xx公司辦公用品管理辦法?一、總則（一）目的為加強公司辦公用品的管理，規(guī)范辦公用品的采購、使用、保管等行為，提高辦公用品使用效率，節(jié)約辦公成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機構(gòu)的辦公用品管理。（三）基本原則1.按需配置原則：根據(jù)工作實際需要，合理配置辦公用品，避免浪費。2.成本控制原則：在滿足工作需求的前提下，盡量降低辦公用品采購成本和使用成本。3.規(guī)范管理原則：建立健全辦公用品管理制度，規(guī)范采購、領(lǐng)用、使用、保管等流程。二、管理職責(zé)（一）行政部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定辦公用品年度采購計劃，并組織實施采購工作。2.負(fù)責(zé)辦公用品的驗收、入庫、保管和發(fā)放工作。3.定期盤點辦公用品庫存，及時補充短缺物資。4.對各部門辦公用品使用情況進行監(jiān)督和檢查，提出改進建議。（二）財務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)審核辦公用品采購預(yù)算和費用報銷。2.協(xié)助行政部門做好辦公用品成本核算和控制工作。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門辦公用品需求的統(tǒng)計和申報工作。2.嚴(yán)格按照規(guī)定使用辦公用品，不得隨意浪費和挪用。3.配合行政部門做好辦公用品的盤點和清理工作。三、辦公用品分類及標(biāo)準(zhǔn)（一）辦公文具類1.書寫工具：如鋼筆、圓珠筆、中性筆、鉛筆等。2.紙制品：如復(fù)印紙、打印紙、便簽紙、筆記本等。3.文件夾類：如檔案盒、文件袋、資料冊等。4.裝訂用品：如訂書機、訂書釘、膠水、膠棒等。5.桌面用品：如計算器、電話機、臺歷、筆筒等。（二）辦公設(shè)備類1.電腦及周邊設(shè)備：如臺式電腦、筆記本電腦、打印機、復(fù)印機、掃描儀、傳真機等。2.辦公家具：如辦公桌、辦公椅、文件柜、沙發(fā)等。（三）辦公耗材類1.硒鼓、墨盒、碳粉等。2.打印紙、復(fù)印紙、傳真紙等。（四）其他辦公用品1.清潔用品：如拖把、掃帚、抹布、清潔劑等。2.勞保用品：如手套、口罩、安全帽等。（五）辦公用品配置標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)員工崗位和工作需求，制定不同崗位的辦公用品配置標(biāo)準(zhǔn)，如辦公文具的每月用量、辦公設(shè)備的配備數(shù)量等。2.隨著公司業(yè)務(wù)發(fā)展和實際情況變化，適時調(diào)整辦公用品配置標(biāo)準(zhǔn)。四、辦公用品采購管理（一）采購計劃制定1.行政部門每年年底根據(jù)公司下一年度工作計劃和各部門辦公用品需求預(yù)測，編制辦公用品年度采購計劃。2.采購計劃應(yīng)包括辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計采購時間等內(nèi)容。3.采購計劃經(jīng)財務(wù)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實施。（二）采購方式選擇1.集中采購：對于通用性強、采購量大的辦公用品，采用集中采購方式，由行政部門統(tǒng)一組織采購。2.分散采購：對于特殊規(guī)格、少量需求的辦公用品，可由各部門自行采購，但需報行政部門備案。3.招標(biāo)采購：對于金額較大的辦公用品采購項目，應(yīng)按照公司招標(biāo)管理規(guī)定進行招標(biāo)采購。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.行政部門應(yīng)建立辦公用品供應(yīng)商名錄，選擇信譽良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理的供應(yīng)商。2.定期對供應(yīng)商進行評估和考核，如產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等，對于不合格的供應(yīng)商及時淘汰。3.與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、價格、交貨期、付款方式等。（四）采購流程1.需求部門填寫辦公用品采購申請表，注明辦公用品名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求日期等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交行政部門。2.行政部門根據(jù)采購申請表和年度采購計劃，核實庫存情況，如需采購則填寫采購訂單，選擇合適的供應(yīng)商進行采購。3.供應(yīng)商按照采購訂單要求將貨物送達公司，行政部門組織驗收。驗收合格后辦理入庫手續(xù)，驗收不合格的及時與供應(yīng)商協(xié)商退換貨。4.財務(wù)部門根據(jù)采購合同和驗收單，審核無誤后辦理付款手續(xù)。五、辦公用品庫存管理（一）入庫管理1.辦公用品到貨后，行政部門倉庫管理人員應(yīng)及時進行驗收，核對辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購訂單一致。2.驗收合格的辦公用品應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明辦公用品名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫日期等信息，并由倉庫管理人員和驗收人員簽字確認(rèn)。3.入庫單應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)交財務(wù)部門記賬，一聯(lián)交采購部門備查。（二）保管管理1.倉庫應(yīng)設(shè)置專門的辦公用品存放區(qū)域，按照辦公用品的類別、規(guī)格、型號等進行分類存放，確保擺放整齊、便于查找。2.倉庫應(yīng)保持通風(fēng)、干燥、清潔，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保辦公用品的質(zhì)量安全。3.定期對辦公用品進行盤點，做到賬實相符。盤點時發(fā)現(xiàn)賬實不符的，應(yīng)及時查明原因并進行處理。（三）出庫管理1.各部門因工作需要領(lǐng)用辦公用品時，應(yīng)填寫辦公用品領(lǐng)用申請表，注明辦公用品名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用日期等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交行政部門。2.行政部門倉庫管理人員根據(jù)領(lǐng)用申請表，核實庫存情況，如庫存充足則辦理出庫手續(xù)，填寫出庫單，注明辦公用品名稱、規(guī)格、數(shù)量、出庫日期等信息，并由倉庫管理人員和領(lǐng)用人簽字確認(rèn)。3.出庫單應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)交財務(wù)部門記賬，一聯(lián)交領(lǐng)用部門備查。六、辦公用品使用管理（一）使用要求1.員工應(yīng)愛護辦公用品，按照正確的方法使用，不得隨意損壞或丟棄。2.辦公用品應(yīng)專物專用，不得挪作他用。3.節(jié)約使用辦公用品，如紙張雙面打印、復(fù)印，減少不必要的浪費。（二）維修與更換1.辦公設(shè)備出現(xiàn)故障時，使用部門應(yīng)及時通知行政部門，行政部門安排專業(yè)人員進行維修。2.對于無法維修或維修成本過高的辦公設(shè)備，行政部門應(yīng)根據(jù)實際情況進行評估，提出更換建議，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進行更換。3.辦公耗材達到使用期限或出現(xiàn)質(zhì)量問題時，應(yīng)及時更換，確保辦公設(shè)備正常運行。七、辦公用品費用管理（一）預(yù)算管理1.財務(wù)部門根據(jù)公司年度工作計劃和辦公用品采購計劃，編制辦公用品費用預(yù)算。2.辦公用品費用預(yù)算應(yīng)包括采購費用、庫存管理費用、維修費用等各項支出。3.辦公用品費用預(yù)算經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后作為控制辦公用品費用的依據(jù)。（二）費用報銷1.辦公用品采購?fù)瓿珊螅少徣藛T應(yīng)及時整理相關(guān)發(fā)票、采購訂單、驗收單等報銷憑證，按照公司財務(wù)報銷制度進行報銷。2.財務(wù)部門對報銷憑證進行審核，審核無誤后辦理報銷手續(xù)。3.各部門應(yīng)嚴(yán)格控制辦公用品費用支出，不得超出預(yù)算范圍。如因特殊情況需要超出預(yù)算的，應(yīng)提前申請并說明原因，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后方可報銷。八、監(jiān)督與檢查（一）行政部門定期對各部門辦公用品使用情