采購合同、付款及發(fā)票管理制度?一、總則1.目的為規(guī)范公司采購合同的簽訂、履行、付款及發(fā)票管理流程，加強內部控制，防范經(jīng)營風險，維護公司合法權益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有采購活動，包括但不限于原材料采購、設備采購、服務采購等。3.基本原則合法合規(guī)原則：采購活動應遵守國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定。誠實守信原則：與供應商建立良好的合作關系，誠實守信，履行合同義務。風險防控原則：對采購過程中的風險進行識別、評估和控制，確保公司利益不受損害。流程規(guī)范原則：明確采購合同、付款及發(fā)票管理的流程和職責，確保各項工作有序進行。

二、采購合同管理1.合同簽訂流程采購申請：使用部門根據(jù)業(yè)務需求填寫采購申請單，詳細注明采購物品或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算等信息，經(jīng)部門負責人審核后提交至采購部門。供應商選擇：采購部門收到采購申請單后，通過市場調研、供應商推薦、招標、詢價等方式選擇合適的供應商。對供應商的資質、信譽、產(chǎn)品質量、價格、售后服務等進行綜合評估，確定入圍供應商名單。合同起草：采購部門與選定的供應商進行商務談判，達成一致意見后，起草采購合同。合同應明確雙方的權利和義務，包括采購物品或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等條款。合同審核：采購合同起草完成后，由采購部門提交至法務部門、財務部門等相關部門進行審核。法務部門重點審核合同的合法性、合規(guī)性，防范法律風險；財務部門重點審核合同的付款條款、發(fā)票條款等，確保公司財務利益。相關部門應在規(guī)定時間內提出審核意見，采購部門根據(jù)審核意見對合同進行修改完善。合同簽訂：經(jīng)審核通過的采購合同，由公司法定代表人或其授權代表與供應商簽訂。簽訂后的合同原件由采購部門負責保管，并及時將合同副本分發(fā)給相關部門。2.合同履行管理供應商通知：采購部門應在合同簽訂后及時通知供應商按照合同約定履行義務，明確交貨時間、交貨地點、質量標準等要求。進度跟蹤：采購部門應定期跟蹤供應商的合同履行進度，及時了解貨物生產(chǎn)、運輸、交付等情況。如發(fā)現(xiàn)供應商存在違約行為或可能影響合同履行的問題，應及時與供應商溝通協(xié)商，采取相應的措施解決問題。驗收管理：采購物品或服務到貨后，采購部門應組織相關部門進行驗收。驗收內容包括數(shù)量、規(guī)格、質量、性能等方面，確保符合合同要求。驗收合格后，由驗收人員簽署驗收報告。如驗收不合格，采購部門應及時與供應商協(xié)商解決，要求供應商采取補貨、換貨、退貨、降價等措施，直至達到驗收標準。變更管理：在合同履行過程中，如因不可抗力、政策調整、市場變化等原因需要變更合同條款的，采購部門應及時與供應商協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。3.合同檔案管理合同歸檔：采購部門應在合同簽訂后及時將合同原件、合同副本、采購申請單、供應商資質文件、驗收報告等相關資料整理歸檔，建立合同檔案。合同檔案應按照類別、時間順序等進行分類存放，便于查閱和管理。檔案保管：合同檔案應由專人負責保管，確保檔案的安全、完整。檔案保管期限應按照國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定執(zhí)行，一般為合同履行完畢后[X]年。檔案查閱：因工作需要查閱合同檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負責人批準后，到檔案保管部門查閱。查閱人員應遵守檔案管理制度，不得擅自復印、涂改、銷毀檔案資料。

三、付款管理1.付款申請流程發(fā)票審核：采購物品或服務驗收合格后，采購部門應及時催促供應商開具發(fā)票。收到供應商發(fā)票后，采購部門應核對發(fā)票信息與合同約定是否一致，包括發(fā)票抬頭、稅號、貨物或服務名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額、稅率、稅額等。核對無誤后，在發(fā)票上加蓋"發(fā)票已收"章，并填寫發(fā)票審核記錄表。付款申請：采購部門根據(jù)合同約定的付款方式和期限，填寫付款申請單。付款申請單應注明合同編號、供應商名稱、付款金額、付款理由、付款方式等信息，并附上發(fā)票復印件、驗收報告等相關資料。付款申請單經(jīng)采購部門負責人審核后提交至財務部門。財務審核：財務部門收到付款申請單后，對付款申請的真實性、合法性、準確性進行審核。重點審核發(fā)票的真實性、有效性，合同的履行情況，付款金額是否與合同約定一致，付款方式是否符合公司規(guī)定等。如發(fā)現(xiàn)問題，財務部門應及時與采購部門溝通核實，并要求采購部門進行整改。財務審核通過后，在付款申請單上簽署意見。領導審批：付款申請單經(jīng)財務部門審核通過后，提交至公司領導審批。公司領導根據(jù)公司資金狀況、合同履行情況等因素進行審批，批準后在付款申請單上簽署意見。付款執(zhí)行：財務部門根據(jù)領導審批意見，安排資金進行付款。付款方式包括支票、匯票、電匯、網(wǎng)上銀行轉賬等，具體付款方式應根據(jù)合同約定和公司實際情況確定。付款完成后，財務部門應及時登記付款臺賬，并將付款憑證復印件反饋給采購部門。2.預付款管理預付款申請：如合同約定需要支付預付款的，采購部門應在合同簽訂后，根據(jù)合同約定的預付款比例和金額，填寫預付款申請單。預付款申請單應注明合同編號、供應商名稱、預付款金額、預付款理由、付款方式等信息，并附上合同復印件。預付款申請單經(jīng)采購部門負責人審核后提交至財務部門。預付款審核：財務部門收到預付款申請單后，對預付款申請的真實性、合法性、準確性進行審核。重點審核合同是否明確約定預付款條款，預付款金額是否合理，供應商的信譽和資質等。如發(fā)現(xiàn)問題，財務部門應及時與采購部門溝通核實，并要求采購部門進行整改。財務審核通過后，在預付款申請單上簽署意見。領導審批：預付款申請單經(jīng)財務部門審核通過后，提交至公司領導審批。公司領導根據(jù)公司資金狀況、合同風險等因素進行審批，批準后在預付款申請單上簽署意見。預付款支付：財務部門根據(jù)領導審批意見，安排資金支付預付款。預付款支付后，財務部門應及時跟蹤供應商的合同履行情況，確保預付款的安全和有效使用。如發(fā)現(xiàn)供應商存在違約行為或可能影響預付款安全的問題，應及時與供應商溝通協(xié)商，采取相應的措施解決問題。3.分期付款管理分期付款計劃制定：如合同約定需要分期付款的，采購部門應在合同簽訂后，根據(jù)合同約定的付款期限和金額，制定分期付款計劃。分期付款計劃應明確每期付款的時間、金額、付款條件等信息，并提交至財務部門備案。分期付款申請：每期付款前，采購部門應根據(jù)分期付款計劃，填寫分期付款申請單。分期付款申請單應注明合同編號、供應商名稱、付款金額、付款理由、付款方式等信息，并附上發(fā)票復印件、驗收報告等相關資料。分期付款申請單經(jīng)采購部門負責人審核后提交至財務部門。分期付款審核：財務部門收到分期付款申請單后，對分期付款申請的真實性、合法性、準確性進行審核。重點審核合同的履行情況，發(fā)票的真實性、有效性，付款金額是否與合同約定一致，付款方式是否符合公司規(guī)定等。如發(fā)現(xiàn)問題，財務部門應及時與采購部門溝通核實，并要求采購部門進行整改。財務審核通過后，在分期付款申請單上簽署意見。領導審批：分期付款申請單經(jīng)財務部門審核通過后，提交至公司領導審批。公司領導根據(jù)公司資金狀況、合同履行情況等因素進行審批，批準后在分期付款申請單上簽署意見。分期付款支付：財務部門根據(jù)領導審批意見，安排資金進行分期付款。分期付款完成后，財務部門應及時登記付款臺賬，并將付款憑證復印件反饋給采購部門。

四、發(fā)票管理1.發(fā)票開具管理供應商要求：采購部門應在采購合同中明確要求供應商按照國家法律法規(guī)及稅務部門的規(guī)定開具發(fā)票。發(fā)票內容應真實、準確、完整，與實際交易相符。發(fā)票開具時間：供應商應在收到貨款后的規(guī)定時間內開具發(fā)票。如合同約定了具體的開票時間，供應商應按照合同約定執(zhí)行。發(fā)票類型：根據(jù)采購物品或服務的性質和稅務規(guī)定，確定發(fā)票類型。一般情況下，采購貨物應開具增值稅專用發(fā)票或增值稅普通發(fā)票；采購服務應開具增值稅專用發(fā)票或增值稅普通發(fā)票、營業(yè)稅發(fā)票等。發(fā)票信息核對：采購部門收到供應商開具的發(fā)票后，應仔細核對發(fā)票信息與合同約定是否一致。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票信息有誤，應及時通知供應商進行更正。2.發(fā)票認證管理增值稅專用發(fā)票認證：財務部門收到增值稅專用發(fā)票后，應在規(guī)定的時間內進行認證。增值稅專用發(fā)票認證期限為自發(fā)票開具之日起[X]天內。財務部門應通過增值稅發(fā)票綜合服務平臺等方式進行認證，確保發(fā)票認證的準確性和及時性。發(fā)票認證結果處理：如發(fā)票認證通過，財務部門應將認證結果記錄在案，并按照規(guī)定進行賬務處理。如發(fā)票認證不通過，財務部門應及時與供應商溝通核實，要求供應商重新開具發(fā)票或提供相關證明材料，確保公司能夠正常抵扣進項稅額。3.發(fā)票保管管理發(fā)票存放：財務部門應設立專門的發(fā)票保管崗位，負責發(fā)票的存放和保管。發(fā)票應存放在安全、干燥、通風的地方，防止發(fā)票丟失、損壞、被盜等情況發(fā)生。發(fā)票裝訂：財務部門應定期將已入賬的發(fā)票按照月份、類別等進行裝訂成冊，并妥善保管。發(fā)票裝訂應整齊、牢固，便于查閱和管理。發(fā)票銷毀：發(fā)票保管期限屆滿后，財務部門應按照國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定，對發(fā)票進行銷毀。發(fā)票銷毀應制定詳細的銷毀清單，由專人負責監(jiān)督銷毀過程，并在銷毀清單上簽字確認。

五、監(jiān)督與考核1.內部審計監(jiān)督公司內部審計部門應定期對采購合同、付款及發(fā)票管理情況進行審計監(jiān)督，檢查采購活動是否符合公司規(guī)定和流程，合同履行是否正常，付款是否合規(guī)，發(fā)票管理是否規(guī)范等。對審計發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.績效考核公司應建立采購合同、付款及發(fā)票管理的績效考核制度，對采購部門、財務