科技檔案管理制度?一、總則1.目的為加強公司科技檔案的科學管理，充分發揮科技檔案在公司生產、經營、科研、管理等各項活動中的作用，根據國家有關檔案管理的法律法規，結合公司實際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司在科技研發、生產制造、工程建設、技術改造等活動中形成的具有保存價值的各種載體形式的科技檔案的管理。3.管理原則科技檔案管理遵循集中統一管理、維護科技檔案的完整與安全、便于開發利用的原則。確保科技檔案真實、準確、系統、完整，為公司的發展提供有力的支持。

二、管理體制與職責1.管理體制公司實行科技檔案綜合管理體制，設立科技檔案管理部門，負責統一管理公司的科技檔案。各部門設立兼職檔案員，負責本部門科技文件材料的收集、整理、歸檔工作，并接受公司科技檔案管理部門的業務指導和監督。2.科技檔案管理部門職責貫徹執行國家有關檔案管理的法律法規和方針政策，制定公司科技檔案管理制度，并組織實施。負責公司科技檔案的集中統一管理，接收、整理、保管、統計公司各部門移交的科技檔案，維護檔案的完整與安全。開展科技檔案的編研工作，開發檔案信息資源，為公司的生產、經營、科研、管理等活動提供檔案信息服務。對公司各部門的科技文件材料形成、積累、整理、歸檔工作進行業務指導和監督檢查。負責公司科技檔案信息化建設，建立和完善科技檔案數據庫，實現科技檔案的計算機管理和網絡化查詢利用。3.各部門兼職檔案員職責負責本部門科技文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料的真實、準確、完整。按照公司科技檔案管理制度的要求，定期將本部門整理好的科技文件材料移交公司科技檔案管理部門歸檔。協助公司科技檔案管理部門做好本部門科技檔案的查閱、借閱等利用工作。接受公司科技檔案管理部門的業務培訓和指導，不斷提高自身的檔案管理業務水平。

三、科技文件材料的形成與積累1.形成要求公司各部門在科技研發、生產制造、工程建設、技術改造等活動中，應按照科技文件材料形成的規律和特點，及時、準確地形成各種載體形式的科技文件材料。科技文件材料應使用耐久性強的書寫材料和載體，字跡應清晰、工整，圖樣應符合有關標準和規范。科技文件材料應簽署齊全，手續完備，注明日期、責任者等信息。2.積累范圍科技研發項目：包括項目立項報告、可行性研究報告、技術方案、實驗記錄、測試報告、研究總結報告等。生產制造文件：產品設計圖紙、工藝文件、工裝模具圖紙、生產計劃、質量檢驗記錄等。工程建設文件：項目規劃設計文件、施工圖紙、工程變更通知、施工記錄、竣工驗收報告等。技術改造文件：改造項目申請報告、技術方案、設備更新圖紙、改造前后對比資料等。科研成果文件：專利證書、軟件著作權登記證書、科技成果鑒定證書、獲獎證書等。其他與科技活動有關的文件材料，如技術合同、技術協議、技術交流材料等。3.積累要求各部門應指定專人負責科技文件材料的積累工作，建立科技文件材料積累臺賬，對文件材料的形成時間、內容、數量等進行詳細記錄。科技文件材料應按照其形成的過程和類別，進行分類整理，確保同一項目或同一類別的文件材料集中在一起，便于查找和歸檔。在科技活動結束后，相關部門應及時對形成的科技文件材料進行系統整理，剔除重復、無用的文件，保證歸檔文件材料的質量。

四、科技檔案的整理1.整理原則科技檔案的整理應遵循科技文件材料的形成規律，保持文件之間的有機聯系，便于保管和利用。按照項目、專業、時間等因素進行分類整理，使科技檔案分類科學、排列有序、編號規范。2.分類方法按照科技項目分類：將公司的科技項目作為分類的基本單元，每個項目下再按照項目階段、文件類型等進行細分。按照專業分類：根據公司的業務范圍，分為研發、生產、工程、技術改造等專業類別，每個專業類別下再按照具體的業務內容進行分類。按照載體分類：將科技檔案分為紙質檔案、電子檔案、聲像檔案等不同載體形式，分別進行整理。3.編號規則科技項目編號：采用項目立項年份+項目順序號的方式進行編號，如2023001表示2023年立項的第1個科技項目。文件編號：在項目編號的基礎上，按照文件的類別、順序進行編號，如202300101001表示2023年立項的第1個科技項目下的第1類文件中的第1份文件。電子檔案編號：與紙質檔案編號一致，便于對應查找。聲像檔案編號：采用項目編號+聲像檔案類別+順序號的方式進行編號，如2023001SX001表示2023年立項的第1個科技項目下的聲像檔案中的第1份。4.整理步驟裝訂：對紙質文件材料進行裝訂，去除金屬物，破損文件應進行修復。編目：編制科技檔案目錄，包括檔號、題名、責任者、日期、頁數、密級等信息。裝盒：將整理好的紙質檔案裝入檔案盒，并在盒脊上填寫檔號、題名等信息。數字化處理：對紙質檔案進行掃描，形成電子檔案，并進行掛接和存儲，確保電子檔案與紙質檔案內容一致。

五、科技檔案的歸檔1.歸檔范圍公司各部門在科技活動中形成的具有保存價值的科技文件材料，均應按照本制度的規定進行歸檔。具體歸檔范圍參照本制度第三章"科技文件材料的形成與積累"。2.歸檔時間科技項目完成后，項目負責人應在項目驗收后的[X]個工作日內，將項目形成的全部科技文件材料整理歸檔。生產制造過程中形成的科技文件材料，應在每季度末進行整理歸檔。工程建設項目在竣工驗收后的[X]個月內，由建設單位將項目檔案整理歸檔。技術改造項目在改造完成后的[X]個工作日內，將相關科技文件材料歸檔。3.歸檔要求歸檔的科技文件材料應齊全、完整、準確，符合整理要求。歸檔的紙質檔案應一式兩份，一份原件歸檔，一份復印件留存部門備查。電子檔案應確保數據的準確性和完整性，并與紙質檔案內容一致。歸檔時應填寫科技檔案歸檔清單，注明檔案的名稱、數量、檔號等信息，經交接雙方簽字確認。

六、科技檔案的保管1.保管環境公司應設立專門的科技檔案庫房，確保庫房環境安全、整潔、通風良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。庫房應配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設施設備，確保科技檔案的安全保管。2.檔案裝具科技檔案應使用符合國家標準的檔案柜、檔案盒等裝具進行存放。檔案柜應排列整齊，編號清晰，便于查找。檔案盒應按照檔案分類編號順序依次存放，盒內文件應排列有序。3.保管期限科技檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的科技檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。如公司的重大科研成果、重要技術合同、長期保存的設備檔案等。長期保管的科技檔案：凡是反映公司一般生產、經營、科研等活動，在較長時間內對公司有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限一般為[X]年。短期保管的科技檔案：凡是反映公司一般性業務活動，在較短時間內對公司有參考價值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為[X]年。4.定期盤點公司科技檔案管理部門應定期對科技檔案進行盤點，每年至少進行一次全面盤點。盤點內容包括檔案的數量、質量、保管狀況等。對盤點中發現的問題，應及時采取措施進行處理，并做好記錄。

七、科技檔案的利用1.利用原則科技檔案的利用應遵循保密、規范、高效的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，為公司的生產、經營、科研、管理等活動提供及時、有效的檔案信息服務。2.利用范圍公司內部各部門因工作需要，可查閱、借閱本部門形成或與本部門業務相關的科技檔案。外部單位因工作需要查閱公司科技檔案的，應按照國家有關規定和公司相關制度辦理審批手續。3.查閱程序查閱人應填寫科技檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、檔號、查閱目的等信息。申請表經所在部門負責人簽字同意后，提交公司科技檔案管理部門審批。科技檔案管理部門根據審批情況，為查閱人提供檔案查閱服務。查閱人應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房。查閱人如需復印、摘錄檔案內容，應經科技檔案管理部門同意，并按照規定進行登記。4.借閱程序借閱人應填寫科技檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、檔號、借閱期限等信息。申請表經所在部門負責人和公司科技檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續。借閱人應按照約定的期限歸還檔案，如需延期借閱，應提前辦理續借手續。借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損等。如發現檔案有損壞或丟失情況，應及時報告公司科技檔案管理部門，并承擔相應的賠償責任。

八、科技檔案的保密1.保密制度公司應建立健全科技檔案保密制度，明確保密責任，加強對科技檔案的保密管理。對涉及公司商業秘密、技術秘密等重要信息的科技檔案，應嚴格按照保密規定進行管理。2.保密措施對保密檔案應設置專門的存放區域，實行專人管理。查閱、借閱保密檔案時，應嚴格履行審批手續，限定查閱、借閱范圍，并做好記錄。對保密檔案的電子數據應進行加密存儲，防止數據泄露。工作人員應嚴格遵守保密紀律，不得擅自泄露檔案內容。如發現泄密情況，應及時采取措施進行處理，并追究相關人員的責任。

九、科技檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則科技檔案的鑒定工作應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結果的科學性和準確性。2.鑒定組織公司成立科技檔案鑒定小組，由科技檔案管理部門、相關業務部門的負責人和專業技術人員組成。鑒定小組負責對到期的科技檔案進行鑒定。3.鑒定內容檔案的完整性和準確性：檢查檔案是否齊全、完整，內容是否準確無誤。檔案的保管價值：根據檔案的形成時間、內容、用途等因素，判斷檔案是否仍具有保存價值。檔案的密級：確定檔案的密級是否符合公司保密規定，是否需要調整密級。4.銷毀程序經鑒定小組鑒定后，確無保存價值的科技檔案，應填寫科技檔案銷毀申請表，注明檔案的名稱、檔號、數量、銷毀原因等信息。申請表經公司主管領導批準后，由科技檔案管理部門組織實施銷毀。銷毀時應指定專人負責監銷，確保檔案徹底銷毀，防止檔案信息泄露。銷毀后，應在科技檔案銷毀清冊上注明銷毀時間、地點、方式等信息，并由監銷人簽字確認。銷毀清冊應長期保存。

十、獎勵與處罰1.獎勵對在科技檔案管理工作中表現突出的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵。具體獎勵方式包括榮譽證書、獎金等。表現突出的情形包括：嚴格執行科技檔案管理制度，檔案管理工作成績顯著，為公司提供了優質高效的檔案信息服務。在科技檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等方面做出創新性貢獻，提高了檔案管理水平。及時發現和糾正檔案管理工作中的問題，避免了檔案損失或泄密事件的發生。2.處罰對違反科技檔案管理制度的部門和個人，公司將視情節輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰；構成犯罪的，依法追究刑事責任。違反制度的情形包括：未按照規定及時形成、積累、整理科