142023-01-18發布 2 2 3 3 4 4 4 4 5I本文件按照GB/T1.1—2020《標準化工作導則第1部分：標準化文件的結構和起草規則》的規定本文件由山西省行政審批服務管理局提出、組織實施和本文件由山西省政務服務標準化技術委員會（SXS/TC公共資源交易平臺檔案服務規范本文件適用于山西省行政區域的平臺運行服務機構提供的電子檔DB14/T2630公共資源交易平臺基礎服務規范共資源交易真實情況，具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件和元數據。14基本要求4.1應遵循全程管理、統一規范、安全可靠和便于4.2應建立健全管理制度，明確檔案管理相關部門和人員的職責與分工。案檢測等功能。電子檔案管理系統安全性應經過相關部門評估考核通過后方可投入4.4應按照“一項一檔”的要求，對公共資源交易活動中電子檔案的形成、歸檔、存檔、服務等環節5檔案分類5.1工程類澄清答疑、投標文件、開標記錄表、評審因專家評標評審匯總表、中標候選人公示、中標結果公示、專家廉政承諾書/回避承諾書、現場影音視頻5.2采購類包括但不限于采購計劃資料、采購公告、采購文件、更正公告、澄清答疑、投標文件/報價文件/響應文件、開標記錄表、專家評標評審匯總表、評標評審結果報告、中標通知書/成交通知書、中標/5.4產權資產類列入《山西省公共資源交易目錄》內的其它類項2應真實完整收集電子文件，內容信息應與其形成時保持一致，包括但不a)同一項目交易形成的電子文件應真實、完整、齊全。b)電子公文的正本、正文與附件、定稿或修改稿、公文c)聲像類電子文件應能客觀、完整地反映業務活動的主要內容、人物和場景6.2.1應在文件收集過程中完成保管期限鑒定6.2.3應在分類下根據項目交易活動、形成時間等關鍵字，對電子文件、紙質文件目錄數據進行同步排序，排序結果應能保持電子文件，紙質文件之間的有機b)能夠保證電子文件及其元數據自形成起，內容保持完整、來源可靠，未被非法更改；d)經認可的第三方認證電子簽名與手寫簽名或蓋章相關電子文7.1.3應在電子檔案歸檔時加蓋電子檔案證明7.2.1應編制統一的檔案總目錄，并根據公共資源交易內容和性質對檔案進7.2.2電子檔案應標明載體編號、類別代碼、密級、存檔7.2.3檔案以“件”為單位，將交易過程中產生的電子文件、元數據、操作痕跡數據、音視頻等數據進行整理，根據項目的時間、類別、存檔期限等信息統一編號。7.3.2可采用在線歸檔或離線歸檔方式，通過電子檔案管理系統客戶端或歸檔接口完成電子文件及其37.3.3對未在電子交易系統中留痕的應歸檔材料，均需通過人工掃描等方式形成電子檔案留8.1.1電子檔案的存儲模式，包括在線存儲、光盤存儲等。分門別類、集中有序的按照存儲路徑自動8.1.2應為電子檔案及其元數據的安全存儲配置與電子檔案管理系統相適應的在線存儲設備及光盤自8.1.3平臺運行服務機構需保存近5年的進場交易8.1.4電子文件應采用通用數據格式存儲，如數據有特殊要求無法使用通用數據格式存儲的，應當提8.2.1應定期將電子檔案進行遷移備份，有條件8.2.2應采用一次寫光盤、磁帶、硬磁盤等離線存儲介質實施電子8.2.3電子檔案或電子檔案離線存儲介質自形成一年內可送同級綜合檔案館電子檔案中心進行備份。9檔案服務9.1平臺運行服務機構應提供公共資源交易9.3應查驗檔案查詢、調閱對象的合法證明和利用檔案的目的和范圍，并做好檔案查詢、調閱登記工9.4應為利用檔案創造便利條件，設置查詢、調閱窗口或查詢熱線，編制必要的檔案檢索工具，提供9.6應提供調取檔案服務，并按相關程序辦理。公共資源交易電