1、中健易康康 文 件 管管 理 辦 法法編號 EK-HR55-111-144版號 20007-AA 編制_ 審核_批準_20077年6月月8日發(fā)發(fā)布 220077年6月月8日實實施中健易康康 文件件管理辦辦法1 目的的為使中健健易康各各類文件件處于受受控狀態(tài)態(tài)，確保保各場所所使用的的文件均均為有效效版本，特制定定本辦法法。2 適用用范圍適用于控控制中健健易康的的各類文文件。3 程序序執(zhí)行者者3.行政政總裁負責審批批各類外外發(fā)文件件。3.2 總裁辦辦秘書（以下稱稱為：文文件管理理員）負責對中中健易康康的各類類文件進進行收發(fā)發(fā)文登記記、文件件分類、簽閱、保存、銷毀管管理。4 正文文4.1 文件分分類

2、及收收發(fā)登記記4.1.1 當當文件管管理員收收到書面面文件或或其他書書面資料料時，應應分類登登記到相相應的“文件清清單”上。4.1.2 當當文件外外發(fā)時，文件管管理員應應填寫“文件發(fā)發(fā)放記錄錄表”，以便便追溯。4.2 文件簽簽閱4.2.1 文文件管理理員應每每天上午午上班后后一小時時內(nèi)查收收電子郵郵件及傳傳真，以以確保及及時收到到文件。4.2.2 文文件管理理員應及及時將文文件附“文件簽簽閱單”交行政政總裁簽簽批。4.2.3 簽簽批后需需要傳閱閱的文件件，通知知其他員員工簽閱閱。4.2.4 文文件管理理員確保保所有人人員在22天內(nèi)閱閱知應該該閱知的的文件。4.3 文件的的保存與與銷毀4.3.1

3、 文文件管理理員在文文件簽閱閱完畢后后，將其其存入相相應的文文件夾。4.3.2 文文件夾應應保存在在安全適適宜的資資料柜中中，便于于查找和和檢索。4.3.3 每每年122月311日前將將本年度度文件進進行清理理，將作作廢文件件、失效效文件進進行銷毀毀；其他他文件進進行存檔檔，保留留三年后后銷毀。4.3.4 文文件銷毀毀時應填填寫“文件留留用/銷銷毀審批批表”，經(jīng)行行政總裁裁審批后后方可銷銷毀。銷銷毀文件件時，不不少于22人在場場（1人人銷毀，1人監(jiān)監(jiān)銷）4.4 文件的的借閱4.4.1 文文件被借借閱時，比須填填寫“文件借借閱記錄錄表”經(jīng)行政政總裁審審批后方方可借閱閱。4.4.2 文文件借閱閱后

4、，都都不得帶帶離公司司。確須須帶走，須經(jīng)行行政總裁裁審批后后方可帶帶離。4.4.3 原原版文件件，涉及及公司機機密的文文件不得得外借。4.5 文件的的復制4.5.1 文文件復制制必須填填寫“文件復復制審批批表”經(jīng)行政政總裁審審批后方方可復制制。4.5.2 涉涉及公司司機密的的文件，如財務務報表、商業(yè)計計劃書等等，不得得復制和和外借。4.5.3 被被復制的的文件必必須妥善善管理，使用完完畢后應應由文件件管理員員將其收收回，并并根據(jù)需需要將其其留存或或銷毀。5 程序序主要注注釋本程序使使用ISSO90000：20000質(zhì)質(zhì)量管理理體系 基礎礎和術語語標準準和公司司企管管手冊中的術術語與定定義。另另

5、定義如如下：5.1 文件：指對產(chǎn)產(chǎn)品質(zhì)量量已發(fā)生生作用的的書面文文字、聲聲、光、影、電電子等任任何媒體體形式的的資料。5.2 文件控控制：對對文件的的登記、標識、編號、審批、復制、節(jié)閱、保存、歸檔等等狀態(tài)進進行控制制。5.3 作廢文文件：由由發(fā)文部部門通知知不再執(zhí)執(zhí)行的文文件。5.4 失效文文件：該該文件規(guī)規(guī)定的有有效執(zhí)行行期已過過的文件件。6 作業(yè)業(yè)記錄6.1 文件清清單6.2 文件發(fā)發(fā)放記錄錄表6.3 文件借借閱記錄錄表6.4 文件復復制審批批表6.5 文件留留用/銷銷毀審批批表文 件件 清清 單單順序號文件編號文件名稱稱發(fā)文時間記錄人備注文 件件 發(fā)發(fā) 放放 記記 錄錄 表表文 件 編 號號共 打 印 份份， 復復 印 份份。文 件 名 稱稱領 用 時 間間領 用 部 門門簽 收 人數(shù) 量備 注文 件 借 閱閱 記 錄 表表文 件 名 稱稱借 閱人人借閱日期期歸還期批準人經(jīng)辦人備注文 件 復 制制 審 批 表表文件名稱稱復制原因因數(shù)量申請人審批人復制日