湖南商務職業技術學院畢業設計目錄TOC\o"1-3"\h\u1公司簡介 長沙金鏤機械科技有限公司往來賬款管理優化設計1公司簡介長沙金鏤機械科技有限公司成立于2012年12月5日,公司注冊地址位于湖南省長沙市經濟技術開發區。經營范圍主要包括模具、其他家具的制造；通用機械設備、專用設備的銷售；I類醫療機械的研發、制造及銷售，汽車零部件及配件制造。公司由總經辦、市場部、人事行政部、采購部、財務部、技術部、工藝部、生產部、營銷二部等9個部門組成。公司組織結構如下圖所示。圖1公司組織結構圖2公司往來賬款管理存在的主要問題2.1往來賬款內部監督不到位長沙金鏤機械科技有限公司往來賬款內部缺乏有效監督。公司在整個內部監督的過程中，公司的內部審計很少將內部監督作為經常性項目，導致往來賬款的檢測力度不夠、往來賬款存量過多，相關負責人既沒有與債務人及時進行賬目核對，也沒有與債權人及時進行對賬；公司存在新官不會理舊賬的情況，形成大量往來賬款，對于超齡的往來賬沒有及時處理，監督審計執行的責任機制及評價機制不完善，未對往來賬款內部監督的審計給予足夠重視。此外，公司會計電算化水平低，對內部監督部門檢驗員的能力提出了較高要求，一定程度上制約了往來賬款內部監督的執行。另外，長沙金鏤機械科技有限公司在績效評價制度與員工激勵制度方面存在很大問題。獎懲制度不健全，員工缺乏參與往來賬款內部監督的熱情，且關于人員晉升的規定不明確，工作成果認可度不高、工作標準難以衡量，員工及管理層沒有執行往來賬款內部監督的動力，導致工作熱情不高。2.2往來賬款內外部信息溝通不暢長沙金鏤機械科技有限公司在往來賬款管理中始終受三個內部信息溝通問題制約：第一，公司業務部門未貫徹執行臺賬管理，財務部門沒有建立對業務部門實施往來賬款臺賬管理的考核機制，且業務部門主動管理的觀念薄弱，兩個部門按照自身想法對往來賬款臺賬進行手工管理，信息共享存在很大困難；第二，公司財務部門與業務部門之間沒有做好信息反饋工作，財務部門每年都會一如既往地將整理好的往來賬款清單反饋給業務部門，但業務部門只對相關指標進行重點關注和排查，對于那些未到清理期限的賬款，由于數量龐大且缺少考核壓力，導致核對的主動性不高；第三，公司人員信息變動不暢通，財務、業務兩個部門無法及時獲取對方的人員變動信息，尤其是關鍵崗位，有時甚至是一種保密狀態，工作交接不透明，導致各部門責任不明。除了內部溝通不暢外，公司也沒有健全的外部信息溝通制度。供應商、客戶和公司的三方信息核對機制雖然實現了往來賬款信息公開透明，幫助往來賬款信息朝著精確化方向發展，但是實際執行過程中供應商與業務部門常出現一對多的情形，只有在年末財務部門與大客戶進行詢證函核對并發現錯誤后，才會組織各業務部門調查原因，這樣導致各各業務部門平時不會認真核對詢證函。2.3往來賬款管理的基礎工作薄弱金鏤機械科技有限公司的財務人員在會計核算的規范性上存在問題，檢查公司會計核算科目時，發現會計核算科目的正確率不超過96%。會計核算的正確性還包括正確及時地清賬，公司清賬不及時、不準確，比如供應商或客戶款項已支或已付，卻沒有及時清賬，或是清賬主體混淆，導致信息失真，讓公司面臨多次支付的風險。公司自始至終未建立針對完善往來賬款的管理制度。雖然公司發布過關于加強往來賬款管理的一些通知，但是這些通知過于抽象，對于流程的描述過于粗放，與不斷變化的業務環境背道而馳，在實際操作中效果不樂觀。業務部門存在應付式完成工作的現象，缺少工作的嚴謹與細致，致使往來賬款的管理效果不佳。財務崗位責任制度要詳細描述企業業務的處置流程、權責分配和操作規范，也要制定針對往來賬款管理的崗位說明書，而金鏤科技目前缺乏該制度，導致問題頻發。其中一個問題是：某些崗位員工在工作工程中按照自己的意愿任意處置，破壞廉潔公正的風氣；另一個問題是：金鏤科技由于缺失該制度，工作質量欠佳，工作結果難以預測，審計風險因素增加。3公司往來賬款管理優化設計3.1強化往來賬款的內部監督針對金鏤機械科技有限公司往來賬款內部監督不到位的問題，必須強化公司往來賬款的內部監督。首先，針對往來賬款必須構建指標分析體系，這一體系既能檢測往來賬款存量信息，又能預測往來賬款未來變化。具體如下圖所示。圖2往來賬款指標分析體系圖內部審計部門需要根據公司實際情況更好地發揮審計職責，規范公司內部審計的責任機制和評價機制，根據往來賬款指標分析體系，財務部門和審計部門定期對公司往來賬款進行分析和審計，各自完成本職工作。其次，為了在最快的時間內處理往來賬款，必須根據上面提到的指標體系對賬齡超過一至三年的款項進行通告。往來賬款的管理過程中所需要的核心數據如考核點、報表等都可以直接從公司的數據中心獲得。對管理成效優異的部門和消極懈怠的部門分別生成相關數據，進行褒獎或懲罰。除此之外，公司可以借助柱形圖這一直觀的工具，對公司的超齡統計分析和整改信息進行展示，以此來反映往來賬款的詳細信息。具體如下圖所示。圖3往來賬款超齡統計分析圖最后，公司必須根據自身條件建立一套完整的績效評價制度與員工激勵制度。各個部門的績效應該與其薪酬緊密相連，往來賬款的管理過程要明確和細化，并且根據細化的管理過程制定出與之相對應的詳細考核標準，各部門各環節落實好責任。尤其是在關鍵領域，更要下定決心下足功夫，可以引入債權債務考核機制及考核辦法，具體如下圖所示，以文件形式下發基本評分內容，利用“重要性比較矩陣”分析法對各評分項的合理性展開分析，對各大業務部門往來款項的管理情況以三個月為周期進行通報，進行績效反饋結果并運用到實際工作中。財務部門部門績效考核考核指標 業務部門員工績效考核考核結果與工資掛鉤 細化往來賬款管理環節輔助臺賬管理情況績效考核管理考核機制逾期分析情況應收款項催收回收情況績效反饋面談考核方法設定基本評分內容采用“重要性比較矩陣”圖4績效考核管理3.2加強往來賬款的信息與溝通管理3.2.1開發往來賬款管理的集成平臺針對金鏤機械科技有限公司信息化水平較低的情況，加強信息技術的同時也要進一步推進公司信息系統集成的深化應用。可以開發如下圖所示的“往來賬款管理中心”，打通信息壁壘，實現臺賬查詢、報告往來賬款、發送信息預警和報表一鍵生成等的自動化功能，促進自動化水平提高。往來賬款管理中心能實現往來賬款臺賬信息共享，短信能推送長期掛賬信息，經辦人員崗位輪換移交的功能也能實現。集成中心具備功能：信息共享、推送信息、崗位輪換等。 短信發送 待辦事項 預警信息清單 部門往來賬款臺賬查詢 財務人員查詢往來賬款 往來賬款移交 負責人員查詢部門往來賬款往來賬款管理中心 審批人員查詢部門往來賬款 往來賬款專項報表 往來賬款查詢 往來賬款報告 詢證函打印 其他 責任人批量修改圖5往來賬款管理中心結構圖3.2.2健全反饋機制與工作交接機制金鏤機械科技有限公司往來賬款的反饋機制不完善，各部門之間應該密切合作，財務部門應第一時間將應收應付余額、賬齡、風險分析等信息反饋給業務部門，將出現的問題及時報告給上級，提出風險分析報告和解決方案，對于數量龐大并且未到清理期限的未清理記錄，業務部門要主動與外部單位進行核實和確認，提高工作積極性。公司應沖破傳統往來賬款管理制度的約束，內部要建立健全的工作交接機制，加強各崗位責任的分工，往來賬款管理誰辦理就由誰負責到底，債務催收交給業務部，相關部門做好應收賬款壞賬評估工作，以便計提壞賬準備和核銷壞賬。3.2.3自動生成詢證函金鏤機械科技有限公司往來單位往往涉及多個部門，為減輕財務部發送詢證函的壓力，可以在往來賬款管理中心設置詢證函自動打印功能，業務經辦人員可以使用該功能一鍵生成符合要求的詢證函，這一措施方便往來單位和業務部門直接溝通，大大提高了工作效率，有利于加強往來賬款的信息與溝通管理。圖6自動生成詢證函3.3規范往來賬款業務管理金鏤機械科技有限公司為規避財務風險，保證經營資金良性運轉，首先公司要規范往來賬款明細科目的使用，對任何往來賬款的用途和去向了然于胸，提高往來賬款的核算水平。其次，往來款做賬人必須是清賬人，落實清賬責任。發生往來賬款賬務處理后，財務人員要用帶清賬的處理方式進行準確記賬，如果不是集成業務產生的憑證，要規范財務人員及時進行手工記賬。最后，業務部門可以設置預付款的備查賬，做好付款環節的后續工作，公司支付掛賬預付款的應付賬款時，就可以根據備查賬直接扣除預付款，與此同時，業務部在提交付款申請時對于是否存在預付款要進行備注才能提交申請。公司還需細化往來賬款管理要求，適應業務環境的變化，嚴格打擊業務部門任務式完成工作的現象。比如細化應付賬款管理，合同規定建設廠房、采購原料等需要提供預付款保函的，必須保證金額一致且收到保函后才可入賬。又比如細化應收票據的管理，與銀行簽訂服務協議，像銀行承兌匯票之類的采取銀行托管模式加強管理，降低票據保管過程中有可能出現的安全隱患。公司要和同行先進單位進行交流學習以獲取管理經驗，從操作說明、操作規范等方面制定往來賬款管理崗位作業指導書，按照如下圖所示的檢查流程，月末以自查的方式來確認往來賬款是否及時清賬、科目是否混淆使用、余額是否異常等情況；此外，往來賬款管理崗位作業指導書應以文字的形式記載財務操作流程的注意事項和操作規范，供財務人員參考，提高公司會計核算的規范性。圖7往來賬款規范性檢查流程圖4評價長沙金鏤機械科技有限公司往來賬款管理優化設計，根據公司在內部監督、內外部信息溝通和往來賬款管理的基礎工作等有所欠缺的方面，提出了一系列優化設計。通過強化公司往來賬款的內部監督，提高了公司內部預警和監督能力，激發了員工的工作熱情，使公司中“人”的地位大大提高。為了彌補信息溝通中的不足，提出了開發管理集成平臺和詢證函的自動生成，提高信息反饋速度，更新信息傳播手段，加強了財務部門和業務部門之間的溝通和合作。規范往來賬款業務管理，不僅促使財務人員提高會計核算的規范性，還利于健全往來賬款的管理制度和財務崗位責任制度，使得公司在瞬息萬變的復雜環境中提高適應能力，提高財務人員的責任意識。借助于這些優化