4/4文件記錄和檔案管理制度文件、記錄和檔案管理制度

1目的

對記錄進行控制以及文件、檔案的有效管理。

2范圍

本程序包含了文件的編寫、審批、發放、使用、更改及作廢等子過程。規定了各過程負責人的職責，適用于各過程管理體系文件的控制。

3職責

3.1各過程管理部門職責：

3.1.1負責確定所管理的過程的文件需求。

3.1.2負責對所需的文件進行策劃并安排專人編寫。

3.1.3負責過程管理文件的（程序、規定、制度、表格）組織編制。

3.1.4負責嚴格執行過程管理文件的規定，并按規定的表格做好相應的記錄。

3.1.5負責文件更改內容等。

3.2各部門負責本部門各過程文件的編制、評審和批準。

3.3各部門負責本部門記錄的建立與管理。

4程序內容

4.1確定文件種類

4.1.1為便于文件管理，根據不同的管理方式將綜合管理體系文件分為外來文件、綜合管理體系文件。

4.1.2外來文件：外來文件系指國家、地方政府部門發布的法律、法規、條例和標準（見法律法規的識別與評價程序）；上級部門下發的通知、要求、規定和辦法；相關方的期望和要求。

4.1.3綜合管理體系文件

a.方針、目標和指標；

b.實現方針、目標和指標的策劃；

c.控制各業務過程的程序、規定、指導書、表格。

4.1.4資料和記錄

相關的資料包括但不限于：

a.各類分析/評價/統計數據；

b.特種設備及其附件的安全技術監察（檢測）資料；

c.圖紙、竣工驗收報告及相關審查結論和批復意見；

d.各類檢查、教育培訓、演習及其他活動記錄；

e.專項風險評價、環境因素識別及環境影響評價報告；

f.危化品應建立一欄三卡（職業危害公告欄、毒物周知卡、安全操作卡、異常工況處置卡）;

g.技術資料；

h.供應商和承包商檔案；

i.作業許可證等；

h.其他資料。

4.2提出文件的編制和修改需求

4.2.1所有人員都有提出編制和修改文件的權利，但是必須向過程負責人提出申請。

4.2.2過程負責人確定所管理的過程的文件需求。

4.3指定編寫人

4.3.1如需要編制或修改，對所需的文件進行策劃并安排專人編寫。

4.3.2管理手冊由生產部負責編制；部門各過程管理類文件（管理過程的程序、規定、表格）由過程負責人負責組織編制；

安全管理內部文件：安全管理制度、安全操作規程、作業文件、記錄和檔案等。

4.4進行編寫

4.4.1按照體系文件編寫的格式要求進行文件編寫。文件格式基本內容：

a.目的：明確編制本文件要達到的目的；

b.范圍：本文件使用的范圍，包括活動范圍、職能范圍和管理范圍；

c.定義：需要對使用人解釋的術語或詞匯；

d.職責：本文件中的主要職責劃分，包括本文件的責任部門；

e.程序/規定內容：針對各項活動提出具體的要求、職責、時限；

f.相關文件：編制本文件所依據的文件或引用的文件；

g.相關記錄：本文件涉及到的文件、表格和記錄；

h.修改記錄：本文件每次修改的主要概要的記錄；

i.文件概要/流程：規定類文件的概要及程序文件的流程圖；

4.4.2文件的編號

文件的編號由各部門負責統一編號，文件類型加流水號。

4.5評審和審批

4.5.1文件評審，文件由編制人在文件原件編制人欄中簽字，交部門主管審核同意，再送交相關部門主管審閱會簽。

4.5.2文件批準人應對文件進行仔細審核后，如果同意在批準欄簽字；如果不同意將文件返回文件編寫人（或部門），待修改完畢后再批準。

a.質量、環境、職業健康安全方針、總目標、管理手冊、管理評審計劃及報告、最高管理層職責、各部門的主要負責人職責由管理者代表審核，項目經理批。

b.過程管理文件（程序、規定、制度、表格）由過程負責部門主管審核。

c.技術類工藝操作規程、工藝指標等、產品標準由工程部主管審批。

d.各部門內部適用的文件由本部門負責人批準。

4.6發放控制

各種文件的發放范圍由文件編制部門或發放部門確定并填寫《文件發放登記表》。

4.7文件的存檔及使用

4.7.1安質部組織負責更新管理體系有關文件，保證體系文件始終保持最新有效狀態；每季度備份一次電子版文件。

4.7.2管理體系相關的文件必須妥善保存；各部門負責保管本部門相關文件；不得在文件上亂涂畫改，不準私自外借，確保文件的清晰、易于識別和檢索。

4.7.3各部門負責文件存檔工作，建立本部門《文件清單》和《記錄清單》。每月進行自查，對照文件清單整理歸檔文件。

4.7.4行政部匯總各部門的文件錄入《文件清單》和《記錄清單》，結合各類檢查和自評對文件歸檔情況進行抽查。

4.7.5當文件使用人的文件破損嚴重影響使用時，可到文件控制部門辦理更換手續，交回破損文件，換取新文件。新文件仍沿用原發放號碼。

4.7.6各部門的生產記錄由文件管理人員或指定人員負責貯存貯存地點應保

持防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防日曬等措施。

4.8文件更新

4.8.1文件更改時，由過程管理部門持原批準人批準的文件（原件一份、電子一份）、填寫《文件更改通知單》，各部門登記備案后。同時更新《文件控制清單》，各部門保存批準的文件原件。同時各部門下發的綜合管理體系受控書面文件應立即回收并更新，填寫《文件與回收記錄》，防止作廢文件非預期使用。

4.8.2當文件在實施過程中因組織結構、產品、工作流程、法律法規、標準等發生變化時，原文件編寫單位負責組織對文件進行評審。如果需要進行修改，由原文件編寫單位負責提出文件更改申請后組織對文件進行編寫并按原文件的審批程序進行審批。

4.9文件的修改

4.9.1文件修改時，應填寫《文件申請表》，請原審批人批準后進行修改。

a.安全管理制度由行政部進行修改意見。

b.作業文件和安全操作規程由各相關部門進行修改。

c.項目其它文件的修改，由各部門進行修改。

d.若原審批人不在時，原文件審批部門應向修改部門提供有關的背景材料。

4.9.2修改方式

a.文件由各部門以換頁、換版和手寫更改的形式進行修改，并負責更換。換頁：當一頁中出手寫更改超過1/4內容時，應換頁。換版：文件大大幅度修改或結構、經營方針及策略發生變化后，應換版。

b.其他文件根據需要由原發放部門根據具體情況制定修改形式。

c.文件不準非授權部門手改或涂改。

4.10文件的借閱

各部門需要借閱文件時，可向行政部提出申請，填寫《文件借閱登記表》,經人行政部主管批準，方可借閱。借閱人要按時歸還，逾期不還者，由文件記錄管理員負責收回，原版文件一律不準外借，只允許在指定地點查閱，防止丟失。

4.11文件的失效/作廢

4.11.1失效/作廢文件由原發文部門按原發放范圍收回并記錄，需作資料保留的，加蓋“作廢”印章，方可留存。從所有發放和使用場所及時撤出失效/作廢文件，確保防止誤用。

4.11.2持有受控文件的人員，因工作調動或其他原因離開原工作崗位，本部門應收回該人員持有的受控文件。

5．相關記錄

5.1《文件借閱登記表》；《文件發放登記表》；《文件清單》；《文件評審表》；《記錄清單》；

5.2《安全資料管理制度》

編制人及日期：2018-6-29審核人及日期：審批人及日期：

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