1、文件控制培訓(xùn)第1頁(yè)，共31頁(yè)。體系文件的概念和作用體系文件的概念描述一個(gè)企業(yè)體系結(jié)構(gòu)、職責(zé)和工作程序的一整套文件。體系文件的作用為達(dá)到所要求質(zhì)量/環(huán)境提供指導(dǎo)；對(duì)質(zhì)量形成過(guò)程/環(huán)境進(jìn)行管理和控制的依據(jù)；評(píng)價(jià)質(zhì)量/環(huán)境管理體系的依據(jù)；維持質(zhì)量/環(huán)境體系改進(jìn)的基準(zhǔn)和支持；開(kāi)展培訓(xùn)的依據(jù)。第2頁(yè)，共31頁(yè)。QS/ISO/TS國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)/技術(shù)規(guī)范管理體系文件構(gòu)架按QS/ISO/TS國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)/技術(shù)規(guī)范描述管理體系的管理手冊(cè)描述實(shí)施管理體系要素及所涉及到的各職能部門有關(guān)活動(dòng)手冊(cè) 一級(jí)作業(yè)指導(dǎo)書三級(jí)程序文件二級(jí)詳細(xì)工作文件其它文件、質(zhì)量記錄等四級(jí)第3頁(yè)，共31頁(yè)。運(yùn)行依據(jù)QS9000 質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)ISO900

2、1 質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)ISO/TS16949 技術(shù)規(guī)范ISO14001 環(huán)境體系標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量手冊(cè)和環(huán)境手冊(cè)C-QSP-004 文件與資料控制程序C-QSP-004A 文件編碼和分發(fā)程序 C-QSP-004B 文件更改控制程序C-QSP-004D 外部文件處理/評(píng)審程序第4頁(yè)，共31頁(yè)。文件控制中心(DCC)的概念文件控制中心(DCC)是所有受控原件設(shè)置的管理中心, 例如: 程序、規(guī)格、工作指引、圖紙等。第5頁(yè)，共31頁(yè)。文控的目的建立一個(gè)體系來(lái)控制內(nèi)/外部原始文件或所有文件的傳遞，包括有關(guān)質(zhì)量、環(huán)境文件的修訂。確保對(duì)管理體系的有效運(yùn)行具有關(guān)鍵作用的崗位都能得到有關(guān)文件的現(xiàn)行版本。確保所有作廢文件及時(shí)撤走

3、，防止誤用。第6頁(yè)，共31頁(yè)。PSE文件結(jié)構(gòu)作業(yè)指導(dǎo)書輔料規(guī)格(IMS)受控表單程序文件(General Specification)管理手冊(cè)(C-QSM-001) (C-QSM-002)內(nèi)部文件圖紙(DRAWING)原材料規(guī)格(MS)程序文件外部文件(PEH, PEM, STS, PBE HK)參考資料PSE受控文件第7頁(yè)，共31頁(yè)。內(nèi)外部文件區(qū)分內(nèi)部文件(PSE)集團(tuán)文件、材料規(guī)格等客戶文件、圖紙、規(guī)格，如PEH 、STS、PSPI等參考資料：國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范等第8頁(yè)，共31頁(yè)。文控工作流程一. 新內(nèi)部文件新文件DCC申請(qǐng)文件號(hào)跟進(jìn)完成評(píng)審部門評(píng)審 OK起草人 NO相關(guān)部門分發(fā)并回收作廢

4、文件第9頁(yè)，共31頁(yè)。文控工作流程修訂文件DCC完成評(píng)審部門評(píng)審 OK起草人 NO相關(guān)部門分發(fā)并回收作廢文件二. 修訂內(nèi)部文件第10頁(yè)，共31頁(yè)。文控工作流程三. 外部文件外部文件DCC評(píng)審部門評(píng)審 OK起草人 NO相關(guān)部門分發(fā)并回收作廢文件修訂第11頁(yè)，共31頁(yè)。 文件編碼系統(tǒng)一. 功能區(qū)分代碼 - S 代表沖壓 - P 代表電鍍 - C 代表支持中心 第12頁(yè)，共31頁(yè)。文件編碼系統(tǒng)二. 編制部門代碼部門 部門代碼 部門 部門代碼 總經(jīng)理 GM QS部 QS沖壓 MA 物流/PMC MC電鍍 PL 行政部 AD生產(chǎn) PS 工程部 EN QC QC 機(jī)修 EM QA QA 模修 ET實(shí)驗(yàn)室

5、LA 后工序 BA第13頁(yè)，共31頁(yè)。文件編碼系統(tǒng)三. 文件級(jí)別代碼 文件級(jí)別 級(jí)別名稱 代碼 一級(jí) 質(zhì)量手冊(cè) M 二級(jí) 程序文件 P 三級(jí) 作業(yè)指導(dǎo)書 W 四級(jí) 表單 F第14頁(yè)，共31頁(yè)。文件編碼系統(tǒng)四. 文件代碼：由功能區(qū)代碼、編制部門代碼和文件級(jí)別代碼組成文件代碼第15頁(yè)，共31頁(yè)。文件編碼系統(tǒng)例如: C-QSP-001 版本 01 修訂 0C 功能區(qū)代碼，代表支持中心QS 部門代碼P 文件級(jí)別代碼，指二級(jí)程序文件001(“ NNN”) 代表文件系列號(hào)碼, 從001到999.版本號(hào)是從01到99的系列號(hào)碼.修訂號(hào)是從0開(kāi)始，并從字母A到E變化（適用于部分修訂，超過(guò)五次文件升版）第16頁(yè)

6、，共31頁(yè)。文件編碼系統(tǒng)例如: P- QCW-001 版次 1 - P 功能代碼 ，代表電鍍 - QC QC部門代碼 - W 文件級(jí)別代碼，指三級(jí)作業(yè)指引 - 001(“ NNN”) 代表文件系列號(hào)碼, 從001到999. - 修訂以版次/Rev.表示，1，2，3.系列流水號(hào)第17頁(yè)，共31頁(yè)。文件編碼系統(tǒng)五. 表格編碼系統(tǒng)由部門代碼和文件級(jí)別代碼組成表單代碼例如: C-QSF-001 Rev.1 2001/01/01表格號(hào)碼在表格的右下角清晰的標(biāo)注；C 功能區(qū)分代碼，代表支持中心。QS 部門代碼F 文件級(jí)別代碼，表示四級(jí)文件表001（NNN）代表表單系列號(hào)，從001到999表格修訂以Rev.

7、表示，1，2，3.系列流水號(hào)2001/01/01表示生效日期，2001年1月1日第18頁(yè)，共31頁(yè)。文控基本知識(shí)文件內(nèi)部分發(fā)代碼 例如：SI-01；SII-01；SS-01- 第一個(gè)代碼“S”代表深圳柏獅- 第二個(gè)代碼 I、II、SS分別代表沖壓、電鍍、支持中心- 第三個(gè)代碼“XX”表示使用者編號(hào) 請(qǐng)?jiān)敿?xì)閱讀程序文件C-QSP-004A文件編碼和分發(fā)程序第19頁(yè)，共31頁(yè)。文控基本知識(shí)所有受控文件未經(jīng)同意禁止復(fù)印和轉(zhuǎn)移文件的受控副本發(fā)放時(shí)內(nèi)頁(yè)應(yīng)蓋有紅色的“CONTROL COPY”印章，首頁(yè)應(yīng)蓋有蘭色的分發(fā)印章，并有DCC人員簽寫的分發(fā)部門代號(hào)和發(fā)放日期。第20頁(yè)，共31頁(yè)。文控基本知識(shí)更新的

8、受控文件清單，供全公司網(wǎng)上查閱（路徑：qs_pub/External or Internal document masterlist）部門指定的文件管理員應(yīng)及時(shí)通知本部門人員文件變更、發(fā)行情況，提醒相關(guān)人員閱讀文件。第21頁(yè)，共31頁(yè)。記錄的歸檔、索引、保存記錄的歸檔、索引、保存記錄：指目標(biāo)性的證據(jù)、文件或資料。重要性：這些記錄可為質(zhì)量/環(huán)境體系的有效運(yùn)作，已經(jīng)檢查、測(cè)試、滿足規(guī)格要求，提供證據(jù)。歸檔保存依據(jù) 記錄控制程序（C-QSP-006） 和記錄期限保存規(guī)定（C-QSW-003）第22頁(yè)，共31頁(yè)。記錄的歸檔、索引、保存記錄的歸檔、索引、保存一般保存期限為三年，除非特別規(guī)定。根據(jù)質(zhì)量/環(huán)

9、境記錄期限表（參見(jiàn)C-QSW-003），記錄由責(zé)任部門經(jīng)理委派他人或文員來(lái)進(jìn)行適當(dāng)?shù)木S持、歸檔、保存、索引。未經(jīng)責(zé)任部門經(jīng)理同意，各項(xiàng)記錄不得隨意拿走、復(fù)印或毀壞。第23頁(yè)，共31頁(yè)。記錄的歸檔、索引、保存記錄的歸檔、索引、保存不得在記錄上隨意涂改或使用涂改液；糾正應(yīng)在錯(cuò)誤條目上劃一條水平線，并有更改人簽名。表格修訂要向DCC申請(qǐng)，并準(zhǔn)備文件更改通知DCN 部門文件管理人員負(fù)責(zé)根據(jù)收到的新表格，通知他們的使用人，于有效期使用最新的格式。第24頁(yè)，共31頁(yè)。記錄的歸檔、索引、保存記錄的歸檔、索引、保存記錄應(yīng)當(dāng)做到字跡清晰，標(biāo)識(shí)明確。記錄保存應(yīng)當(dāng)便于存取、查閱，具有可追溯性，避免記錄損壞、變質(zhì)、遺失。第25頁(yè)，共31頁(yè)。內(nèi)部文件更改當(dāng)文件新訂或需修訂時(shí)，需將打印的“文件更改通知”（DCN）提交DCC安排評(píng)審 怎樣制作DCN（DOCUMENT CHANGE NOTICE）詳細(xì)閱讀C-QSP-004A文件更改控制程序第26頁(yè)，共31頁(yè)。文件復(fù)制申請(qǐng)當(dāng)需要申請(qǐng)受控文件參考本或受控副本時(shí)，要