1、-PAGE . z. - w -基層社會保障檔案管理現狀分析及對策社會保障是民生之安，是造福全體人民的一項基本制度，關系人民幸福和社會的公平正義，關系到人民群眾生活質量的提高，也關系到社會和諧穩定和經濟平穩持續地發展。隨著我國社會保障事業的不斷推進和完善，各基層社保所經辦的業務日益增多，且與人民群眾的利益和生活息息相關。作為民生檔案的重要組成部分，社保所業務檔案不僅為各基層社保所整體工作提供了重要的憑據支撐，而且為維護人民群眾的合法權益發揮著不可替代的特殊作用。為加強和規社保所業務檔案管理，維護民生檔案真實、完整和安全，發揮檔案服務民生作用，推進檔案管理工作規化、制度化、信息化建設，使檔案管理

2、工作與社保所業務工作同步發展，今年4月初至9月，會同相關單位對轄區21個社保所業務檔案管理現狀進行了摸底調查和分析，主要采取座談了解、實地查看、調查問卷、召開座談會等形式開展了工作調研。一、管理現狀全區現有21個社保所，有17個社保所于2002-2003年初正式成立，北方企業集團總公司社保所成立于2006年，天通苑南街道辦事處、天通苑北街道辦事處、霍營街道辦事處3個新建街道社保所成立于2012年底。（一）檔案室建設情況全區絕大多數社保所都具備檔案保管的基本條件，但是大部分社保所面臨檔案庫房緊、缺乏專門檔案管理人員的局面。1.設立檔案庫房情況。經統計，有17個社保所設立檔案庫房，占全區社保所總數

3、的80.95%；新成立的天南、天北和霍營3家社保所及在臨時租賃場所辦公的百善鎮社保所沒有設立檔案庫房；安裝有檔案密集架的社保所只有6家，新成立的3個社保所既無專室也無專柜存放檔案，其余12家社保所均使用五節檔案鐵皮柜保管檔案、資料。除東小口、回龍觀、北七家和南口鎮等社保所檔案庫房面積相對較大并且安裝有檔案密集架之外，大部分社保所囿于辦公用房條件所限，設置檔案庫房面積過小，檔案庫房面積承載量滿足不了日益增長的業務檔案數量，導致檔案庫房已驅于飽和。從調研了解的情況看，各社保所均意識到檔案庫房承載量不足的問題。有的社保所增加檔案庫房面積、有的社保所將檔案柜換成密集架來緩解檔案存放空間不足的問題。 2

4、.配備專兼職檔案員情況。經統計，全區有4社保所配備專職檔案員，有7個社保所設有兼職檔案員，其中熟悉檔案專業工作的僅有興壽鎮和流村鎮社保所檔案員，配備專兼職檔案員的社保所占全區社保所總數的52.38%；沒有配備專兼職檔案員的社保所有10個，占全區社保所總數的47.62%。而且社保所檔案員未經過檔案專業培訓，缺乏檔案管理知識和業務技能。總體來看，各社保所需要建立檔案管理體系和專兼職檔案員隊伍，明確各自職責分工。（二）檔案管理情況由于歷史原因，我區各社保所均把業務檔案歸入文書檔案管理疇，全區社保所檔案管理情況參差不齊。1.檔案規化情況。經調研，各社保所積攢了10多年以來產生的大量檔案資料，只有12個

5、社保所檔案資料進行了歸檔整理。其中：編制了檔案檢索目錄的社保所只有9家，占總數的42.86%；只對部分業務檔案資料進行歸檔整理的社保所有10家，占總數的47%；檔案資料由社保所業務經辦人員自行管理的社保所有6家，占總數的28.5%；流村鎮社保所把歷年來形成的重要檔案資料都收集整理，比較規齊全；興壽鎮、小湯山、東小口鎮、村鎮、沙河鎮、城南街道、十三陵鎮、馬池口鎮、南邵鎮等9個鎮街社保所對部分業務檔案資料進行了較為規的整理，但存在斷檔、積壓檔案資料等問題；回龍觀鎮、北七家鎮、陽坊鎮、南口鎮、延壽鎮等5個鎮社保業務檔案進行了統一集中存放，但沒有系統規整理；百善鎮社保所由于多次搬家”，其業務檔案沒有進

6、行整理；天南、天北和霍營3個街道辦事處社保所剛剛成立一年，正面臨檔案資料歸檔整理問題。總體來看，各社保所檔案整理、保管情況差異較大，缺乏統一、規的工作標準和管理辦法。調研發現，絕大多數社保所對實現檔案工作規化管理具有比較強烈愿望和要求。2.檔案開發利用情況。社保所業務檔案資料作為社保所工作憑據，在日常工作中利用率很高。經調研，全區只有3個社保所由專職檔案員提供利用服務，其余各社保所一般是由窗口業務經辦工作人員按照各自經辦業務自行到庫房查找并提供利用；絕大多數社保所未建立保管、借閱等檔案管理工作制度，日常檔案借閱、利用沒有相應的借閱登記和利用效果登記；各社保所都沒有意識到應建立本社保所的大事記制

7、度和對各類業務基礎數字進行系統匯編。由此可見，檔案開發利用工作僅僅停留在你用我查”的自發的工作狀態。二、問題與原因社保所成立10多年來，區、鎮（街）檔案部門對社保所檔案工作開展了一些有益的嘗試，取得了一些進展，但是由于多種原因的制約和影響，各社保所檔案工作的規化管理進程比較緩慢，從調研情況看，影響各社保所檔案工作的因素不盡相同，但可以歸納為以下三個方面。（一）缺乏科學統一的監督和管理1.機制不順監管難”。各社保所隸屬各鎮（街），為其所屬事業單位，同時業務上接受區人力社保局、區民政局指導。一方面，按照以往管理體制和模式：各鎮（街）直接負責監管社保所檔案工作，接受區監督指導，接受區人力社保局、區民

8、政局業務檔案指導。表面上看，社保所的檔案工作有三個婆婆在管，因為缺少互聯互通責任機制，沒有工作準則，沒檢查落實標準，沒有形拳頭和合力，導致各社保所對檔案工作是身無壓力輕飄飄，動力不足,落實不好。另一方面，事實上，由于對社保所業務檔案不熟悉，鎮（街）檔案員把社保所與鎮（街）設機構等同管理，沒有區分社保所業務形成規律和管理特點，將社保所形成檔案全部納入文書檔案歸檔管理，導致檔案管理要求與社保所業務需求相互脫節、不匹配，既沒管好，也不便于利用。2.意識不強保障難”。由于社保所檔案數量巨大,工作環節繁瑣,加之有關領導的不重視,對社保所檔案的管理缺少相應的軟硬件投入,人員配備、經費不到位的情況,沒有專門

9、的檔案室,沒有建立檔案工作制度，部分業務人員也存在概念不清，認識不高的問題，認為當前的工作都忙不過來，哪有時間去整理檔案資料，檔案意識淡漠。3.體制不全用人難”。由于成立10多年來，社保所保障人口增多，各級下沉的業務增多，業務量也隨之不斷增大，但是，社保所的人員編制卻沒有增加，還是10多年前的編制，這三增一不增”的問題在全區各社保所普遍存在，使社保所業務人員工作壓力普遍比較大，一些服務人口較多、業務量較大的社保所，更是凸顯人員緊。因此各社保所雖然都知道做好檔案工作的重要性，但也顧不上深入系統的整理業務檔案。重業務輕管理，這也是有近50%的社保所都沒有設置專兼職檔案員的根本原因所在。目前，各社保

10、所雖然有部分單位對部分檔案進行了整理，但是由于社保工作的連續性，大多數社保所還是誰的業務檔案資料還是誰管業務，誰管檔”，屬于三自狀態”，即自產、自管、自用”。4.管理落后規難”。由于缺編制，缺人管，檔案管理還很不規。主要表現為四重四輕”。一是重收集，輕整理。就是在檔案資料的保管上收集的還比較齊全，恨不得一個紙片也不敢丟，但只是散存散放，對檔案資料進行全面系統地整理歸檔做得不好。二是重硬件，輕軟件。大多數的社保所都設有檔案庫房，有檔案柜，但是還沒建立健全檔案收集、保管、利用等制度規定，軟件還沒有跟上。三是重使用，輕管理。由于社保檔案資料的使用價值和頻率都很高，辦理業務時會經常使用，但是檔案資料的

11、安全管理卻比較落后，處于無整理、無監管、無登記、無安防措施的四無”狀態。四是重電子，輕紙質。由于認識上的原因，社保所對在辦理業務過程中在辦公軟件系統中形成的電子材料介質轉化收存就不能夠重視，過分依賴電腦和辦公軟件保存信息資料，缺乏紙質、電子雙套存檔意識，認為系統中有數據、電子版報上級部門，存不存紙質檔案無關緊要。（二）缺乏專業管理的標準和規長期以來，由于社保所檔案管理與業務工作開展的不同步，由于對社保所業務工作認識的不到位，由于生搬硬套檔案管理模式，導致社保所檔案管理缺乏統一標準和分類,哪些資料需要整理歸檔，如何分類進行整理歸檔；哪些資料不需要歸檔，如何銷毀；哪些資料需要分類、分級管理；哪些資

12、料需要集中統一管理，如何管理。沒有制定統一的社保所業務檔案歸檔圍和保管期限，沒有摸索出切實可行的社保所業務檔案管理辦法。社保所檔案管理客觀上沒有形成良好的運行機制和工作秩序，主觀上也需要建立標準化、規化的管理制度和管理程序。（三）缺乏切實有效的梳理和整合社保所業務工作由于既有隨機性又有連續性，既有一次性又有反復性，既有實際真實記錄又有網上軟件操作，各種情況比較復雜，社保所業務的復雜性與檔案工作原則和業務要求之間存在隔膜，主要表現為三個不統一”。一是思想不統一，按業務分類、檔案自用自管的現狀與檔案工作分級管理集中保管的原則要求不統一。二是整理方式不統一，各社保所目前對文件材料的存放主要是以業務為

13、主線以件為單位進行，沒有分開年度，沒劃分保管理期限，這與檔案規化管理要不統一的。三是管理模式不統一，各社保所的檔案室普遍沒有管理制度約束，對社保所部來講就屬于開放性的管理，只要是社保所部的人員，誰都可以隨查看調閱任何文件，文件存多存少無要求，進出檔案室、文件材料增減無記錄，檔案材料的完整性、安全性、性得不到保障，這與檔案工作管理的基本要求不統一。三、對策和建議社保所檔案工作是做好社保所業務工作的重要基礎，是維護廣大群眾合法社會保障利益的重要支撐，必須高度重視。要從保民生的高度，全面謀劃，搞好頂層設計。要從推進工作、服務群眾的實際出發，努力解決突出問題，全力推進社保所檔案工作規化、制度化、信息化

14、，全面加強社保所檔案室基礎建設，建立健全社保所檔案資源體系和可靠管用的安全管理工作機制，建立起與我區社會經濟發展水平相適應的社保所檔案工作管理體系。（一）建立健全管理責任體系1.提高認識，加強領導。加大社保所檔案工作宣傳力度,利用各種宣傳手段和宣傳渠道,廣泛宣傳社保所檔案工作的重要性,提高每一位公民的社會保障意識,加大對社保所檔案工作的重視程度,積極爭取各級黨委、政府領導對社保所檔案工作的重視與支持,加大資金及人力投入,切實解決社保所檔案工作中存在的人員匱乏、金短缺、庫房緊等現實問題,為建設和完善社保所檔案工作創造良好氛圍和有利條件。積極組織社保所工作人員學習檔案知識，提高檔案意識，樹立依法管

15、檔的觀念，增強做好檔案管理工作的自覺性和責任感。2.齊抓共管，分工合作。建立起區、區人力社保局、區民政局、鎮（街）和各社保所分工明確、職責明晰、互聯互通、齊抓共管的三位一體”的社保所檔案工作聯管責任體系。區負責全區社保所業務檔案工作的監督和指導；區人力社保局負責全區社保所社保業務檔案的規和審核；區民政局負責全區社保所民政業務檔案的規和審核。區要與區人力社保局、區民政局加強溝通與配合，共同承擔對社保所業務檔案管理工作的組織領導職責。各鎮（街）承擔并履行對社保所檔案工作的主體責任，具體負責對社保所檔案工作的組織、實施和管理，保障社保所開展檔案工作所需經費并將其列入年度財政預算。各社保所負責業務檔案

16、的收集、整理、歸檔、保管、統計、利用、移交等工作，并接受鎮（街）、區人力社保局、區民政局檔案部門的業務指導。（二）理順規管理工作機制社保所業務檔案規化管理的關鍵在于實現管理的統一與標準化。1.創新管理機制。社保所業務檔案不能等同于鎮（街）其他職能科室檔案管理，既要納入鎮（街）檔案室集中統一管理，又要充分考慮其業務工作的獨特性和連續性。因此，為理順和規社保所檔案工作管理機制，保障社保所業務工作與檔案工作同步開展，就要對社保所檔案工作進行管理創新：將社保所檔案納入鎮（街）檔案全宗作為一個整體統一管理，鎮（街）檔案室履行綜合管理職能，對社保所形成的業務檔案以外的其他門類檔案直接進行管理；社保所設立專

17、業檔案室，配備業務檔案庫房和專職檔案員，具體負責業務檔案的收集、保管、利用和移交；各業務窗口設立兼職檔案員負責本窗口業務檔案的收集、整理和移交工作。社保所業務檔案目錄每年6月底前移交鎮（街）檔案室集中統一管理。2.完善工作機制。加強和規社保所業務檔案管理，維護民生檔案真實、完整和安全，發揮檔案服務民生作用，推進檔案管理工作規化、制度化、信息化建設，使檔案管理工作與社保所業務工作同步發展。一是抓軟件，立規矩。制定社保所檔案室管理制度、業務檔案保管制度、制度、借閱制度、檔案員職責等，從而構建一個完整的制度體系，做到有章可循，照章辦事，依法建檔。二是抓硬件，提標準。加大投入力度，全面加強各社保有檔案

18、室建設。倡導社保所檔案室進行評估升級改造，達到檔案庫房面積達標，設施齊全，管理正規。三是抓歸檔，定規。根據社保所業務經辦的規律和特點，以方便收集整理和檢索利用為原則，出臺社保所業務檔案歸檔圍和保管期限表（見附件1），明確社保所業務檔案歸檔圍，為準確劃定業務檔案保管期限提供依據，將社保所業務檔案分類管理，以此規全區社保所業務檔案的收集、積累、整理、保管、利用、查詢服務工作，并按要求和標準抓好工作落實。四是抓考核，促落實。做到三個納入”，區人力社保局和區民政局要把社保所檔案工作納入對社保所業務工作年度考核，區要把社保所的檔案工作納入對各鎮（街）檔案執法檢查圍，各鎮（街）要把社保所的檔案工作納入鎮年

19、度工作考核。3.制定管理辦法。制定出臺社保所業務檔案管理辦法（見附件2），將社保所業務檔案工作納入規化管理。管理辦法應就社保所業務檔案資源體系、利用體系和安全體系建設為著力點，重點解決社保所檔案管理體系、工作機制、工作保障以及業務檔案歸檔圍、業務規、整理標準、檔案流向、檔案室配套設備、檔案管理人員的職責分工等問題，以徹底改變社保所業務檔案管理現狀，逐步形成適合與社保所業務同步發展的檔案工作模式。（三）建設打造專業管理隊伍一是建隊伍。區、鎮（街）、所形成組織領導、監督指導和落實管理網絡，各社保所要明確專兼檔案員，建立起一級對一級負責的社保檔案工作隊伍。二是強素質。搞好業務培訓，不斷提高社保檔案工

20、作人員的素質，并形成由組織，各級檔案管理人員參加的業務培訓機制，做到指導監督到位，業務培訓到位，使各社保所的專兼職檔案員都能達到四會一能”要求。即會收集、會整理、會編目、會管理、能熟練查找利用檔案。三是抓落實。開展好三個活動”，依據社保所業務檔案管理辦法組織開展創建星級達標”活動，促進社保所檔案室全面建設的提升。培養典型，開展爭先創優”活動，組織各社保所檔案工作人員開展業務交流工作經驗交流活動，通過各種形式的比學活動，提高工作標準，促進工作落實。隨著社會管理工作不斷創新發展，我國社會保障全民覆蓋，惠民政策不斷實施，社保所業務圍不斷擴大完善，檔案工作也隨之從工作理念、工作方法、管理體制等方面發生

21、了巨大的變化。在新的歷史條件下如何深入認識社保所檔案工作，進一步找到、認識和解決社保所檔案工作因發展帶來的一系問題，是擺在廣大檔案工作者面前的重大課題。通過對社保所業務檔案管理探究，就是要總結日常工作的有益探索和嘗試，進行理論思考，解決實際問題，使社保所檔案管理更加規，從而實踐好以檔案記錄一生、保障一生、服務一生”的工作職責，更好地造福社會。附件1社保所業務檔案歸檔圍與保管期限表編號類別歸檔圍保管期限1失業管理類1.1失業登記材料登記失業人員告知書（存根）10年失業登記申請審核表就業失業登記個人信息采集（變更）表失業登記地點變更申請表其他相關審核材料（如復印件等）1.2失業金待遇 領取材料失業

22、人員申領失業保險金登記表30年市失業人員失業保險金預核定單失業人員失業保險金登記卡失業人員失業保險金預申領單失業人員領取失業保險金明細表及停領原因1.3失業人員 培訓材料失業人員培訓登記臺帳10年參加培訓人員花名冊1.4失業檔案 管理材料失業人員檔案轉移臺賬永久2就業管理類2.1就業登記材料個人就業登記表及相關材料永久提檔通知單用人單位招用人員就業登記表單位辦理招工相關審核材料2.2農村勞動力 就業管理材料農村勞動力個人基本情況表永久市農村勞動力轉移就業登記表(確認)2.2農村勞動力 就業管理材料、戶口本、學歷證明等其他相關材料永久2.3就業培訓 管理材料個人求職登記10年就業指導表回訪登記用

23、人單位用人需求臺帳用人單位招聘信息臺帳社保所向用人單位推薦求職人員情況統計表2.42.4靈活就業 審批材料靈活就業 審批材料自謀職業、自主創業和靈活就業人員個人就業登記表及相關材料10年10年靈活就業人員享受社會保險補助協議書靈活就業人員核查花名冊市局申請享受靈活就業社會保險補貼批復停止靈活就業人員享受社會保險補貼審批表停止靈活就業人員享受社會保險補貼花名冊靈活就業統計表、臺賬、社會保險補貼人員花名冊等材料2.5自謀職業 審批材料自謀職業社會保險補貼申請表及相關材料10年自謀職業人員享受社會保險補助協議書自謀職業人員核查花名冊市局申請享受自謀職業社會保險補貼批復3無檔人員管理類3.1無檔人員社

24、保申請材料市社會保險參保人員增加表10年無檔案人員延期繳納社會保險費申辦單無檔案人員延期繳費申請10年無檔案人員延期繳納社會保險情況臺賬3.2無檔人員社保停止材料市社會保險參保人員減少表10年個人終止參保情況說明材料4農村勞動力管理類4.1農村勞動力 社保申請材料申請農民繳納社會保險告知書（存根）10年市農村勞動力繳納社會保險費申辦單市社會保險參保人員增加表4.2農村勞動力 社保停止材料個人終止參保情況說明材料10年市社會保險參保人員減少表5外埠人員社保管理類5.15.1外埠人員社保申請材料外埠人員社保申請材料市社會保險參保人員增加表10年10年外埠戶籍參保人員延長繳費申請表外埠戶籍參保人員延

25、長繳費證明市延長繳納社會保險費申辦單5.2外埠人員社保停止材料市社會保險參保人員減少表10年社會保障卡補辦申辦單6城鎮居民醫療保險管理類6.1城鎮居民醫療保險登記材料個人參加城鎮居民基本醫療保險信息登記表（包括變更表）10年個人參加城鎮居民基本醫療保險材料6.2城鎮居民醫療保險征繳材料城鎮居民醫療保險征繳相關材料10年7社會化退休管理類7.1失業人員病退審批材料勞動能力鑒定、確認申請表50年個人情況書面說明病退職工申請勞動能力鑒定須知（告知書）7.2失業人員退休審批材料退休人員登記表50年退休分類匯總表特殊工種退休公示表個人退休申請其他有關材料7.3靈活就業退休審批材料靈活就業人員退休申請材料

26、（申請、個人相關證件復印件）50年退休審批表市社會保險人員增加表7.4退休人員異地資格認證材料異地退休資格認定表50年7.5無保障人員 退休審批材料申請辦理無保障養老金材料50年8社會保障卡管理類材料社會保障卡補辦申辦單10年復印件市社會保障卡發行回執單申領或掛失（補辦）社會保障卡臺賬9醫藥費報銷管理類材料藥費報銷登記表10年市醫療保險（門診、住院、手工）費用審核表藥費報銷領卡登記表報銷藥費臺賬10年10征地轉非管理類材料征地轉非確認表永久征地轉非公證書征地轉非社會保險征繳表11勞動者權益管理類材料勞動監察動態報表10年建筑施工企業勞動用工匯總表企業用工檢查匯總表街道調解中心勞動爭議調解情況報

27、表勞動合同屆滿情況年報勞動合同履行情況季報11勞動者權益管理類材料用人單位用工情況登記表10年用人單位基本信息采集表用人單位基本信息臺賬解決建筑工地農民工工資拖欠問題的相關記錄12公益性就業組織管理類材料用人單位人員就業登記表10年市就業特困人員認定表就業特困人員家庭收入證明材料公益性人員勞動合同就業特困人員就業托底安置申請認定表及相關材料 13死亡喪葬費管理類13.1社會保障人員死亡喪葬費申請材料死亡證明10年退休人員死亡登記表13.2城鄉無喪葬補助居民喪葬補貼申請材料市城鄉無喪葬補助居民喪葬補貼申請表30年居民死亡醫療證明（推斷）書或公安機關出具的死亡證明復印件火化證明/街道（鎮）土葬證明

28、/回民殯葬管理處土葬證明/亡者戶籍注銷證明材料申請人（經辦人）證明、復印件市城鄉無喪葬補助居民喪葬補貼公示書年度發放喪葬補貼花名冊年度無喪葬補助居民申請喪葬補貼匯總表14低收入和低保管理類14.114.1低保申報材料低保申報材料市城鄉居民最低生活保障待遇申請書10年市城鄉居民最低生活保障待遇審批表個人申請材料戶口本和復印件申請享受城鄉低保待遇家庭非固定崗位工作人員收入證明申請社會救助家庭經濟狀況等級表及聲明書與低保對象簽定的協議書個人保證書居（村）委會城鄉低保工作評議小組會議記錄村（居）委會證明市申請享受城鄉社會救助家庭情況公示記錄申請城鄉居民社會救助待遇入戶調查表其他證明材料（疾病診斷證明、

29、殘疾證明、釋放證明、學校證明、存折復印件等）14.2市低收入家庭認定申請登記表10年市低收入家庭認定表低收入 申報材料市低收入家庭認定申請書10年市低收入家庭認定評議意見書申請市低收入家庭認定基本情況公示書居（村）委會城鄉低收入家庭認定工作評議小組會議記錄市申請享受城鄉社會救助家庭情況公示記錄個人申請家庭成員復印件、戶口本復印件城鄉低收入家庭非固定崗位工作人員收入證明城鄉低收入家庭認定在職人員收入證明村（居）委會證明申請社會救助家庭經濟狀況登記表及聲明書其他證明材料（疾病診斷證明、殘疾證明、釋放證明、學校證明、存折復印件等）14.3低保戶高等教育新生入學救助申報材料市高等教育新生入學救助待遇申

30、請審批表10年市高等教育新生入學救助待遇情況反饋表低保證、低收入證復印件、戶口本復印件普通高校錄取通知書復印件學校收費發票復印件14.4電費補貼材料城鄉低保電費補貼明細表10年14.5燃煤自采暖 材料城鄉低保燃煤自采暖10年14.6新農合材料農村低保戶參加新型合作醫療補發款10年14.7兩節過節費 材料城鄉低保兩節走訪花名冊10年附件2社保所業務檔案管理辦法（試行）第一條 為加強和規社保所業務檔案管理，維護民生檔案真實、完整和安全，發揮檔案服務民生作用，推進檔案管理工作規化、制度化、信息化建設，使檔案管理工作與社保所業務工作同步發展，根據市實施檔案法辦法及市、區有關規定，結合我區實際，制定本辦

31、法。第二條 社保所形成的業務檔案，適用本辦法。第三條 本辦法所稱社保所業務檔案（以下簡稱業務檔案），是指社保所在辦理促進就業和社會保障業務過程中，直接形成的具有保存和利用價值的各種文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。第四條 區負責全區社保所業務檔案管理工作的監督和指導；區人力社保局負責全區社保所社保業務檔案的規和審核；區民政局負責全區社保所民政業務檔案的規和審核。鎮（街道）應承擔并履行對社保所檔案工作的主體責任，具體負責對社保所業務檔案管理工作的組織實施，切實保障社保所開展檔案工作所需經費并將其列入年度財政預算。社保所負責業務檔案的收集、整理、歸檔、保管、統計、利用、移交

32、等工作。第五條 社保所須設置檔案室，配備專或兼職檔案管理員和必要的設施，確保檔案管理的安全與統一。根據需要配備適應檔案現代化管理要求的技術設備，保證檔案工作的正常開展。社保所應按60平方米/萬卷配置業務檔案庫房，有條件的社保所，檔案庫房、閱覽室、辦公室應按要求分設。檔案庫房應滿足防盜、防火、防潮、防光、防塵、防鼠、防蟲、防高溫等檔案安全保管要求。按照保存檔案的載體類型，應配備存放紙質檔案的活動密集架、檔案柜，以及存放磁性載體檔案的防磁柜。檔案室需配備計算機、激光打印機、掃描儀、數碼相機、空調、防盜門窗等設備。第六條 社保所在本鎮（街道）主管領導的指導下開展檔案工作，接受本鎮（街道）檔案員的業務

33、指導和監督，各業務窗口應明確一名兼職檔案員，負責本窗口業務檔案的收集、整理和移交工作。社保所專（兼）職檔案員應參加區舉辦的檔案人員崗位培訓，并保持人員相對穩定。檔案員調動或調整工作崗位時，需做好檔案交接手續，確保檔案的安全與完整。第七條 社保所應認真落實檔案保管、利用、移交、鑒定、銷毀等管理規定，保證業務檔案及時收集、妥善保管、有序存放，嚴防損毀、遺失和泄密。第八條 社保所應對照社保所業務檔案歸檔圍和保管期限表，將辦理業務過程中形成的記錄、證據、依據等文件材料及時歸檔，并在規定時間，移交檔案室集中統一管理。檔案收集。各業務窗口檔案員按照辦結完畢業務”的時間順序收集業務文件材料。社保所檔案員定期

34、將辦結完畢的業務文件材料進行收集匯總。業務檔案收集須做到應收盡收，應管盡管，確保歸檔材料齊全、完整、手續完備。檔案整理。業務檔案一般按年或月整理組卷，不同保管期限、不同年度的業務檔案應單獨組卷，不得混合整理組卷。每日工作結束前，業務經辦人員按當日業務辦理時間順序對各類業務檔案進行分類和初步整理。每月底前，由業務窗口檔案員按業務辦理時間順序對當月業務檔案進行分類、整理。業務檔案附有金屬物的應予剔除，破損的材料予以修復，易褪變的材料（如復寫紙、傳真熱敏紙等）予以復制，復制件與原件一同歸檔，紙型規格一致，檔案折疊整齊美觀。歸檔材料頁碼應按順序在有信息容的文件正面右上角和反面左上角用2B鉛筆標注，不得

35、出現重號、空號、錯號。檔案裝訂。每月5日前，各業務窗口檔案員應將上月業務檔案及時裝訂。裝訂業務檔案應嚴格按照檔案裝訂的有關規定操作，每本檔案厚度在80頁左右。裝訂容應包括檔案封皮、卷目錄、歸檔文件、備考表、封底等，并按此順序排列，采取左側三孔一線方式裝訂。檔案封皮填寫容應包括鎮（街道）名稱、案卷題名、文件起止時間、保管期限、案卷號等。備考表填寫容應包括本卷情況說明、立卷時間、立卷人、檢查人等。檔案移交。各業務窗口檔案整理完成后，須經社保所檔案員審核，符合歸檔要求的，由社保所檔案員和窗口檔案員雙方簽字確認后，移交檔案室管理。不符合要求的，退回經辦人員限期整改，合格后方可移交。第九條 業務檔案分類應根據社保所業務經辦的規律和特點，以方便歸檔整理和檢索利用為原則，采用年度-業務類別”或業務類別-年度”的方法對經辦業務材料進行分類、整理，并及時編制卷目錄、案卷目錄等。社保所檔案員應當對接收的檔案及時進行分類、整理、編號、入庫保管，并編制索引目錄。業務檔案目錄每年6月底前移交鎮（街道）檔案室集中保存。業務檔案包括以下十四類：（一）失業管理類（二）就業管理類（三）無檔人員管理類（四）農村勞動力靈活就業管理類（五）外埠人員社保管理類（六）城鎮居民醫療保險管理類（七）社會化退休管理類（八）社會