常用檔案價值：

文書檔案——永久

30年（長期）

10年（短期）科技檔案——永久長期短期會計檔案：永久25年15年5年常用檔案價值：檔案培訓課件便于保管和利用——整理檔案的目的是方便保管，便于利用。因此在整理檔案時除了注意保持文件材料的內在聯系、區分不同的價值外，必須考慮組成一定的保管單位，保管單位的大小厚薄要有一定的規格(文書檔案可以將件作為保管單位)。A3應折為A4存放（1）大小要盡可能統一（2）厚度要符合要求（3）密級不同的要分開組合（4）檔案裝具制成材料要相對統一A3應折為A4存放檔案培訓課件二、掌握標準掌握國家和地方檔案行政管理部門的標準、要求是檔案整理的必要前提。國家有文書檔案的歸檔整理規則、科技檔案的整理標準、會計檔案的整理標準；照片檔案管理規范標準和各種專業檔案管理規范標準。這些標準雖然只是參考標準，不是強制性標準，但各省市均基本遵照執行；各地方結合本地區的傳統做法和原來的基礎，會適當進行調整。因此基層單位執行國家標準的同時，應當結合本地區檔案行政管理部門的要求，并考慮到本單位的原有基礎，進行規范的整理。掌握標準二、掌握標準掌握國家和地方檔案行政管理部門的標準、要求是檔案常用標準有：

《歸檔文件整理規則》(DA／T22-2000)《江蘇省<歸檔文件整理規則〉實施辦法》《吳江市歸檔文件整理實施細則》《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(CB／T11822-2000)《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》(DA／T28—2002)、《會計檔案管理辦法》、《會計檔案格式》《照片檔案管理規范》(CB／T11821—2002)《電子文件歸檔與管理規范》(CB／T18894—2002)《蘇州市<工業企業檔案分類試行規則>實施細則》機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》(國家檔案局第8號令)?！镀髽I檔案工作規范》（DA/T42—2009）常用標準有：制定分類方案要掌握幾個要點：1．要把本單位的全部檔案納入分類方案中，統一檔案的整理編號方法也是檔案集中統一管理的內容。黨群管理工作類、行政管理工作類、經營管理類、生產技術管理產品、科研、基建、設備會計檔案干部職工檔案實物檔案（獎狀、證書、獎牌、獎杯、權證、禮品等）特殊載體（照片、錄音錄像、電子）制定分類方案要掌握幾個要點：2．不同種類的檔案要運用不同的分類方法。文書檔案、科技檔案、會計檔案等各種檔案均有自己的形成規律，所以分類方法不同。即使同是科技檔案，產品、科研、基建、設備四種檔案的分類方法也不盡相同。3．分類方案必須根據本單位實際情況制定，只能借鑒不能照抄。甲方案借鑒已方案

4．分類層次不宜過多，一般單位不超過三個層次，檔案多的單位最多不超過五層，各類的層次不必統一，但同位類的設置應采用同一劃分標準，大類包含屬類，平行類相互排斥，不交叉。

5．檔案編號要對應分類類目，盡量做到簡約明了。檔案培訓課件

第二部分0—3類的整理

文件材料的整理歸檔有嚴格的程序，可概括成八個步驟，按程序操作就能簡便易行、水到渠成第二部分0—3類的整理文件最容易犯的錯誤是把一套會議材料裝訂成一件處理。重要文件的正文與歷次修改稿可各為一件——重要文件須留歷次修改稿的，正文與歷次稿各為一件。計算機及其網絡環境中形成的文件，無定稿的，或打印出的定稿上無重要修改手跡、領導批示，定稿不存檔的，將正文與發文稿紙為一件——用計算機打印的定稿，打印底稿可不歸檔，欄目填寫齊全、經領導親筆簽發的發文稿紙與正本一并歸檔。正文與文件處理單為一件——文件處理單能體現文件處理的軌跡，不要處理掉，應與文件一起歸檔。最容易犯的錯誤是把一套會議材料裝訂成一件處理。

來文與復文(指請示與批復、報告與批示、函與復函)可為一件——這樣可減少整理此類文件的工作量，但在以后的編目(請示、報告、函)中文件題名應寫批復的題名，在題名后面要注明(附請示、報告、函)。經過若干環節、層次辦理的來文、復文，超過兩件的，則將所有的來文、復文分別作為一件一這樣能將辦文復雜的來文、復文更好地處理，便于檢索。報表、名冊、圖冊等按其原來的裝訂方式，一冊(本)為一件——充分尊重和利用原來的基礎。來文與復文(指請示與批復、報告與批示、函與復函)可為一件未裝訂的式樣相同的表格，以一定的單位組合，可裝訂在一起作為一件——表格數量多的要編制二級目錄。特別提示：這里的“一件”是指在實體上裝訂在一起的文件，編目時在目錄中也只是體現為一條目。未裝訂的式樣相同的表格，以一定的單位組合，可裝訂在一起作為一第二步文件的修復整理整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易褪變的文件應予復制或進行字跡加固處理。文件的修整、復制要在保持原貌的前提下進行。保管30年及以上的文件要進行修整，保管10年的文件保持原狀就行了，減少不必要的勞動力。文件修整工作內容有修裱、復制、去除易銹金屬物、大紙張折疊。修裱：對破損紙張進行修補或托裱。第二步文件的修復整理整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、復制：對字跡模糊或易褪變的文件進行復制。去除易銹金屬物：最主要的工作是除去普通的訂書釘、回形針、大頭針等，防止時間長了生銹。大紙張折疊：歸檔文件盒尺寸是按照A4規格設計的，所以大紙張要進行折疊后才能裝入，折疊時盡量減少折數，文件頁數多的要單張折疊。復制：對字跡模糊或易褪變的文件進行復制。第三步裝訂歸檔文件經修整后要按件裝訂。裝訂方式采用不銹鋼訂書釘在文件左側或左上角裝訂，一般訂一只釘，左側裝訂的可訂兩只訂。較厚的文件采用三孔一線的裝訂方式。裝訂時紙張要對齊裝訂的一邊。已成冊不易拆釘的，可保持原貌不變。一個單位的裝訂方式應相對統一。保存10年的文件材料可保持原裝訂方式不變。裝訂時注意件內文件的排列順序：第三步裝訂歸檔文件經修整后要按件裝訂。正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發文在前，被轉發文在后；復文與來文為一件時，復文在前，來文在后；計算機及其網絡環境中形成的文件，無定稿的，正文在前，發文稿紙在后；有文件處理單的，文件處理單在前，正文在后。正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后第四步分類排列對照本單位制定的分類方案進行歸類排序，歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間排列。同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列：事由間，按事由辦結時間的先后順序排列。如一套會議文件材料屬同一個事由，其應按時間順序排列在一起。作為我們公司分類適合采用“問題——年度——保管期限”因故未及時整理歸檔的零散文件材料，可排在同一年度、期限、機構(問題)的所有文件的最后，或并入關系密不可分的相關文件中作為一件。上述情況應在盒內備考表中加以說明，而在實際整理工作中應盡量避免。第四步分類排列對照本單位制定的分類方案進行歸類排序，歸檔分類排列工作步驟如下：將同一全宗內須歸入文書檔案的文件材料，按文件生成年度為單位進行分類整理。嚴格對照按照國家檔案局頒發的機關文書檔案保管期限表制訂本單位的檔案保管期限表，按永久、30年、10年區分保管期限。同一期限的文件再分問題。同一問排列相同保管期限的文件材料按事由結合時間排列。分類排列工作步驟如下：件的排序主要桉事由結合時間排列，這樣工作就簡化。我們的分類表是采用二級分類，在排列時，先將同一問題的排在一起，再將同一事由的排列在一起。運用檔案管理軟件自動歸檔的，同一事由的一組文件，要分別在事由欄里輸入相同的關聯詞，使它們自動排列在一起。事由：是指一件具體的事，或一個具體的問題，或一段較緊密的工作過程，不是指一類相同性質的問題或某一方面的工作內容件的排序主要桉事由結合時間排列，這樣工作就簡化。我們的分類表第五步編制歸檔號歸檔文件經分類、排列等系統整理后就要逐件給予編制歸檔號，歸檔號是將歸檔文件在全宗中的位置予以固定的一組標識符號。編制過程：在文件的正上方居中空白處加蓋紅色歸檔章，如居中處有批注等文字，可選擇上方其他空白位置。然后在方格內填寫對應的檔號。歸檔章用紅色印泥加蓋，檔號填寫用黑色或藍黑墨水筆填寫。第五步編制歸檔號歸檔文件經分類、排列等系統整理后就要逐件歸檔章的填寫內容與要求歸檔章的填寫內容與要求檔案培訓課件特別提醒：一個類一個流水號，如采用“保管期限—年度”分類方法，永久、30年、10年分別自1開始編流水號（件號），第二年仍然分別從容1開始編號。①全宗號：填寫檔案行政管理部門給立檔單位編制的代號。一般企事業單位未列入進館序列的就沒有全宗號，可不填寫。②年度：填寫文件形成年度。以四位阿拉伯數字標注公元年，如“2006”。如在2006年整理的是2005年應歸檔文件，應填寫“2005”。特別提醒：一個類一個流水號，如采用“保管期限—年度”分類方法③檔案室編件號：填寫歸檔文件在分類方案的最低一級內的排列順序號，從“1”開始流水標注。如分類方案為“保管期限——年度”的，一個保管期限內，一個年度的歸檔文件編制一個流水號。④一格空白，不填任何數字和文字，作備用。⑤問題：由三級分類的單位填寫。如“黨群“管理類”或“行政管理類”。采用二級分類的單位不填。企業單位可填寫歸檔文件所屬分類體系中的大類號，如“2”(代表經營管理類)或（“0.1”代表黨群管理中的黨務工作。③檔案室編件號：填寫歸檔文件在分類方案的最低一級內的排列順序⑥保管期限：填寫歸檔文件保管期限。如“永久”。⑦檔案館編件號：移交進檔案館時經鑒定后重新編制的流水號，檔案室不用填寫。⑧總頁數：填寫該歸檔文件中有圖文內容頁面的總數。特別提醒：一個類一個流水號，永久、30年、10年分別自1開始編流水號(件號)，第二年仍然分別從1開始編號。⑥保管期限：填寫歸檔文件保管期限。如“永久”。第六步編目編目是指根據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄，是對歸檔文件以件為單位進行系統分類、排列、編號后，將每一份文件的內容、形式、特征及其編號登記下來，以備查找利用和管理統計之需。編目工作是檔案人員按文件分類、排列的結果逐類、逐件登錄，也是對歸檔文件內容進行標引、著錄過程，應做到準確、全面、詳細、深入，以適應檔案管理現代化及計算機檢索的需要。歸檔文件目錄有統一的格式，運用檔案管理軟件來輸入生成。第六步編目編目是指根據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件檔案培訓課件特別提示：題名十分重要，是以后查找檔案的最重要的要素填寫時一定般應照實抄錄。來文與復文作為一件的只對復文進行編目，題名后注明“（附請示）”；任免文件和表彰文件中單位人員未列在題名中的，在題名后將本單位人員列出，原題名簡單的要重擬，這些補充的內容都要加“（）”。特別提示：題名十分重要，是以后查找檔案的最重要的要素填寫時一①件號：填寫歸檔章上的室編件號。②責任者：填寫制發文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者的名稱。填寫責任者使用全稱或通用簡稱，責任者多的可適當省略，原文上沒有的，要經考證后補上。①文號：填寫文件的發文字號，一些由機關代字、年度、順序號組成，要求照實抄錄，填寫完整，不得省略，如蘇政發[2006]8號。④題名：歸檔文件的標題。文件只有一個題名且能反映文件內容的(正題名)，填寫時照實抄錄；文件有正副題名的，正題名能反映文件內容的，副題名無須抄錄；文件有并列題名的，并列題名與正題名一并抄錄；沒有題名或題名不規范的，可自擬標題，外加“[]”號。文件的附件獨立性強，正文標題不能反映附件內容時附件標題可一并抄錄，外加“（）”標注。①件號：填寫歸檔章上的室編件號。在計算機輔助管理條件下，若題名較籠統，需要進一步細化署錄，如”xx介紹信存根”一本作為一件時，其題名可為“xx介紹信存根”，其介紹信中的人名可在二級目錄中錄入，以便二次檢索。⑤日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯數字標注年月日，如20020909。⑥頁數：填寫每一件歸檔文件中有圖文頁面的總數(歸檔章上的總頁數)。⑦備注：注釋文件需說明的情況包括密級、破損、修改、補充、移出、銷毀等(一般情況下空著)。計算機文檔一體化管理系統中，備注項內可錄入其他內容，如機構或問題名稱、事由、二級目錄。在計算機輔助管理條件下，若題名較籠統，需要進一步細化署錄，如常見的錯誤常見的錯誤歸檔目錄填寫時應注意：協議責任者要寫兩個以上、批復要標注附請示、會議材料應各為一件、涉及到個人要寫明某某人。歸檔文件目錄應裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄一年裝訂成一本，亦可每年區分保管期限裝訂成三本，或每年區分機構(問題)裝訂成若干本，這要根據單位年度歸檔的數量來定。合訂成一本的目錄中內頁加目錄或用口取紙以區分保管期限和機構(問題)。歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標準A4型。歸檔目錄填寫時應注意：協議責任者要寫兩個以上、批復要標注附請①全宗名稱：立檔單位的名材：填寫時應使用全稱或規范化簡稱。②年度：文件形成年度(注意不是整理年度)。③保管期限：對應歸檔文件的價值，填寫永久、30年、10年。④問題：根據分類方案，填寫對應歸檔文件的類目名稱。⑤歸檔文件目錄裝訂成冊，外封面可用硬封面。在脊背上貼上標簽，標明全宗號、年度、目錄流水號，放入目錄櫥柜中。貼標簽高度沒有規定，一個檔案室內一致就行了。①全宗名稱：立檔單位的名材：填寫時應使用全稱或規范化簡檔案培訓課件第七步裝盒

將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表。不同保管期限不同年度的不得裝在同一盒內，采用機構(問題)分類的，不同機構(問題)的不得裝在同一盒內。文件按歸檔的件號順序裝盒，二級分類時，可裝滿一盒后再裝下一盒，三級分類時，視一個機構(問題)文件的多少確定。不要求將同一事由的歸檔文件裝入一盒，同一盒內的歸檔文件僅是按件號順序裝在一起，檔案盒僅是裝具，不是“一卷”的概念。盒內備考表放置在盒內文件之后，要簽署完備。第七步裝盒將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔檔案培訓課件①封面應標明全宗名稱。統一采用黑色字體。②檔案盒應根據擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號．盒號等必備項、并可設置機構(問題)選擇項。格式要求用三號仿宋字體印章，用黑色或藍黑墨水加蓋或書寫。③起止件號填寫盒內第一件文件和最后一件文件的件號，中間用，“1—20”號連接。④盒號即檔案盒的排列序號，按要求填寫。特別提醒：紙張中的酸性對檔案有很大危害，酸會使紙張變硬發脆，嚴重的會導致紙張成粉沫。確保檔案安全最重要，所以長期保存的檔案必須要采用無酸紙書寫，裝具也要用無酸檔案盒。要求使用檔案局監制的無酸紙盒。⑤情況說明：正常情況下不填寫內容。①封面應標明全宗名稱。統一采用黑色字體。出現文件收集不完整、破損，文件簽署不完整等情況時才要在此處進行說明，歸檔文件是復制件要說明原件在何處。檔案保管中出現移出、增補、修改、銷毀等情況時也要在此說明。⑥填寫負責整理本盒歸檔文件的人員姓名。⑦填寫負責檢查本盒歸檔文件整理質量的人員姓名。一般由檔案室負責人、業務部門負責人或項目負責人審核后填寫。⑻填寫該盒歸檔文件整理完畢的日期。出現文件收集不完整、破損，文件簽署不完整等情況時才要在此處進檔案培訓課件第八步入庫排架歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應與本單位分類方案一致，即分別采用“問題——年度——保管期限”分類方法，就先按黨群工作、行政工作、經營管理、生產技術管理順序分別排放，再在同一問題中按年度順序排列，同一年度中按永久、長期（30年）、短期（10年）順序排在一起上架入庫。排架遵循從上到下，自左至右的順序，要求整齊美觀。常用方法如圖所示。采用“保管期限—年度”、“保管期限—年度—機構（問題）”分類方法的入庫排架方法：第八步入庫排架歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應與檔案培訓課件采用二級分類方法“保管期限—年度”的，先分保管期限排放，然后每種保管期限內分別按年度連續排放。采用三級采用分類方法“保管期限—年度—機構（問題）”的，在上述排列方法的基礎上，再在同一年度中，按分類方案中設定的機構（問題）順序排列。采用“年度—保管期限”分類方法的入庫排架方法：每年形成的檔案按保管期限永久、長期（30年）、短期（10年）序列依次上架，便于實體管理，不需要經常倒架調整。采用二級分類方法“保管期限—年度”的，先分保管期限排放，然后4—7類的整理科技檔案一般有產品、科研、基建、設備等四個大類，每個大類中有若干個科技項目。一個科技項目的文件材料作為一個集合體，不能分散，具有成套性，其他項目的文件材料不能混入?？萍柬椖壳捌谖募牧弦獨w入科技檔案中，不能歸入文書檔案；直接針對具體項目的管理性科技文件材料放入所針對的項目；基建項目中的設備跟入基建項目；成套的設備以一套為一個項目，不能分拆成一臺設備為一個項目。4—7類的整理科技檔案一般有產品、科研、基建、設備等四組卷是科技檔案整理中最關鍵的步驟，要認識案卷是由互相聯系的若干文件組合而成的檔案保管單位。組卷原則：組卷應遵循成套性原則，遵循科技文件材料的形成規律，保持文件案卷內科技文件材料的有機聯系，便于檔案的保管和利用。操作方法：根據一個項目文件材料的數量和形成時間情況，按項目形成階段，結合科技文件的內容、性質，選擇一定數量文件材料組成一卷。1、產品檔案按結構或階段分別組卷。組卷是科技檔案整理中最關鍵的步驟，要認識案卷是由互相聯系的若

遇到以下情況要特殊處理：

1．引進項目中的成套科技文件材料及設備說明書等可不拆散組卷，保持原有裝訂方式。

2．一個單位保存一套相關的通用圖、標準圖，并單獨紐卷；采用了這些通用圖、標準圖的項目，其科技文件材料組卷時可在卷內備考表中說明并標注標準圖、通用圖的圖號。

3．底圖以張為單位單獨保存和管理，另行整理編目。

4．產品更新換代或更換零部件時，保留新形成的科技文件材料并單獨組卷排列在原產品案卷之后。

5．設備維修中形成的科技文件材料單獨組卷。外購設備中的隨機文件材料可以單獨組卷。遇到以下情況要特殊處理：第六步裝訂裝盒

采用裝訂方式的，用檔案局統一監制的軟卷皮，將卷內目錄、歸檔文件材料和備考表一起裝訂成冊，裝訂方式用三孔一線。裝訂成冊后再裝入科技檔案盒內保存。第六步裝訂裝盒采用裝訂方式的，用檔案局統一監制的軟卷皮

采用不裝訂方式的，可將卷內目錄、歸檔文件目錄、備考表依次裝入科技檔案盒內保存。采用不裝訂方式的，可將卷內目錄、歸檔文件目錄、錄音、錄像帶長期保管時不允許豎放，是因為豎放時磁帶囚重力產生靜壓，上下之間會相互磁化，破壞錄音，錄像信號質量，所以科學的方法是平放。錄音、錄像帶長期保管時不允許豎放，是因為豎放時磁帶囚重力產生常用檔案價值：

文書檔案——永久

30年（長期）

10年（短期）科技檔案——永久長期短期會計檔案：永久25年15年5年常用檔案價值：檔案培訓課件便于保管和利用——整理檔案的目的是方便保管，便于利用。因此在整理檔案時除了注意保持文件材料的內在聯系、區分不同的價值外，必須考慮組成一定的保管單位，保管單位的大小厚薄要有一定的規格(文書檔案可以將件作為保管單位)。A3應折為A4存放（1）大小要盡可能統一（2）厚度要符合要求（3）密級不同的要分開組合（4）檔案裝具制成材料要相對統一A3應折為A4存放檔案培訓課件二、掌握標準掌握國家和地方檔案行政管理部門的標準、要求是檔案整理的必要前提。國家有文書檔案的歸檔整理規則、科技檔案的整理標準、會計檔案的整理標準；照片檔案管理規范標準和各種專業檔案管理規范標準。這些標準雖然只是參考標準，不是強制性標準，但各省市均基本遵照執行；各地方結合本地區的傳統做法和原來的基礎，會適當進行調整。因此基層單位執行國家標準的同時，應當結合本地區檔案行政管理部門的要求，并考慮到本單位的原有基礎，進行規范的整理。掌握標準二、掌握標準掌握國家和地方檔案行政管理部門的標準、要求是檔案常用標準有：

《歸檔文件整理規則》(DA／T22-2000)《江蘇省<歸檔文件整理規則〉實施辦法》《吳江市歸檔文件整理實施細則》《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(CB／T11822-2000)《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》(DA／T28—2002)、《會計檔案管理辦法》、《會計檔案格式》《照片檔案管理規范》(CB／T11821—2002)《電子文件歸檔與管理規范》(CB／T18894—2002)《蘇州市<工業企業檔案分類試行規則>實施細則》機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》(國家檔案局第8號令)。《企業檔案工作規范》（DA/T42—2009）常用標準有：制定分類方案要掌握幾個要點：1．要把本單位的全部檔案納入分類方案中，統一檔案的整理編號方法也是檔案集中統一管理的內容。黨群管理工作類、行政管理工作類、經營管理類、生產技術管理產品、科研、基建、設備會計檔案干部職工檔案實物檔案（獎狀、證書、獎牌、獎杯、權證、禮品等）特殊載體（照片、錄音錄像、電子）制定分類方案要掌握幾個要點：2．不同種類的檔案要運用不同的分類方法。文書檔案、科技檔案、會計檔案等各種檔案均有自己的形成規律，所以分類方法不同。即使同是科技檔案，產品、科研、基建、設備四種檔案的分類方法也不盡相同。3．分類方案必須根據本單位實際情況制定，只能借鑒不能照抄。甲方案借鑒已方案

4．分類層次不宜過多，一般單位不超過三個層次，檔案多的單位最多不超過五層，各類的層次不必統一，但同位類的設置應采用同一劃分標準，大類包含屬類，平行類相互排斥，不交叉。

5．檔案編號要對應分類類目，盡量做到簡約明了。檔案培訓課件

第二部分0—3類的整理

文件材料的整理歸檔有嚴格的程序，可概括成八個步驟，按程序操作就能簡便易行、水到渠成第二部分0—3類的整理文件最容易犯的錯誤是把一套會議材料裝訂成一件處理。重要文件的正文與歷次修改稿可各為一件——重要文件須留歷次修改稿的，正文與歷次稿各為一件。計算機及其網絡環境中形成的文件，無定稿的，或打印出的定稿上無重要修改手跡、領導批示，定稿不存檔的，將正文與發文稿紙為一件——用計算機打印的定稿，打印底稿可不歸檔，欄目填寫齊全、經領導親筆簽發的發文稿紙與正本一并歸檔。正文與文件處理單為一件——文件處理單能體現文件處理的軌跡，不要處理掉，應與文件一起歸檔。最容易犯的錯誤是把一套會議材料裝訂成一件處理。

來文與復文(指請示與批復、報告與批示、函與復函)可為一件——這樣可減少整理此類文件的工作量，但在以后的編目(請示、報告、函)中文件題名應寫批復的題名，在題名后面要注明(附請示、報告、函)。經過若干環節、層次辦理的來文、復文，超過兩件的，則將所有的來文、復文分別作為一件一這樣能將辦文復雜的來文、復文更好地處理，便于檢索。報表、名冊、圖冊等按其原來的裝訂方式，一冊(本)為一件——充分尊重和利用原來的基礎。來文與復文(指請示與批復、報告與批示、函與復函)可為一件未裝訂的式樣相同的表格，以一定的單位組合，可裝訂在一起作為一件——表格數量多的要編制二級目錄。特別提示：這里的“一件”是指在實體上裝訂在一起的文件，編目時在目錄中也只是體現為一條目。未裝訂的式樣相同的表格，以一定的單位組合，可裝訂在一起作為一第二步文件的修復整理整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易褪變的文件應予復制或進行字跡加固處理。文件的修整、復制要在保持原貌的前提下進行。保管30年及以上的文件要進行修整，保管10年的文件保持原狀就行了，減少不必要的勞動力。文件修整工作內容有修裱、復制、去除易銹金屬物、大紙張折疊。修裱：對破損紙張進行修補或托裱。第二步文件的修復整理整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、復制：對字跡模糊或易褪變的文件進行復制。去除易銹金屬物：最主要的工作是除去普通的訂書釘、回形針、大頭針等，防止時間長了生銹。大紙張折疊：歸檔文件盒尺寸是按照A4規格設計的，所以大紙張要進行折疊后才能裝入，折疊時盡量減少折數，文件頁數多的要單張折疊。復制：對字跡模糊或易褪變的文件進行復制。第三步裝訂歸檔文件經修整后要按件裝訂。裝訂方式采用不銹鋼訂書釘在文件左側或左上角裝訂，一般訂一只釘，左側裝訂的可訂兩只訂。較厚的文件采用三孔一線的裝訂方式。裝訂時紙張要對齊裝訂的一邊。已成冊不易拆釘的，可保持原貌不變。一個單位的裝訂方式應相對統一。保存10年的文件材料可保持原裝訂方式不變。裝訂時注意件內文件的排列順序：第三步裝訂歸檔文件經修整后要按件裝訂。正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發文在前，被轉發文在后；復文與來文為一件時，復文在前，來文在后；計算機及其網絡環境中形成的文件，無定稿的，正文在前，發文稿紙在后；有文件處理單的，文件處理單在前，正文在后。正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后第四步分類排列對照本單位制定的分類方案進行歸類排序，歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間排列。同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列：事由間，按事由辦結時間的先后順序排列。如一套會議文件材料屬同一個事由，其應按時間順序排列在一起。作為我們公司分類適合采用“問題——年度——保管期限”因故未及時整理歸檔的零散文件材料，可排在同一年度、期限、機構(問題)的所有文件的最后，或并入關系密不可分的相關文件中作為一件。上述情況應在盒內備考表中加以說明，而在實際整理工作中應盡量避免。第四步分類排列對照本單位制定的分類方案進行歸類排序，歸檔分類排列工作步驟如下：將同一全宗內須歸入文書檔案的文件材料，按文件生成年度為單位進行分類整理。嚴格對照按照國家檔案局頒發的機關文書檔案保管期限表制訂本單位的檔案保管期限表，按永久、30年、10年區分保管期限。同一期限的文件再分問題。同一問排列相同保管期限的文件材料按事由結合時間排列。分類排列工作步驟如下：件的排序主要桉事由結合時間排列，這樣工作就簡化。我們的分類表是采用二級分類，在排列時，先將同一問題的排在一起，再將同一事由的排列在一起。運用檔案管理軟件自動歸檔的，同一事由的一組文件，要分別在事由欄里輸入相同的關聯詞，使它們自動排列在一起。事由：是指一件具體的事，或一個具體的問題，或一段較緊密的工作過程，不是指一類相同性質的問題或某一方面的工作內容件的排序主要桉事由結合時間排列，這樣工作就簡化。我們的分類表第五步編制歸檔號歸檔文件經分類、排列等系統整理后就要逐件給予編制歸檔號，歸檔號是將歸檔文件在全宗中的位置予以固定的一組標識符號。編制過程：在文件的正上方居中空白處加蓋紅色歸檔章，如居中處有批注等文字，可選擇上方其他空白位置。然后在方格內填寫對應的檔號。歸檔章用紅色印泥加蓋，檔號填寫用黑色或藍黑墨水筆填寫。第五步編制歸檔號歸檔文件經分類、排列等系統整理后就要逐件歸檔章的填寫內容與要求歸檔章的填寫內容與要求檔案培訓課件特別提醒：一個類一個流水號，如采用“保管期限—年度”分類方法，永久、30年、10年分別自1開始編流水號（件號），第二年仍然分別從容1開始編號。①全宗號：填寫檔案行政管理部門給立檔單位編制的代號。一般企事業單位未列入進館序列的就沒有全宗號，可不填寫。②年度：填寫文件形成年度。以四位阿拉伯數字標注公元年，如“2006”。如在2006年整理的是2005年應歸檔文件，應填寫“2005”。特別提醒：一個類一個流水號，如采用“保管期限—年度”分類方法③檔案室編件號：填寫歸檔文件在分類方案的最低一級內的排列順序號，從“1”開始流水標注。如分類方案為“保管期限——年度”的，一個保管期限內，一個年度的歸檔文件編制一個流水號。④一格空白，不填任何數字和文字，作備用。⑤問題：由三級分類的單位填寫。如“黨群“管理類”或“行政管理類”。采用二級分類的單位不填。企業單位可填寫歸檔文件所屬分類體系中的大類號，如“2”(代表經營管理類)或（“0.1”代表黨群管理中的黨務工作。③檔案室編件號：填寫歸檔文件在分類方案的最低一級內的排列順序⑥保管期限：填寫歸檔文件保管期限。如“永久”。⑦檔案館編件號：移交進檔案館時經鑒定后重新編制的流水號，檔案室不用填寫。⑧總頁數：填寫該歸檔文件中有圖文內容頁面的總數。特別提醒：一個類一個流水號，永久、30年、10年分別自1開始編流水號(件號)，第二年仍然分別從1開始編號。⑥保管期限：填寫歸檔文件保管期限。如“永久”。第六步編目編目是指根據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄，是對歸檔文件以件為單位進行系統分類、排列、編號后，將每一份文件的內容、形式、特征及其編號登記下來，以備查找利用和管理統計之需。編目工作是檔案人員按文件分類、排列的結果逐類、逐件登錄，也是對歸檔文件內容進行標引、著錄過程，應做到準確、全面、詳細、深入，以適應檔案管理現代化及計算機檢索的需要。歸檔文件目錄有統一的格式，運用檔案管理軟件來輸入生成。第六步編目編目是指根據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件檔案培訓課件特別提示：題名十分重要，是以后查找檔案的最重要的要素填寫時一定般應照實抄錄。來文與復文作為一件的只對復文進行編目，題名后注明“（附請示）”；任免文件和表彰文件中單位人員未列在題名中的，在題名后將本單位人員列出，原題名簡單的要重擬，這些補充的內容都要加“（）”。特別提示：題名十分重要，是以后查找檔案的最重要的要素填寫時一①件號：填寫歸檔章上的室編件號。②責任者：填寫制發文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者的名稱。填寫責任者使用全稱或通用簡稱，責任者多的可適當省略，原文上沒有的，要經考證后補上。①文號：填寫文件的發文字號，一些由機關代字、年度、順序號組成，要求照實抄錄，填寫完整，不得省略，如蘇政發[2006]8號。④題名：歸檔文件的標題。文件只有一個題名且能反映文件內容的(正題名)，填寫時照實抄錄；文件有正副題名的，正題名能反映文件內容的，副題名無須抄錄；文件有并列題名的，并列題名與正題名一并抄錄；沒有題名或題名不規范的，可自擬標題，外加“[]”號。文件的附件獨立性強，正文標題不能反映附件內容時附件標題可一并抄錄，外加“（）”標注。①件號：填寫歸檔章上的室編件號。在計算機輔助管理條件下，若題名較籠統，需要進一步細化署錄，如”xx介紹信存根”一本作為一件時，其題名可為“xx介紹信存根”，其介紹信中的人名可在二級目錄中錄入，以便二次檢索。⑤日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯數字標注年月日，如20020909。⑥頁數：填寫每一件歸檔文件中有圖文頁面的總數(歸檔章上的總頁數)。⑦備注：注釋文件需說明的情況包括密級、破損、修改、補充、移出、銷毀等(一般情況下空著)。計算機文檔一體化管理系統中，備注項內可錄入其他內容，如機構或問題名稱、事由、二級目錄。在計算機輔助管理條件下，若題名較籠統，需要進一步細化署錄，如常見的錯誤常見的錯誤歸檔目錄填寫時應注意：協議責任者要寫兩個以上、批復要標注附請示、會議材料應各為一件、涉及到個人要寫明某某人。歸檔文件目錄應裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄一年裝訂成一本，亦可每年區分保管期限裝訂成三本，或每年區分機構(問題)裝訂成若干本，這要根據單位年度歸檔的數量來定。合訂成一本的目錄中內頁加目錄或用口取紙以區分保管期限和機構(問題)。歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標準A4型。歸檔目錄填寫時應注意：協議責任者要寫兩個以上、批復要標注附請①全宗名稱：立檔單位的名材：填寫時應使用全稱或規范化簡稱。②年度：文件形成年度(注意不是整理年度)。③保管期限：對應歸檔文件的價值，填寫永久、30年、10年。④問題：根據分類方案，填寫對應歸檔文件的類目名稱。⑤歸檔文件目錄裝訂成冊，外封面可用硬封面。在脊背上貼上標簽，標明全宗號、年度、目錄流水號，放入目錄櫥柜中。貼標簽高度沒有規定，一個檔案室內一致就行了。①全宗名稱：立檔單位的名材：填寫時應使用全稱或規范化簡檔案培訓課件第七步裝盒

將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表。不同保管期限不同年度的不得裝在同一盒內，采用機構(問題)分類的，不同機構(問題)的不得裝在同一盒內。文件按歸檔的件號順序裝盒，二級分類時，可裝滿一盒后再裝下一盒，三級分類時，視一個機構(問題)文件的多少確定。不要求將同一事由的歸檔文件裝入一盒，同一盒內的歸檔文件僅是按件號順序裝在一起，檔案盒僅是裝具，不是“一卷”的概念。盒內備考表放置在盒內文件之后，要簽署完備。第七步裝盒將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔檔案培訓課件①封面應標明全宗名稱。統一采用黑色字體。②檔案盒應根據擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號．盒號等必備項、并可設置機構(問題)選擇項。格式要求用三號仿宋字體印章，用黑色或藍黑墨水加蓋或書寫。③起止件號填寫盒內第一件文件和最后一件文件的件號，中間用，“1—20”號連接。④盒號即檔案盒的排列序號，按要求填寫。特別提醒：紙張中的酸性對檔案有很大危害，酸會使紙張變硬發脆，嚴重的會導致紙張成粉沫。確保檔案安全最重要，所以長期保存的檔案必須要采用無酸紙書寫，裝具也要用無酸檔案盒。要求使用檔案局監制的無酸紙盒。⑤情況說明：正常情況下不填寫內容。①封面應標明全宗名稱。統一采用黑色字體。出現文件收集不完整、破損，文件簽署不完整等情況時才要在此處進行說明，歸檔文件是復制件要說明原件