1、物業(yè)公司程序文件：文件控制程序 物業(yè)公司程序文件：文件掌握程序 1.0 目的 通過對質(zhì)量體系文件和資料的掌握管理，確保其有嚴格的分類、編號、審核、批準、發(fā)放、管理和更改的規(guī)定。 2.0 范圍 適用于全部質(zhì)量體系文件、資料的管理和掌握。各單位是指各部門和各管理處的統(tǒng)稱。 3.0 職責 3.1 質(zhì)管部對各單位質(zhì)量體系文件的掌握進行指導和監(jiān)控。 3.2 各單位文件管理員負責質(zhì)量體系文件和資料的接收、分類、編號、整理、存檔、更改及發(fā)放等工作。 4.0 程序 4.1 質(zhì)量體系文件和資料的制定、審核、批準 4.1.1 公司全部質(zhì)量體系文件和資料的制定、審核、批準按下列規(guī)定執(zhí)行。 序號 文件名稱 文件級別

2、制定及修改 審核 批準 1 質(zhì)量手冊 一級 質(zhì)管部 管理者代表 總經(jīng)理 2 程序文件 二級 質(zhì)管部 質(zhì)管部主管 管理者代表 3 作 業(yè) 指 導 書 部門管理手冊 三級 各部門 部門經(jīng)理 主管領導 管理處工作手冊 三級 各管理處 管理處主任 管理者代表 4 質(zhì)量記錄表格 四級 相關單位 單位主管 單位主管 5 法規(guī)標準等外來文件 五級 外部機構(gòu) 單位主管 單位主管 5法規(guī)標準等外來文件五級外部機構(gòu)單位主管單位主管 4.2 質(zhì)量體系文件和資料的發(fā)放 4.2.1 質(zhì)量手冊的文件發(fā)放名單由總經(jīng)理審批，由質(zhì)管部建立發(fā)放記錄。 4.2.2 程序文件的發(fā)放名單由質(zhì)管部確定，并建立發(fā)放記錄。 4.2.3 作業(yè)

3、指導書由相關制定單位確定發(fā)放名單， 并建立發(fā)放記錄。 4.2.4 工程類標準、技術圖樣等由工程部建檔、編號，設備標準、圖紙等由工程部負責管理。 法規(guī)和條例由質(zhì)管部掌握，蓋受控章發(fā)放，文件管理人員建立文件發(fā)放的記錄。 4.2.5 法律法規(guī)類文件由質(zhì)管部負責收集，對收集到的文件組織相關人員進行識別，確定其時效性和發(fā)放范圍等。 4.2.6 以上文件的發(fā)放狀況應由相關單位人員填寫發(fā)放記錄，各部門只需在發(fā)放記錄上簽字即可，管理處應在收文后2日內(nèi)填寫收文記錄。 4.2.7 文件使用人員必需使用封面加蓋紅色受控章的受控文件。 4.3 質(zhì)量體系文件和資料的保管 4.3.1質(zhì)量手冊、程序文件、部門的工作手冊、項

4、目管理方案、質(zhì)量記錄表格及法規(guī)、國家及行業(yè)標準類(工程、設備標準類文件除外)文件的原件，由發(fā)出部門專人保存，并在質(zhì)管部備案一份復印件。文件保管人與持有人應妥當保管文件，不得隨便損壞、復印、拷盤及丟失。 4.3.2 對各級文件的管理，各單位均應建立相應的文件清單，其內(nèi)容應準時更新。 4.3.3存檔作廢文件在封面加蓋作廢章。 4.4質(zhì)量體系文件和資料的有效性掌握 4.4.1為確保公司質(zhì)量體系文件和資料的有效性能夠得到掌握，對其采納版本號、修改狀態(tài)號掌握最新版本。版本號用A、B、C表示第一、其次、第三版;用0、1、2表示未經(jīng)修改、第一、其次次修改。當本冊內(nèi)容有三分之二以上的章節(jié)發(fā)生修改或運行三年后，

5、在本冊文件需更改的即由A版升B版、B版升C版等依次執(zhí)行。 4.4.2相關部門在文件更改后，將最新更改頁及修改記錄發(fā)放至受控文件部門，并將原頁蓋作廢章收回，保留一份存檔，其余銷毀。 4.5質(zhì)量體系文件和資料的更改 4.5.1文件的更改可由公司各級人員依據(jù)文件實施狀況向有關部門提出更改看法，責任部門主管確定更改看法并執(zhí)行，填寫文件修改記錄報主管領導審批。 4.5.2質(zhì)量體系文件和資料的更改一般由原審批人批準， 如因特別狀況必需獲得審批的需供應依據(jù)的背景資料，以保證更改的相宜性。 4.6 質(zhì)量體系文件和資料的分類和編號 4.6.1質(zhì)量手冊： YGJYPMQM(標準號碼)(文件名稱) 4.6.2程序文

6、件： YGJYPMCOP(要素序號)(文件名稱) 4.6.3作業(yè)指導書： YGJYPMWI/(單位代碼)-(三位自然數(shù)序號)(文件名稱)，如人事工作管理手冊中WI/R-001 人力資源部職責。 部門單項工作手冊：YGJYPM-WI/(相關文件簡稱)，如工程部的建筑、裝飾管理手 冊為WI/ZX。 4.6.4標書： YGJYPMBS/(單位代碼)-(名稱) 4.6.5管理方案： YGJYPMFA/(管理處代碼)-( 文件名稱) 4.6.6技術圖樣： YGJYPMJT/(單位代碼)-(名稱) 4.6.7圖紙： YGJYPMTZ/(單位代碼)-(名稱) 4.6.8標準： YGJYPMBZ/(單位代碼)

7、-(名稱) 4.6.9法規(guī)： YGJYPM-FG/(單位代碼)-(名稱) 4.6.10 程序文件記錄表格： YGJYPM QR-(程序編號)-(兩位自然數(shù)序號) 4.6.11各單位記錄表格： YGJYPM-QR-(三位自然數(shù)序號)(單位代碼) 4.7 文件借閱 4.7.1依據(jù)工作需要，經(jīng)單位主管批準后本公司人員可以借閱有關文件，借閱人應在借出方的借閱記錄上簽字，并注明借閱期限，一般文件借閱期為一周。 4.7.2 文件管理人員和借閱人有責任在雙方協(xié)議期內(nèi)溝通，并辦理相關歸還手續(xù)。 4.7.3對借閱文件應妥當保管，不得損壞或私自復印。 4.8 公開文件的掌握 4.8.1公開文件是指公司面對顧客公布或發(fā)放的各類文件，如業(yè)主公約、住戶手冊、住戶須知、收費標準、通知、公開信等。 4.8.2 公開文件的內(nèi)容和標識的掌握由負責編制或收集的單位負責。 4.8.3 公開文件的標識應結(jié)合實際賜予管理，如業(yè)主公約、住戶手冊等印刷品不必有狀態(tài)標識，但在文件清單中應有明確編號和狀態(tài)號;通知則應按公司統(tǒng)一格式和要求進行標識。 4.8.4 各類公開文件在得到相應權(quán)限的批準后方可發(fā)放給顧客，審批記錄應留用備查。 5.0 相關文件與記錄 QR-4.2.3-01