工訓練的基本原則所謂安排新進員工的人事及教育，也就是安排新進員工接受訓練并分配到各工作部門。教育訓練不只是以集合授課的方式舉辦，同時也要教導新進員工訓練一些非常基本的概念。然后，在分配的工作部門中，由第一線的管理者、監督者來負責OJT(ｏｎｔｈｅｊｏｂｔｒａｉｎｉｎｇ＝工作場所教育)。但是對工作忙碌的第一線管理者或監督者來說，要全身心地教導新進員工是不可能的。事實上，這種教導的責任大多是交給和新進員工一起工作的資深同仁們。但是在將教育指導新進員工的責任交給資深員工之前，必須先教導資深員工教育新進員工的方法。這并不是光指那些可以直接教育、指導新進員工的舊有員工，對其他人也是一樣。因為新進員工會學習前輩們的各種處事方法。所以在新進員工尚未上班之前就必須將舊有員工訓練成為新進員工的榜樣。□舊員工的檢查訓練舊員工之前，首先要對員工的能力和素質做一次總檢查。也就是說，對舊員工的能力、素質等不足之處，一項一項檢查總結。換句話說，訓練之前要先找到教育的重點(必要點)。檢查的方法可依照下列幾點來做。1．首先分為能力和人際關系對于舊員工的能力、素質和人際關系等大致上進行分類，再從各項分類仔細地去檢查。2．再細分為知識、技術、態度三方面只將能力、素質分為工作和人際關系兩項是不夠的，必須再做進一步詳細地分類。也就是將能力、素質再分為知識、技術、態度三部分。因為能力是知識、技術、態度等綜合表現出來的一種力量，因此將能力、素質分為知識、技術、態度三方面是最合理不過的了。3．將知識不足的部分列出來既然分為知識、技術、態度三個方面，就必須將各方面欠缺的部分列舉出來。首先關于知識方面，這方面必須分為工作上必要的知識和在人際關系上必須的知識兩種。特別是在工作上必要的知識，一定要實事求是地總結，才能明確地知道教育的需求內容。4．技術的熟練度這里所指的技術就是指工作的技巧。知識是用頭腦去記的東西，但技術卻必須以知識為基礎，而由親身體驗去積累的東西。并且，這可以說是一種工作熟練的程度。在上述的定義下，關于技巧上的一切問題也是非常重要的。5．態度的總結無論知識、技術多么的優良，若是工作態度不好，人際關系有許多問題的人就不能算是優秀的商業人才。人際關系若有問題就是致命傷，因此關于這點一定要好好的檢查，并且改正過來。□工作方面的訓練檢查完舊員工的能力、素質之后，就必須針對每一種教育的需要進行再教育。關于教育的內容會有許多的不同，必須先從舊員工中最常見的缺點開始訓練。接下來讓我們從各種角度來檢查。1．對工作部門整體性的工作內容理解不足有不少已經工作三四年的員工，無法理解自己的工作部分的整體觀。也就是說，這些人只處理上級交給他做的事，完全不了解整個工作部門的工作系統、流程等。這種舊員工可以說沒有長遠的眼光，不足以成為新進員工的榜樣。這種員工遲早會成為壞榜樣，因此要早一點再訓練他們。2．忘了基本方法，我行我素忠實地依照基本方法進行工作是重要的。忘了基本做法，任意地照自己的方法去進行的話就容易引起失誤或導致失敗。但是，工作幾年后，忘了基本做法而照自己的方法去做的事例越來越多。因此如果新進員工一開始就碰到不照基本方法來做事的舊員工的話，事態將會變得更嚴重。所以如果發現不依照基本方法做事的舊員工的話，要立即指正，讓他使用基本方法來做事。3．對改善工作的努力不夠也有許多員工，雖然就職好幾年了，但是除了上司或領導人所指示的工作外，其他什么事情都不做。他們常說：“照著指示做，總可以吧！”而不愿意多投入。若舊員工有此狀況就必須立即糾正他，同時計劃如何改善其工作。特別值得注意的是，對改善工作的能力就是決定有沒有業務實行能力的因素，所以必須檢查舊員工對改善工作的努力，并且如果有這種情況時必須好好指導這些人如何改善工作的方法。4．時間管理不徹底工作就是和時間的戰爭。也就是工作一定要在規定的期間(期限、ｄｅａｄｌｉｎｅ)之內完成，這是工作的準則。但是，也有不少舊員工沒有什么時間觀念。這種人就無法有效地利用時間，這樣的員工也決不是新進員工學習的對象。所以必須下功夫教會這種舊員工工作的方法，徹底改善他們對時間管理的能力。□人際關系方面的訓練人際關系是做人處事的基本，如果人際關系良好的話可以使工作績效事半功倍，因此要有好的工作表現，人際關系對每個人都是非常重要的。業務員基本的條件為了維持團體的和諧，工作場所人際關系的圓滿，有些基本禮節是一定要遵守的。這就是所謂的業務員的基本禮節，在新進員工進來之前，一定要先檢查每位舊員工是否已經記住最基本的禮節，并且確實遵守著，如果有尚未確實記住并遵守的舊員工的話就必須加以教育、指導。特別對被認為已經破壞公司規矩的人要盡早再教育。2．合作、協調的能力合作、協調是在團體中工作最重要的問題，如果不能主動積極地幫助別人或與周圍的人合作、協調的話，就無法順利達到公司的目標。因此，上級、領導人必須注意自己的屬下是否有合作、協調的能力。對缺乏協調性的員工，為了維持團體績效就必須讓他了解在團體中每位成員之間能協調的重要性，一定要使他真正地了解并改正過來。如果發現在合作、協調上發生了問題的話，就必須立即分析雙方的原因并盡快地恢復，有效地合作、協調。3．對上司態度要有禮有些年輕人不知道長幼有序的道理，所以常常不將上司當做上司。也就是說，不懂得尊敬上司，用對待同事一樣的態度對待上司，這是很不應該的。如果舊員工有不將上司當做上司的態度的話，當然新進員工也會跟著學，因此，舊員工對上司的態度必須隨時注意并加以指導。4．同事之間的態度問題公司同事和學校同學或一般朋友不一樣，同事是以工作為目的集合在一起的公司成員。當然，人與人之間的關系也和同學、朋友的關系不一樣，這一點很少人去理解、認識，因此與同事之間的態度應該常常提出來檢查，如果有不好的地方就要指出來，立刻改進。□指導新進員工方法的訓練新進員工分配到工作部門之后，有關實際的工作內容的指導大都由同部門的舊員工來執行。因此，在新進員工進來之前，就必須先訓練舊員工如何去指導新員工。這里要提出幾點舊員工在指導新進員工時必須注意的重點：1．首先要了解最近年輕人的特質、特征首先要教舊員工如何去發現現代年輕人的特質、特征。大致可舉出下列特質：(1)以自我為中心；(2)較不認同所謂的權威；(3)沒有指示就不會有行動；(4)沒有義務(責任)意識，權利意識則很強；(5)注重休閑活動甚于重視工作。應該好好理解這種特質、特征、即時加以指導使他們能夠改正。2．教育內容舊員工指導新進員工時，清楚的教育內容是第二個重要因素。例如：要教新進員工一些工作內容時，千萬不可毫無頭緒，不知道教些什么。因此，希望教給新進員工的東西，要先整理歸類，將教育的項目一條一條明確地列舉出來。如果可能的話，將所要教育的項目，以文字的方式紀錄并送交上司或負責人過目。如果能夠這么做的話，舊員工就不會漏掉任何重要的部分，確實地教育新進員工了。3．教育方式確定教導內容之后接著就是教育方法了，也就是如何指導教育的方法(Hｏｗｔｏ)。例如，自己先示范表演一次并說明工作內容，再由新進員工親手去做，若有做不好的地方再加以指正，依順序來教育。關于教育的順序和方法，只要達到教育的效果即可。當然隨著教育內容的不同，教育的方法也會有所改變。必須清楚地指示每個教育項目的教育方法。無論如何，新進員工如果不能很清楚、很正確地學習知識、技術的話，就是教育的方法不好，必須調整。4．教育、指導的技巧教育、指導是有技巧的。例如，集體教育時可以分為講授法和分組討論法等方法。舊員工教新進員工一般都是一對一的個別指導法，這種個別指導法也有些技巧。雖然有技巧，但如果沒有認真去教的話，也不能提高教育、指導的效果。個別指導的技巧有：(1)說明法，(2)說服法，(3)問題解答法，(4)輔導法，(5)作業挑戰法等主要的技巧。要利用這些方法達到教育的效果。因此必須讓舊員工知道什么是教育的方法，這種教育方法適用于什么樣的對象，各種方法的優點和缺點以及如何具體地運用。所以必須將各種教育方法運用在實際的操練上才是最重要的。培訓準備工作要點□教學計劃的重要性授課之前作好教學計劃的話，會有下列的優點。1．對授課內容具有自信講師的自信心影響教學的成功與失敗。而制作教學計劃的過程，教學內容或實例引用的檢查，資料的收集等過程都會使自信更加強。2．在預定的時間內達到教育的目的考慮內容和重點的組成，減少多余和不相關的話題，明確地強調重點，使聽講者接收到強而有力的內容。3．控制授課時間內容和實例引用可以分開來，以實例引用來調整時間。4．可以應用在各種對象上做成一次教學計劃后，以后的授課也可以再使用，實例引用略做改變的話，也可以應用在別的授課上。5．有利于講師的自我啟發制作教學計劃時，必須有充分的準備，對內容的融匯貫通將有利于講師的自我啟發。并且借著對教材優缺點的檢查，可以發現下一次的啟發目標。□各部門主管擔任的講課題目教學計劃可分為個人用和定型(指南)的計劃兩種，由講師自己作成的計劃屬于個人用的教學計劃。接下來以新進員工的教育為例來介紹部門主管的講義內容，這個內容是由擔任的講師自己制作的教學計劃。1．高級干部：致歡迎詞、公司歷史及概要、公司的方針和理想、同學中的地位、經營思想等。2．總務經理：公司的組織、人事管理及各項規定、就職規則、資歷和薪水、勞資關系、就職合同。3．業務經理：公司的經營活動、經營網路、商品構成、業務員心得、銷售技術。4．生產經理：公司的生產管理、研究開發體制、關于質量管理、生產部門的概要。5．教育部主管：職業禮儀、待客禮節、電話禮貌、人際關系、公司活動心得、各種手續、命令報告、電腦技術等。□教學計劃的制作順序決定擔任講師之后，接著就要以下列的基本順序來制作教學計劃。1．確定講義目的：確定課程整體的評鑒和重要性，明確地制定教學中心和教學目的。2．決定授課題目(教學名稱)：題目最好能清楚明白并具有彈性。例如以“公司的生產管理”代替“生產管理體制的概要”。3．檢查教材內容：要例舉能包含教材全部的內容，并將重點項目列舉出來。內容要以聽講者能夠接受的程度為準，稍微簡單一點比較好。4．決定教學方法：以教材為主進行還是以邊教邊討論的方式進行。5．選定教材和輔助工具：為了提高教育效果，使用輔助工具和教材是必要的。在這個階段就必須決定要使用幻燈片或錄放影機。6．設計進行方式：這是整個教學計劃的重心，所以必須多花一些時間來討論。7．時間的分配：完成所有程序之后，最后就是計算分配時間。使整個課程能很順利地進行，最好在課程結束前5分鐘做總結，使時間不會顯得太緊或過多。□教學計劃書的寫法范圍和每個項目都決定之后，最后就是添入教學計劃書中，可以將這計劃書當做是講義的筆記。其寫法如下。1．項目欄里寫上講座名稱，訓練名欄里寫上新進員工教育，或女性員工教育等名稱。2．時間欄里寫上所需要的時間，形式欄里寫上授課或討論，或是事例研究等形式。3．強調點欄里寫上這次講義中所強調的幾點。4．內容按照每個要點、項目(細項)分類記入左邊的欄里，中間欄寫上說明。項目前面的數字是所需要的時間，和下一個項目之間要空一行。5．要強調的地方劃紅線。6．每個項目的事例寫在右邊空欄里。講課時間多出來時可利用這些事例來控制時間。□講義資料的整理完成教育計劃的同時也要開始整理講義資料。整理資料有一些原則，為了提高教學效果，希望能照此原則來整理。1．資料的種類資料分類的方法：有按照目的來區分，也有用顏色來區分的，目的是為了更容易區別。(1)整理資料又稱為作業資料。通常所謂的資料就是指整理資料，就是將講義的要點或補充說明經過整理寫出來的資料。又可分為寫上所有講義內容和只寫重點的資料兩種。(2)課題資料又稱作業資料。是假設性案例或思考問題的資料，在授課途中發給大家，當作習題。(3)資訊資料又稱情報資料。靠講課無法完全說明的內容或專門用語的解說資料，用來補充講課的不足，所以多在事前分發。(4)摘要所