培訓(xùn)檔案管理辦法?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司培訓(xùn)檔案管理，規(guī)范培訓(xùn)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保培訓(xùn)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司培訓(xùn)工作的持續(xù)改進(jìn)和員工職業(yè)發(fā)展提供有力支持，特制定本辦法。

（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部組織的各類培訓(xùn)活動(dòng)所形成的檔案資料管理，包括但不限于新員工培訓(xùn)、崗位技能培訓(xùn)、管理培訓(xùn)、專項(xiàng)培訓(xùn)等。

（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則：培訓(xùn)檔案由公司統(tǒng)一管理，確保檔案資料的完整性和一致性。2.分類管理原則：按照培訓(xùn)類別、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)對象等進(jìn)行分類，便于檔案的整理和查詢。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守檔案管理的安全保密規(guī)定，防止檔案資料的泄露、損壞和丟失。4.動(dòng)態(tài)管理原則：隨著培訓(xùn)工作的開展，及時(shí)更新和補(bǔ)充培訓(xùn)檔案內(nèi)容，確保檔案的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。

二、培訓(xùn)檔案管理職責(zé)（一）人力資源部1.負(fù)責(zé)制定和完善培訓(xùn)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門培訓(xùn)檔案的收集、整理和歸檔工作。3.負(fù)責(zé)集中保管公司級培訓(xùn)檔案，建立培訓(xùn)檔案目錄索引，方便查詢和利用。4.定期對培訓(xùn)檔案進(jìn)行整理、鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.根據(jù)公司需求，提供培訓(xùn)檔案的查詢、借閱服務(wù)。

（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門組織或參與的培訓(xùn)活動(dòng)檔案資料的收集、整理和初步歸檔工作。2.按照公司培訓(xùn)檔案管理要求，定期將本部門的培訓(xùn)檔案移交至人力資源部。3.配合人力資源部做好培訓(xùn)檔案的查詢、借閱等相關(guān)工作。

三、培訓(xùn)檔案的內(nèi)容（一）培訓(xùn)計(jì)劃類1.年度培訓(xùn)計(jì)劃：包括培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對象、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)師資等。2.專項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃：針對特定項(xiàng)目或崗位制定的培訓(xùn)計(jì)劃，詳細(xì)說明培訓(xùn)的具體安排。

（二）培訓(xùn)實(shí)施類1.培訓(xùn)通知：包括培訓(xùn)主題、時(shí)間、地點(diǎn)、培訓(xùn)對象、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)要求等。2.培訓(xùn)簽到表：記錄參加培訓(xùn)人員的姓名、部門、簽到時(shí)間等信息。3.培訓(xùn)教材：包括紙質(zhì)教材、電子教材、講義等。4.培訓(xùn)課件：培訓(xùn)過程中使用的PPT、視頻等教學(xué)資料。5.培訓(xùn)記錄：包括培訓(xùn)過程中的考勤記錄、課堂表現(xiàn)記錄、互動(dòng)環(huán)節(jié)記錄等。6.培訓(xùn)考核資料：包括試卷、考核標(biāo)準(zhǔn)、成績登記表等。7.培訓(xùn)證書：員工參加外部培訓(xùn)獲得的證書復(fù)印件。

（三）培訓(xùn)效果評估類1.培訓(xùn)效果調(diào)查問卷：收集學(xué)員對培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)師資等方面的評價(jià)意見。2.培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告：對培訓(xùn)效果進(jìn)行綜合評估，分析培訓(xùn)目標(biāo)的達(dá)成情況，提出改進(jìn)建議。3.培訓(xùn)收益評估報(bào)告：評估培訓(xùn)對員工績效提升、公司業(yè)務(wù)發(fā)展等方面的實(shí)際收益。

（四）培訓(xùn)師資類1.內(nèi)部培訓(xùn)師檔案：包括個(gè)人基本信息、培訓(xùn)課程清單、授課評價(jià)等。2.外部培訓(xùn)師檔案：包括培訓(xùn)師簡介、授課記錄、費(fèi)用支付憑證等。

（五）其他相關(guān)資料1.培訓(xùn)協(xié)議：與培訓(xùn)機(jī)構(gòu)、培訓(xùn)師簽訂的培訓(xùn)協(xié)議。2.培訓(xùn)費(fèi)用報(bào)銷憑證：包括發(fā)票、費(fèi)用明細(xì)清單等。3.培訓(xùn)照片、視頻等資料：記錄培訓(xùn)過程中的精彩瞬間。

四、培訓(xùn)檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)在培訓(xùn)活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集相關(guān)檔案資料，并確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.對于培訓(xùn)過程中形成的各類文件、資料，如培訓(xùn)通知、簽到表、教材、課件、考核試卷等，應(yīng)按照要求進(jìn)行分類整理，標(biāo)注清晰。3.培訓(xùn)檔案資料應(yīng)使用原件，如因特殊原因需要使用復(fù)印件的，應(yīng)在復(fù)印件上注明"與原件一致"，并加蓋提供部門公章。

（二）整理方法1.分類整理：按照培訓(xùn)檔案的內(nèi)容分類，如培訓(xùn)計(jì)劃類、培訓(xùn)實(shí)施類、培訓(xùn)效果評估類等，分別進(jìn)行整理。2.編號標(biāo)識：為每份培訓(xùn)檔案資料賦予唯一的編號，以便于管理和查詢。編號可采用年份+培訓(xùn)類別+順序號的方式，如202301001表示2023年第一類培訓(xùn)的第1份檔案。3.編制目錄：根據(jù)分類整理的結(jié)果，編制培訓(xùn)檔案目錄，詳細(xì)列出每份檔案資料的編號、名稱、日期、來源等信息。

五、培訓(xùn)檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)在培訓(xùn)活動(dòng)結(jié)束后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的培訓(xùn)檔案移交至人力資源部。2.人力資源部收到各部門移交的培訓(xùn)檔案后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案資料齊全、完整、準(zhǔn)確。對于不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)退回原部門補(bǔ)充或更正。3.人力資源部按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，將培訓(xùn)檔案進(jìn)行歸檔存儲，確保檔案存放有序，便于查找和利用。

（二）保管期限1.培訓(xùn)檔案的保管期限根據(jù)其重要性和性質(zhì)確定，一般分為短期、中期和長期。短期保管檔案：保管期限為[X]年，主要包括一般性的培訓(xùn)通知、簽到表、簡單的培訓(xùn)記錄等。中期保管檔案：保管期限為[X]年，包括培訓(xùn)教材、課件、考核資料、培訓(xùn)效果調(diào)查問卷等。長期保管檔案：保管期限為[X]年以上，主要涉及培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告、培訓(xùn)收益評估報(bào)告、培訓(xùn)協(xié)議、培訓(xùn)費(fèi)用報(bào)銷憑證等重要文件。2.保管期限屆滿后，由人力資源部會同相關(guān)部門對培訓(xùn)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。對于確無保存價(jià)值的檔案，按照公司檔案銷毀程序進(jìn)行銷毀，并做好記錄。

（三）保管方式1.培訓(xùn)檔案采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和編號順序排列，確保檔案存放整齊、安全。2.電子檔案應(yīng)存儲在公司指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案的命名應(yīng)與紙質(zhì)檔案編號一致，便于查找和對應(yīng)。

六、培訓(xùn)檔案的利用與查詢（一）利用范圍1.公司內(nèi)部管理人員用于了解培訓(xùn)工作開展情況，評估培訓(xùn)效果，為制定培訓(xùn)計(jì)劃和決策提供參考依據(jù)。2.人力資源部門用于員工培訓(xùn)記錄查詢、培訓(xùn)需求分析、培訓(xùn)師資管理等工作。3.員工個(gè)人用于查詢自己的培訓(xùn)檔案，了解個(gè)人培訓(xùn)經(jīng)歷和學(xué)習(xí)成果，為職業(yè)發(fā)展提供支持。

（二）查詢流程1.內(nèi)部人員因工作需要查詢培訓(xùn)檔案時(shí)，應(yīng)填寫《培訓(xùn)檔案查詢申請表》，注明查詢目的、查詢內(nèi)容等信息。2.《培訓(xùn)檔案查詢申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至人力資源部。3.人力資源部對查詢申請進(jìn)行審核，審核通過后，根據(jù)申請人的需求提供相應(yīng)的培訓(xùn)檔案資料。4.查詢?nèi)藛T應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)人力資源部同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。

（三）借閱管理1.因特殊原因需要借閱培訓(xùn)檔案的，應(yīng)填寫《培訓(xùn)檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限等信息。2.《培訓(xùn)檔案借閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和人力資源部負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的培訓(xùn)檔案，不得擅自涂改、損壞、丟失。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。

七、培訓(xùn)檔案的安全與保密（一）安全管理1.檔案管理人員應(yīng)定期對培訓(xùn)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案存放環(huán)境安全，防止檔案資料受到損壞、潮濕、蟲蛀等影響。2.加強(qiáng)對檔案存儲場所的安全防范措施，安裝必要的防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備，確保檔案資料的安全。3.對電子檔案應(yīng)采取有效的安全防護(hù)措施，設(shè)置訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法篡改。定期對電子檔案進(jìn)行病毒查殺和數(shù)據(jù)備份，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。

（二）保密管理1.嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對培訓(xùn)檔案中涉及的公司機(jī)密信息、員工個(gè)人隱私等內(nèi)容予以保密。2.檔案管理人員不得擅自向無關(guān)人員透露培訓(xùn)檔案的內(nèi)容，如因工作需要查閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批和登記。3.對于涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要信息的培訓(xùn)檔案，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等特殊保密措施，防止信息泄露。

八、培訓(xùn)檔案管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.人力資源部定期對各部門培訓(xùn)檔案的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作是否符合要求。2.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)向責(zé)任部門提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。

（二）考核評價(jià)1.將培訓(xùn)檔案管理工作納入各部門績效考核體系，對檔案