什么是人力資源信息系統

HRIS是組織進行相關人及人工作方面信息搜集、保留、分析和匯報過程，是取得人力資源決議所需相關及時信息有組織方法，它往往經過利用計算機或其它先進技術來促進決議過程。“系統”特指為實現特定目標而將各種分散活動組合成合理、有意義整體過程。人力資源信息管理系統知識講解第1頁人力資源信息系統復雜程度人力資源信息管理系統知識講解第2頁建立HRIS應著眼于企業實際HRIS是進行人力資源規劃所必不可少，而且是當代企業HRM基礎性工作。HRIS內容龐雜，有些信息采集成本較高，即使從理論上講，HRIS越詳細越好，但這勢必增加了企業管理成本，達不到有效進行HRM目標。同時還要考慮企業發展時系統擴展性和使用過程中系統可修改性。因為任何一位職員信息都不是永遠不變，隨時需要更新。建立HRIS這一過程要考慮以下原因：1、企業發展戰略及現有規模；2、管理人員對人力資源相關數據要求掌握詳細程度；3、企業內部信息復制及傳遞潛在可能性；4、人力資源管理部門對HRIS利用程度和期望；5、其它企業人力信息系統建立和利用情況。人力資源信息管理系統知識講解第3頁HRIS所提供信息主要特征

1、及時。管理者必須能夠取得最新信息。2、準確。管理者必須能夠依賴系統所提供信息準確性。3、簡明。管理者一次只能吸收一定量信息，系統不應該讓主要信息被淹沒。4、相關。管理者應該能經過系統取得特定情況下有較針對性信息。5、完整。管理者應取得完整，而不是部分信息。

假如缺乏上述特征之一，都會降低HRIS有效性并使決議過程復雜化。人力資源信息管理系統知識講解第4頁有效HRIS所產生若干主要報表和與經營相關預測

1、常規報表：按時間進度匯總經營數據。如每七天或每個月用人情況報表可能被送達總經理，而每個季度該報表可能被送達最高管理層。2、例外情況報表：著重強調在經營活動中十分嚴重、足以引發管理者注意改變。如人力資源經理可能對質量例外報表這類信息感興趣，從而確定是否需要額外培訓。3、按需提供報表：如含有5年工作經驗、能講流利西班牙語工程師數量是人力資源可能要求一個按需提供報表。4、預測：預測將一個模型應用于特定情況。管理者需要預測為滿足企業產品或服務需求所需要員工數量和質量。人力資源信息管理系統知識講解第5頁HRIS功效

1、可為企業提供人力資源數據，方便企業制訂發展戰略，包含人力資源規劃。2、可為人力資源決議提供信息支持。3、可為企業管理效果評定提供反饋信息。4、可為其它相關人力資源活動提供快捷、準確信息。人力資源信息管理系統知識講解第6頁HRIS所包含基礎信息（1）◆自然情況：性別、年紀、民族、籍貫、政治面貌、體重、健康情況等。◆知識情況：文化程度、專業、學位、所取得各種證書、職稱等。◆能力情況：表示能力、操作能力、管理能力、人際關系協調能力及其它專長種類與等級。◆閱歷與經驗：做過何種工作、擔任何種職務及任職時間、調動證實和原因、總體評價等。人力資源信息管理系統知識講解第7頁HRIS所包含基礎信息（2）◆心理情況：興趣、偏好、主動性水平、心理承受能力等。◆工作情況：當前所屬部門、崗位、等級、直接領導和下屬、績效及適應性等。◆收入情況：工資、獎金、津貼及職務外收入等。◆家庭背景及生活情況：興趣情況及偏好、家庭職業取向及個人對未來職業生涯設計等。◆所在部門使用意圖：提、留、調、降等。人力資源信息管理系統知識講解第8頁HRIS所包含基礎信息（3）

依據上述信息，可綜合開發許多有用二次信息。如人力分布、結構、主動性及冗員等。依據國外相關經驗，250人以下組織，員工檔案管理和索引卡系統十分有效，但對大型組織則需采取計算機，且需配置現有些人力資源管理經驗，又懂計算機專門人員負責建立和管理人力資源信息系統。人力資源信息管理系統知識講解第9頁HRIS所包含基本模塊1、資料備份、操作日志、用戶（高層、中層、普通員工）權限管理（企業公告板、公共信息查詢、個人信息查詢、留言板等）、審批權限、預警系統等功效必須滲透到HRIS體系之中。2、基本信息模塊：組織結構信息（支持虛擬組織建立、維護等）、員工個人基本信息、人力資源管理方面規章制度查詢。3、戰略模塊：企業戰略與人力資源戰略結合、人力資源規劃（人力資源需求和供給預測）。4、企業人力資源管理實踐模塊：招聘與甄選、培訓與開發、績效管理、薪酬管理、員工關系管理（社會保險及商業保險、考勤〈包含休假〉、勞動協議管理〈轉正、離職、辭退、退休等〉、勞動爭議處理）、人力資源調配管理（升職、降職、輪崗等）。5、報表管理模塊（HR會計）：工資報表、社會保險報表、勞動協議報表等。人力資源信息管理系統知識講解第10頁HRIS舉例（1）薪資福利預算選拔培訓其它有權使用人或部門數據信息庫行動方案與報表計算機程序信息輸入績效評定、、、、信息取得和存取異地或遠程終端管理者人事部門人力資源信息管理系統知識講解第11頁HRIS舉例（2）培訓成績申請表信息（聘用后數據）工作業績匯報人事變動資料工資名單數據辭職、辭退數據醫療、事故統計個人偏好潛力評價處罰資料人力資源信息系統輸入數據（類型）輸出數據（類型）酬勞報表安全和健康報表職員福利統計人力資源開發報表變動和曠工統計人力資源計劃技能貯備管理人才貯備總裁報表戰略計劃經營計劃生產計劃營銷計劃財務計劃人事計劃人力資源規劃人力資源信息管理系統知識講解第12頁HRIS建立前溝通

建立人力資源信息系統，事先要進行周密策劃，包含清楚地說明目標，充分地分析系統要求，并認真研究細節。應該尤其強調是：要幫助管理者和全體員工了解什么是人力資源信息系統，其用途是什么，它將怎樣有利于企業等等。還要強調是，假如得不到將受到新系統影響那些人全力支持與合作，幾乎是不可能成功。人力資源信息管理系統知識講解第13頁HRM業務職能需求書寫流程1、各業務模塊工作流程2、各業務模塊所要到達目標3、各模塊詳細業務分解（1）基本信息搜集（2）信息處理：輸入、存放、計算、查詢、統計分析、各種報表產生等（3）數據進、出接口（4）數據管理權限、審批流程、預警系統等人力資源信息管理系統知識講解第14頁實施HRMIS思緒1、分步、分模塊實施：先從集團開始，然后到經典子企業，在到各子企業以及海外分支機構；詳細實施模塊要結合企業現階段人力資源管理水平，先實施能滿足當前人力資源管理水平業務模塊，然后在此基礎上提升實施其它人力資源管理模塊。2、集團層次實施模塊能夠和子企業實施模塊不一樣，如招聘模塊，子企業普通應用極少，而集團層次應用就比較多，能夠考慮分層和分模塊相結合思緒。人力資源信息管理系統知識講解第15頁建立HRIS要詳細地

考慮四個方面（1）1、系統規劃：使全體人員充分了解人力資源信息系統概念；考慮人事資料設計和處理方案；作好系統發展時間進度安排；建立起各種責任制和規劃制度等。2、系統設計與發展：分析現有統計、匯報和表格，以確定對人力資源信息系統中數據要求；確定最終數據庫內容和編碼結構；說明用于產生和更新數據文件保留和計算過程；要求人事匯報要求和格式；決定人力資源信息系統技術檔案結構、形式和內容；確定計算機制作員工工資福利表格式及內容等要求；確定工資和其它系統與人力資源信息系統接口要求。人力資源信息管理系統知識講解第16頁建立HRIS要詳細地

考慮四個方面（2）3、系統實施：考慮當前及以后系統使用環境以找到潛在問題；檢驗計算機硬件結構、所用語言和影響系統設計軟件約束條件；確定輸入—輸出條件要求、運行次數和處理量；提供相關實際處理量、對操作過程要求、使用者教育情況及所需設施資料；設計數據輸入文件、事務處理程序和對人力資源信息系統輸入控制。4、系統評價：預計改進人事管理成本；確定關鍵管理部門人員對信息資料有何特殊要求；確定人們對補充特殊信息要求；對與人力資源信息系統相關組織問題提出提議；提出確保機密材料安全提議。人力資源信息管理系統知識講解第17頁HRIS資料秘密安全辦法1、確保全部使用者在離開個人電腦以前—哪怕甚至是僅僅離開一個很短時間—都加上鎖。2、提醒使用者不把他們口令給任何人。3、在一個有規律基礎上改變口令。4、確保當前和替換拷貝、資料檔案、軟件和打印輸出都恰當地被控制在這種程度—只有被授權