煤炭運銷后勤公司檔案管理制度第一章總則第一條為實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、檔案業(yè)務標準化、檔案管理科學化，保證檔案的完整和安全，提高檔案利用水平，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《山西省檔案管理條例》、《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42-2009）、省委省政府辦公廳《關于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》（晉辦發(fā)〔2015〕20號）及《晉能集團有限公司檔案管理辦法》（晉能辦字﹝2016﹞88號）等有關規(guī)定，結合公司實際，制定本制度。第二條本制度所稱檔案是指公司在生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、基本建設以及各項管理等活動中直接形成的，對國家、社會和企業(yè)具有保存價值的各種不同形式和載體的歷史記錄，是公司的信息資源和重要資產(chǎn)。第三條本制度所稱檔案工作是指履行檔案管理職責的行為和活動，是企業(yè)經(jīng)營管理的重要環(huán)節(jié)，是強化內(nèi)部控制、防范經(jīng)營風險的基礎性工作。第四條檔案管理遵循原則（一）資產(chǎn)管理原則：檔案工作以公司資產(chǎn)關系為紐帶，實行統(tǒng)一領導、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標準。（二）集中統(tǒng)一原則：公司本部及公司各部門的檔案實行集中保管，統(tǒng)一管理。檔案部門統(tǒng)一管理本單位全部檔案，在單位條件和庫容允許的情況下，一并將人事檔案集中統(tǒng)一保管。第五條本制度適用于公司各部門。第二章檔案管理組織體系第六條按照“統(tǒng)一領導、分級管理”的原則，公司堅持并不斷完善黨委和行政領導、檔案部門歸口負責、各部門共同參與的檔案工作體制。檔案管理組織體系包括：分管檔案工作的領導、檔案部門或檔案歸口部門負責人、各部門負責人、各部門專兼職檔案員。第七條建立檔案工作崗位責任制，確保工作任務落實。（一）各部門確定一名檔案兼職管理員，負責整理本部門檔案工作。（二）公司法定代表人，為檔案安全的第一責任人；分管檔案工作的領導，對檔案工作負主管領導責任。（三）檔案部門或檔案歸口部門負責人，組織協(xié)調(diào)檔案工作的全面健康發(fā)展；檔案部門負責管理本單位的檔案，并對各職能部門檔案工作實行監(jiān)督指導；檔案部門專兼職檔案員負責檔案的收集、整理、編目、保管、保護、鑒定、編研、統(tǒng)計、利用等工作。（四）各部門負責人對本部門的檔案工作負領導責任；各職能部門專兼職檔案員負責本部門文件材料形成、積累、歸檔和定時向檔案部門移交。（五）檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。第八條檔案工作職責（一）貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)和國家有關的方針政策，建立健全檔案工作規(guī)章制度，負責檔案管理制度體系建設。（二）編制檔案工作發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃。（三）集中統(tǒng)一管理各門類檔案，加強檔案業(yè)務建設。（四）負責檔案的收集整理、保管保密、開發(fā)利用、鑒定銷毀和信息化建設；對各職能部門應歸檔文件材料的形成、積累、整理和歸檔進行監(jiān)督、指導。（五）負責檔案工作研究、宣傳和組織檔案人員業(yè)務培訓。（六）負責監(jiān)督、指導、檢查和考核各部門檔案工作。（七）協(xié)助上級檔案行政管理部門指導單位檔案工作開展規(guī)范化管理及重大建設項目檔案專項驗收。（八）組織參加上級檔案行政管理部門舉辦的各項活動。（九）接受上級單位檔案工作檢查及年度考評，并協(xié)助上級單位組織好本單位檔案工作規(guī)范化管理和重大建設項目檔案專項驗收等工作。第三章檔案收集整理第九條要樹立“大資源觀”，加大檔案的收集力度，做到應歸盡歸，抓好源頭強化基礎，突出特點與時俱進，實現(xiàn)檔案資源建設由單一化接收向多元化收集轉變。各種門類、載體檔案立卷歸檔要做到齊全、完整、準確、系統(tǒng)。（一）歸檔范圍在公司各項工作中形成的，反映公司職能活動并已辦理完畢的，具有查考和保存價值的各種文字、圖表、聲像等材料均由檔案部門和各部門按《企業(yè)文件材料歸檔范圍及檔案保管期限表》進行歸檔。（二）歸檔時間1.黨群、行政、經(jīng)營等管理類檔案，須在次年3月底前，由形成部門將應歸檔的文件向本單位檔案部門歸檔，也可根據(jù)本單位的實際情況隨辦理隨歸檔。2.新建、改建、擴建的工程項目和技術改造項目檔案應在項目申請立項時開始進行文件材料的積累、整理、審查工作，工程竣工驗收后項目文件全部歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。3.科研、地測、產(chǎn)品類檔案，應根據(jù)各種生產(chǎn)活動和各種科技文件材料形成的具體特點，其歸檔時間可分階段或在項目完成后整理歸檔。4.產(chǎn)權產(chǎn)籍、質(zhì)量認證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識產(chǎn)權等文件應隨時歸檔；外購設備儀器或引進項目的文件應在設備開箱驗收或接收后登記歸檔。5.會計核算業(yè)務材料應在會計年度終了后由會計部門保存1年，期滿后的第二年6月底前內(nèi)向檔案部門歸檔。6.特殊載體類檔案（照片、底片、錄音帶、錄像帶及實物等）在沖洗加工后，由形成部門書寫文字說明整理后及時歸檔，或同反映同一內(nèi)容的其他載體文件材料一并在材料形成的1個月內(nèi)。及時歸檔保存。榮譽證書、獎狀、錦旗、獎杯、獎牌等，在授獎后及時歸檔。7.電子檔案由綜合管理部檔案人員進行系統(tǒng)整理，并在3個月內(nèi)完成歸檔。科研課題中的電子文件應在課題驗收或經(jīng)評審、鑒定測試合格后立即歸檔。8.工作人員因公外出參觀學習、考察及參加各種會議的文件材料，應在活動結束后及時歸檔。9.單位撤銷、合并時，須依據(jù)《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權變動檔案處置辦法》（檔發(fā)字〔1998〕6號）的要求，將本單位形成的全部檔案應責成專人認真整理、妥善保管，按照要求及時向原上一級主管單位檔案管理機構移交。10.公司電子公文系統(tǒng)，由專人對電子檔案系統(tǒng)進行管理和維護，對OA辦公系統(tǒng)生成的電子文件在文件辦理完畢及時歸檔，并做好備份工作。（三）歸檔份數(shù)1.原件全部歸檔，并注明份數(shù)、出處。2.使用頻繁的檔案，各使用部門應復印留存自用。（四）歸檔要求1.歸檔的文件材料應符合國家有關規(guī)定、標準和要求。歸檔的文件材料應是原件，字跡工整、圖像清晰，書寫材料和載體材料耐久保存，不得使用鉛筆、圓珠筆和復寫紙書寫。2.歸檔的文件必須經(jīng)過系統(tǒng)整理，應完整、準確、系統(tǒng)，真實反映各項活動的內(nèi)容和歷史過程。文件編目要素完整、準確。3.要按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》和《山西省<歸檔文件整理規(guī)則>實施細則》等業(yè)務規(guī)范，分門別類進行整理，按照文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。4.應歸檔的文件材料必須收集齊全，做到不遺漏、無短缺；歸檔文件材料的門類和載體、形式和內(nèi)容、份數(shù)與頁數(shù)均應齊全完整，科技文件材料文字和圖表應與實物相符，做到準確、系統(tǒng)，保持成套性、整體性。已破損的文件材料要經(jīng)過修整，字跡模糊或褪色的文件材料要附有復印件或作耐久性處理。5.各門類檔案在移交紙質(zhì)檔案的同時必須移交電子檔案。電子檔案的歸檔實行“三套制”（一套封存保管、一套查閱利用、一套異地保存）。電子檔案的歸檔可分兩步進行，對實時進行的歸檔先做邏輯歸檔，然后定期完成物理歸檔。（五）檔案移交檔案部門應檢查歸檔文件是否齊全、完整、準確、系統(tǒng)，并辦理交接手續(xù)，雙方簽字各留一份，以備查考。歸檔的文件不符合要求的，退回原部門重新整理和補充完善。第四章檔案信息化建設第十條要樹立“大效益觀”，檔案信息化應與企業(yè)信息化建設同步發(fā)展，按照“存量數(shù)字化、增量電子化”的工作思路，積極利用信息網(wǎng)絡技術，加強檔案管理系統(tǒng)的建設力度，大力推進傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化加工，推動檔案信息化建設由粗放式加工向精細化加工轉變。第十一條要根據(jù)單位實際，安排專項資金用于檔案信息化建設，使用成熟穩(wěn)定的檔案管理軟件，積極推動檔案數(shù)字化建設。采取必要的安全保密措施，保證工作質(zhì)量。要大力加強電子信息資源及信息化建設管理復合型人才培養(yǎng)，建設高素質(zhì)檔案管理隊伍，促進檔案事業(yè)的發(fā)展。第五章電子檔案管理第十二條電子檔案歸檔（一）公司各信息系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖像、數(shù)據(jù)等類型電子文件歸檔范圍應參照紙質(zhì)文件歸檔范圍確定。音頻、視頻、多媒體等類型電子文件及數(shù)據(jù)庫的歸檔范圍應根據(jù)相關規(guī)定和需要確定。（二）文件形成部門或信息管理部門應定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案管理部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機載體上。（三）電子檔案的歸檔范圍參照集團關于紙質(zhì)文件材料歸檔的有關規(guī)定執(zhí)行，并應包括相應的背景信息和元數(shù)據(jù)。第十三條公司各信息系統(tǒng)所形成的電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息，以及生成非通用電子文件格式的軟件等應與電子文件一并歸檔。歸檔的電子文件數(shù)據(jù)格式應易于識讀、遷移。第十四條電子檔案收集要求（一）記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況，有查考價值的電子文件及其電子版本的定稿均應被保留。正式文件是紙質(zhì)的，如果保管部門已開始進行向計算機全文的轉換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的電子文件應當保留，否則可根據(jù)實際條件或需要，確定是否保留。（二）當公務或其他事務處理過程只產(chǎn)生電子文件時，應采取嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時應隨時對電子文件進行備份，存儲于能夠脫機保存的載體上。（三）對在網(wǎng)絡系統(tǒng)中處于流轉狀態(tài)，暫時無法確定其保管責任的電子文件，應采取捕獲措施，集中存儲在符合安全要求的電子文件暫存存儲器中，以防散失。（四）對用文字處理技術形成的文本電子文件，收集時應注明文件存儲格式、文字處理工具等，必要時同時保留文字處理工具軟件。文字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式。（五）對用掃描儀等設備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時應將其轉換成通用格式，如無法轉換，則應將相關軟件一并收集。掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式。（六）對用計算機輔助設計或繪圖等設備獲得的圖形電子文件，收集時應注明其軟硬件環(huán)境和相關數(shù)據(jù)。（七）對用視頻或多媒體設備獲得的文件以及超媒體鏈結技術制作的文件，應同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關軟件。視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式。（八）對用音頻設備獲得的聲音文件，應同時收集其屬性標識、參數(shù)和非通用格式的相關軟件。音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。（九）對通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關參數(shù)手冊、說明資料等。專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應轉換成通用型電子文件，如不能轉換，收集時則應連同專用軟件一并收集。（十）計算機系統(tǒng)運行和信息處理過程中涉及的與電子文件處理有關的參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應與電子文件一同收集。（十一）對套用統(tǒng)一模板的電子文件，在保證能恢復原形態(tài)的情況下，其內(nèi)容信息可脫離套用模板進行存儲，被套用模板作為電子文件的元數(shù)據(jù)保存。（十二）定期制作電子文件的備份。第十五條電子文件編號代碼：T－文本文件；I－圖像文件；G－圖形文件；V－影像文件；A－聲音文件；O－超媒體鏈結文件；P－程序文件；D－數(shù)據(jù)文件。第十六條電子檔案保管（一）對歸檔電子文件、應按有關規(guī)定進行認真檢驗。在檢驗合格后將其如期移交至檔案館等檔案保管部門，進行集中保管。（二）歸檔電子文件的保管除應符合紙質(zhì)檔案的要求外，還符合下列條件：1.歸檔載體應作防寫處理。避免擦、劃、觸摸記錄涂層。2.單片載體應裝盒，豎立存放，且避免擠壓。3.存放時應遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離。4.環(huán)境溫度選定范圍：17度至20度；相對濕度選定范圍：百分之三十五至百分之四十五。（三）歸檔電子文件在形成部門的保管，也應參照上述條件。第六章檔案管理系統(tǒng)軟件第十七條檔案管理系統(tǒng)軟件的配置應滿足本企業(yè)的實際工作需要，并適應本企業(yè)信息化建設發(fā)展需要。第十八條檔案管理系統(tǒng)應采取身份認證、權限控制、加裝防火墻等安全保密措施。第十九條檔案管理系統(tǒng)應具備收集整編、數(shù)據(jù)管理、檢索瀏覽、借閱管理、統(tǒng)計匯總、權限設置、安全保密、系統(tǒng)維護等基本功能，并能輔助實體檔案管理及根據(jù)需求增擴其他相應功能。第二十條檔案管理系統(tǒng)應與各信息系統(tǒng)之間銜接，并能接收和兼容各信息系統(tǒng)生成的電子文件。第七章檔案保存第二十一條檔案保存要設立獨立的檔案庫房，檔案庫房原則上設置在地面一層且遠離易燃、易爆物品和水火等存在安全隱患的場所。檔案庫房樓面均布活荷載值不應小于5KN/m2，采用密集架時不應小于12KN/m2，無特殊保護裝置不宜設置在地下或頂層，面積應滿足未來業(yè)務發(fā)展需要。庫房應配置檔案密集架（檔案柜）、防磁柜、溫濕度計、滅火器材、防光窗簾、防盜門窗、自動報警器、監(jiān)控等設施設備，根據(jù)庫房管理需要可配置空調(diào)、加濕器、空氣凈化器設備等。第二十二條檔案庫房管理（一）庫房應防火、防盜、防潮、防高溫、防蟲、防光、防塵、防鼠、防水、防有害氣體。（二）貫徹“以防為主，防治結合”的方針，定期檢查庫房的設備運轉情況和安全情況，對存在的安全隱患要及時處理。（三）庫房內(nèi)要有檔案存放位置索引標識圖，以指明檔案存放的位置；檔案的排放應系統(tǒng)合理，便于查找和取放方便，存放位置相對固定。（四）庫房鑰匙要由檔案管理人員專人保管，嚴格執(zhí)行“雙人進（出）庫制”和“檔案出（入）庫登記制”。借閱檔案者要在閱覽室等候檔案管理人員調(diào)卷，禁止進入庫房查找。（五）庫房溫度應保持在14—24℃，相對濕度保持在45—60%。建立溫濕度記錄臺賬，每天定期檢查并做好記錄。（六）檔案入庫前應去污、消毒，受損的檔案應及時修復或補救。（七）重要電子檔案實行異地異質(zhì)備份，確保檔案安全。（八）歸檔電子文件的保管除應符合電子檔案保管的要求外，同時符合下列條件：歸檔載體應做防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層；單片載體應裝盒，豎立存放，且避免擠壓；存放時應遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離。（九）庫藏檔案要定期進行清理核對，做到賬物相符。如發(fā)現(xiàn)破損或載體變質(zhì)的檔案應及時采取搶救措施；設備環(huán)境更新時應確認原載體與新設備的兼容性，原載體保存至少不低于3年，定期檢驗結果應填入電子檔案管理登記表。庫藏檔案數(shù)量發(fā)生變化時應登記說明。第二十三條檔案保密管理（一）檔案管理人員必須嚴格遵守、執(zhí)行黨和國家保密政策和制度，不談論檔案的內(nèi)容，更不得擅自透露與傳播有關機密檔案的內(nèi)容，確保檔案的絕對安全。（二）檔案管理人員要模范遵守黨和國家的保密規(guī)定，嚴守機密。應做到不該看的檔案絕對不看，不該說的絕密絕對不說，不該問的秘密絕對不問，不該抄錄的檔案絕對不抄錄。（三）對泄漏黨和國家、企業(yè)機密的事件要在第一時間內(nèi)報告有關部門和主管單位。第八章檔案突發(fā)事件應急預案第二十四條要樹立“大安全觀”，加強基礎設施建設，落實安全制度，做到防患于未然，建立檔案突發(fā)事件應急預案，不斷構筑檔案安全防御體系，以滿足檔案安全體系建設由傳統(tǒng)護衛(wèi)向現(xiàn)代防御轉變。（一）組織指揮成立檔案管理應急指揮領導小組，組長由分管檔案工作的領導擔任，副組長由檔案部門或檔案歸口部門負責人及應急調(diào)度部門負責人擔任，相關部門人員為成員。（二）主要職責負責日常檔案安全信息監(jiān)測、采集、匯總、分析與組織協(xié)調(diào)；起草相關文件、制定應急措施，督促、指導各職能部門開展應急工作；根據(jù)突發(fā)事件的性質(zhì)，聯(lián)絡、組織人員趕赴現(xiàn)場對突發(fā)事件參與處置，并跟蹤了解事件的進展情況和處置情況。第二十五條要建立突發(fā)事件預警機制，定期進行檔案與電子文件突發(fā)事故與災害應急演練，使突發(fā)事件造成的損害降到最低程度。各單位各部門在日常工作中對可能發(fā)生的危機情況及時處理，積極加以防范。接到重大災情演練信號后，要按照應急預案和救災部門的要求，按指定路線將檔案轉移至安全地帶，并組織力量做好檔案的安全保護工作。應急演練結束后，按規(guī)定做好善后處理工作。第二十六條突發(fā)事件發(fā)生后，受災部門應立即采取電話、傳真等方式將有關情況（突發(fā)事件發(fā)生的時間、地點、經(jīng)過、結果、當前情況、已采取的措施）報告檔案管理突發(fā)事件應急指揮領導小組，詳情和進展情況應隨時上報。應急結束后，應做好突發(fā)事件安全分析，提出加強和改進同類事件應急工作的意見和建議。第九章檔案鑒定與銷毀第二十七條檔案鑒定銷毀要按規(guī)定程序進行（一）成立由單位分管檔案工作的領導、職能部門、專業(yè)技術人員和檔案人員組成的檔案鑒定工作委員會。（二）根據(jù)《企業(yè)文件材料歸檔范圍及檔案保管期限表》，由檔案鑒定工作委員會對已到期的檔案進行鑒定。經(jīng)鑒定仍需繼續(xù)保存的檔案應重新劃定保管期限；對需銷毀的檔案材料，要編制銷毀清冊，提出銷毀報告，經(jīng)單位法人審批后方可銷毀；檔案銷毀清單由檔案部門永久保存。（三）到期電子檔案的鑒定必須進行有效性檢測。電子檔案的銷毀應對存儲機密信息的介質(zhì)進行徹底銷毀，對網(wǎng)絡中傳遞的機密信息徹底清除。（四）檔案材料銷毀，必須送交指定的銷毀機構和地點，指定專人銷毀，兩人以上在場監(jiān)銷，嚴格執(zhí)行保密規(guī)定。監(jiān)銷人應在銷毀清冊上簽字蓋章并注明銷毀的方式和日期。嚴禁擅自銷毀檔案。第十章檔案統(tǒng)計第二十八條檔案統(tǒng)計要做到（一）準確、及時編制檔案工作情況統(tǒng)計年報及有關統(tǒng)計報表，并上報有關部門。（二）統(tǒng)計項目內(nèi)容要完整，統(tǒng)計數(shù)據(jù)要準確，要全面系統(tǒng)地反映檔案工作各方面的情況。主要內(nèi)容包括：檔案工作機構、人員；檔案室藏情況構成、檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況；檔案的檢索、編研等情況；檔案銷毀數(shù)量；檔案利用情況及效果；檔案設施設備情況，同時保持檔案統(tǒng)計工作連續(xù)性。（三）定期進行庫藏檔案的清查核對，做到家底清楚、賬物相符。第十一章檔案開發(fā)利用第二十九條要樹立“大服務觀”，深化檔案開發(fā)利用，推動檔案利用體系建設由被動性向主動性開放轉變。建立完善檔案檢索系統(tǒng)建設，編制檔案案卷目錄、歸檔文件目錄等檔案檢索工具。建立檔案利用效果登記制度，對典型利用案例進行整理匯編。積極開展編研工作，組織編寫大事記、組織沿革、基礎數(shù)字匯編、發(fā)文匯集、工程項目簡介等，提高檔案的利用效益。第三十條檔案資料查借閱（一）查借閱檔案資料要履行審批登記手續(xù)。公司所屬部門來查借閱檔案者，須填寫《檔案資料查借閱審批表》，經(jīng)檔案部門負責人批準后，方可查閱利用。（二）室藏檔案原則上不外借，因特殊情況需將其外借出，需經(jīng)其分管領導批準，檔案部門或檔案歸口部門負責人批準并派專人監(jiān)督其利用。歸還檔案時，必須經(jīng)檔案部門人員詳細檢查文件材料，確認完好無損后方可完成歸還手續(xù)。（三）查借閱利用檔案者必須嚴格遵守檔案保密制度。特別是查閱涉密檔案，須經(jīng)檔案部門負責人和分管領導批準后方可調(diào)閱。涉密檔案必須在檔案員在場的情況下，在閱覽室或固定場所閱讀，不得復制和摘抄、不得外借、不得拍照、不得失密泄密。第十二章檔案保障機制第三十一條要樹立“大發(fā)展觀”，建立檔案工