1、一汽山東汽車改裝廠管理文件 編號：YQSQG /JC-GL-18-2007 批準：馬聰祥 會計檔案管理規定 2007年6月6日發布 2007年6月6日實施一汽山東汽車改裝廠 發布前言本規定依據中華人民共和國會計法、中華人民共和國檔案法的有關規定、財政部頒布的會計檔案管理辦法和集團公司的會計檔案管理規定制訂，是一汽山東汽車改裝廠管理文件之一。 本規定由計劃財務部提出并歸口。 本規定由計劃財務部負責起草。 本規定主要起草人：杜進江、李桂昆 1、適用范圍本規定適用于企業各相關部門對會計檔案的管理。2、術語和定義 會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料,是記錄和反映單位經濟業務的重

2、要史料和證據。具體包括以下四類：會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證,其他會計憑證；會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿、其他會計賬??；財務報告類：月度、季度、年度財務報告,包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告；其他類：銀行存款余額調節表、銀行對賬單、庫存現金盤點表、其他應保存的會計核算專業資料、會計檔案移交清單、會計檔案分類目錄、會計檔案銷毀清冊，以及采用磁帶、磁盤、光盤、縮微膠片等形式保存的會計檔案等；3、職責廠長及計劃財務部部長負責對檔案部門編制的會計檔案銷毀清冊進行核查、審批，并簽字確認； 計劃財務部負責本企業會計檔案的收集、整理、裝訂等工作，并將保

3、存期滿一年的會計檔案向檔案管理部門移交； 計劃財務部負責對檔案管理部門提出的會計檔案銷毀意見及編制的會計檔案銷毀清冊進行核實、確認，并會同檔案部門共同監銷,且負責保管會計檔案銷毀清冊； 檔案管理部門負責本企業會計檔案的接收、立卷、編目、保管、整理、借閱、鑒定等工作，同時辦理交接手續； 檔案管理部門負責對保存期滿的會計檔案提出銷毀意見并編制銷毀清冊，配合計劃財務部核實、確認； 檔案管理部門負責銷毀會計檔案，同時將銷毀清冊存檔。4 工作內容和要求 會計檔案的收集、整理按照集團公司會計檔案的管理規定對本企業形成的會計檔案進行收集、整理、編目。 會計檔案的移交 會計檔案由計劃財務部等會計部門向檔案部門

4、移交，交接雙方辦理會計檔案移交手續,填寫會計檔案歸檔移交清單（一式兩份），其中一份隨會計檔案一并交檔案部門歸檔，另一份保存于計劃財務部。 交接雙方按照會計檔案歸檔移交清單所列內容逐項交接,并由交接雙方的部門負責人負責監交。 會計檔案交接完畢后，交接雙方經辦人和監交人在會計檔案移交清單上簽名或者蓋章。 計劃財務部內部因工作崗位變動發生的檔案移交，參照上述方法，由交接雙方的部門負責人負責監交。 會計檔案的保管 保管期限 會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類；定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。 會計檔案的保管期限按照 “附件1

5、”所列期限執行。 本規定中“附件1”中規定的會計檔案保管期限為最低保管期限。 保管要求 會計檔案必須采用書面資料形式保存，同時應對相關的計算機數據文件采用磁盤、磁帶或光盤等形式保存。 采用光盤等存儲形式保存的會計檔案，保管期限應大于“附件1”中規定的最低保管期限。 當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,暫由計劃財務部保管一年。計劃財務部對保管一年以上的會計檔案，編制移交清單，在會計年度終了的第二年一季度前，移交檔案部門集中統一管理。 出納員及電算化會計不得兼管會計檔案。 對移交檔案部門保管的會計檔案,要保持原卷冊的封裝。特殊需要拆封重新整理的,檔案部門會同計劃財務部和經辦人員共同拆封整理。 對

6、于采用磁盤、磁帶、光盤、縮微膠片等保存的會計檔案，要作到防磁、防火、防潮、防塵、防折、防壓等，并且要雙備份異地存放；系統管理員對備份內容要定期進行檢查、復制，防止因介質損壞導致會計檔案數據丟失。 資產與產權變動中檔案處置企業因撤銷、解散、破產或者其他原因而終止的,在終止和辦理注銷登記手續之前形成的會計檔案,由檔案部門和計劃財務部共同整理，移交集團公司檔案部門。 企業分立后原單位存續的，其會計檔案由分立后的存續方統一保管,其他方可查閱、復制與其業務相關的會計檔案；企業分立后原單位解散的,其會計檔案經各方協商后由其中一方代管,其他方可查閱、復制與其業務相關的會計檔案。企業分立中未結清的會計事項所涉

7、及的原始憑證,單獨抽出由業務相關方保存，并按規定辦理交接手續。 因業務移交其他單位所涉及的會計檔案,由原單位保管,承接業務單位可查閱,復制與其業務相關的會計檔案,對其中未結清的會計事項所涉及的原始憑證,單獨抽出由業務承接單位保存,并按規定辦理交接手續。 合并后原單位解散的,原單位的會計檔案由合并后的單位統一保管；合并后原單位仍存續的,其會計檔案仍由原單位保管。 建設單位在項目建設期間形成的會計檔案,在辦理竣工決算后移交給建設項目的接受單位,并按規定辦理交接手續。 會計檔案借閱企業內部實行會計檔案查閱、借閱、復制登記制度。 會計檔案不得隨意借出、不得攜帶出境。如有特殊需要,經企業負責人批準,可以

8、提供查閱或者復制,并辦理登記手續。 查閱或復制會計檔案的人員,嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。 非財務會計部門查閱會計檔案時,必須由財務會計部門陪同,涉案查閱除財務會計部門外,還需有紀委部門參加。 會計檔案的銷毀 對保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷毀,單獨抽出立卷,保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案,在會計檔案銷毀清冊和會計檔案分類目錄中列明。 保管期滿的會計檔案,除本辦法規定的情形外,按照以下程序銷毀： 檔案部門提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清冊,提交計劃財務部部長及廠長簽署意見。 銷毀會計檔案時,由檔案部門和計劃財務部共同派員（至少三人

9、）監銷。 監銷人在銷毀會計檔案前,按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案銷毀后,在會計檔案銷毀清冊上簽名并加蓋公章,并將監銷情況報告廠長。 其它規定 財務信息化系統分析資料、源代碼等文檔資料應視同會計檔案管理。 預算、計劃、制度等文件材料，執行文書檔案管理規定，不適用本辦法。5 相關文件會計檔案管理規定6 相關記錄及保存期 會計檔案歸檔移交清單 保存期 永久 企業檔案案卷分類目錄 保存期 永久 檔案借閱登記簿 保存期 永久 銷毀清冊 保存期 永久 附件1：一汽山東汽車改裝廠會計檔案保管期限表序號檔案名稱保管日期（年）備注一會計憑證類1原始憑證152記帳憑證153匯總憑證15二會計賬簿類1總賬15包括日記總賬2明細賬153日記賬15現金和銀行存款日記賬保管25年4固定