1、醫(yī)學(xué)院校人事檔案信息化管理淺析醫(yī)學(xué)院校人事檔案信息化管理淺析1.醫(yī)學(xué)院校人事檔案管理的特點(diǎn)及實(shí)現(xiàn)信息化的重要性人事檔案是在人事管理活動中主要由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和調(diào)配等人事工作中的記錄材料，記載了個(gè)人在不同時(shí)期、不同階段的開展歷程，客觀記錄和反響了個(gè)人成長經(jīng)歷、家庭根本情況、社會關(guān)系及個(gè)人德、能、勤、績等各方面的材料。高校人事檔案是人事部門對教職工管理的重要憑證和開展各項(xiàng)工作的根底，高校對教職工的考核、調(diào)動、人才的選拔等重要人事活動都要以人事檔案為基矗高校人事檔案對高校的師資隊(duì)伍建立、教學(xué)科研人才選拔、黨政管理都有著重大作用。高校人事檔案信息化管理就是將信息技術(shù)和成熟的檔案管理

2、軟件運(yùn)用到人事檔案管理工作中來，實(shí)現(xiàn)高校人事檔案信息的綜合管理和利用，進(jìn)步人事檔案的管理程度和效率，為高校培養(yǎng)、選拔人才、建立人才信息庫提供數(shù)據(jù)基矗然而醫(yī)學(xué)院校的人事檔案管理有著其特殊性，表如今：一般高校只是單純由院系組成，人員主要是教職員工；醫(yī)學(xué)院校不僅是由院系組成，還有附屬醫(yī)院、教學(xué)醫(yī)院，教職工不僅承當(dāng)各院系的教學(xué)工作，還承當(dāng)各附屬醫(yī)院、教學(xué)醫(yī)院的醫(yī)療工作，其人事檔案有著人員眾多、分布廣泛、專業(yè)性等特點(diǎn)。醫(yī)學(xué)院校的人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理不僅對學(xué)校科研、教學(xué)人才的建立、人才庫信息資源的利用、共享有著極其重要的意義，對附屬醫(yī)院、教學(xué)醫(yī)院醫(yī)療人才的梯隊(duì)建立、醫(yī)療科研人才的選拔也有著重要的意義。2

3、.醫(yī)學(xué)院校人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化存在的困難信息化作為當(dāng)今社會的大趨勢，它對人事檔案管理工作提出了新的要求，需要檔案管理工作者利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和新的管理方法，進(jìn)步人事檔案管理工作的效率和檔案信息的利用率，更好地為學(xué)校的人事工作效勞。然而，大多數(shù)醫(yī)學(xué)院校對人事檔案的管理還處于傳統(tǒng)的管理形式，根本上還采用原始的手工方式，局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面，管理的重心還是實(shí)體管理，沒有隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新而實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化。人事檔案管理人員的計(jì)算機(jī)僅限于統(tǒng)計(jì)檔案數(shù)目和打印檔案目錄，無法對人事檔案內(nèi)記錄的重要信息進(jìn)展錄入、存儲和檢索，更無法實(shí)現(xiàn)對人事信息的篩癬排序、分類和統(tǒng)計(jì)，信息化管理程度較低。這

4、也直接導(dǎo)致了大量涉及人事的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作只能依靠手工完成，造成了反復(fù)勞動和人力資源的極大浪費(fèi)。醫(yī)學(xué)院校的人事檔案管理工作更有其特殊性，本文由論文聯(lián)盟.LL.搜集整理院校本部和附屬醫(yī)院、教學(xué)醫(yī)院人數(shù)龐大，分布分散，要實(shí)現(xiàn)信息化存在的困難眾多，例如：2.1人事檔案管理形式落后一些醫(yī)學(xué)院校對人事檔案的管理還處在傳統(tǒng)的手工保管形式，跟不上信息化時(shí)代的開展。雖然學(xué)校對檔案部門裝備了計(jì)算機(jī)，但檔案部門對計(jì)算機(jī)的應(yīng)用尚處在初步階段，甚至只限于簡單的利用EXLE表格等辦公軟件對各下級單位檔案數(shù)的統(tǒng)計(jì)等，缺乏使用檔案信息軟件對人事檔案信息進(jìn)展錄入和人事檔案資源利用。在這種落后的管理形式下，管理工作仍然是手工操作，

5、導(dǎo)致人事檔案信息儲存少或幾乎沒有，從而大大影響了信息資源的利用，影響了工作效率。尤其是醫(yī)學(xué)院校這種比一般院校要人數(shù)龐大、分布分散的特殊院校來說，這種傳統(tǒng)的管理形式已不能適應(yīng)學(xué)校快速開展的需要。2.2人員裝備、軟硬件設(shè)施投入不夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案信息化管理是一項(xiàng)繁重的工作任務(wù)，需要通過檔案部門工作人員的不懈努力。但目前的情況是，大多數(shù)院校的人事檔案部門都存在人員裝備缺乏的情況。雖然配有專門的部門或者專人，但對應(yīng)龐大的檔案數(shù)，裝備的人員嚴(yán)重缺乏；并且人事檔案信息化管理對檔案管理人員的要求更高，不僅要求管理人員不僅精通檔案管理業(yè)務(wù)，也要求掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備對人事檔案進(jìn)展信息化管理。同

6、時(shí)，人事檔案部門的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等硬件設(shè)備落后，并且缺乏掃描儀、微縮設(shè)備等這類檔案信息化必備的硬件設(shè)施。實(shí)用的檔案信息系統(tǒng)軟件的開發(fā)和利用更為缺乏，無法實(shí)現(xiàn)對人事檔案管理的信息化和資源的利用。2.3對檔案信息資源的利用不夠要實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理其核心內(nèi)容就是通過檔案信息資源的數(shù)字化和檔案管理過程的網(wǎng)絡(luò)化，對人事工作中產(chǎn)生的各類信息，特別是對教職工在教學(xué)科研工作中產(chǎn)生的豐富檔案信息，進(jìn)展存儲、加工、檢索、傳輸，為學(xué)校人事檔案工作提供即時(shí)、高效的效勞。只有實(shí)現(xiàn)了人事檔案資源的共享，才能進(jìn)步人事檔案管理和利用效率。但目前人事檔案管理部門對檔案信息的管理只停留在使用簡單的EXLE表格等辦公軟件對各下

7、級單位檔案數(shù)、人員數(shù)的統(tǒng)計(jì)等，缺乏檔案信息軟件對信息進(jìn)展錄入，對人事檔案資源的利用僅限于查詢各下屬單位的檔案數(shù)、人員根本情況等信息，利用率太低，無法實(shí)現(xiàn)對人事工作提供信息化的根底數(shù)據(jù)支持。3.醫(yī)學(xué)院校人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化的途徑及方法3.1轉(zhuǎn)變管理形式，進(jìn)步人事檔案信息化管理的現(xiàn)代化意識要實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理的目的，必須轉(zhuǎn)變當(dāng)前傳統(tǒng)的管理形式，擺脫陳舊的管理思路，實(shí)在進(jìn)步人事檔案工作質(zhì)量和效率，需要學(xué)校及人事檔案管理人員進(jìn)步現(xiàn)代化意識，利用現(xiàn)代信息技術(shù)，如計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、信息儲存技術(shù)、多媒體技術(shù)、平安保護(hù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)等對人事檔案進(jìn)展信息化管理；用信息管理的理念創(chuàng)新工作理念，加強(qiáng)對人

8、事檔案信息的綜合分析，多角度、多層次地討論檔案資源的開發(fā)，進(jìn)一步進(jìn)步信息利用率，促使人事檔案資源數(shù)據(jù)庫建立成為學(xué)校組織、人事等相關(guān)部門的信息庫和參謀部，并實(shí)現(xiàn)信息資源共享。3.2培養(yǎng)檔案業(yè)務(wù)和信息技術(shù)復(fù)合型人才，加大軟硬件設(shè)施的投入要實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理，不僅要檔案管理人員具有較高的政治素質(zhì)和扎實(shí)的業(yè)務(wù)知識，更需要掌握現(xiàn)代信息技術(shù)、純熟運(yùn)用信息化設(shè)備的才能。醫(yī)學(xué)院校要重視復(fù)合型檔案人員的培養(yǎng)，這是推進(jìn)醫(yī)學(xué)院校人事檔案信息化管理的核心工作，也是推動人事檔案建立的關(guān)鍵。同時(shí)加大人事檔案信息化的軟硬件設(shè)施投入，營造現(xiàn)代化檔案管理平臺，把傳統(tǒng)的手工保管形式轉(zhuǎn)變到效勞現(xiàn)代人事管理和助力學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)開展

9、的重點(diǎn)上來，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化。3.3建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，進(jìn)步資源利用率，同時(shí)加強(qiáng)保密平安人事檔案信息化管理系統(tǒng)的最重要的局部是建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，它主要包括檔案人員的根本情況、職務(wù)和職稱情況，學(xué)習(xí)培訓(xùn)情況、表現(xiàn)情況以及其他情況。它集中了組織、人事部門開展管理工作所需的全部根底數(shù)據(jù)，利用率高，而且可以消除重復(fù)的數(shù)據(jù)搜集存儲，減少數(shù)據(jù)的冗余，是一個(gè)構(gòu)造合理，功能完善，可共享的人才信息資源，可隨時(shí)為醫(yī)學(xué)院校各部門的業(yè)務(wù)管理提供多功能、深層次的信息效勞。但是，人事檔案信息一旦實(shí)現(xiàn)了資源共享肯定存在著一定的風(fēng)險(xiǎn)，常發(fā)生在傳輸、錄入、存儲、調(diào)用等等過程中。因此，進(jìn)展信息化管理必須加強(qiáng)檔案管理制度和信息技術(shù)兩方面的平安。一方面，完善檔案信息的平安管理制度，對檔案的保管；檔案材料的整理、歸檔；檔案信息的保護(hù)、傳輸以及利用要制定統(tǒng)一嚴(yán)格的流程，尤其是對管理人員對信息資源庫權(quán)限的控制，采用受權(quán)驗(yàn)證入庫制度，防止無關(guān)人員的隨意進(jìn)入；按照相應(yīng)訪問者的身份，設(shè)置對人事檔案資料相應(yīng)的訪問權(quán)限。另一方面，要加強(qiáng)平安技術(shù)和開發(fā)平安軟件，防止非法入侵。檔案信息資源的利用和共享依托了相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加大了人事檔案信息泄密的風(fēng)險(xiǎn)，