工作需要查閱竣工檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經所在部門負責人批準后，到檔案部門查閱。查閱檔案時，應在檔案查閱登記簿上登記，不得在檔案上涂改、標記、抽換、污損等。外單位人員查閱竣工檔案的，應憑單位介紹信，經本單位主管領導批準后，方可查閱，并嚴格遵守檔案查閱規定。3.檔案鑒定與銷毀定期對竣工檔案進行鑒定，根據檔案的保存價值和現實利用情況，確定檔案的保管期限。對保管期滿且無保存價值的檔案，應按照檔案銷毀程序進行銷毀。檔案銷毀前，應編制檔案銷毀清冊，經單位主管領導批準后，由檔案部門會同相關部門共同銷毀，并在檔案銷毀清冊上簽字確認。檔案銷毀清冊應永久保存。4.檔案信息化建設積極推進竣工檔案信息化建設，建立竣工檔案數據庫，實現檔案信息的數字化存儲、檢索和利用。檔案管理人員應及時將竣工檔案的電子文件錄入數據庫，并確保數據的準確性和完整性。同時，應加強檔案信息安全管理，采取必要的安全防護措施，防止檔案信息泄露。六、監督與考核1.監督檢查本單位定期對竣工檔案管理工作進行監督檢查，重點檢查竣工檔案的收集、編制、歸檔及管理情況。對發現的問題，及時下達整改通知書，要求責任單位限期整改。2.考核評價建立竣工檔案管理工作考核評價制度，將竣工檔案管理工作納入各參建單位及相關部門的績效考核體系。對在竣工檔案管理工作中表現突出的單位和個人，給予表彰和獎勵；對未按要求完成竣工檔案管理工作的單位和個人，進行通報批評，并追究相關責任。七、附則1.本實施細則自發布之日起