1、Excel數據處理和應用方法總體學習內容第一章 Excel基礎第二章 數據錄入第三章 日常操作第四章 數據格式化第五章 公式與函數第六章 圖表處理第七章 數據管理與數據透視表第一章 Excel基礎1 本章學習目標 認識EXCEL的工作界面，窗口組成元素； 了解工作薄等基本概念； 掌握不同類型的數據輸入方、工作表、單元格法； 理解相對引用和絕對引用； 掌握公式輸入方法； 掌握工作表的刪除、插入、移動、改名等操作； 掌握單元格、行、列常用操作； 掌握sumcountif等簡單函數的應用方法。1.1 Excel操作基礎（1）啟動Excel的方法通過Windows任務欄選擇“開始”按鈕 通過Excel

2、 快捷方式 雙擊xcel文件的名字或圖標（2）退出xcel的方法單擊Excel 窗口右上角的關閉按鈕選擇“文件”菜單中的“退出”菜單項。按快捷鍵Alt+F4。 （3）Excel界面功能區工作表區1.1 Excel操作基礎功能區的主要控件Excel 2007用功能區取代了早期版本中的菜單、工具欄和大部分任務窗格，包括按鈕、庫和對話框內容。 1.1 Excel操作基礎 Office 按鈕：取代了早期版本中的“文件”菜單，單擊時，將彈出與Excel早期版本“文件”菜單相似的菜單項，它是Excel 2007中唯一的菜單，提供了常用的Excel文件操作功能，包括的菜單命令有“新建、打開、保存、另存為、打

3、印、準備、發送、發布、關閉”。選項卡：功能區由“開始、插入、頁面布局、公式、數據”等選項卡組成。各選項卡是面向任務的，每個選項卡以特定任務或方案為主題組織其中的功能控件。功能區中的選項卡是動態的，為了減少屏幕混亂，某些選項卡平時是隱藏的，在執行相應的操作時，它們會自動顯示出來。組：Excel 2007將以前版本中那些隱藏在菜單和工具欄中的命令和功能，以面向任務的方式放置在不同的邏輯組中，每個邏輯組能夠完成某種類型的子任務。快速訪問工具欄：其中包含一組獨立于當前所顯示的選項卡的命令，無論用戶選擇哪個選項卡，它將一直顯示，為用戶提供操作的便利。用戶可以根據需要設置其 中的工具按鈕.1.1 Exce

4、l操作基礎工作表區的主要對象1.1 Excel操作基礎工作表：就是人們常說的電子表格，是Excel 中用于存儲和處理數據的主要文檔。由一些橫向和縱向的網格組成，橫向的稱為行，縱向的稱為列。Excel 2007的一個工作表最多可有1,048,576 行、16,384 列數據（而Excel 2003的工作表最多有65 536行、256列）。當前正在使用的工作表稱為活動工作表。工作表標簽：每個工作表有一個名稱，體現在工作表標簽上。單擊工作表標簽按鈕可使對應的工作表成為活動工作表，雙擊工作表標簽按鈕可改變它們的名稱。插入工作表標簽按鈕：在默認情況下，Excel 只打開3個工作表：Sheet1，Shee

5、t2，Sheet3.單擊插入新工作表按鈕就會后面插入一個新工作表sheet4，再單擊一次就會插入新工作表sheet51.1 Excel操作基礎行號、列標題：工作表由行組成，每行的編號稱為行號；工作表的每列用英文字母標志，稱為列標題。單元格：工作表中的網格，它用列標題和行號定位。如A1就表示列第行對應的單元格。單元格區域：是指多個連續單元格的組合。表示形式為：左上角單元格:右下角單元格。例如A2:B3代表一個單元格區域，包括A2、B2、A3、B3只包括行號或列號的單元格區域代表整行或整列。如，1:1表示第一行的全部單元格組成的區域，1:5則表示由第1到5行全部單元格組成的區域；A:A表示第一列全

6、部單元格組成的區域，A:D則表由A、B、C、D四列的全部單元格組成的區域。1.1 Excel操作基礎編輯欄：用于顯示、修改活動單元格的內容。全選按鈕：用于選定整個工作表所有的單元格。工作表查看方式：工作表下邊框的右側提供的三個按鈕用于切換工作表的查看方式。工作表縮放：1.1 Excel操作基礎 構造第一個工作表【例1.1】某單位的工資數據如下表所示，計算每個職工的總工資。假設個人所得稅的稅率為：收入1600以下，所得稅率為0%；收入16002500，所得稅率為5%；收入25003500，所得稅率為8%；收入35004500，所得稅率為12%；收入4500以上，所得稅率為15%。計算各位職工應繳

7、納的所得稅，以及繳稅后的實際收入。姓名職稱日期基本工資水費電費氣費獎金張貼民高工2009-3-12389244.3291.2210.9871李虎高工2009-3-12389155.4859.88218.9900王景工程師2009-3-11579244.89201171.3529 構造第一個工作表在EXCEL中可以輕松制作出例1-1的報表，如圖所示輸入A1：H9中的原始檔案數據1、在I2中輸入工資計算公式：=D2-E2-F2-G2+H22、向下復制此公式到I91、在H2中輸入計算公式：=I2-K2、向下復制此公式到H91、在K2中輸入工資計算公式：=I2*J22、向下復制此公式到K9輸入J列的稅

8、率1.3 工作薄和Excel文件管理1.3.1 工作薄與工作表的關系工作簿 ：在Excel中創建的文件叫做工作簿，擴展名是.xlsx，工作薄由工作表組成，新建工作薄只有默認的個工作表。但可以根據需要增加，個數不限。新建第一個工作薄的默認名：。 工作表：由一些橫向和縱向的網格組成的表格。一個工作表最多有1,048,576行、16,384列。工作表由工作表標簽區別，如sheet1、sheet21.3.1 工作薄與工作表的關系工作薄與工作表的關系1.3.2 創建新工作薄1.3.2.1 工作薄與模板模板：模板即模型、樣板，是一種已經建立好的特殊工作薄，已在其中的工作表中設計好了許多功能，如單元格中的字

9、體、字型，工作表的樣式和功能（如財務計算，學生成績統計，會議安排等。工作薄創建：Excel總是根據模板創建工作薄，創建的工作薄具有與模板結構、內容和功能。在沒有指定建立工作薄模板的情況下，Excel會據默認模板建立工作薄，這種工作薄在默認情況下只有Sheet1、Sheet2和Sheet3三個工作表。1.3.2.2 新建默認的空工作薄，三種方法啟動Excel，Excel就會自動建立一個名為Boolk1.xlsx;在已啟動Excel的情況下，按Ctrl+N；單擊功能區左上角的Office 按鈕 ，然后從彈出的文件菜單中選擇“新建” ；1.3.2 創建新工作薄1.3.2.3 根據舊工作薄建立工作薄（

10、1）單擊Office 按鈕 ，從彈出的文件菜單中選擇“新建”。Excel 將彈出“新建工作薄”對話框。（2）單擊“根據已有內容新建”，然后在彈出的“根據現有工作薄新建”對話框找到并選擇已有工作薄的名稱，單擊該對話框中的“新建”按鈕。1.3.2 創建新工作薄1.3.2.4 根據模板建立工作薄Excel 2007模板類型已安裝的模板：安裝Excel時安裝在本地計算機中的模板；我的模板：用戶自已創建的模板；在線模板：微軟公司網站上的在線工作薄模板，在用這類模板創建新工作薄時，Excel會自動從微軟的網站中下載相關模板到用戶的本地計算機中，并用它創建新工作薄。當然，前提是用戶計算機與Internet網

11、絡相連接（即Online，在線）。 1.3.2 創建新工作薄1.3.2.5 在線模板示例下面的圖表是用Microsoft Office Online”中的“預算”模板類中的“商務旅行預算”模板建立的工作薄。在該工作薄中，只需要輸入D列的費用和F列的數字，Excel就會自動計算出H列的費用，這一功能是由“商務旅行模板”提供的。 1.3.2 創建新工作薄1.3.2 創建新工作薄下圖是用“Microsoft Office Online”中的“庫存控制”模板類中的“設備資產清單”模板建立的工作薄。在該工作薄中預設了許多功能，在L、N、P、Q、R列中都預設了計算公式，只要填定了其余列的數據，Excel就

12、會自動計算出這些列的數據。1.3.2.6 在線模板的建立方法（1）確定計算機已連接上了Internet網絡。（2）單擊“Office按鈕”新建Microsoft Office Online.將連接到微軟的在線模板網站。（3）從微軟網站的在線模板網站中選擇需要的模板，就會從網站中將選擇的模板下載到本機中，同時將應用。1.3.2 創建新工作薄1.3.3 保存和打開工作薄文件1.3.3.1 保存文件方法一：單擊“快速訪問工具欄”中的保存按鈕 保存文件。方法二：單擊Office 按鈕 ，從彈出的文件菜單， 選擇“另存為”菜單項，然后在“另存為”對話框中輸入文件名。 1.3.3.2 打開文件單擊Offi

13、ce 按鈕，從彈出的文件菜單， 選擇“打開”菜單項，然后在“打開”對話框中選擇要打開文件的名稱。 1.3.4 文件格式與兼容性Microsoft Office 2007引入了一種基于XML的新文件格式：Microsoft Office Open XML Formats，適用于2007版的Word、Excel和PowerPoint。Office XML Formats有許多優點：其一，文件自動壓縮。某些情況下文檔最多可縮小 75%其二，Office XML Formats格式以模塊形式組織文件結構，是如果文件中的某個組件（如圖表）受到損壞，文件仍然能夠打開其三，更強的安全性。Office XML

14、 Formats格式支持以保密方式共享文檔，可避免用文檔檢查器工具獲取信息。其四，更好的業務數據集成性和互操作性。在 Office 中創建的信息容易被其他業務應用程序所采用，只需一個 ZIP 工具和 XML 編輯器就可打開和編輯 Office 文件。 1.3.4 文件格式與兼容性2、Excel 2007的文件擴展名和文件兼容性格式擴展名說明Excel 工作簿.xlsxExcel 2007默認的基于XML的文件格式。不能存儲 VBA 宏代碼。Excel 工作簿（代碼）.xlsmExcel 2007 基于 XML 且啟用宏的文件格式。存儲 VBA 宏代碼或 Excel 4.0 宏工作表 (.xlm

15、)。Excel 二進制工作簿.xlsbExcel 2007 二進制文件格式 (BIFF12)。模板.xltxExcel 2007模板的默認文件格式。不能存儲 VBA 宏代碼或 Excel 4.0 宏工作表 (.xlm)。模板（代碼）.xltxmExcel 2007模板的啟用了宏的文件格式。存儲 VBA 宏代碼或 Excel 4.0 宏工作表 (.xlm)。Excel 97- 2003 工作簿.xlsExcel 97 - Excel 2003 二進制文件格式 (BIFF8)。Excel 97- 2003 模板.xltExcel 97 - Excel 2003 模板的二進制文件格式 。XML 電子

16、表格 2003.xmlXML 電子表格 2003 文件格式 (XMLSS)。XML 數據.xmlXML 數據格式。Excel 加載宏.xlamExcel 2007 基于 XML 且啟用宏的加載項，支持 VBA 項目和 Excel 4.0 宏工作表 (.xlm) 的使用。1.4 公式和單元格引用1.4.1 公式(1)公式的概念Excel的公式由運算符、數值、字符串、變量和函數組成。公式必須以等號“=”開頭，即在Excel的單元格中，凡是以等號開頭的輸入數據都被認為是公式。在等號的后面可以跟數值、運算符、變量或函數，在公式中還可以使用括號。 例如：“=10+4*6/2+(2+1)*50” 就是公式

17、，可以在任何單元格中輸入此公式Excel會把公式的計算結果顯示在相應的單元格中。（2）運算符在xcel公式中可以使用運算符。運算符運算功能優先級( )括號1-負號2%百分號3乘方4*與/乘、除法5+與-加、減法6&文本連接7=、=、等于、小于、大于、小于等于、大于等于、不等于81.4.1 公式1.4.3 說明括號的運算級別最高，在Excel的公式中只能使用小括號，無中括號和大括號。小括號可以嵌套使用，當有多重小括號時，最內層的表達式優先運算。同等級別的運算符從左到右依次進行。“&”為字符連接運算，其作用是把前后的兩個字符串連接為一串。例如，ABC&DEF的結果為“ABCDEF”，財務&經濟的結

18、果為“財務經濟”。1.4.1 公式（1）引用的概念引用即在公式中用到了其他單元格在表格中的位置。引用的作用在于標識工作表中的單元格或單元格區域，并指明公式中所使用的數據的單元格位置。 引用不同工作簿中的單元格稱為鏈接。（2）引用的類型A1引用R1C1引用1.4.2 引用（3）相對引用相對引用也稱為相對地址引用，是指在一個公式中直接用單元格的列標與行號來取用某個單元格中的內容。 1.4.2 引用相對引用的例子【例1.2】某班某次期末考試成績如圖所示，計算各同學的總分，即F列的數據。在F2計算公式=C2+D2+E2然后向下復制該公式！1.4.2 引用(4) 絕對引用絕對引用總是在指定位置引用單元格

19、。如果公式所在單元格的位置改變，絕對引用保持不變。 絕對引用的形式是在引用單元格的列號與行號前面加“$”符號。比如，$A$1就是對A1單元格的絕對引用。 1.4.2 引用絕對引用案例【例1.3】某品牌皮鞋批發商3月份的銷售數據如圖所示，每雙皮鞋的單價相同，計算各皮鞋代銷商場應支付的總金額， 。 在D6輸入公式：=$c$3*C6然后向下復制此公式！1.4.2 引用（5）混合引用混合引用具有絕對列和相對行，或是絕對行和相對列。比如，$A1、$B1 案例：1.4.2 引用（6）三維引用對同一工作薄內不同工作表中相同引用位置的單元格或區域的引用稱為三維引用。引用形式為：Sheet1:Sheetn!單元

20、格（區域）例如，Sheet1:sheet8!C5和Sheet1:Sheet8!B2:D6都是三維引用，前者包括Sheet1sheet8這8個工作表中每個工作表的C5單元格，后者包括此8個工作表中每個工作表的B2:D6區域。1.4.2 引用（7）內部引用與外部引用 1）引用相同工作表中的單元格，例：=G3+G5+G10*102）引用同一工作簿不同工作表中的單元格，例=Sheet1!G3+Sheet2!G5+Sheet2!E273）引用已打開的不同工作簿中的單元格，例：=Book1Sheet1!$IL$4+Book2Sheet2!$E$74）引用未打開的不同工作薄中的單元格，例如：=C:dkBoo

21、k1.xlsxSheet2!$B$4+C:dkBook1.xlsxSheet1!$C$65）同一公式中存在幾中不同的引用，例：=Book1Sheet1!$A$4+Sheet1!G7+F91.4.2 引用1.5 函數簡介（1）函數的概念函數是Excel已經定義好了的一些特殊公式，它們可以對一個或多個數據進行計算，然后把計算的結果存放在某個單元格中。（2）Excel函數類型工作表函數、財務函數、日期函數、時間函數、數學與三角函數、統計類函數、數據庫管理函數、文本函數及信息類函數等。1.5.1 常用工作表函數（1）SUM和Average用法：sum(x1,x2,x3x255)Average (x1,

22、x2,x3x255)其中，x1,x2 x255可以是數字，單元格或單元格區域的引用，也可以是表達式。功能： sum求所有參數x1,x2 x255的總和Average求所有參數x1,x2 x255的平均值Sum和Average的應用案例某單位的工資數據如下圖所示，已知基本工資、獎金、水費、電費，計算總額、總計與平均數 1.5.1 常用工作表函數（2）max和min用法：max(x1,x2,x3x255)min (x1,x2,x3x255)其中，x1,x2 x255可以是數字，單元格或單元格區域的引用，也可以是表達式。功能：max求所有參數x1,x2 x255的最大值min求所有參數x1,x2 x

23、255的最小值1.5.1 常用工作表函數（3）count用法：count(x1,x2,x3x255)其中，x1,x2 x255可以是數字，單元格或單元格區域的引用，也可以是表達式。功能： 統計x1,x2 x255中數字的個數（4）countif 用法：COUNTIF(單元格區域, “條件”) 其中條件可以是比較式，但必須用雙引號括起來如“90”，“2,“right”,“error”)”的結果是“right”，而IF(32是正確的，函數的結果就是“條件正確時的取值”。與之相對應，而389,“A”,IF(A279,“B”)，如果A2等于93，則該函數的結果是“A”；如果A2等于80，則函數的結果是

24、內層IF(A279,“B”)的結果，顯然8079，所以結果為“B”；如果A2等于65呢？函數的結果就是IF(A279,“B”)不成立時的取值，這時該函數的結果是FALSE，因為IF(A279,“B”)沒有給出A279不成立時的取值，若內層修改為IF(A279,“B”,”) ，Excel將返回一個空值給該函數。2.7 利用公式與函數進行查找輸入案例：【例2.10】某學校年度獎金如下圖所示，獎金根據職稱確定。教授：2000元，副教授：1500，講師：1000，助教：是500元。 在F3輸入公式：=IF(E3=教授,2000,IF(E3=副教授,1500,IF(E3=講師,1000,IF(E3=助教

25、,500)2.7 利用公式與函數進行查找輸入公式含義分析2.7 利用公式與函數進行查找輸入2.7.3 Vlookup函數查找Vlookup函數能夠從其它工作表（或本工作表）將某數據列中的數據查找出需要的數據。 VLOOKUP函數的用法如下：VLOOKUP（x, table, n, r）其中：x是要查找的值；table是一個單元格區域（即由工作表的1列或多列組成）。Excel將在table的第一列查找有無x這樣的值（只在table的第1列查找有無x）；n是table中待返回的匹配值的列序號；r可以取0或1，當r為0時，該函數將進行精確匹配查找；當r=1時，table的第一列應按升序排列，否則找到

26、的結果可能不正確，r=1表示Excel實行的是近似值查找2.7 利用公式與函數進行查找輸入案例： 【例2.11】某移動公司更換了新系統，使原有的部分 號碼不能使用，同時又新增加了許多 號碼。系統變化后，大部分用戶仍然使用原來的用戶檔案（ 號碼和繳費合同號都沒有改變），而那些不能使用的 號碼和新增加的 號碼則需要重新建立用戶檔案 2.7 利用公式與函數進行查找輸入帳號查找過程：在需要提取帳號的新號碼工作表的B3輸入查找公式：=VLOOKUP(D2,$A$2:$B$18,2,0) 并向下復制此公式。E列是從舊帳號的B列找到的數據，#N/A表示D列的帳號在A列不存在在實際工作中，不同類型的數據往往存

27、儲在不同的工作表中，這就需要在不同工作表中進行跨表數據查找。【例2.12】某超市將其產品單價和產品銷售匯總表分別保存在兩個工作表中，如圖所示。在產品的單價表中包括有該商場大約幾百種產品的單價，銷售匯總表每月統計一次，現在要計算每種產品的銷售總額。2.7 利用公式與函數進行查找輸入2.7 利用公式與函數進行查找輸入在C3單元格中輸入公式：=VLOOKUP(A3,產品!$B$3:$D$16,3,0)然后向下復制此公式到C列其他單元格2.8 利用填充序列輸入數據2.8.1 數據序列的含義序列就是一組數據，這組數據有先后順序，內容固定，在應用中常常以一組數據的整體形式出現。2.8.2 Excel內置序

28、列對于經常使用的一些數據序列，比如月份、星期、季度等，Excel已經將它們內置在系統中，在輸入這些數據時，只需要輸入第一個數據，其余的可以采用填充復制的方法由Excel自動產生。 2.8 利用填充序列輸入數據2.8.3 自定義序列 用戶可以將經常使用的數據序列添加到Excel系統中，該序列就會擁有與Excel內置序列相同功能。比如，輸入該序列的第一項內容后，其后各項都可以通過填充復制產生。案例：【例2.14】某大學有“計算機學院，通信學院，經濟管理學院，法律學院，中藥學院，電子技術學完”等多所學院，學校辦公室經常要用到這些學院名稱。現以此為例說明Excel自定義序列的建立方法。2.8 利用填充

29、序列輸入數據建立方法：（1）單擊Office按鈕“Excel選項” “常用” “編輯自定義列表”。彈出圖示的“自定義序列”對話框。（2）在 “輸入序列”中依次輸入序列內容。建立輸入序列后，輸入第一項，即“計算機學院”后，通過填充復制就能產生其它各項內容。行列轉置輸入某些時候需要將工作表的行數據作為列數據輸入，或將列數據作為新表的行數據。這樣的工作表數據可通過行列轉置快捷生成。【例2.15】某品牌電視2008年的銷售統計數據如圖所示。其中的A、B兩列數據是以前輸入在工作表中的各省銷售排名，在A列中包括有中國全部省份的名稱。現在要構造D1：AA16的統計表 （1）選中A列的省份名稱所在的單元格區域

30、A4:A34。（2）在“開始”選項卡上的“剪貼板”組中，單擊“復制”按鈕。（3）單擊E4單元格（4）在“開始”選項卡上的“剪貼板”組中，單擊下面的三角形，然后從彈出的快捷菜單中選擇“轉置”，這樣就完成了E4:AA4中的省份名稱的輸入。 2.9 行列轉置輸入【例2.16】矩陣涉及到較多的數據，它由緊密相連的一組單元格區域構成，矩陣的運算比較復雜，Excel提供了一組矩陣運算的函數。建立圖中A2:D8區域的行列轉換矩陣。（1）選中A2:D8。（2）在“開始”選項卡上的“剪貼板”組中，單擊“復制”按鈕。（3）單擊G3單元格（4）在“開始”選項卡上的“剪貼板”組中，單擊下面的三角形，然后從彈出的快捷菜

31、單中選擇“轉置”，這樣就完成了G3:M6中的矩陣輸入。 2.9 行列轉置輸入2.10 限定輸入數據的長度，顯示提示和出錯信息 對輸入到單元格中的數據進行一定程度的限制，比如限制小數位數、日期和時間的范圍、字符的個數等。當輸入的數據不符合限定規則時，Excel就顯示一些警告信息，并且不接受輸入的數據。如果工作表的數據是由其他人輸入的，則有必要在別人輸入數據時給出一些簡要的提示信息，或對數據輸入的規則作些說明 2.10 限定輸入數據的長度，顯示提示和出錯信息 【例2.17】圖左圖是某俱樂部的會員檔案表，A列的用戶編號不超過4個字符，希望對此限制，當用戶輸入此列數據時，為他顯示編號的規則和限制說明，

32、如圖左圖所示。2.11 利用RAND和INT函數產生仿真數據（1）Rand 函數又稱為隨機函數，它產生一個介于01之間小數 。對Rand函數的結果進行放大，能產生任意范圍內的數據。如：RAND()*100 ：可以產生0100之間的數據RAND()*50+50 ：可以產生50100之間的數據。（2）Int函數又稱取整函數，將數字向下舍入到最接近的整數。比如：INT(8.9) 的結果是8INT(-8.9) 的結果 是-9 2.11 利用RAND和INT函數產生仿真數據案例：【例2.18】建立如右圖所示的仿真成績表，A列數據可以通過填充復制產生，B列數據需要輸入，第1行數據需要輸入，但其中的成績卻不

33、必逐個輸入，可以用INT函數和RAND函數產生。 (1)選中 C2:G11區域(2)輸入公式：=10+int(rand()*90(3)按Ctrl+Enter說明：用rand產生的數據會隨時發生變化，可將它貼粘為數據，它就不會發生變化了。其方法是：（1）選中用隨機函數產生的數據區域，如圖中的C2:J11。然后單擊“開始”選項卡中“剪貼板”組中的復制按鈕。（2）在“開始”選項卡上的“剪貼板”組中，單擊下面的三角形，從彈出的快捷菜單中選擇“粘貼值”。第三章 日常操作本章學習目標掌握工作表的刪除、插入、移動、改名等操作掌握單元格、行、列的刪除、插入、復制、貼補、剪切、移能及單元格的合并與拆分等操作掌握

34、為單元格添加批注的方法掌握查看工作表數據的不同方式設置打印的標題、頁腳、紙張大小及頁面邊距和工作表打印3.1 最小化功能區（1）Excel 2007功能區的利與弊好處：直接、功能按鈕操作方便。缺點：功能區占用屏幕空間較大，不便小屏幕電腦操作；功能按鈕分布較散亂，某些選項卡只中特定條件下才顯示出來，易給初學者造成功能不及早期版本完善的錯覺；與當前仍處于主流的菜單操作方式并不完全融洽。（2）最小化功能區小屏幕電腦最佳方式是最小化功能區，在熟悉功能區各控件的分布后，最小化后不影響EXCEL的任何操作。當要執行某項操作時，單擊任一選項卡就會顯示出正常化的EXCEL操作界面，選擇相能的功能后，又會返回到

35、最小化功能區狀態。右擊功能區中的任一選項卡將彈出此快捷菜單選擇“功能區域最小化”3.1 最小化功能區最小化功能區后的操作界面 工作表操作3.2.1 工作表常見操作（1）工作表的切換 （2）工作表選擇（3）插入工作表（4）刪除工作表（5）移動工作表（6）修改工作表標簽的名字（7）復制工作表（8）修改新工作簿的默認工作表個數 工作表操作3.2.2 工作表行、列操作選擇行列（1）選擇單行：用鼠標單擊要選擇的行號（2）連接多行：按住Shift，然后單擊第1和最后兩個行號（3）不連接多行：按住Ctrl，依次單擊要選擇的行號列的選擇方法同行的選擇法。 按住Shift單擊行號2、3就選中了！ 工作表操作刪除

36、行、列插入行、列 調整行高調整列寬把鼠標移到行號3的下邊線上，當指針變成一個黑色“十字架”時，按下并拖動鼠標左鍵，就可增、減該行的行高把鼠標移到G列的右邊線上，當指針變成一個黑色“十字架”時，雙擊鼠標左鍵，G列的寬度就會自動進行調整以顯示出那些被遮住的字 單元格操作1、選擇單元格單個、連續與不連續的多個單元格的選擇2、清除單元格內容3、刪除單元格注意單元格清除與刪除的區別4、插入單元格5、移動單元格6、復制單元格7、單元格合并與取消3.4 編輯工作表數據3.4.1 使用快捷鍵操作EXCEL時,按ALT鍵,就會顯示出各選項卡的快捷鍵按下某選項卡的快捷鍵字母后,就會顯示出該選項卡中各命令按鈕的快捷

37、鍵按鍵說明按鍵說明Ctrl+9隱藏行Ctrl+Shift+( 取消隱藏的行Ctrl+0隱藏列Ctrl+Shift+)取消隱藏的列。Ctrl+B/Ctrl+I加粗/傾斜格式Ctrl+Shift+”常規“數字格式。Ctrl+切換顯示單元格值和公式Ctrl+Shift+:/Ctrl+;輸入當前時間/日期。Ctrl+1顯示“單元格格式”對話框Ctrl+Shift+#帶有日、月和年的“日期”格式。Ctrl+A選擇整個工作表。Ctrl+Shift+應用帶有小時和分鐘以及 AM 或 PM 的“時間”格式。Ctrl+D/Ctrl+R使用“向下填充”/“向右填充”Ctrl+F/Ctrl+p“查找和替換”/“打印

38、”對話框Ctrl+O/Ctrl+N/Ctrl+S打開/創建/保存工作簿Ctrl+W關閉選定的工作簿窗口Ctrl+C/Ctrl+X/Ctrl+V復制/剪切/粘貼單元格內容Ctrl+Y/Ctrl+Z重復/撤消上一個命令或操作F1顯示Excel 幫助”Shift+F2添加或編輯單元格批注Ctrl+F1可顯示或隱藏功能區Ctrl+F2顯示“打印預覽”窗口Alt+F1創建當前范圍中數據的圖表F9計算所有打開的工作簿中的所有工作表Shift+F9計算活動工作表F12顯示“另存為”對話框F11創建當前范圍內數據的圖表Alt+Enter單元格內換行3.4.2 復制、剪切、移動、粘貼、撤消、恢復【例3.1】某商

39、場在工作表中保存每天的銷售記錄，同一工作表中可能保存多天的銷售記錄，如Page 58圖所示。圖中A1:E13是2009年4月18日的銷售記錄，H1:I13是2009年4月19日的銷售記錄。這些數據都可以通過復制產生3.4.2 復制、剪切、移動、粘貼、撤消、恢復復制、粘貼、剪切、在剪貼板上收集多個復制項目，這些操作都在“開始”選項卡的“剪貼板”。復制剪切粘貼剪貼板3.4.2 復制、剪切、移動、粘貼、撤消、恢復單元格或單元格區域具有許多內容如字體、字型、邊框、色彩、單元格中的值、公式及有效性驗證等，當對單元格進行復制和粘貼時，操作的是單元格或區域的全部內容。 單元格的各個單項內容可以通過選擇性粘貼

40、進行單項粘貼，這項功能非常實用，也常用到！字型字體邊框色彩公式底紋3.4.2 復制、剪切、移動、粘貼、撤消、恢復（1）粘貼值、字體、格式等單項內容案例：如下圖，D列的產品單價是用RANDBETWEEN隨機函數生成的20100之間的隨機數；C列是RANDBETWEEN產生的20500之間的隨機數；當任一單元格的數據有變化時，隨機數都會發生變化。通過復制和粘貼值可將區域C3:D13粘貼為純數字。3.4.2 復制、剪切、移動、粘貼、撤消、恢復操作方法：首先，選擇C3:D13區域，再單擊“開始” “剪貼板”復制工具按鈕；然后，單擊“開始”“剪貼板”下面的三角形選擇性粘貼。 應該注意，本對話框中的內容都

41、是每個單元格具有的，可以將其中的任何一個單項復制粘貼到其它單元格或自身中！3.4.2 復制、剪切、移動、粘貼、撤消、恢復（2）粘貼運算1、復制A2:I22、選中A4:I43、“選擇性粘貼”運算中的“乘”運算后，A4：I4的結果3.4.2 復制、剪切、移動、粘貼、撤消、恢復（3）粘貼鏈接鏈接即連接，它不是將源單元格或區域中的數據或公式復制到目標單元格或區域中，而是建立兩者之間的鏈接，并通過鏈接在目標單元格或區域中顯示源單元格或區域中的內容。當鏈接源單元格或區域中的數據發生變化時，目標單格或區域中的數據也會發生變化。 在企業數據的分析過程中，可能會涉及到多個用戶或部門的提交的不同工作簿，需要對這些

42、工作薄中的數據進行匯總，并將相關的數據集成在一個匯總工作簿中，應用鏈接來實現這樣的操作非常有效。因為通過鏈接形成的匯總報表，當源工作簿發生更改時，鏈接匯總工作簿中的數據會被Excel自動修改，使之與源工作薄中的數據同步。 案例：【例3.2】某電視機廠將2009年每個季度的銷售數據保存在一個工作表中，如Page61圖（a）所示。在年末時需要制作匯總表，將每個季度的數據匯總在一個表中，并統計出年度銷售總數，如圖（b）所示。 鏈接鏈接鏈接鏈接鏈接3.4.2 復制、剪切、移動、粘貼、撤消、恢復3.4.3 編輯欄編輯欄具可顯示、編輯、修改和輸入數據，實時顯示活動單元格中的內容。當需要在單元格中輸入長公式

43、、修改字符數目較多的單元格內容時，在編輯欄中更方便和直觀。【例3.3】某學校按職稱為教師發放獎金，教授2000元，副教授1500元，講師1000元，助教500元。3.4.4 自動更正、單詞翻譯、漢字繁簡轉換（1）自動更正1、當在單元格中輸入錯誤的符號、單詞時，Excel將按此處列出內容進行更正。2、用戶可將自定義更正方案添加到此對話框中。3、顯示出此對話框的方法：單擊Office按鈕“Excel選項”“校對” “自動更正選項”3.4.4 自動更正、單詞翻譯、漢字繁簡轉換（2）單詞翻譯Excel2007可以實現多種不同語言的詞匯翻譯。3.4.4 自動更正、單詞翻譯、漢字繁簡轉換（3）漢字簡繁轉換

44、3.4.5 斜線表頭【例3.4】某茶葉公司將2000-2004年的茶葉銷售數據存放在Excel工作表中，為了清晰地達表格數據的含義，需要繪制斜線表頭，如Page64圖所示. 1、調整單元格到合適大小2、選擇Excel2007“插入”形狀”直線3、選擇Excel2007“插入”形狀”文本框，輸入文本內容并旋轉文本框。4 、結過前面操作之后，單元格的大小和直線長短位置常常還會重新調整。比較麻煩3.4.5 斜線表頭3.4.6 單元格批注批注是為單元格添加注釋，以便說明單元格數據或公式的意義。【例3.5】某班某次期末考試的成績表如Page65圖所示，其中有三位同學沒有成績，為了避免時間長了忘記他們無成

45、績的原因，在其對應的單元格中添加了批注。 3.5 查看工作表數據3.5.1 全屏幕觀察工作表數據選擇“視圖”選項卡中“工作薄視圖”組中的”全屏顯示”按鈕,就會見到全屏幕視圖,如圖示3.5.2 按比例查看工作表數據在Excel 2007中可以按任何比例查看工作表3.5.3 按打印的頁面布局查看工作表數據【例3.6】某公司的訂單保存在Excel 的工作表中，有幾百行數據，如圖所示。對于這種類型的大型工作表，如果要將其打印在紙質報表中，在打印之前很有必要在頁面布局視圖中調整紙張的邊距、添加頁眉（即每頁的標題）及頁腳（顯示在每頁底部的標識，如頁碼）等內容。如不作這些工作，很有可能打印出一大堆費紙（如將

46、最右邊的一列或最下邊的一行數據打印在一紙新的打印紙上，但通過頁邊距調整就能夠在一張紙上打印出來）。3.5.3 按打印的頁面布局查看工作表數據在Excel 2007的“頁面布局”視圖中見到的工作表近似于在打印紙中顯示工作表。同時，“頁面布局”視圖提供了水平和豎直方向上的標尺，使用標尺可以測量數據的寬度和高度，快速調整工作表內容在打印輸出時的紙張邊距；在頁面布局視圖中還可以方便地更改頁面方向，添加或更改頁眉和頁腳，設置打印邊距以及隱藏或顯示行標題與列標題；更改數據的布局和格式。 3.5.3 按打印的頁面布局查看工作表數據（1）單擊“視圖”“工作薄視圖”組“頁面布局”按鈕。3.5.4 按打印的分頁預

47、覽視圖查看工作表數據分頁預覽能夠顯示要打印的區域和分頁符（在一個分頁符后面的表格內容將被打印到下一張打印紙上）位置。要打印的區域顯示為白色，自動分頁符顯示為虛線，手動分頁符顯示為實線。在分頁預覽視圖中可以調整當前工作表的分頁符。還可以調整打印區域（打印區域：不需要打印整個工作表時，打印的一個或多個單元格區域。如果工作表包含打印區域，則只打印打印區域中的內容）的大小。選擇“視圖”選項卡中的“分頁預覽”命令，Excel就將以分頁預覽的方式顯示工作表。3.5.4 按打印的分頁預覽視圖查看工作表數據選擇“視圖”|“分頁預覽”命令 （打印之前，用這種查看方式能發現一些打印問題。）3.5.5 在多窗口查看

48、數據（1）單擊“視圖”“窗口”組中“新建窗口”按鈕 （2）單擊“視圖”“窗口”組中“并排查看”按鈕若不滿意“并排查看”，可以選擇其它查看方式。3.5.6 在拆分窗口中查看數據（1）單擊要進行窗口分隔的單元格位置（2）單擊“視圖”“窗口”組中“拆分”按鈕若不滿意“拆分”，可以拖動分隔線重新定位分隔位置。3.5.7 凍結行列標題查看數據（1）單擊要凍結行下邊，要凍結列右邊的交叉點單元格。（2）單擊“視圖”“窗口”組“凍結窗格”，然后在彈出的菜單中選擇“凍結拆分窗格”。3.5 工作表打印進行正式打印之前要確定的幾件事情：（1）打印紙的大小；（2）打印的份數；（3）是否需要頁眉（4）是打印指定工作表，

49、還是整個工作簿，或某個工作表的單元格區域。 這些問題可以通過頁面設置解決。 3.5 工作表打印3.5.1 Excel 2007 的打印設置相關功能3.5 工作表打印（1）打開頁面設置對話框的方法：單擊“頁面設置”。3.5 工作表打印（2）縮放打印比例以適應打印紙大小 比較糟糕的打印情況：只有一兩行（列）的內容被打印到了另一頁上！打印內容不足一頁，整張打印紙內容較少，頁面難看。這些情況可通過打印縮放解決！3.5 工作表打印（3）打印標題或頁碼 單擊頁面設置對話框的“自定義頁眉”可輸入頁眉或頁腳的文字。也可以選擇頁碼或日期 等3.5 工作表打印（4）標題在工作表的首行 如果工作表的首行是標題，而且

50、工作表內容較多，可能打印多頁。可以通過頁面設置，將首行指定為標題。3.5 工作表打印（5）打印整個工作簿或指定工作表區域 如果需要打印工作簿中的全部工作表，或打印一個工作表的指定區域 ，單擊Office按鈕，選擇“文件” “打印”菜單命令，彈出“打印內容”對話框。3.5 工作表打印3.5.2 打印預覽（1）打印預覽的意義打印預覽是打印稿的屏幕預顯，其效果與最終的打印效果沒有什么區別。在進行工作表的正式打印之前，有必要進行打印預覽。以便及早發現問題，進行頁面和紙張的重新設置，避免打印出無用的表格。 （2）方法單擊Office按鈕，從彈出的“文件”菜單列表中選擇“打印預覽”菜單命令 3.5 工作表

51、打印打印預覽第四章 數據格式化本章學習目標通過格式化能夠突出顯示重要的數據，添加提示信息，增加工作表的整體結構和組織性，美化工作表，使工作表數據的含義更加清晰。本章主要掌握以下內容： （1）了解Excel格式化的意義（2）掌握套用表格式和自定義格式化方法（3）掌握應用主題格式化工作表的方法（4）掌握文本格式化的方法（5）掌握數據格式化的方法（6）了解自定義格式化數據的方法和意義（7）掌握日期格式化方法（8）掌握條件格式的應用和規則管理方法4.1 工作表的格式化自動套用表格式 表是Excel 2007中的一種特殊表格，Excel為表預定義了許多樣式，這些樣式布局美觀，色彩搭配合理，具有不同類型的

52、網格線設置，用戶可在工作表中直接套用這些樣式，多快好省地設計出精美的工作表。（下圖是一個剛建立的普通的工作表）該表存在以下問題:（1）表名不醒目。（2）表的標題不太醒目。（3）當學生較多，科目成績較多時，看數據較困難。（4）整個成績表不太美觀。自動套用表格式解決方法對工作表進行格式化（套用的Excel內置某種表格式后的工作表）套用表格式后，設置標題居中，并加大了字號套用表格式的過程（1）單擊要格式化的工作表中的任一單元格或選中要格式化的單元格區域。（2）單擊“開始”“樣式”組“套用表格格式”按鈕，顯示出表格式對話框。自動套用表格式表格式選擇對話框這些都是表格式，可以選擇其中的任何一種應用于當前

53、的工作表中自動套用表格式表工具當激活表中的任一單元格后（單擊表中的任一單元格），Excel在就會在功能區中顯示出“表工具|設計”選項卡（此選項卡平時處于隱藏不顯狀態） 表工具的設計選項卡中有許多格式化表的功能按鈕鑲邊行、列即將表的奇數據行列設置為一種色彩，偶數行列設置為另一色彩刪除重復行可輕松去掉表中的重復數據。轉換為區域將表轉換為普通工作表4.1.2 應用主題格式化工作表主題：主題是Office 2007新采用的一套統一的設計元素和配色方案，是為文檔提供的一套完整的格式集合。其中包括主題顏色（配色方案的集合）、主題文字（標題文字和正文文字的格式集合）和相關主題效果（如線條或填充效果的格式集合

54、）。利用文檔主題，可以非常容易地創建具有專業水準、設計精美、時尚的文檔。 4.1.2 應用主題格式化工作表【例4.2】有學生成績表如圖所示，應用主題對該工作表進行格式化。主題位于“頁面布局”選項卡中這些都是主題，將鼠標指向它，就會實時看見將它應用于當前表格的效果。應用單元格樣式格式化工作表（1）關于單元格樣式Excel 2007設計好了許多單元格樣式，并將它們內置在Excel中，在進行工作表的格式化工作時，可以直接應用這些樣式來格式化單元格或單元格區域。 （2）應用格式化單元格的步驟：選中要應用單元格樣式的單元格或單元格區域；單擊“開始”“樣式”組“單元格樣式”按鈕，彈出“單元格樣式”選項板，

55、如Page83圖所示。將鼠標指向“單元格樣式”選項板中的各命令按鈕，立即就會顯示出選中單元格應用對應樣式后的效果。 ”單元格樣式“位于”開始“選項卡中單元格樣式就是應用色彩、字體、字型、背景和前景格式化單元格或區域應用單元格樣式格式化工作表設置工作表的邊框和底紋（1）工作表的邊框和底紋 Excel的默認邊框是虛線、無底紋，所有的表格都表示為同一種樣式。如果直接在Excel下進行表格的打印則沒有網格線（當然，可通過打印設置讓它顯示表格線），不便于特殊信息的突出顯示。通過邊框和底紋的設置，一方面可使表格美觀，同時也可改變信息的顯示方式，讓人們盡快掌握表中的信息。設置工作表的邊框和底紋（2）設置邊框

56、和底紋后的工作表【例4.3】對于例中所示的學生成績表，設置邊框和底紋之后，可得到如圖所示的表格。 設置工作表的邊框和底紋（3）取消工作表的網格線單擊“視圖”選項卡取消“網格線”復選框中的勾選4.1.5 設置工作表的背景和水印（1）背景背景即置于工作表表格下面的圖案，其作用是美化工作表。【例4.4】某電機廠的產品銷售記錄如圖所示，為它設置一幅背景圖 （1）單擊“頁面布局”“頁面設置”“背景”按鈕，彈出為工作表背景選擇文件的對話框；（2）通過工作表背景對話框查找并選擇要設置為工作表背景的磁盤圖片文件，該文件就會被設置為活動工作表的背景。本例選擇的背景文件是Windows系統默認安裝的示例圖片目錄中

57、的“”圖像文件。 4.1.5 設置工作表的背景和水印（2）水印工作表背景不會被打印，也不會保留在單個工作表中或保留在另存為網頁的項目中。在某些報表中，需要顯示出背景圖片（例如，在背景圖中指明工作表屬于機密信息），這類背景圖片常稱為水印。 Excel 2007沒有提供水印功能。如果需要在每張打印的報表中顯示出水印圖形，可以通過頁眉或頁腳來實現。在頁眉或頁腳中插入圖形，該圖形就會從每頁的頂部或底部開始顯示在文本背后，調整圖形或縮放圖形大小，讓它填充整個頁面就制作出了水印。（1）單擊“視圖”選項卡“工作薄視圖”組中的“頁面布局”按鈕，切換到頁面視圖。（2）單擊中間部分的“頁眉”，顯示出“頁眉頁腳工具

58、”|“設計”選項卡，（3）單擊 “圖片”，從彈出的圖片對話框中指定水印的背景圖文件（4）單擊 “設置圖片格式”，彈出“設置圖片格式”對話框（5）取消 “鎖定縱橫比”和“相對原始圖片大小”的勾選（6）設置 “高度”和“寬度”為實際的紙張大小4.1.6 設置三維表格通過對單元格的格式設置（自定義格式），可以創建上凸和下凹的立體效果，數據顯示在這樣的表格中，看起來更輕松。 三維表格示例4.1.6 設置三維表格三維表格的設置方法：（1）取消工作表的網絡線。（2）把要設置三維效果的表格區域的底紋設置為淺灰色（一般情況下是把整個工作表的底紋都設置為淺灰色。當然，其他色彩的淺色也可以，但淺灰色的立體視覺效果

59、更佳）。4.2 單元格常用格式化命令4.3 文本的格式設置設置字體格式主是通過“設置單元格格式”對話框進行。單擊“開始”選項卡中“對齊方式”的下箭頭可顯示出此對話框4.3 文本的格式設置數據對齊方式：在默認情況下，文本靠單元格的左邊對齊，數值靠單元格的右邊對齊。 有時需要特殊的對齊方式，如斜線表頭、旋轉字體、垂直居中等 例如：4.3 文本的格式設置通過跨列居中按扭合并單元格：選中要合并的單元格，單擊跨列居中按鈕取消單元格的合并 ：選中要合并的單元格，單擊跨列居中按鈕通過菜單設置對齊也可以選擇“格式”|“單元格”菜單，然后在對話框中進行設置。4.3 文本的格式設置垂直對齊方式 文本、數字的旋轉

60、同一單元格文本換行：單元格換行按鈕同一單元格文本換行：Alter+Enter4.3 文本的格式設置單元格的自動換成行格式自動換行能夠根據表格的列寬自動將單元格中的內容排成一行或多行，對于制訂內容較多的工作表標題行時很有用。下圖第2行的標題就是通過單元格的自動換行格式設計而成的。單擊它可設置或取消當前選中單元格或區域的自動換行格式4.4 格式化數據（1）Excel的自動數據格式 數字、日期、時間等類型的數據在Excel中都是以數字形式存儲的，同樣的數字在具有不同格式的單元格中會表現出不同的形式。 【例4.7】在圖中，第3行所有單元格均輸入的是，第2行對應單元格是對它采用的格式。由此可見，同一數字